Notion 節省時間的「按鈕」神器:解鎖高效工作流程 6 個實戰案例



在繁忙的工作與生活中,我們總是尋求再提高一些效率的方法,而「減少繁瑣、重複的步驟」,或者說「簡化工作流程」,就是節省時間的可行方法之一。Notion 最新推出的「 Button 」,看似貌不驚人,但實則是「按鈕神器」,是一個能讓我們節省操作時間,從而提高效率的強大工具。

「 Notion Button 」的「按鈕」基本功能就是幫助我們「按一下按鈕」之後,自動開啟「一連串指定的操作」,他的幾大應用方向是:

  • 讓你輕鬆管理(或執行)各種每日、每週循環的重複性操作,幫助工作流程更為高效。
  • 讓團隊成員(尤其不熟悉 Notion 的成員)可以更輕鬆、直覺建立專案任務、問題回報,以及工作知識庫。
  • 讓你可以用一個步驟(按下按鈕),同時完成多個專案資料庫的管理、新增與修改。

今天這篇文章,除了帶你深入了解 Notion Button 按鈕的核心功能之外,更要研究如何將其應用到實際工作中。我實際測試了 6 個實戰案例!

透過這些案例,讀者可以學會如何在專案管理、工作流程設計、日常任務記錄等方面運用 Notion 按鈕,大幅提高 Notion 的工作效率。




「 Notion Button 」基本操作:

首先讓我們看看如何建立「 Button 」,以及按鈕有哪些基本功能。

利用 / ,找到「 Button 」,就可以建立這個新的按鈕。




新增一個按鈕之後,可以開始設定一連串的操作動作,之後按下按鈕就能啟動這些操作。

如下圖所示,在「 Notion Button 」中,我們可以:

  • 為按鈕命名,說明他的操作功能。
  • 插入一個或多個步驟,排出執行順序,按下按鈕就自動執行。可以插入的步驟如下:
    • 可以插入任何 blocks 到目前頁面 ,我可以先寫好預設內容、大綱、待辦、表格、資料庫等等。
    • 可以新增一個頁面到指定資料庫,並且預設新頁面的各種屬性。
    • 可以編輯某個資料庫中某類型頁面的屬性,批次處理好同類型頁面的改動。
    • 可以增加一個確認視窗,避免不小心按下按鈕後也一次完成所有修改。
    • 可以增加一個開啟頁面的步驟,例如新增頁面後可以直接開啟他。

雖然說「 Notion Button 」是按鈕神器,但老實說,我第一眼看到上述這樣的功能選項,其實真的不太知道要怎麼用。

所以功能雖然在那邊,還是需要更多實戰的案例,來看看「 Notion Button 」到底可以完成哪些工作。





案例一:建立一個專案、工作流程說明文件,利用「按鈕」快速開啟任務

Notion 是專案協作導向的工具,當團隊一起使用的時候,可能有很多個不同專案、不同類型任務的資料庫,於是為了讓團隊成員們知道要怎麼一起使用 Notion (才不會大家各做各的,最後整個資料庫愈來愈亂),可能會建立一個「專案指導原則」、「工作流程步驟」的「說明文件」。

在這份「說明文件」中,我們可能會教團隊夥伴要去哪個資料庫新增新的任務,或是要去哪個客服資料庫回報問題,或是要在哪個資料庫建立會議筆記,還是說要在哪個資料庫建立團隊知識庫。

不過,如果我們只是在「說明文件」中「說明」,那團隊成員看完說明後,是不是還要自己手動去找到是哪一個資料庫?要開啟哪個功能?要怎麼建立?

這時候,「 Notion Button 」按鈕神器就發揮作用了,我們可以在「說明」之後直接插入「按鈕」,讓團隊成員按一下按鈕,就完成剛剛說明的所有操作!

例如下面這個按鈕,我在說明文件中說,要製作一段新影片時,要先去建立一個影片素材頁面,然後建立一個影片拍攝時程頁面,但具體操作步驟可能很多,於是我在下面新增一個「 Notion Button 」,讓團隊成員按一個按鈕,就能完成上述操作。




下面我來比較仔細拆解一下這個案例如何操作。

我在這個「 Notion Button 」中,第一步先加入「 Show Confirmation 」,也就是先彈出一個確認視窗,確認是不是真的要新增這兩個任務,以免有人誤按。

第二步,我插入一個「 Add page to 」,會新增一個頁面到「課程素材資料庫」,並指定好需要的名稱與屬性格式。

第三步,我又插入一個「 Add page to 」,再新增一個頁面到「課程時程資料庫」,並指定好需要的名稱與屬性格式。




然後,我利用「 Open page 」的步驟,打開剛剛新增的影片素材頁面在全視窗,然後打開剛剛新增的影片時程頁面在右方視窗。

這樣做的好處是,新增兩個頁面後,會自動開啟,方便我進一步編輯。




那麼,當我按下那個「按鈕」,會發生什麼事情呢?

