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目前顯示的是 七月, 2020的文章

Google 推出一鍵清理儲存空間工具,自動釋出 Gmail、 相簿、雲端硬碟容量

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今天在 Google 官方部落格的這篇文章中:「Phone backup and a new storage manager in the Google One app」,提到推出了一個新的整合功能:「重新取得儲存空間(又稱:管理帳戶儲存空間工具)」,顧名思義,這個功能的目的是要幫助我們:

Outlook 職場必備郵件整理圖解教學,網頁版 11 個排程管理技巧

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因為我所任職的公司是使用 Outlook 郵件系統,所以我當然也想把自己在 Gmail 上的清空收件匣方法,套用在公司的郵件系統上。
多年前,我曾經用 Outlook 電腦端軟體(當年是用 Outlook 2010 ),實際測試過一套工作流程:「Outlook 搞定 GTD 時間管理: 8 個 Outlook 任務排程技巧教學」。
不過現在新版的 Outlook ,基本上已經可以非常輕鬆的實踐跟 Gmail 一樣的郵件管理流程了。
所以今天這篇文章,就用版本比較一致的 Outlook 最新網頁端,分享幾個關鍵的郵件整理功能,提供大家整理職場郵件時的清空收件匣技巧。
如果你是使用個人帳號,或是使用公司帳號,可以分別從下面的網址,登入網頁版的 Outlook : 個人帳號登入(網頁右方會有廣告條):https://outlook.live.com/公司帳號登入:https://outlook.office365.com/



01. 指定時間稍後處理郵件:
首先,我的第一個常用功能,就是把郵件[延遲]處理。例如:
下週會議才要使用的郵件。兩週後才要開始處理的任務。次要的,之後有空再處理的。
我就會利用[延遲],把郵件延後到指定的時間。
這些郵件,會在「指定時間」再次出現在收件匣,而且出現在最上方,提醒我現在到了處理他們的時間了。
Gmail 的對應功能為:「改變 Gmail 預設延後郵件時間,聰明排除瑣事郵件的工作干擾」,非常有幫助的功能。




02. 封存處理完成、不需要處理的郵件:
有些郵件是看過就好,不需要處理(只是一些參考資料)。有些郵件是已經處理完成了。這類郵件,我不會留在「收件匣」,這樣會造成處理重要郵件的干擾。
這時候,就要把這些郵件[封存]起來。
Outlook 中也預設了一個[封存]按鈕,點擊後,郵件將會從收件匣消失,放入[封存]資料夾。
不用擔心郵件不見,以後搜尋關鍵字,一樣可以找出這些郵件資料。
Gmail 中也有封存的功能,善用封存,我們的信箱將會更簡潔、更好工作,可參考:「三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的 Gmail 郵件」。




03. 釘選重要郵件,常駐處理:
有時候有些郵件很重要,一時之間也處理不完,但隨時要看到。這時候,可以利用 Outlook 中的[釘選]功能,把郵件釘選在整個清單最上方,方便隨時處理。
有兩個地方可以釘選郵件。
第一個地方,是在郵件清單上,游標移動郵件項目右上方,會…

RemNote 考試複習、研究學習筆記教學,融合 Anki 記憶卡與連結知識庫

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「 RemNote 」是一個很有特色的雲端筆記工具,除了基本的筆記記錄功能外,還結合了三大特色:
間隔記憶功能:可以直接把筆記變成記憶卡大綱組織:建立多層次的知識階層連結知識:快速建立參考資料連結、反向連結

小心無邊際的資訊、 工具與大腦想法 ,練習為自己設定邊界

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最近讀到一個概念:「無邊際」,覺得很有警世意味。什麼是無邊際呢?像是好像永遠有讀不完訊息的 Facebook ,永遠有看不完影片的各式各樣影音工具。或者說,整個世界本身(不只是網路,真實世界也是如此),我們要研究的任何主題都有無邊際的資訊量可以查看。
無邊際,是一個現實狀態,這本身也是好事,代表我們永遠可以不斷有所進步,永遠可以更新。
但是如果我們沒有小心注意,警覺到世界本身是無邊際的,甚至警覺到很多工具刻意設計成沒有邊際,想要跟著走,最後就會發現永遠走不到終點,而且還離目標愈來愈遠。

