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Notion 實踐 GTD 時間管理法,與每週行動清單的流程圖解教學

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在電腦玩物撰寫了一系列的 Notion 專案應用文章後,相信電腦玩物的讀者們,也跟著我一起了解 Notion 上的頁面、資料庫、時間提醒等等核心功能的變化。

今天這篇文章,讓我來做一個方法論的總結,如果要利用 Notion 執行自己的完整時間管理系統,那麼:

如何實踐經典的 GTD 時間管理方法並且可以有效的規劃出自己的每週行動清單?

Screen 讓遠距合作像在辦公室,免費多人螢幕共用與遠端控制

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最近在電腦玩物連續介紹了幾個主流的視訊會議軟體後:

Zoom 免費100人視訊會議、遠端控制、白板錄影完整圖解教學Microsoft Teams 圖解教學:免費視訊會議、遠距工作提升效率LINE 視訊會議圖解教學,直播、分享螢幕畫面、200人群組視訊
今天這篇文章,來介紹一個最新推出的遠距會議工具:「 Screen 」,他擁有視訊的功能,但更核心的設計是多人合作時的「螢幕共用」、「遠端桌面控制」。
「 Screen 」說,希望讓遠距合作就像你們身處同一個房間一樣方便,可以走到同事的電腦前,針對眼前螢幕的文件、檔案、軟體,進行直接的處理與討論。

LINE 視訊會議圖解教學,直播、分享螢幕畫面、200人群組視訊

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之前在電腦玩物陸續介紹了幾個視訊會議工具,包含專門用做視訊會議的:「Zoom 免費100人視訊會議、遠端控制、白板錄影完整圖解教學」。也包含像是公司企業用的溝通平台:「Microsoft Teams 圖解教學:免費視訊會議、遠距工作提升效率」。而在實務上,還有一個視訊會議工具,可能也是台灣的公司會常常採用的,那就是「 LINE 」。
在 LINE 這款即時通軟體中,也提供了群組視訊的功能,最多可以「讓 200 人同時進行視訊」。另外在視訊中,也提供了「共享螢幕畫面」的選項,支援 Windows、 Mac 電腦,以及 Android 手機上的畫面即時共享。
此外 LINE 還提供了「直播」的選項,不一定是用做宣傳直播,用在會議直播,有時也很有效。
既然如此,在幾次和不同合作者用 LINE 視訊會議的經驗後,今天整理成一篇文章,分享我自己實際使用、測試後,發現的一些功能細節,以及其優缺點。

Google 雲端硬碟「新增捷徑」整理法,一個檔案分類多個位置

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有時候會遇到這樣的檔案整理困擾:我在 Google 雲端硬碟的「 Evernote 子彈筆記課程」資料夾,建立了最新課程的簡報檔案。但是我有另外一個「課程簡報」資料夾,專門收集大大小小課程的簡報,我也希望 Evernote 簡報分類到這裡。

這時候怎麼做比較好呢?複製兩份簡報嗎?但這樣就無法同步更新了。

只放在其中一個資料夾嗎?但這樣進入另一個資料夾想找資料,發現找不到,就要多花翻資料夾的時間。
最近 Google Drive 雲端硬碟開放了一個新功能,叫做「新增捷徑」。就可以為任何檔案、資料夾建立捷徑,把捷徑放入其他的儲存位置。這樣一來:
不是複製檔案,但是一份檔案文件就可以透過捷徑,同時出現在多個分類資料夾中了!
當然,這不是新鮮功能,電腦系統中已經行之有年。不過在 Google Drive 上,則是 2020/3/26 才正式加入,所以這篇文章,也來聊聊可以利用的捷徑整理法

[影片] 快速上手 Notion 進階活用教學:學生如何整理上課筆記、規劃課表、準備考試,範例教學與下載

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大家好,我是電腦玩物的 Esor ,每週製作一則認真的教學影片,已經變成我現在的固定進度。這個禮拜,應許多讀者的期待,推出的是「 Notion 進階活用」的影片教學。

我用學生如何整理一整個學期的計畫為例。要整理上課筆記、規劃課表、管理研究資料、準備考試,看看如果應用 Notion 功能,打造一個簡單、聚焦的專案計畫。

很多朋友會覺得, Notion 功能太多,但也有點複雜。這則影片,我嘗試理出「一個明確的系統與邏輯」,從零開始,示範在 Notion 上如何展開一個專案,建立有條理地整理。