會先出現一個確認視窗,確認我要同時新增這兩個任務頁面。




按下確認,上述一連串步驟會自動執行完成,我直接看到的就是下面這個畫面。

影片素材頁面被加入相應資料庫,拍攝時程任務頁面也被加入不同的相應資料庫,並且兩個頁面同時開啟!

想想看這樣的「 Notion Button 」自動化,可以節省多少我們開開關關資料庫、頁面、設定屬性的操作時間!





案例二:在每日行動清單、健康記錄頁面,快速建立重複格式的內容

在案例一中,我們掌握建立「 Notion Button 」的邏輯與效果,接下來就可以更簡單發想各種按鈕神器的應用案例。

例如我們的每週待辦清單,或是每天要記錄的健康流水帳,這時候是不是每個禮拜需要建立重複的待辦清單格式?或是每天要新增同樣的健康記錄格式?

那麼「 Notion Button 」又能幫上忙!只要在待辦清單頁面中建立一個按鈕,按一下,下一週的待辦清單基本格式就自動輸入。




這時候很單純,在按鈕中利用「 Insert blocks 」,在輸入欄位可以用所有 Notion block 功能建立類似範本的內容。

這樣一來,在「這個頁面」中,只要每次按一下這顆按鈕,就會新增一段設定好的內容,方便我們在「同一個頁面」中不斷新增重複格式的流水帳。

(所以和 Notion 的資料庫範本也不太一樣:用 Notion Recurring Templates 設計週期自動循環提醒的任務筆記





案例三:從目標主控頁面,建立不同任務到不同專案資料庫

Notion 中的資料庫、頁面愈來愈多,為了方便管理,你會不會建立「個人目標主控頁面」呢?我會這麼做:「Notion 資料庫管理圖解教學,活用連結分頁節省時間掌控大量專案」。

但是,任務還是放在不同專案資料庫中,如果在目標主控頁面要快速新增「不同資料庫中的任務」怎麼做最快?那就是新增每一個資料庫的快速新增任務按鈕。




透過上圖的三顆按鈕,我可以快速點擊新增文章按鈕,就在部落格資料庫中,建立一個新增文章題目頁面,設定好屬性,並且讓他直接彈出,我可以直接修改。





案例四:快速針對所有專案中的緊急任務,完成任務指派

同樣的邏輯,當專案資料庫很多,有可能不同專案中有各自的緊急任務,假設我想要把這些緊急任務都快速完成任務指派、任務狀態修改,原本要一個一個資料庫去翻找並設定。

但如果透過按鈕,也有可能一鍵完成!

例如下圖,我設計了一個「處理所有專案的緊急任務」按鈕,只要點一下這個按鈕:

  • 行政工作資料庫中的逾期任務,會直接指派給點擊這個按鈕的人。
  • 重要工作資料庫中,一個禮拜內要到期的任務,會直接加上每日推進標籤。
  • 部落格資料庫中,進入撰寫完成狀態的任務,會直接加上今日日期。

上述這些管理動作,都可以在一個按鈕的動作中完成。





案例五:在資料庫範本中設計按鈕,讓範本更有彈性

資料庫中原本的範本功能很好用,而加上 Notion Button 按鈕,可以讓範本更有變化。

例如我在旅行資料庫中有一個「親子旅行範本」,我可以在範本中用按鈕設計國內旅行規劃方案、國外旅行規劃方案。

這時候,在旅行資料庫中建立新頁面,載入親子旅行範本之後,我可以針對這次是國內還是國外旅行,快速載入需要的真正範本內容。





案例六:快速開啟常用的雙視窗頁面

我還有一個自己的延伸應用案例。

我會把自己臨時的想法、資料先丟在收集箱資料庫,然後有空時把有用題目整理到部落格專案資料庫。

於是我就在目標主控頁面,設計一個按鈕,點一下就能同時開啟上述兩個資料庫的視窗。




這樣一來,我就省下很多開啟資料庫的時間,按一下,這兩個資料庫的視窗直接並排,並且我可以左右拖移來移動頁面,或是快速複製貼上相關內容。




以上就是我利用 Notion Button 的一些案例,也歡迎你提供你的方法。


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