Notion 節省時間的「按鈕」神器:解鎖高效工作流程 6 個實戰案例
在繁忙的工作與生活中,我們總是尋求再提高一些效率的方法,而「減少繁瑣、重複的步驟」,或者說「簡化工作流程」,就是節省時間的可行方法之一。Notion 最新推出的「 Button 」,看似貌不驚人,但實則是「按鈕神器」,是一個能讓我們節省操作時間,從而提高效率的強大工具。
「 Notion Button 」的「按鈕」基本功能就是幫助我們「按一下按鈕」之後,自動開啟「一連串指定的操作」,他的幾大應用方向是:
- 讓你輕鬆管理(或執行)各種每日、每週循環的重複性操作,幫助工作流程更為高效。
- 讓團隊成員(尤其不熟悉 Notion 的成員)可以更輕鬆、直覺建立專案任務、問題回報,以及工作知識庫。
- 讓你可以用一個步驟(按下按鈕),同時完成多個專案資料庫的管理、新增與修改。
透過這些案例,讀者可以學會如何在專案管理、工作流程設計、日常任務記錄等方面運用 Notion 按鈕,大幅提高 Notion 的工作效率。
「 Notion Button 」基本操作:
首先讓我們看看如何建立「 Button 」,以及按鈕有哪些基本功能。
利用 / ,找到「 Button 」,就可以建立這個新的按鈕。
如下圖所示,在「 Notion Button 」中,我們可以:
- 為按鈕命名,說明他的操作功能。
- 插入一個或多個步驟,排出執行順序,按下按鈕就自動執行。可以插入的步驟如下:
- 可以插入任何 blocks 到目前頁面 ,我可以先寫好預設內容、大綱、待辦、表格、資料庫等等。
- 可以新增一個頁面到指定資料庫,並且預設新頁面的各種屬性。
- 可以編輯某個資料庫中某類型頁面的屬性,批次處理好同類型頁面的改動。
- 可以增加一個確認視窗,避免不小心按下按鈕後也一次完成所有修改。
- 可以增加一個開啟頁面的步驟,例如新增頁面後可以直接開啟他。
雖然說「 Notion Button 」是按鈕神器,但老實說,我第一眼看到上述這樣的功能選項,其實真的不太知道要怎麼用。
所以功能雖然在那邊,還是需要更多實戰的案例,來看看「 Notion Button 」到底可以完成哪些工作。
案例一:建立一個專案、工作流程說明文件,利用「按鈕」快速開啟任務
Notion 是專案協作導向的工具,當團隊一起使用的時候,可能有很多個不同專案、不同類型任務的資料庫,於是為了讓團隊成員們知道要怎麼一起使用 Notion (才不會大家各做各的,最後整個資料庫愈來愈亂),可能會建立一個「專案指導原則」、「工作流程步驟」的「說明文件」。在這份「說明文件」中,我們可能會教團隊夥伴要去哪個資料庫新增新的任務,或是要去哪個客服資料庫回報問題,或是要在哪個資料庫建立會議筆記,還是說要在哪個資料庫建立團隊知識庫。
不過,如果我們只是在「說明文件」中「說明」,那團隊成員看完說明後,是不是還要自己手動去找到是哪一個資料庫?要開啟哪個功能?要怎麼建立?
這時候,「 Notion Button 」按鈕神器就發揮作用了,我們可以在「說明」之後直接插入「按鈕」,讓團隊成員按一下按鈕,就完成剛剛說明的所有操作!
例如下面這個按鈕,我在說明文件中說,要製作一段新影片時,要先去建立一個影片素材頁面,然後建立一個影片拍攝時程頁面,但具體操作步驟可能很多,於是我在下面新增一個「 Notion Button 」,讓團隊成員按一個按鈕,就能完成上述操作。
我在這個「 Notion Button 」中,第一步先加入「 Show Confirmation 」,也就是先彈出一個確認視窗,確認是不是真的要新增這兩個任務,以免有人誤按。
第二步,我插入一個「 Add page to 」,會新增一個頁面到「課程素材資料庫」,並指定好需要的名稱與屬性格式。
第三步,我又插入一個「 Add page to 」,再新增一個頁面到「課程時程資料庫」,並指定好需要的名稱與屬性格式。
這樣做的好處是,新增兩個頁面後,會自動開啟,方便我進一步編輯。
那麼,當我按下那個「按鈕」,會發生什麼事情呢?
