電腦玩物

「 Quire 」是一款推出多年的專案管理工具，也可以當作待辦清單來使用。雖然名氣沒有很大，但網頁版與 App 版的使用者評價都不錯，而且在看似簡潔的介面中，包含了許多很有彈性的工作整理功能。

「 Quire 」的基礎是一份大綱式的專案清單，可以在上面拆解專案的不同任務、行動細節。

但是他的核心訴求是「 Unfold Your Ideas 」，可以用有彈性的方式展開你的不同想法，例如當你想要用進度的方式查看目前任務？或是根據時間關注今日要事？還是想要查看某項任務的筆記細節？全部都在這個大綱清單中可以直接實現，不需使用其他工具，也不需複雜的管理方式。

目前「 Quire 」還是在免費公測期間（從 2014 年發布一直到現在），但即將在 2020 年推出正式版本。而免費帳號下，可以建立 35 個組織分類、 80 個專案、 30 個團隊協作成員。

Trello 今天推出了「卡片彩色封面」新功能，這個功能針對所有免費、付費用戶開放。

新功能讓一張一張的任務卡片可以顯示更漂亮的圖片視覺，或是自訂彩色卡片，讓整理 Trello 看板時，多了許多用顏色、視覺來整理的新方法。

例如你之前可能任務卡片太多，很難一眼區隔哪些是優先要做，哪些是資料型卡片，現在，可以用顏色卡片來更清楚的區隔，比原本的標籤功能看起來更明顯。

例如你的看板原本就是要整理許多視覺內容的任務、資料（例如大量人員的照片、大量產品的照片等等），現在可以用新的卡片封面設計，讓你的看板變成更好看的照片牆。

對我來說統整所有資料的管理中心是 Evernote。在 Evernote 中把所有專案、任務資料整理在一起，是最有效率的做法。

不過最近有位同學問我，他平常就是習慣用 Google 日曆安排所有任務，那可以把任務資料統整到 Google 日曆上：

把 Google 日曆當作任務資料的統整中心嗎？
或者我也常常會做下面這樣的利用：我們一般會在日曆上安排會議行程，如果會議中有各種需要的資料，像是產品簡報、問題郵件、Evernote 構思筆記，可以都統整到 Google 日曆的會議行程中，從行事曆也可以方便開啟。

要做到上述需求，功能並不難，而且效果很不錯。讓我們來想想看，是不是可以把 Google 日曆變成統整資料的好工具。

我家常有家族聚會，聊天時往往談到某次旅行，某個回憶故事，這時我常常順手就打開當時的照片，提供大家更有趣的談話題材。有時候家人會問我：「怎麼都能這麼快找到照片？而且每次都能找得到？」

其實就是善用 Google 相簿的照片自動辨識、搜尋功能，可以解決絕大多數問題。不只 Google 相簿可以做到，像是 iPhone 內建的照片管理 App，同樣可以智慧辨識照片內容，根據人事時地物來搜尋照片。

如何整理分類 Google 相簿超過 10 萬張照片？13個整理技巧iPhone iOS 10 照片 App 智慧搜尋、自動整理、圖片標註全攻略
只是在我身邊，很少看到朋友好好利用這個功能，可能有幾個原因：

不知道 Google 相簿或 iPhone 照片可以智慧辨識。不習慣用搜尋關鍵字的方式找到照片（可能不知道如何使用關鍵字）。不信任這樣的機器智慧辨識真的可以找到需要的照片。

昨天才寫完「太多工具拖慢生產力？最精簡專注的3個「時間管理工具模組」」一文，今天就看到一個同樣想要解決：使用的服務太多、資料太分散、切換太花時間等問題，叫做「 Command E 」的跨雲端服務搜尋列工具。

「 Command E 」最近脫離 Beta 版，開放 Windows 與 Mac 端的桌面軟體下載。

下載安裝後，其實就是一個可以用［ Ctrl ］（或［ Command ］）＋［ E ］，呼叫出來的搜尋列，只是這個搜尋列可以直接搜尋、開啟我們常用雲端服務內的資料！包含：

Google Drive 上的文件、檔案、資料夾Gmail 上的郵件Evernote 上的筆記Notion 中的頁面Trello 中的任務卡片、專案看板Slack 中的頻道、聯絡人還有其他許多雲端服務資料
像是 Windows 或 Mac 內建的搜尋功能，頂多搜尋已安裝軟體內的資料（例如：必學Mac專家工作捷徑！ Spotlight 12招加速完成任務）。
但或許你的工作方式跟我很像，很多資料都是在雲端，又可能分散在不同雲端服務，有沒有可能「一鍵、一次搜尋到所有不同服務的相關資料，然後快速開啟」呢？

