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每日精選文章

Google 試算表儲存格變身進度條,追蹤任務完成度、習慣養成、記帳預算

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上週整理了最近在 企業內訓課程 中分享的:「 Google 試算表 13 個效率翻倍的表格整理工作技巧 」,有讀者來信問了一個她的需求: 「我用 Google 試算表整理許多正在進行中的任務, 想要用一個簡單、易看的方式,在儲存格中,畫出每一個任務目前的完成度進度條,可以做到嗎? 」 這個需求,在 Google 試算表中可以利用「 SPARKLINE 」這個函式來設計完成。

Google 試算表 13 個效率翻倍的表格整理工作技巧

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最近因為企業內訓的需求,上了幾堂 「 Google 試算表效率翻倍工作術」的課程 ,主要是帶大家練習在 Google 試算表中可以利用哪些功能,建立一套更高效率的表格整理、工作管理流程。 其實, Google 試算表大多數的關鍵功能,和 Excel 並沒有太大不同,像是樞紐分析、巨集、大多數函式,熟悉 Excel 的朋友也能在 Google 試算表中使用,只是操作方式或功能名稱稍有不同。 但是雲端協作的特性,也可以增加串聯不同資料時的方便性。 既然已經為企業課程研究了常用的 Google 試算表功能與應用, 就順便把我在電腦玩物寫過的相關教學,整理成一篇簡單目錄,也分享給各位讀者。

Screenity 教學影片錄影 Chrome 套件,完全免費、開源又有豐富功能

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這麼多年來,如果我要快速錄製操作教學影片,最常使用的工具依然是:「 Screencastify 」,這是一款 Chrome 套件,付費後可開啟完整功能,包含了像是繪製註解、結合教學者前鏡頭影像等等,是我之前覺得最好用的教學影片錄製工具選擇。 不過最近推出了一款全新的教學影片錄製工具:「 Screenity 」,也是一款 Chrome 套件,引起了我的注意。 因為這款工具的開發者,製作出一份以 Chrome 套件為基礎的螢幕錄影、教學影片工具比較表「 Comparison of Chrome Screen Recorders 」,比較每款套件的功能,證明自己開發的「 Screenity 」是目前功能、特色最多的選擇。

3W 資料收集法:整理我的資料庫、知識庫,不要變成垃圾場

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從稍後閱讀到各種筆記、資料庫服務,可以儲存各種「感覺有用資料」的工具是很多的,但是很多工具用久了,資料愈來愈龐大,但卻開始感覺工具愈來愈難用: 稍後閱讀儲存了一堆永遠不讀? 剪貼網頁收集了一堆從沒使用? 筆記日誌整理了卻還是難以找到? 我自己早期使用這類工具,也會有這樣的問題,後來逐步修正自己的整理方法,到了現在,可以建立起一個「大量收集但用得到,簡單整理但找得到」的使用邏輯。 這個方法如果跳脫特定數位工具的功能,可以歸納成「3W資料收集法」,是我在收集任何類型資料時,一定會做的三大關鍵步驟。

Google Meet  分組討論室強大易用,可自訂計時器與請求協助

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對於遠距教學、遠距會議來說,很難但又很需要實現的一個現場功能,就是「分組討論」 ,因為原本在大多數遠距視訊軟體中,內建這項「分組討論」功能的工具並不多。不過,需求也會造就功能的誕生,原本很陽春的 Google Meet ,也在今年趨勢下,推出許多新功能,而最新開放的功能就是 「分組討論室(breakout rooms)」 。

