電腦玩物

有很久一段時間，沒有整理自己常用的國外、國內旅行常用工具了。看看之前的文章都已經是兩三年前（最近一篇可能是：9款安排自助旅行 App 推薦比較表：從行程規劃到景點導覽比較）。所以今天決定在連續假期前，整理一份 2020 年新版的自助旅行工具推薦清單。

這份推薦清單，推薦的工具很多，但有幾個挑選標準：

從要解決什麼問題出發如果你沒有那個問題，就代表還不需要使用那個工具只分享我個人最推薦的選擇並說明我實際使用經驗的推薦原因
善用數位工具，解決旅遊途中的繁瑣事情，分享給想要規劃旅行、記錄旅遊的朋友，甚至旅行導遊也應該能派上用場。

兩個多月前 YouTube Music 與 YouTube 付費版在台灣上線：「YouTube Premium、 Music 值得一用嗎？台灣上線免費3個月」。我除了在電腦玩物撰寫了初步使用心得外，也開始持續使用了兩個月。我選擇的是同時搭配 YouTube 付費版與 Music 的方案。

對我來說，最核心的需求其實不是 Music 音樂，而是：

「可以不用看，用收聽的方式把 YouTube 當作 Podcast 廣播電台。」
付費版讓 YouTube 的影片可以在手機背景播放（只聽聲音就好），播放時沒有廣告中斷，也可先下載後離線播放。無論螢幕關機，或是畫面上使用其他 App （例如正在用 Google 地圖開車導航），都可不需顯示 YouTube 畫面直接聽聲音。

我知道有其他第三方 App 可以達到上述的部分需求，但是在操作直接、使用舒適、穩定快速、無廣告插入等細節上，還是 YouTube 付費版效果最好。

最近因為「 LINE 官方帳號 2.0 」的推出，開始有更多企業、團體，嘗試改用「 Telegram 」作為社團群組、宣傳頻道。是否真的會成為一個轉換潮，還有待觀察，因為 LINE 官方帳號其實提供了更多真正跟「行銷」有關的功能，而這部分是 Telegram 所沒有的。

不過，「 Telegram 」作為團體討論的工具，也有其優勢，簡單舉出幾點：

Telegram 的「討論群組」（ Groups ）人數上限是 20 萬人，而 LINE 目前的群組上限是 500 人。Telegram 的討論群組（ Groups ）有更多訊息、管理員的權限設定，可以真正做管理。Telegram 的討論群組（ Groups ）歷史訊息、傳送過的檔案，都可以永遠保存，換裝置、新加入的人都可以回頭查看。除了討論群組（ Groups ）， Telegram 也有類似宣傳管道的「頻道」（ channel ）功能，沒有人數上限，可以讓管理者作為公告板使用。
看到近期又有不少身邊的朋友，加入 Telegram ，所以今天這篇文章，我想針對 Telegram 的「群組」與「頻道」這兩大功能進行簡單教學。

多年前，我在電腦玩物撰寫過一篇旅行記帳的教學：「出國旅行記帳分帳不混亂教學：免裝 App 的記帳表格範本下載」，分享利用 Google 表單加上 Google 試算表，設計多人旅行記帳 App 。該篇文章，目前都還是電腦玩物點閱率最高的文章之一。

今天，則來把該篇教學的技巧再推進一步，除了可以用 Google 試算表多人記帳，還可以解決：

外國貨幣換算成新台幣。根據每天的即時匯率更新，自動換算，讓旅行記帳的結算更輕鬆。查看外國貨幣的最近幾個月、一年、多年走勢圖。幫助我們掌握旅行前、投資時兌換外幣的時間點。
而且只要利用簡單的「函式」，上面的計算都能即時自動更新，省去很多手動整理的工夫。

