2021覆盤:如何用標籤管理上萬則筆記?Evernote, Notion, obsidian 都適用



在上時間管理課程數位子彈筆記課程時,我通常都會示範很多自己的真實任務筆記案例,這時候往往都會看到我在 Evernote 中利用標籤快速切換各種專案、任務筆記,非常便利。於是常常會有學員問我:「如何利用"標籤"(Tag)來管理大量的筆記資料呢?」今天這篇 2021 回顧,我想統整自己實驗、實踐、調整了 10 年以上的標籤運用系統,分享一個「標籤」整理的方法論,並且無論 Evernote ,還是 Obsidian、 Notion 這些擁有標籤(或類似標籤)功能的工具中,其實都可應用。




什麼時候不需要「標籤(Tag)」?


不過在講如何下好「標籤(Tag)」之前,有一個前提一定要不厭其煩的再申明一次。那就是對我來說,整理的大前提「不是分類」,而是「可以搜尋關鍵字找到」。

能夠搜尋找到的筆記,就不需要另外分類。能夠下好關鍵字就能在未來搜尋到的需求,同樣也不需要利用標籤分類。每一個分類動作都是多花掉我們的整理時間,而不需要、用不到的分類就等於浪費時間。

怎麼說呢?

例如我們建立了很多「食譜」筆記,我們會在筆記中註明這是哪一道菜,我們會在筆記中條列需要的食材。那麼,請問「搜尋」菜的種類名稱(如義大利麵、麵包、蛋糕等等)、食材名稱(例如豬肉、牛肉等等),會不會找到相應的食譜清單?當然會,因為有這些明確的關鍵字在筆記中。

那麼,這時候我們需要根據食材建立標籤,或是根據料理的種類名稱,另外下「標籤(Tag)」來分類嗎?無論是在 Evernot、 Notion 還是 Obsidian 這些工具中,我認為都可以不需要這麼做,因為搜尋關鍵字就能過濾出來的東西,我們何必還要自己手動下標籤去分類。

更進一步,「標籤(Tag)」是需要手動加上去的東西,明明我搜尋就能自動找出來(因為這些筆記中自然有需要的關鍵字),卻還要事先手動加個「標籤(Tag)」,而且還可能無法每一則筆記都精準加上完整的標籤,那還真的不如用搜尋自動找出來更好

最後,分類但不會這樣使用,就是等於只是花時間做出好看的整理而已。



例如下圖案例中,我用「高筋麵粉」搜尋,找出有包含這個食材的相關筆記(你看搜尋關鍵字就能找到了,何必下標籤)。

但更關鍵的問題是,我什麼時候會想看到高筋麵粉分類中的東西?我的經驗是很少很少,因為做料理的流程更常是我今天想要做麵包,我搜尋幾款感興趣的麵包食譜,然後我發現需要用高筋麵粉,我就會去準備這個食材。(除非我今天不小心倉庫有很多高筋麵粉,又急著想要用掉他們,但反正搜尋還是可以找出包含這食材的這些食譜筆記。)

所以從各種角度來看,如果我的「標籤(tag)」只是一些資料屬性、資料關鍵字的分類,那麼一來搜尋其實就能找到了,二來大多時候都用不到,反而要花很多時間下標籤整理。不如一開始就不用這樣下「標籤(tag)」。





用標籤(Tag)安排進度、使用需求:

那麼,什麼時候用「標籤(Tag)」來管理我們的筆記,並且可以輕鬆掌控破萬則的筆記資料呢?

從上面的反思出發,大原則就是,我們要用「標籤(Tag)」去管理那些無法搜尋到的需求。(注意「需求」兩個字,關鍵就在我們的使用需求。)