我的最新線上課:「高效能職場筆記法」推出,打造屬於你的工作筆記

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你曾經被交辦任務,在筆記寫下任務名稱後,接下來完全不知道如何拆解嗎? 你曾經寫了一大堆待辦清單,工作還是一團混亂,常常被說搞不清楚優先次序嗎? 你曾經辛苦完成一個任務,交付給老闆客戶後,反而被說任務做得一蹋糊塗嗎? 你曾經面對許多困難任務,壓力很大卻又完全不知道如何開始嗎? 你曾經在會議中,來不及記筆記?記了一堆混亂筆記?最後感覺任務還是模糊不清嗎? 你曾經要寫企劃筆記,看著空白筆記頁,卻一個字都寫不出來嗎? 你曾經覺得筆記本上東記一點、西記一點,最後不知道如何整理筆記本嗎? 你曾經覺得自己記了一大堆筆記內容,最後真正用到的卻很少?還常常找不到或遺漏嗎? 上述問題,就是我最新的這堂「高效能職場筆記法」線上課程,要解決的問題。 在這個 2021 年即將開始的時機,有最優惠的價格,以及最特別的回餽贈禮,透過這堂「 高效能職場筆記法 」(點擊連結,查看課程頁面) ,希望我們能一起來精研一套提升效率、解決問題的職場筆記系統。

[下班後時間管理] 發現看不見的隱性拖延,與 3 個破解方法

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Business photo created by cookie_studio - www.freepik.com 工作上被交付的任務、目標如果拖延了,雖然會有些焦慮,但這些拖延看得見,我們很明顯知道自己在拖延: 可能是事情有困難,我們害怕失敗、沒信心、不確定自己是否做得好,所以開始拖延, 也可能這件事情不喜歡、沒動力,所以開始拖延。 也有些事情覺得可以拖延,當然能拖就拖,因為不知道不能再拖延。 這些是看得見的拖延,知道自己在拖延什麼事情,起碼還有壓力,問題還好解決。要解決這類拖延,可以參考:「 克服拖延不靠意志力,你需要這三個簡單可行技巧 」。

Notion Timeline 時間軸功能,繪製專案進度甘特圖的 11 個技巧

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當我們規劃一個專案的過程中,除了拆解出要執行的大大小小任務外,也想要在「一個時間軸」上,排出這些「任務需要的時間資源」,以及「什麼時候開始、什麼時候交付」的進度。這時候,可能除了單純的待辦清單,還會動用簡單或複雜的 甘特圖工具 來繪製進度圖表。 而現在 Notion 這個專案、筆記、資料庫管理工具,也推出了屬於他的甘特圖功能。 當然, Notion 上的甘特圖功能目前還是很簡單的版本,主要用來規劃時間進度,至於其他資源分配、任務依存關係等管理尚無法解決。 所以 Notion 也將這個功能稱呼為「 Timeline 」,符合其目前功能的設定,主要是幫我們畫出專案中大大小小任務的時間進度圖。 今天這篇文章,就來拆解一下 Notion Timeline 有哪些功能、技巧可以運用,可以用在什麼樣的案例上。

Google 相簿、文件無限免費空間將在 2021 年 6 月後取消!七大重點需知

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Google 今天(2020/11/11)宣布了新的空間政策:「 An update to storage policies across your Google Account 」,以結論來看,對一般使用者最大的影響, 就是在 2021 年 6 月後,將停止 Google 相簿、 Google 文件的「無限免費空間」服務 ,「之後上傳」的所有照片、影片或建立的 Google 文件,都將開始計算容量,納入免費帳戶 15 GB 或付費帳戶的空間中。 Google 的說法,目前每日約有 430 萬 GB 的資料上傳到 Gmail、 Google 雲端硬碟、 Google 相簿等服務中。為了維持更好的空間儲存服務,當然需要一定的費用,所以決定在 2021 年 6 月之後,停止上述無限免費空間的服務。 根據 Google 的相關文章,我將這個新空間政策帶來的改變,整理成 7 個重點,跟大家分享。

Google 簡報如何不著痕跡的自動播放內嵌音樂、影片教學

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在上課的過程中,到了練習、討論的段落,用簡報筆按下下一個動作,就能自動播放音樂,或是自動播放練習影片,再按下又能停止並進入下一頁簡報,這樣一來,老師就不用做多餘的電腦畫面切換動作,也能讓整個課程過程更加順暢。 當然,要播放音樂、影片,切換一下電腦畫面,打開播放器播放,都不是很難的動作。只是最近讀了王永福老師的《教學的技術》一書,裡面提到職業選手應該要為自己設計沒有多餘阻礙的流程。 所以, 我也想在自己慣用的 Google 簡報上,試試看如何「不著痕跡的自動播放內嵌音樂、影片」。