我在電腦玩物上介紹過不少博物館「數位典藏」的線上資源，也做過一些整理，獲得很多迴響，例如：

21 種「知識性」教學素材資源網站，提供老師學生免費下載5個台灣老照片圖庫，歷史教學研究必備的免費歷史照片資料庫7 個歷史地圖資料庫網站，免費繪製、下載各年代歷史地圖
今天則要分享另外一個台灣的數位典藏資源：來自「國立公共資訊圖書館」的台灣舊版報紙掃描圖檔。可以檢索 1940 到 1970 年之間發行的二十多種台灣報紙的影像檔案，不只是掃描成圖檔，也將新聞標題數位化，可以用「關鍵字」搜尋到近 200 萬新聞資料。
「國立公共資訊圖書館」位於台中，有著獨特的建築外觀設計，是台灣第一座國家級數位公共圖書館，典藏了許多數位化的古籍文獻，除了前面提到的舊版報紙外，還有台灣老照片、日據時期日文書籍、舊時代契約書內容等等。
並且很棒的一點是，前述的台灣 50、 60 年代報紙圖檔、日據時代古籍文獻等資料，都開放線上直接檢索，甚至不需要註冊任何帳號！這也和其他限制館內使用的圖書館數位化資源不同。

「 Stayfocusd 」是一款行之有年，經典而知名的專注力練習工具。作為一款免費的 Google Chrome 瀏覽器套件，他設計了一套簡單有效、環環相扣的「限制網站使用時間設定」。最近有朋友問我，常常上網會不知不覺在一些社群網站、影片網站花掉太多時間，應該如何控制？我就首先推薦他這款「 Stayfocusd 」套件。

上網時間，不一定就是浪費時間。像是要處理重要郵件，線上專案協作，或是運用線上工具，這些時間其實也是生產力時間。但因為都打開了瀏覽器，於是也很容易「一個按鍵」，就分心跑到其他跟工作無關的網站上（什麼網站跟工作無關，或是什麼網站對你來說是時間浪費，這因人而異）。

而且我們也不需要完全克制自己不能上網，或是不能逛逛社群、新聞、影音網站。與其克制，其實「控制」更有效：

前陣子因為在電腦玩物分享：「如何分類整理 Google 雲端硬碟？不靠資料夾的五個整理技巧」一文，有朋友跟我推薦了：「 Drive Explorer 」這個 Google 雲端硬碟外掛，她說這是在管理專案檔案清單、提供客戶檔案下載清單時，一個很方便的工具。

「 Drive Explorer 」的功能簡言之，就是把 Google 雲端硬碟的檔案位置、資訊、下載連結，匯出成一份 Google 試算表，而且可以自動更新。操作上，只要［按一個按鍵］即可完成。

「 OKRs App 」是一個免費的目標規劃線上工具，從其命名就可以知道，這個工具根據 OKR 理論（ Objectives and Key Results 目標和關鍵成果），引導我們去設計自己的目標、追蹤目標成效。

OKR 理論來自於 Google 等知名企業的目標管理方法，但「 OKRs App 」這個工具，主要是提供用戶規劃「個人目標」，所以功能很簡單，只是設計出一套「表格」，讓即使不了解 OKR 的人，也不需要先搞懂理論，只要照著功能設計一步一步做，就能做出 OKR 訴求的：

明確、有難度的目標，並定義好要追求的可衡量成果。
OKR 可不可以運用在我們個人的目標管理上呢？我認為當然是可以的，甚至生活中的一些往往虛無飄渺的目標，更需要 OKR 思維來翻轉。我也在電腦玩物撰寫過相關文章，分享自己如何把這樣的理論，納入自己的生活目標管理中：「把 OKR 用在生活與家庭目標管理，學會設定要事」。

「子彈筆記法（Bullet Journal）」是這幾年風行的筆記方法，由紐約設計師 Ryder Carroll 所創，在其基本法則外，也有許多愛好者衍伸出各種筆記變化。

而今天這篇文章想介紹的這個「 Bullet Journal App 」，實際上是一個線上工具，能夠在電腦端、手機端使用，顧名思義，這是一款根據子彈筆記法則設計的待辦清單工具。