「 Command E 」正是要解決這樣的問題，節省雲端工作的切換時間、找資料時間。

我們的待辦事項分散在太多地方（郵件、即時通、某個或某些個待辦清單軟體、某個或某些行事曆上，以及某本或某幾本筆記本上），往往導致時間管理難以執行，做事容易遺漏，或是覺得管理壓力很大。

確實，很多工具都很好用，各有特色，但也各有缺點，所以每個我都想用，或是想用不同工具處理不同任務。

但是，太多的生產力工具會造成一些「反時間管理需求」的結果：

會有過多的通知會需要花更多時間整理會花時間搞定不同的整理邏輯需要花更多時間去確認分散的任務而依然很容易遺漏重要的事情

讓我們直接切入重點，如果你平常的學習、工作需求，常常需要針對大段內容英翻中、中翻英，那麼可以試試看近期廣受討論的這個翻譯工具：「 DeepL 」。

「 DeepL 」的核心訴求是，利用 AI 分析上下文並修正翻譯結果，讓全文翻譯可以更加準確，並且用語更加自然流暢。其實，現在的主流翻譯工具都是利用這樣的技術，像是 Google 翻譯也在四年前就啟動用機器學習讓翻譯更精準：「Google 翻譯今日全面啟動新 AI 支援英翻中多國語言更自然互譯」。
所以更核心的問題就是，「 DeepL 」的 AI 翻譯結果，是不是真的能比 Google 更加自然呢？

如果是，那麼當我們需要全文翻譯，無論是英翻中、中翻英時，「 DeepL 」就可以是一個有效的輔助工具。

你在 Windows 電腦上工作時，會不會常常需要同時開啟很多視窗呢？例如打開好幾份文件、打開瀏覽器、打開檔案總管、打開即時通、打開圖片編輯、打開筆記軟體等等。

我想到自己的兩種工作情境，例如我在剪輯影片時，可能要同時打開影片剪輯軟體、 Evernote 筆記（上面有影片腳本）、瀏覽器、圖片編輯軟體、字幕修改工具等等，有時候切換起來，或想要同時展開多的視窗一起查看，都要花時間調整。

或者例如我在講課時，要打開簡報、打開示範軟體、打開手機投影畫面、打開網頁瀏覽器等，並且在講課過程中，如何讓聽眾看起來是無縫的切換，而不是講師在台上手忙腳亂地找需要的畫面在哪裡。

這時候，如果你也是常常需要開啟大量視窗，也想要更有效率一點，那麼可以試試看 Windows 10 內建的「虛擬桌面」，搭配近期更新的「 微軟 PowerToys 」，是個不錯的解決方案！

今天這篇文章，就跟大家分享操作教學。

我們都希望自己可以更有效率的工作，都希望可以節省時間、掌控時間，都希望自己能夠輕鬆解決工作問題。


這些問題其實有一個最實際可行的解決辦法，就是：「善用經驗、持續改善，讓下一次比這一次做得更快更好」。

或許我們很難一次做出完美計畫，很難第一次就做出最有效率行動，我們不一定是天才，不一定一開始就是專家。

但只要做好 PDCA 的查核與改善，那麼大多數朋友都能透過快速進步，讓自己快速的提升效率。

這本書如果從我計畫開始寫的時間點來看，到現在已經有三年的時間了。從 2017 年年初，我受邀開設「電腦玩物 Esor 的時間管理哲學」這門課開始，我便計畫要利用課程的實踐，寫出一本對讀者有幫助的時間管理書籍。

有我的筆記為證，雖然這三年來陸續寫了其他的書籍，但這個計畫一直都在進行中。



而三年過後，時間管理課程的演練愈發熟練，這本《時間管理的30道難題》新書也於焉誕生。

依照去年的慣例，這次我也分享「新書的第一章PDF」，提供大家參考。

今年我撰寫了很多篇應用教學的「 Notion 」，在 2020 年 5 月推出了「全新的個人免費版」。最大的不同就是，「舊版」免費使用限制只能添加 1000 個 block （內容區塊，例如一個待辦事項就是一個 block ），而「新版」讓免費使用可以添加「無限制」的 block 。