除了影片說明,還會提供你影片中模擬的 Notion 範本下載喔!
Notion範本網址另外我當然也有製作過 Evernote 的學期計畫範本給大家下載:用 Evernote 製作新學期課表、課業專案筆記本,教學範本下載

Google Classroom 遠距教學全圖解:設計作業測驗、評量成績

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2017 年三月的時候,我在電腦玩物撰寫了「Google Classroom 雲端教室對所有人開放:建立課程上手教學」一文,介紹了 Google Classroom 的上手教學。那時候,「 Google Classroom 雲端教室」剛剛從限制 G Suite 教育版使用,開放給一般 Google 帳號者也能申請。

就我所知,台灣也有許多學校,一直在研究或應用「 Google Classroom 」,打造班級課堂的翻轉教室、線上教學流程。其實,就算不牽扯到教學方法,單純就工具來論,善用「 Google Classroom 」,也可以解決設計作業、繳交作業、測驗評分等等的「工作流程效率問題」。

而最近,因為遠距教學的需求,三年前的那篇「 Google Classroom 」舊文,又再次獲得許多的搜尋、瀏覽量。

時隔三年,「 Google Classroom 雲端教室」雖然基本架構相同,但介面、功能上也有許多更新,並且可以設計更多樣化的作業測驗、成績評量。因此,今天這篇文章,我想來一次補足這三年來的改變,寫一篇「 Google Classroom 」的完整圖解教學。

Microsoft Teams 圖解教學:免費視訊會議、遠距工作提升效率

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在前幾天的「Zoom 免費100人視訊會議、遠端控制、白板錄影完整圖解教學」一文中,有朋友問到:「那麼微軟的 Microsoft Teams ,和 Zoom 相較,哪一個更好用呢?」我答應那位讀者,會徹底研究一下微軟的 Microsoft Teams,而這篇文章,就是我測試研究後的分享。

以結論來說, Zoom 是專業的視訊會議軟體,在視訊會議的功能豐富性、穩定性上,都更加優勝。微軟的 Microsoft Teams,本質上是一個團隊溝通討論的平台,只是也內建了視訊會議功能,加上各種擴充應用:

可以讓 Microsoft Teams 成為團隊遠端工作的一個管理中心。
2016 年推出的 Microsoft Teams ,是微軟想要和知名的同類工具 Slack ,一起競爭企業溝通協作的市場。一開始是打包在 Office 365 的企業套裝中。

不過在 2018 年後, Microsoft Teams 也開放免費版,一般擁有微軟帳號的使用者(例如你的 OneDrive 帳號、 outlook 帳號),也可以免費註冊使用。

今天這篇文章,我想分享如何更有效率運用 Microsoft Teams ?如何建立更有效率的工作流程?

[影片] 最節省時間的會議!Google 文件 + Keep 協同合作:審訂校稿、企劃討論、小組報告效率提升

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大家好,我是電腦玩物的 Esor 。最近開始每週讓自己練習做一部教學影片,這週我想分享的是:「利用 Google 文件結合 Google Keep 的協同合作流程,提升會議的效率」。

在這次的影片練習中,我嘗試製作更多教學特效,讓電腦操作畫面的示範更加清楚。

而這個主題要解決的問題是,雖然協同合作不是什麼新功能,但我也發現還是很多朋友不知道何時如何利用,或是未能充分利用。

而這段影片中,我就用一個真實的會議討論案例,來說明最簡單的 Google 文件與 Keep 協同合作,如何節省大量時間。

柏林愛樂橫跨 50 年古典音樂會高畫質影片,限時免費線上觀賞

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柏林愛樂樂團,是全世界最知名的樂團之一,成立於 1882 年。在二次大戰前後由福特萬格勒擔任首席指揮,確認了歷史經典樂團的地位。到了 1955 年後由卡拉揚擔任首席指揮,卡拉揚可以說是留存最多古典音樂錄音的指揮大師之一,而柏林愛樂與其長達 30 多年的合作,讓其音樂傳達到全世界。

2002 年後,柏林愛樂的首席指揮西蒙.拉特,則帶領柏林愛樂發展更多青少年古典音樂教育的領域,並且在 2011 年建立了「柏林愛樂的數位音樂廳網站」。

「柏林愛樂的數位音樂廳網站」,正是這篇文章要介紹的主題。在這個網站中,透過付費帳號(稱為觀賞券),可以欣賞柏林愛樂的在線直播音樂會,或是播放柏林愛樂的音樂會影片。