在「子彈筆記法」中，從一個月、週、日的行動清單規劃開始：

月計畫：鎖定月目標，以及列出這個月每一天的重要行程或進度。週計畫：鎖定週目標，並列出這一週每一天的待辦清單。日清單：記錄每一天的任務、筆記、事件。
而這款「 Bullet Journal App 」，正是根據上述月、週、日子彈筆記格式而設計。

重新整理，去除無用的東西，讓有用的東西放在有用的位置。可以幫助我們增加使用東西的速度、準確度。

整理，不只是居家收納的整理，我們的日常工作流程、使用的數位工具與產生的雜亂資料，也很需要整理。

今天這篇文章，我想分享自己在不同工作流程、數位工具與資料上的整理方法，提供大家一份 2020 工作整理的參考。

之前分享了自己的選書、讀書方法後（上班族如何養成閱讀習慣？我會這樣挑書、讀書與做學習筆記），有許多讀者進一步追問我：「如何整理讀過的書？」

我自己的數位書櫃，是建立在 Evernote 這個軟體上，今天這篇文章，就跟大家分享我的整理方法。

一個月前分享了「Google 即時轉錄：超準確中文語音轉文字可自動加上標點符號」。「 Google 即時轉錄」這個免費的特殊應用，就成為我「寫筆記」的一個重要輔助工具。現在我會在許多不同情境下，利用語音轉文字快速產出內容，有空時再複製到我真正的 Evernote 筆記中。

Google 雲端硬碟（ Google Drive ）上備份同步的檔案愈來愈多，只是照著原本資料夾分類的邏輯，還要加上會有許多「要和別人一起協同合作」的檔案，可能雲端硬碟上的資料愈來愈混亂，要找到需要的檔案，要花掉很多時間。

尤其是「共用」的時候，如何管理會是一個麻煩。當團隊一起共用一個雲端硬碟的資料夾，每個人有不同的檔案分類邏輯，我們不好去改動別人的資料夾分類，最後很容易變成檔案都丟上去，但資料夾卻很混亂。

這也是我到很多企業教學時，最容易遇到的 Google 雲端硬碟問題之一。

這時候，關鍵的解決方法，不再是嚴謹的資料夾分類，因為再怎麼分類，還是會遇到下面問題：

分類愈複雜，愈難管理。分類愈多，打開資料愈花時間。分類無法有彈性的適應檔案不同使用需求。協同合作的時候，分類很難達成共識。
所以一個更輕鬆，但有可能更有效的整理法，是運用「專案推動」的邏輯，建立自己的「工作流程整理法」。

並且這個整理法不只對個人有用，在團隊協同合作時，也可以幫團隊建立簡單清晰、快速有效的檔案整理邏輯。

新的一年，我們會覺得應該開始設計新的年度目標嗎？但更應該擔心的，是那些多出來消耗我們精力的新目標。

我自己通常很少去做年度目標的規劃。

我不是說年度目標不重要。但年度目標有可能陷入一個這樣的迷思：「這是一個全新的開始，所以我可以透過全新的目標，帶給自己全新的人生。」

但是，現實中沒有什麼「全新」的開始，12/31和1/1本質上並沒有什麼不同。新的一年不會是全新的一年，明天也不會是全新的一天。

如果目標是新年新希望，很容易變成像購物買新東西，滿足的往往只是當下的新鮮感，新買的東西卻可能造成更大的浪費。
這些「新買的」年度目標不僅實現的機會不大，甚至可能變成我們`「明年的挫折與壓力」。想想看，要做的事情都做不完了，還要透過新目標來逼自己做更多，而做不到時又更挫折嗎？

「 Glossika 」是一個很特別的線上語言學習服務，不僅上面包含了超過 60 種的語言，還針對各地方言母語也提供了練習工具，並且特別強調語言的聽、說能力。

這個服務在 2017 年上線，研發團隊位於台灣，創辦人 Michael Campbell 則是一位熱衷於學習各國語言，並且保留各地方言母語的語言學習專家。他從自身的經驗出發，認為語言的學習應該著重聽、說，不是從單字，而是從能夠說出一句一句真實有用的句子開始建立語感。