無法用搜尋關鍵字找到的需求,是「進度安排」、「使用情境安排」的需求。

例如上述的食譜筆記,可能要分類的不是用什麼食材做,也不是是哪種料理類型,而是「哪些我很會做」,但有「哪些我還在練習」。
  • 進度概念:
    • 「我很會做」:表示已經完成、已經學會的進度。
    • 「我還在練習」:表示進行中、準備中、尚未完成的進度。
  • 需求概念:
    • 「我很會做」:那就是要辦聚餐時,我可以拿出手的好菜清單,是我會邀請他人來家裡時,會需要打開來挑選幾個食譜的需求。
    • 「我還在練習」:那就是平常周末自己想要玩玩料理,可以打開來挑選一兩道練習,自己拿來嘗試,失敗了反正也只是家人買單XD 但練習成功,就可以替換成「我很會做」的標籤。
這樣的標籤,我才會常常拿出來「使用」。而且這樣的需求,搜尋關鍵字找不到,必須「我自己判斷」。



例如下圖是「好吃食譜」(我很會做的意思)的標籤過濾結果,只要有人來家裡吃飯,我一定從這個標籤分類中,找幾道菜來做,他們可能是某種主食、某種配菜、某個甜點,但是哪種類型料理不是很重要,真正重要且用得到的分類是「我的拿手好菜」。




例如下圖是「練習食譜」(我還需要練習的意思)的標籤過濾結果,這個每週末有空檔時,我都會打開這個標籤,挑個一道料理來練習。

同樣的,是什麼類型的食譜,用什麼食材的食譜,不是那麼重要,重要的是這些食譜「要怎麼使用」,這是我練習時可以玩玩看的。





10年來進化後,我最常使用的幾種「標籤(Tag)」

我的筆記系統、任務專案管理系統中,確實有不少「標籤(Tag)」,但也不是那種無限量一直增加的「標籤(Tag)」,並且都是真正可以用得到的「標籤(Tag)」。原因就在於,我是根據前述的「使用進度」、「使用情境」等需求來設計標籤的。

而一個人就算同時管理生活、工作多個專案,說到底「使用進度」、「使用情境」也就是那幾種。

下面我就舉幾個自己這 10 多年來,持續維護時間最長,也真的常常拿出來使用的標籤有哪些。



首先,我使用最久,每天都一定會打開的標籤有三組:
  • 每日推進
  • 企劃醞釀
  • 定期追蹤
我會在「工作、生活中的目標專案筆記」上面,加上上述三種標籤之一,代表這些目標專案目前的進度。
  • 每日推進
    • 通常大約會有20~30則筆記加上這個標籤,代表我在目前人生當中隨時都應該推進的幾個目標。
  • 企劃醞釀
    • 通常大約會有60~80則筆記加上這個標籤,代表我正在醞釀中的各種企劃、專案,但還沒有排上時程真正開始推進。
  • 定期追蹤
    • 已經完成,但偶爾要追蹤一下的某些專案、任務。
這時候,這樣的標籤其實就是變成「我的工作流程判准」,我每天要優先打開「每日推進」這個標籤,並處理其中的專案。

行有餘力,打開「企劃醞釀」的標籤,把企畫中的事情再推進一兩步,讓其有機會進入每日推進的排程中。




針對我依然很有熱情,也一直持續進行的「電腦玩物寫作目標」,我設計了三種標籤來管理我的寫作流程:
  • 撰寫完成
    • 進度超過 50% ,並且想法已經抵定,就是要花時間最後寫完的文章。
    • 當我有一些比較正式的專注時間時,我會打開「撰寫完成」標籤,推進這些即將寫完的文章進度。
  • 測試研究
    • 需要用一些數位裝置測試的工具,需要實踐一下的方法。
    • 當我有一些零碎時間,但腦筋轉不動時,我會打開「測試研究」標籤,推進這些需要先測試看看(動動手就好,不一定要動腦)的文章進度。
    • 測試到一定階段,這些文章就可以轉換成「撰寫完成」標籤。
  • 思考動腦
    • 需要想清楚方法論,需要解析問題的文章題目。
    • 當我有一些零碎時間,而且腦筋可以轉動,我會打開「思考動腦」標籤,推進這些需要動動腦的題目。
    • 解出一定程度答案,這些文章就可以轉成「撰寫完成」標籤。
真正好用的「標籤(Tag)」,可以告訴我在目前的空檔時間中,我可以採取什麼更好的行動。