而因為最近疫情的影響,柏林愛樂也決定,推出「柏林愛樂的數位音樂廳網站」的免費 30 日線上觀賞券兌換。

Zoom 免費100人視訊會議、遠端控制、白板錄影完整圖解教學

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在最近一篇文章:「遠距工作如何更有效率? 7 種遠距協作工具經驗與方法分享」中,提到了 Zoom 這個視訊會議軟體,有很多朋友因此連結到我介紹 Zoom 的舊文做參考。當然,簡單的下載安裝,基本的視訊功能,沒有太大不同。

不過因為之前那篇 Zoom 的教學文章已經有 5 年之久,於是決定來寫一篇新的完整版圖文教學。並且,進一步的挖掘 Zoom 在視訊會議、視訊教學時可以利用的一些特殊功能,以及一些關於申請帳號的新版細節。

[時間技客-27] 用「做了什麼清單」翻轉待辦清單,克服拖延症

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大多數待辦清單工具的設計,都是「消去法」。我們消去愈多,代表生產力愈高。但偏偏要做的事情永遠消去不完。

如果試試看「累積法」呢?把每天的待辦清單,翻轉成「做了什麼清單」。不是消去要做的事情,而是記錄剛剛做了什麼:

讓我們先看到做了什麼,而不是還沒做什麼 鼓勵自己增加做了的事,而不是逼自己消去還沒做的事 這是一份完成清單,而非未完成清單 幫助自己更有成就感、更有動力 從修正已經做到的事情出發,一樣是一種成長

Notion 職場專案管理實例圖解教學:排程進度、整理資料方法

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不久前在電腦玩物分享:「用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫,超完整的圖解教學」,獲得很多的迴響。也有不少讀者朋友詢問我:「那如果是職場、工作上的專案、任務、資料, Esor 會如何利用 Notion 來建立一個管理系統呢?

當面對的是職場上的管理,有幾個關鍵需求要被解決:

時程、進度,需要更嚴謹的管理專案流程、待辦清單,需要更清晰的排序大量瑣事、資料需要整理,而且他們彼此相關
如果我要用 Notion ,也應該會從上面三個角度,來設計自己的職場工作專案管理系統(我目前當然是用 Evernote 子彈筆記系統來建立管理 )。

[影片] 不再找不到東西的 Evernote 整理系統:4個筆記技巧,家居收納、工作資料也能輕鬆管理

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大家好,我是電腦玩物的站長 Esor 。這禮拜的教學影片,我想用影片來分享自己「行之有年」的整理系統,用來整理自己家居收納,或是用來整理自己的工作資料,都非常有幫助。可以幫我建立一個這樣的系統:

快速找到東西。不會忘記東西。並且整理本身很簡單。
這次的影片,我加快了速度,讓影片長度縮減到三分鐘以內,但也具體的分享了「四個重點」,並且有操作與實例示範。希望大家看得懂、看得輕鬆。

遠距工作如何更有效率? 7 種遠距協作工具經驗與方法分享

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最近「遠距工作( Remote Work )」再次成為話題,而且這一次不是因為新鮮潮流,是來自具體的需求。更多企業為了因應可能的疫情變化,開始測試在家上班、遠端合作的工具與方法。

其實,遠距工作真正的難處,可能不是工具的問題,而是方法與文化的問題。

想在家工作,搭配相應工具就可以。但如何把家(或是任何你當作辦公室的私人地方),當成一個真正的辦公室?如何清楚劃分工作與私人的界線?這其實包含了個人的工作習慣,也包含公司如何規劃與管理。

遠距工作有可能有助提高生產力,但也可能更要求每個人的時間管理方法,團隊的專案管理方法

[時間技客-26] 一個有效待辦清單,不是記得買牛奶就好

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我常常在課堂、書籍、文章中,提到自己的時間管理,後來不喜歡使用待辦清單工具管理,也不要先列待辦清單。有些朋友會進一步追問是什麼意思?這篇文章,進一步來解釋看看。

我自己最早最早使用的待辦清單軟體,是「 Remember the milk 」,在電腦玩物上,我也有一段時間做過許多介紹。「記得買牛奶」這個概念,成為我那段時間以為的待辦清單使用方法:「待辦清單,就是把要記住的事情寫上去,提醒自己不會忘記。」

後來一段時間,我介紹各種待辦清單軟體,大概也都是在強調怎麼收集怕忘記的事情?怎麼提醒要記住的事情?然後覺得達到「記得買牛奶」的「結果」,待辦清單就功德完滿。但是,真的是這樣嗎?

現在的我可能會反問那時的自己:「記得買牛奶,又怎樣呢?忘記買牛奶,又會怎樣嗎?