所以「 Glossika 」這個服務和一般會讓你從練習單字、文法的語言學習工具，有個比較關鍵的不同點：他的 60 多種語言都包含了數千到上萬個日常會用到的句子，這些語句都邀請母語使用者實際錄製整句錄音，讓你可以「聽」道地的語句音調，並且「模仿」跟著「說」出來。

而在這 60 多種語言裡，除了常見的英文、韓文、日文、中文等語言外，也包含了像是台語（台灣）、客家話（區分四縣腔、海陸腔）的語言學習，後者還是完全免費開放的。

我之前在電腦玩物介紹過兩款 Gmail 搭配 Google 試算表的「客製化郵件」工具：

Gmail 超簡單寄送大量客製化郵件！ Google 合併列印郵件教學免費每天100封！ Gmail 合併列印郵件專用 Google 試算表下載
到目前為止，當要寄送大量客製化郵件時，我也依然會使用。應用情境像是：

要寄出替換名稱、需求關鍵字的課程行銷郵件。要寄送大量問候郵件、回報郵件給不同客戶。要寄出不同姓名與相關資料的報名確認郵件。等等
這個功能叫做「合併列印郵件」，在 Office 中是內建功能，而在 Google 系統中，則需要安裝外掛來使用。

之前在電腦玩物分享：「如何整理分類 Google 相簿超過 10 萬張照片？13個整理技巧」一文後，有很多讀者來信跟我討論整理相簿時遇到的進階問題。其中一個常常出現的進階問題，就是如何掌控好 Google 相簿的人臉辨識。

透過 Google 相簿進行自動人臉辨識，這個功能預設開啟（基礎操作請見：Google 相簿人臉辨識搜尋支援台灣！），所以基本操作很簡單。但是有可能在進一步使用時，會遇到幾個問題：

小孩長大過程臉型變化， 如何讓 Google 學會這是同一個孩子？有個朋友換了造型，開始辨識成另一個新人物怎麼辦？有時候合照中，就是有一個人沒辨識正確，怎麼辦？
我自己常常利用 Google 相簿的人臉辨識找照片，例如：

查看孩子成長過程的照片。找某個親朋好友某次一起去旅行的照片。找出幫某個客戶辦活動後的花絮照片。
這時候人臉辨識都能派上用場，直接搜尋，快速找到。而上述遇到的人臉辨識問題，都是可以透過訓練 Google 相簿來解決的。

「轉寄」郵件功能行之有年，一封重要的郵件任務，需要交給另外一個人處理，又希望他能參考原始郵件內容。我們就會「轉寄」原始郵件給對方。

那如果有「好幾封」資料、任務交代郵件，都需要交給另外一個人查看，這時候要如何轉寄呢？當然，可以一封一封轉寄，只是這樣就讓郵件顯得混亂，事情也無法一次交代清楚。

所以這個 Gmail 的新功能，簡單但是值得嘗試，可以把「郵件當作附加檔案」傳送，一次可以打包多封郵件，轉寄成一封郵件寄出。

新的一年，如何幫自己準備一套時間管理的工具、設計一個屬於自己的管理系統呢？

在 2019 年，我分享了自己用 Evernote 分享打造的時間管理系統，無論是在書籍、實體課、線上課，都獲得很多支持與迴響。

我知道大家不一定都用 Evernote ，但因為這套系統我用了十多年，不斷打磨，所以結合具體工具來解說，最能呈現我真實管理的各種細節。

但如果你不一定在用、不一定想用 Evernote ，有什麼這套系統的邏輯可以獨立出來討論，分享給大家，並套用在不同工具上，也能幫助讀者打造自己的系統呢？

在講了一整年的 Evernote 時間管理系統後，今天這篇文章，我來試試看討論其中不涉及工具特定功能的「時間管理邏輯」。