Notion 自訂範本 2 大活用:養成每日好習慣、快速拆解任務SOP

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筆記用久了,工作任務執行久了,實踐自己的時間管理方法久了, 我相信許多朋友慢慢的會形成某些屬於自己的「行動模式、拆解模式」 。例如: 每天的行動清單,有固定的習慣與規則。 常常出現的工作任務,有固定的SOP。 會重複出現的專案,有一套最佳的工作拆解流程。

Size.link 網路購物必備 AR 測量工具,買書桌前先虛擬擺上房間

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最近想幫小孩採購一個 CD Player 音響,還有一個可以看書、畫畫的書桌,要購買之前,除了查看功能外,也會在意他的「尺寸」與「空間」。這台播放器擺在床頭桌子會不會太佔空間?這個書桌擺到房間裡會不會變得很擁擠? 不只是量量長度、寬度,如果能感受一下擺上去的空間感更好。

Bubbles 線上教學、遠距討論利器,免費多人協作螢幕錄影截圖工具

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「 Bubbles 」看起來像是一個螢幕錄影、螢幕截圖工具,但增加了快速線上分享、雲端協作討論的功能,並且把操作流程設計得十分簡易順暢。 目前完全免費,甚至也不需要註冊帳號。他要解決的核心問題並非螢幕錄影與截圖,而是: 和遠距、線上的同事、學生,用「 最輕鬆、簡潔、沒壓力的方式 」,討論電腦畫面中出現的文件、圖像、網站、軟體的操作問題、設計問題。 試想一個辦公室或教學現場的場景,我可以請同事、學生,來到我的電腦前,一邊看我的操作畫面,一邊講解操作步驟,或是解釋某個網頁、某份文件、某張設計圖想要修改調整的地方。 但是如果是遠距工作,這樣的討論就會變成「又要開一個視訊會議」,增加很多會議負擔。 或者在即時通,電子郵件中,想要做類似的討論,就會變成「冗長而不確定的討論串」,往往要許多的文字,許多的來往訊息,才能完成任務。

[下班後時間管理] 感覺為他人犧牲時間前,先 2 步驟拆解自己需求

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人生中感覺需要完成的責任太多,工作上的責任,家庭的責任,還有他人各式各樣的要求,於是最後「感覺」只好犧牲自己的時間,去完成這些任務。 但時間一久,反而累積了更多挫折,覺得更加迷惘。這不僅讓人覺得失去人生的平衡,事實上在這樣的狀態中,也無法把那些別人交付的期待與任務做好。 我們不太可能完全不管別人的需求,但如何在滿足責任的同時,也照顧到自己的需求呢? 更重要的是,我們如何從「感覺犧牲」的狀態,轉換到「真誠付出」但也「滿足自我」的狀態呢? 今天這篇文章,分享我的兩個關鍵步驟,在決定是否要交付自己的時間前,如何先拆解自己的需求,從而解決總是「感覺」犧牲自己時間的問題。

增強版 Notion 網頁擷取外掛,重點摘錄、擷取郵件、屬性整理

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筆記、資料庫服務 Notion ,有提供官方的「 Notion 網頁擷取工具 」,功能簡單,使用方便,效果不錯,可以在電腦、手機上擷取網頁全文,並且可以插入任何資料庫( Database )或頁面( Page )。 但是如果我們想要更多的整理功能時, Notion 官方的網頁擷取工具目前就無法處理下列需求:

固定時間邊界:不是問工作需多久時間,先問我想花多少時間

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今天這篇文章,跟大家聊聊在《 Shape Up 》這本書中看到的一個翻轉思考流程的專案管理、時間管理概念:「 appetite 」,他們稱呼為這是設定目標的胃口,我覺得也可以意譯為「時間邊界」。 《 Shape Up 》來自於知名專案管理工具「 Basecamp 」開發團隊,他們一向被認為是最高效率的開發團隊之一(也撰寫過多本關於生產力的書籍),這本書正是他們多年來工作流程的淬鍊結晶,書中包含了很多對於傳統方法的反思、驗證與突破。 「 appetite 」這個概念,想說的是:「When shaping(書中定義為設定一個工作目標), we focus less on estimates and more on our appetite. 」這段話的意思是: 當設定一個工作目標時,首先要關注的不是估計任務需要多少時間,而是應該更多關注在我們覺得花多少時間是值得的?我們想要花多少時間?