一個設定步驟,實測讓 Windows 10 筆電更省電、待機更久

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這是最近我自己遇到的問題,將解決辦法記錄成文章。前幾個禮拜開始,我的 Surface 筆電Windows 10 系統),忽然電力消耗變得特別兇。有兩種情況常常發生:
在高鐵上不插電使用時,文書工作兩個小時,常常就從全滿,變成只剩 20~30%電力。有時插電使用,但電力恢復非常緩慢,甚至偶爾還會慢慢的減少電力。
因為以前並沒有這種情況,就想說應該是系統或硬體出了什麼問題。當然,比起需要更換硬體、電池,我先試試看軟體系統的解決辦法。
嘗試了幾種辦法後,發現下面這個做法最有效,並且解決了我上述的兩個問題。

用精實畫布框架規劃 Trello 看板,協助拆解專案計畫任務

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Trello 的專案看板模式,從零開始讓我們拆解、分類專案,雖然自由,但有時候要怎麼把專案拆解得好,卻也是另一個問題。所以之前我在電腦玩物上,根據自己多年的經驗,分享了一篇:「Trello 拆解專案 7 個步驟教學,把目標規劃到容易高效率執行」,提供拆解 Trello 看板的其中一種思考模型。
這幾天,看到一個新推出的「 Trello 強化功能」,名稱叫做「 Lean Canvas for Trello 」,則是提供了知名的精實畫布框架,幫助我們套用在 Trello 看板上,讓面對空看板而茫無頭緒的朋友,或是不知道專案拆解有沒有漏洞的朋友,可以有一個依循的思考模型,規劃出需要的、重要的任務卡片。

5 個免費摺紙教學網站,從動物、恐龍到紙玩具的步驟圖解

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不需第三方軟體, Windows 工具強制解決軟體安裝移除出錯問題

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最近上課時,遇到一位學員問我:「之前曾經在移除 Google 雲端硬碟的電腦端同步軟體時出錯,導致同步軟體無法移除,但也無法使用,想要重新安裝軟體,又提示說電腦中已經有安裝,不能重新安裝新軟體。結果就卡在那邊,無法使用 Google 雲端硬碟的電腦同步備份軟體。」

KeePassXC 免費密碼管理軟體圖解教學,信用卡、瀏覽器、手機都能快速輸入

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我自己大概從 2005 年,開始使用密碼管理軟體來記憶密碼。後來使用愈來愈多的雲端工具,不只需要記住,更需要快速輸入不同網站的帳號密碼。又加上自己寫作電腦玩物的需要,常常在建立新的帳號密碼。所以這 15 年來,使用密碼管理軟體的習慣從來沒有間斷。
一款好用的密碼管理軟體,可以:

Google 文件插入超連結隱藏高效率功能:來源標題自動取代、文件簡報預覽

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印象中,比較少看到文章介紹這兩個好用的小功能,但其實在我平常編輯文書時,常常能節省許多時間。
在 Google 文件、簡報中的[插入超連結],有兩個隱藏功能,可以提升效率,建立更快速的編輯流程:

Google 地圖精準定位方向的兩個小技巧:不再搞錯方向與地點

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最近受邀在一系列的國內旅遊業輔導專案中,分享利用數位工具規劃旅遊的講座。在課堂的討論中,發現不少朋友困擾著類似問題: Google 地圖雖然有龐大資料,但有時定位、方向不夠精準,就導致大大小小的使用困擾。

如何和家人用 Evernote 溝通合作,7年累積的案例經驗談

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最近幾次的 Evernote 課程、時間管理課程,遇到愈來愈多組夫妻檔學員,常常是其中一人聽過課程後,下一次邀請另一半一起前來。
上個周末的 Evernote 子彈筆記課程,就遇到一對組合,是家族的哥哥、弟弟,以及哥哥的老婆一起來上課,他們說希望能夠產生一種對時間管理、工具運用的共識,朝著家族共同的目標努力。

KrazyDad 免費列印200萬張紙上益智遊戲,迪士尼技術主管設計的迷宮、數獨、解謎遊戲

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如果你是一個紙上解謎、益智、腦力鍛鍊遊戲的愛好者,那麼你一定會愛上「 KrazyDad 」這個網站。
如果你想要為孩子找一些迷宮、數獨、數學推理的紙上遊戲,那麼「 KrazyDad 」也是一個不可錯過的寶庫。

