電腦玩物

在《 防彈筆記法 》中我提到筆記應該要以任務架構來撰寫，這除了有時間管理、提升執行效率的用途外，其實也因為這樣的筆記結構常常可以幫助我們更快速輸出 。

Google 試算表 透過協作的功能，可以幫助團隊做簡單有效的任務管理，利用表格來規畫專案的大大小小任務、分配執行者、規劃執行時間、連結相關資料等等，然後多人協作，就是很好上手的專案管理工具。

前幾天我的「個人數位生產力」線上課程達標 300 人，解鎖了 Evernote、 Notion、 Google 三大數位工具的教學單元，感謝大家的支持，也利用這個機會，正式在電腦玩物文章中跟大家推薦這門課程：

記得早年剛剛踏入職場工作的時候，也常常加班到深夜，甚至在某些專案要完成之前要連續熬夜許多天，最後截止日不睡覺也是常態。許多時候的週末假期往往變成趕工時間，放假也依然整天閉關工作。

在 時間管理的課堂 中，有朋友提了一個問題：「我們管理自己的時間可能沒問題，但如果一起執行任務的對方個性真的很難搞的時候，還可以如何有效率的去完成任務目標呢？」這個問題，或許和我近期寫過的「 時間管理Q&A：因為我個性拖延，所以就算列待辦清單也不會去做？ 」一文，可以有所呼應。

最近接受一個採訪，被問到一個問題：「從求學到就業、發展出斜槓工作，同時開始經營家庭，請問您的時間管理術在不同階段是否曾碰過瓶頸需調整的時候？您如何改變策略？」我不禁啞然失笑，因為， 不是是否碰過瓶頸的問題，而是隨時隨地都會遇到各種瓶頸，隨時隨地都需要調整啊！

影片、圖片或許有利於社群的分享，在視覺聽覺上更加刺激，但是對於資料整理來說卻很麻煩。藏在圖片、影片中的文字內容，反而不利於我們方便的整理成自己的任務、知識資料庫。

原本比較呆板簡單的 Google 文件表格功能，最近幾年也逐漸的強化，之前可以開始自動排序資料、快速插入與拖曳欄位、固定標題等等：「 Google Docs 文件表格功能大強化，自動排序、固定標題圖解教學 」。

這幾個月 Gmail 又陸續增加了幾個實用的功能，包含內建了可以直接套用的各種電子報、通知信模板，方便發送大量公告郵件的傳送功能，以及最近推出的「郵件合併列印」功能 ，讓 Gmail 終於可以直接用內建的功能，就能寄出大量的客製化郵件。

當我們在會議中、學習過程中，總是打開空白筆記頁面從零開始記錄，有時候甚至會覺得當下快速筆記就已經來不及了，更不用說當下還能做有效的整理與思考 。但是，這樣一來雖然當下記錄了許多流水帳，可是之後想要整理這些資料時，反而事後變得更難整理，為什麼呢？大概有三個原因：

如果想要練習更道地的英文發音，之前在電腦玩物上也介紹過不同的線上工具，例如：

在 Google 文件中已經推出一段時間的「 smart chips 」 功能，也開始慢慢的在 Google 試算表中同樣可以使用。 例如最近 Google 試算表開始支援插入「雲端硬碟檔案」的智慧型方塊，讓我們透過試算表整理專案檔案時，會更加輕鬆、方便。

最近看到一個小巧、親切的生產力小工具：「 Habits Garden 」 ，顧名思義這是一個跟養成習慣有關的服務，不過養成習慣往往面對的是很多痛苦、困難、拖延的情況，而這個服務有意思的地方就在於：「小巧」，讓工具本身簡單好操作，不要跟設計習慣一樣困難。「親切」，讓服務的介面更人性化，甚至加入了「花園」這個遊戲化設定，讓習慣養成更感性一些。

在最近一次 《防彈筆記法》 課程中，我問了大家一個問題， 下面哪種時間最難安排：「別人交辦要我某個時間點交付的任務」、「我自己長期重要的專案進度」、「我自己空檔零碎時間的興趣、學習、休閒活動」？ 最多朋友選擇的答案是「長期重要進度」、「空檔零碎時間」其實最難安排。

一邊寫報告一邊打開許多處理到一半的參考資料網頁，一邊回應即時通郵件一邊開啟許多等等要記得處裡的線上文件、相關網站 ，許多的任務同一時間執行，但是很多都無法當下就完全處理完成，於是也在瀏覽器中不斷累積著「還沒處理完成」的分頁。

我常常在 數位筆記或時間管理課程 中分享這樣的想法：自己慢慢的不去選擇那些完成事情後，待辦事項就會消失或移除的工具 ，雖然那看起來很有成就感，也很方便（看到還沒完成的事情有哪些）。但是，如果能夠留下清楚的完成一件事情的過程足跡，其實帶來的效益更大！

之前《 防彈筆記法 》的線上導讀會活動，有不少朋友問到類似的問題：「 有時明明是自己想做的長期目標，也已經嘗試拆解成容易達成的行動，設計了引誘自己行動的誘因，但還是會想要偷懶，怎麼辦呢？ 」

在以雙向連結為特色、適合 卡片盒筆記法 的數位筆記中，「 Logseq 」是一款我自己用起來相對順手的選擇。 之前介紹過後，陸續看到有電腦玩物的讀者利用它來整理研究所的上課筆記，也有工程師朋友利用來整理自己的職涯目標專案，還有老師利用來整理自己的各種教案等等。做為知識整理工具，確實是一個很棒的選擇。

我常常被問到這樣的問題：排了待辦清單還是沒有用，安排好時間還是做不到，到底應該如何有效的做好時間計畫呢？ 不管運用了什麼時間管理技巧、工具，好像都是一開始有點效果，但很快地就回到原點，還是狀況百出？