會先出現一個確認視窗,確認我要同時新增這兩個任務頁面。
按下確認,上述一連串步驟會自動執行完成,我直接看到的就是下面這個畫面。
影片素材頁面被加入相應資料庫,拍攝時程任務頁面也被加入不同的相應資料庫,並且兩個頁面同時開啟!
想想看這樣的「 Notion Button 」自動化,可以節省多少我們開開關關資料庫、頁面、設定屬性的操作時間!
案例二:在每日行動清單、健康記錄頁面,快速建立重複格式的內容
在案例一中,我們掌握建立「 Notion Button 」的邏輯與效果,接下來就可以更簡單發想各種按鈕神器的應用案例。
例如我們的每週待辦清單,或是每天要記錄的健康流水帳,這時候是不是每個禮拜需要建立重複的待辦清單格式?或是每天要新增同樣的健康記錄格式?
那麼「 Notion Button 」又能幫上忙!只要在待辦清單頁面中建立一個按鈕,按一下,下一週的待辦清單基本格式就自動輸入。
這樣一來,在「這個頁面」中,只要每次按一下這顆按鈕,就會新增一段設定好的內容,方便我們在「同一個頁面」中不斷新增重複格式的流水帳。
(所以和 Notion 的資料庫範本也不太一樣:用 Notion Recurring Templates 設計週期自動循環提醒的任務筆記)
案例三:從目標主控頁面,建立不同任務到不同專案資料庫
Notion 中的資料庫、頁面愈來愈多,為了方便管理,你會不會建立「個人目標主控頁面」呢?我會這麼做:「Notion 資料庫管理圖解教學,活用連結分頁節省時間掌控大量專案」。
但是,任務還是放在不同專案資料庫中,如果在目標主控頁面要快速新增「不同資料庫中的任務」怎麼做最快?那就是新增每一個資料庫的快速新增任務按鈕。
透過上圖的三顆按鈕,我可以快速點擊新增文章按鈕,就在部落格資料庫中,建立一個新增文章題目頁面,設定好屬性,並且讓他直接彈出,我可以直接修改。
案例四:快速針對所有專案中的緊急任務,完成任務指派
同樣的邏輯,當專案資料庫很多,有可能不同專案中有各自的緊急任務,假設我想要把這些緊急任務都快速完成任務指派、任務狀態修改,原本要一個一個資料庫去翻找並設定。
但如果透過按鈕,也有可能一鍵完成!
例如下圖,我設計了一個「處理所有專案的緊急任務」按鈕,只要點一下這個按鈕:
- 行政工作資料庫中的逾期任務,會直接指派給點擊這個按鈕的人。
- 重要工作資料庫中,一個禮拜內要到期的任務,會直接加上每日推進標籤。
- 部落格資料庫中,進入撰寫完成狀態的任務,會直接加上今日日期。
上述這些管理動作,都可以在一個按鈕的動作中完成。
例如我在旅行資料庫中有一個「親子旅行範本」,我可以在範本中用按鈕設計國內旅行規劃方案、國外旅行規劃方案。
這時候,在旅行資料庫中建立新頁面,載入親子旅行範本之後,我可以針對這次是國內還是國外旅行,快速載入需要的真正範本內容。
案例六:快速開啟常用的雙視窗頁面
我還有一個自己的延伸應用案例。
我會把自己臨時的想法、資料先丟在收集箱資料庫,然後有空時把有用題目整理到部落格專案資料庫。
於是我就在目標主控頁面,設計一個按鈕,點一下就能同時開啟上述兩個資料庫的視窗。
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