ClipDrop 黑科技把現實物品快速、完美「去背剪貼」到電腦

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今天要介紹的這個「 ClipDrop 」工具(原名: AR Copy Paste ),想要幫我們把現實世界的真實物品,「快速複製貼上」到電腦的數位內容中! 例如,你的辦公室、家裡有一本書、一件衣服、一個家具、一個玩具,透過「 ClipDrop 」 去背剪貼,可以立即傳送到電腦,貼上自己的簡報、文件、即時通或繪圖設計軟體。 最驚人的是, 「 ClipDrop 」的去背效果非常的精準。

如何活用 Notion 反向連結,快速建立聚焦目標的每日行動清單

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Notion 在 2020/9 推出「反向連結」功能,剛推出不久,或許一些還可以活用的方法尚未被充分發展(基本教學: Notion 推出自動反向連結功能,如何利用在專案管理、知識研究? )。今天這篇文章,想要來試試看活用「反向連結」的另外一種可能用法。 技術上來說, 我想試試看利用 Notion 的「反向連結」,建立我在 Evernote 中實踐多年的跨專案「標籤」系統。 像是: 大掃除結束後,用 Evernote 「標籤」讓生活雜物更有「定位」 Evernote 如何同時分類任務的專案、重要緊急、追蹤進度? 另外一個技術上的啟發,是今年「 Roam Research 」、「 Obsidian 」中的標籤設計,其實就是利用類似反向連結的方式,讓加上標籤的頁面、段落,快速重新彙整成一頁清單。 所以 Notion 的「反向連結」功能, 是不是也可以當作一種跨頁面、跨資料庫,快速建立重新整理的聚焦清單的方法呢?

在家免費觀看 10 萬部 Live 現場音樂表演影片:JamBase Live Video Archive

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Live 現場音樂演奏,對許多愛樂者來說有著不同的魔力,即使有灌錄專輯的樂團,即使是耳熟能詳的歌曲,聽現場演出,也可以感受到許多即興發揮的細節變化,有時候某些 Live 演出的發揮甚至可能成為難以再次重現的經典。 觀看 Live 演出,當然是親臨現場最好。不過面對全世界那麼多音樂活動、那麼多樂團,我們也不可能親身體驗每一場的 Live 演出。所以不免有時候,可以透過線上影片來體驗 Live 演出的魅力。 今天要介紹一個專門整理 Live 音樂演出的網站:「 JamBase Live Video Archive 」 ,目前整理了超過 10 萬部的現場音樂演出影片,並提供了方便的索引、播放介面。

從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(四):必用 7 大搜尋技巧

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寫了一系列的「從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學」 ,從無痛的雲端匯入,保持 Evernote 整理習慣( 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(一):使用習慣相對無痛匯入 ),到利用 Notion 特殊的資料庫整理技巧( 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二):設計脫胎換骨資料庫 ),以及特殊的筆記功能( 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(三):上手筆記編輯 15 個超能力 )。 接下來這一篇,我想要測試的是利用 Notion 解決一個核心的需求:搜尋筆記與資料。 以結論來說,如果下定決心要從 Evernote 轉移到 Notion ,並且之前在 Evernote 會大量利用搜尋功能的話,那麼在 Notion 上是確定無法回到 Evernote 那樣舒適、強大、有彈性的搜尋方式。 不過轉移工具,這是難免會有的犧牲。 回到 Notion 上,如何利用既有的功能,有更接近 Evernote 的搜尋體驗,並搜尋到自己想要的內容呢?

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