Pixelmob 免費圖庫聯合搜尋引擎,一次索引數百萬張圖片素材

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網路上的免費圖庫很多,有時候一個圖庫找來找去,類似關鍵字找到的照片就開始重複,但要常常切換不同免費圖庫來搜尋,也要花費不少時間。
於是就有一些「免費圖庫的聯合搜尋引擎」,幫我們一次查找多個免費圖庫裡的相關圖片,我自己之前常用的選擇是:「更聰明的免費圖片素材搜尋引擎 Everypixel 用 AI 排除俗氣照片」。

我如何和孩子一起練習「生活任務板」,為生活設定目標的技巧

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工作上被交付任務,目標是相對明確容易掌握的。反而回到生活中,雖然我們依然想要「做點什麼」,卻往往想做的事情很多,想改變的習慣很多,生活怎麼好像依然還是在同樣的迴圈當中打轉,沒有真正往前邁進的實際感受。
我常常在電腦玩物中,提到設定目標的重要性,也一定說過生活應該像專案、像任務那樣管理的話。(例如這篇文章:「專案」「管理」我的生活,才是及時行樂的幸福方法
最近,我自己在看孩子成長的過程中,又再次體驗了生活目標管理的重要與效果。

如何利用 Google 我的地圖「3分鐘製作」旅行回憶照片地圖?

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最近 Google 相簿更新,推出了「地圖檢視照片」的模式,讓我們可以透過地圖模式,快速瀏覽不同地點的照片。(功能教學可參考:2020 新版 Google 相簿 22 個新舊功能快速重點教學懶人包
於是有讀者來信問我,他的需求是:「介紹某地區的特色景點、旅遊路線,也想用「照片地圖」的方式分享。」於是想問問我,有沒有什麼工具可以自訂照片地圖?

Mockup Photos 免費1500張海報、筆記、手機、筆電合成照,自動套用

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因為常常介紹很多電腦、手機端的軟體,文章的主圖有時候用到「合成照」,就是把 App 或軟體畫面截圖,合成到數位裝置的螢幕中,變成一張情境照片。之前我多是使用「Smartmockups 快速合成網頁與 App 使用情境照片」。
不過,最近幾個月,我開始大量改用「 Mockup Photos 」這個合成照製作線上工具。其實,兩年多前,我已經在電腦玩物介紹過「 MockupPhotos 」,不過在 2020 年初,「 Mockup Photos 」宣布將網站上所有的合成照模板,開放免費使用,數量多達 1500 張以上。

Google Jamboard 免費易用線上白板,便利貼會議到PDF圖片註解

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之前在電腦玩物中研究各種「視訊會議工具」,研究到「 Google Meet 」時,因為 Meet 不像其他視訊會議軟體有內建線上白板功能,所以找到同樣是 Google 出品的「 Google Jamboard 」替代,結果意外愛上了這個簡單易用的免費線上白板服務。
有次我受邀在企業內訓課程中用線上視訊的方式授課,也嘗試利用「 Google Jamboard 」的多人協作,在白板上收集腦力激盪便利貼,然後重新組織,效果也還不錯。

推論階梯:幫助我們在工作、生活中改變行為的思考工具

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最近發現了一個有趣的網站:「 untools 」,他的網站名稱應該是意指:「最有效、最強大的工具,其實是可以改變我們思考、幫助我們思考的工具。」網站是由一位設計師建立,網站本身有點類似部落格,但是專門蒐集各式各樣的「思考工具」,用淺顯易懂的方式解釋這些幫助我們改變思考模式的圖表。
一方面跟大家推薦可以看看「 untools 」這個網站,一方面分享其中一個思考工具對我的幫助。

我頗喜歡其中這個「推論階梯( Ladder of inference  )」,驗證在自己最近生活上、工作上的觀察或決策,頗有幫助,因此也撰寫一篇文章分享我的理解與心得。

2020 新版 Google 相簿 22 個新舊功能快速重點教學懶人包

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前幾天 Google 宣布推出新版 Google 相簿,今天(2020/7/1)我也正式在 Google 相簿 App 上看到更新。所以決定寫一篇文章,完整的介紹一下 2020 年版 Google 相簿的新舊功能。

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