一個有效的待辦清單,不應該只是用來幫我記住要做的事情。

Shotcut 免費中文版影片剪輯軟體教學,效能快,內建影音特效

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多年前我在電腦玩物介紹過:「OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體」之後,我自己也一直用該款工具來進行影片剪輯。雖然他不比專業的影片剪輯軟體,但在免費的前提下,還是可以滿足我自己之前偶一為之的影片剪輯需求。

只是 Openshot 也有一些缺點,一個是效能不太好,影片太長時剪輯速度就變慢,匯出也頗花時間。還有一個問題是,對中文檔名的影片支援有問題,要使用英文檔名的影片進行編輯。
而最近我自己剪輯影片的需求增加了(例如我開始練習的工作術影片系列),在使用了付費軟體之餘,也測試了更多的免費影片剪輯工具,其中這個同樣老牌的免費影片剪輯工具:「 Shotcut 」,頗值得推薦。

[影片] 活用免費「 Google 語音轉文字」解決會議逐字稿、寫作腦袋打結、影片上字幕問題!

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大家好,我是電腦玩物的站長 Esor 。這是我嘗試的第三個教學影片,在這一次的影片中,我想測試一個「簡短快速」、「重點明確」、「用案例示範」的工具教學影片,希望能讓大家一看就懂。

而這次影片的主題,剛好整理最近我做了很多研究的「語音轉文字」。跟大家分享如何活用 Google 語音轉文字工具,解決三個問題:

Miro 遠距工作開視覺會議的免費強大白板,專案圖解實例教學

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團隊一起開會討論專案規劃、產品設計,為了把大家的想法表達得更清楚,需要將各種思考視覺化,把各種計畫圖解化。例如用心智圖展開專案流程,用系統思考法釐清專案關鍵環節,或是畫一張商業模式精實畫布

面對面開會時,我們可以在會議室的大白板上,畫出這些圖解。但如果想要遠距工作、遠端會議,這時候,就可以利用「線上協同合作的白板工具」。這類遠距視覺會議的工具其實也不少,我之前介紹過的簡單版工具就有:

Witeboard 世界上最簡單快速的協同合作白板,開會上課利器Awwapp 觸控靈敏線上共用白板,免註冊電腦平板手機立即可用
但說到功能強大,可以滿足各種視覺會議的圖解需求,就不能不提到:「 Miro 」這個線上視覺圖解白板工具。

用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫,超完整的圖解教學

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我喜歡把生活、工作、學習中的大小事,建立一套專案、資料庫整理系統。「一個路徑清晰的系統」,其實就能幫助我們更容易推進目標、聚焦目標、創造成果。我在《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準任務整理系統》這本書中,也一再強調,真正缺乏效率、缺乏成就的問題,不是自己的個性,也不一定是環境,而是往往在於缺乏為自己建立一套系統。

我自己用來建立這套系統的工具,是 Evernote (目前依然如此)。而 Notion 是一個我也觀察、研究許久,覺得也很適合用來建立這套系統的工具。
所以今年我有一個目標,希望對 Notion 做更深入的研究,並跟大家分享我研究後的整理方法。
對我個人來說,不是要轉換到 Notion 。而是我想試試看自己在 Evernote 中建立的系統,如果轉換到 Notion ,可以做哪些調整?又可以建立怎麼樣的專案、資料庫整理系統?

這對我來說,是很有趣的練習。而對讀者來說,也可分享給想要試試看、已經在使用 Notion 的朋友。
當然,我也在這樣的過程中,更清楚分析了一些 Notion 與 Evernote 的應用差異,不過這就等到之後的文章再說吧!

史密森尼300萬張歷史科學圖片,開放老師學生、設計師免費下載重製

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博物館開放數位資源,提供網上免費下載,甚至授權可以自由利用,這已經是持續了好幾年的全球趨勢,我也在電腦玩物介紹過幾個重要的資源:

台灣故宮開放 7萬張書畫器物圖片免費下載!教學與商業皆可用免費下載大英博物館歷史文物 3D 模型列印,包含復活節島石像美國大都會藝術博物館 45 萬張畫作圖檔與歷史文物照片下載教學與導覽必備! Google 隨身藝術教科書 App 下載
而最近一個非常龐大的博物館資源上線,吸引了全球的目光,那就是來自美國史密森尼學會開放的將近 300 萬張歷史、科學的 2D、 3D 圖檔( Smithsonian Open Access )。不僅開放所有人自由下載,還允許商業自由利用!

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