真正好用的「標籤(Tag)」,應該是一種真正有效的標注,並且跟著任務筆記的執行狀態而改變,從而幫助我追蹤需要的執行狀態。




針對生活中的任務,我也會建立許多生活中想要執行的興趣、想要學習的技能的筆記。這時候我建立了三種標籤來管理這一類筆記:
  • 兩人時間
    • 有些事情是可以跟另一半一起完成的,這樣的筆記我就加上這個標籤,當出現適合的空檔時,打開這個標籤,就可以選擇想要推進的任務。
  • 一人空閒
    • 有些興趣只有我自己有興趣,例如我自己想讀的書,我就加上這個標籤,當出現我一個人的空檔時(例如上完課回程的高鐵上),我就打開這個標籤,選擇一件事情來推進。
  • 想和孩子一起做
    • 有些娛樂、學習是可以和孩子一起做的,我就把這樣的筆記加上這個標籤,現在你應該知道我什麼時候會打開了吧?
關鍵就在於,標籤的區分根據我想要的使用情境來分判,這才會是找出我需要的筆記的好方法。





要不要用「標籤(Tag)」來分類專案的多則筆記?

在 Notion 中,一個專案,一個目標主題,應該就是一個頁面(Page)或資料庫(Database)可以管理好,這時候應該不需要再根據專案分類標籤。這個專案中有很多任務時,就利用下一層頁面的方式插入即可。

例如下圖這樣,如果是 Notion ,我應該會建立一個叫做「烘焙專案」的頁面,然後在頁面中插入各種跟這個專案有關的筆記,在頁面中插入一個資料庫管理所有的烘焙食譜。(方法教學請看:用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫,超完整的圖解教學

然後資料庫中的各種烘焙食譜,就用我上面說的邏輯,加上「練習食譜」、「好吃食譜」等標籤。




在 Evernote 或 Obsidian 這類工具中,一個專案的多則筆記無法用下一層頁面的方式管理,不過可以用「筆記連結」,建立一個專案目錄,這樣其實也等於一個頁面,就可以看到所有下一層的任務筆記,那麼也不需要用標籤來過濾。




不過,因為有時候(而且還滿常這樣),我優先想看到的不是專案目錄,而是這個專案中最近正在處理的最新幾則筆記。

所以我自己在 Evernote 這樣的工具中,還是會幫筆記加上「屬於某個專案的標籤」,例如「2021時間管理課程」這樣的標籤,可以幫我展開所有正在執行中的時間管理課程與相關重要資料。





展開「標籤(Tag)」,要看到工作流程

最後,我利用「標籤(Tag)」管理,很重要的一個目的是,我希望打開標籤清單,看到的是「我最重要的工作流程」,而不是一堆屬於資料的分類。

例如下面這樣的標籤清單,我看到的是「自己每天處理各種專案、任務的優先順序」,指引我應該先打開哪一個標籤,並提示我在適合的情境打開適合的標籤,處理適合的任務。




當擁有了這樣的「標籤(Tag)」,會帶來幾個管理大量筆記的優點:
  • 透過進度、使用需求的標籤,過濾出那些現在要執行的任務筆記,因為這樣的需求是搜尋找不到的。
  • 下標籤的過程,就是我們做為一個人,「主動判斷」任務重要性、執行時機的過程。
  • 標籤不會無限制擴張,因為使用需求就是那幾種。
  • 展開標籤分類清單時,看到的不是分類,而是我的工作流程。
透過這樣一篇總結,跟大家分享我多年來利用「標籤(Tag)」管理大量筆記、大量任務的方法。這樣的系統,如果是電腦玩物的老讀者,應該會發現沒有太大的變動。

但沒有太大的變動,正是表示這樣的設計,對我來說真的常常用得上,而且非常好用,幫助我更有效率、更準確地去執行那些真正重要的目標。

其他延伸案例:

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

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留言

  1. 寫的很好,值得收藏!
    希望站長可以多寫一些關於“標籤”的文章,自己一直苦苦思考如何構建自己的標籤系統,希望站長能根據自己的經驗指點迷津。

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    1. 好喔,這確實還有許多進一步的思考、變化可以討論

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  2. 我原本都是設定這些可以搜尋的到的事物,重新定義TAG的意義真的很有幫助
    謝謝老師!!

    回覆刪除

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