之前 Notion 的免費版，比較像是試用版，因為就算是個人要使用，只要真的用來整理專案筆記、 資料，大概兩三個專案就會超過  1000 個 block 的限制（可參考下圖，每一個新增的標題、表格項目、文字段落都是一個 block 內容）。

而新版的 Notion 免費計畫，因為核心內容 block 變得沒有數量限制，所以對於「個人使用」來說，用 Notion 做文字筆記、簡單圖文資料、表格整理、專案目標規劃，都將可以一直維持免費使用。

這才是真正意義上的個人免費使用了！

「進攻行事曆」是我平常規劃重要目標時間的方法，已經實踐了許多年，一直都是幫助我掌控時間大方向的必備系統。

而今天要分享的這個方法，不是做時間的規劃，而是反過來做「時間記錄」。在每一天執行任務的時候，就在行事曆上記錄這段時間做了什麼。
方法本身非常的簡單，而且不像是時間規劃時需要絞盡腦汁，也不用害怕計畫趕不上變化。因為只是做記錄，無論怎麼變化，就是記錄下來即可。

但是實踐這樣「單純記錄」一段時間後，我們將會發現這樣的記錄也可以對時間管理帶來很「積極」的幫助。（就像如果不會拆解任務，那麼先從記錄開始，也是有效的方法：工作愈忙愈要記錄與回顧，寫「任務日誌」是提升效率關鍵）

甚至這時候不需要用什麼複雜或精巧的時間記錄工具，我覺得最有效的其實就是你平常慣用的「行事曆」，但最好是能展開到每天每個小時為單位的行事曆。然後就是打開行事曆，隨時把現在我做了什麼，把這段時間的真實利用，寫上行事曆即可。

這樣的記錄，可以幫我看出時間管理的幾個問題，並帶來積極的影響。

我常常會收到讀者關於「整理」的問題，可能是資料的整理，可能是筆記的整理，更多時候真正的問題核心在於人生怎麼整理。

一個好的整理系統，就是讓物品、資料、任務擺放在「有效的位置」，「需要的時候」可以「快速的取用」，甚至「不怕遺漏」。這是我們希望建立的整理方法。 
我在「 Evernote 子彈筆記術（相關課程與書籍）」當中，也建立了一套這樣的整理邏輯，並在 Evernote 中用來整理專案、任務、資料，甚至也用來整理想法，還可以整理家居物品。後來我延伸到 Google 雲端硬碟上面的檔案整理，都採用相似的整理邏輯。

好幾年前，因為我先在電腦玩物撰寫了一篇：「Linggle 英文寫作不詞窮！台灣研發更強大語言學習搜尋引擎」，於是引發了許多讀者跟我紛紛推薦英文文法檢查工具，我自己的工作需求只是會偶爾用到，不過讀者推薦，於是我也開始了一系列的英文文法檢查工具研究，撰寫了一系列的文章，寫到一個程度後，也就沒有再繼續研究：

強化英文寫作技巧利器 Grammarly 糾正百種錯誤文法寫英文信自動潤稿修正！ Ginger 英文文法檢查軟體免費商用英文書信範例 1checker 英文寫作練習中文站
最近則久違的又關注到一個用 AI 即時檢查英文文法的工具：「 Gramara ：The AI-powered Grammar Checker 」，他的宣傳說明提到：「對於英語不流利的使用者來說，效果要比 Grammarly 或一般文書軟體好 1000% （當然這有點誇大了），Gramara 使用最新技術來提高您的寫作流利度和清晰度。」
文章後面，我也會附上同一段錯誤百出的英文信件，在「 Gramara 」和「 Grammarly 」、「 1checker 」等不同文法檢查工具的比較結果。

「 time blocking （時間保護、時間塊、時間盒）」是這幾年頗流行的時間管理技巧，在行事曆上，預先把自己的時間保護下來，去做那些更有價值的事情。

今天要介紹的這款工具：「 Calendarist 」，正是一個「 time blocking 」的追蹤統計工具，幫助我們追蹤運動、閱讀，或是工作、家庭的時間。聽起來很常見？

但最有意思的是，「 Calendarist 」搭配 Google 日曆，幫我們統計的是在 Google 日曆上的時間利用！
這就讓「 Calendarist 」不同於一般的時間追蹤工具，例如「「時間塊」輕鬆追蹤與養成優質時間習慣 App」或「RescueTime 拯救時間利器上手教學，自動時間記錄與生產力評分」。

不知道各位讀者平常使用「 Google Lens （智慧鏡頭）」的頻率高嗎？我自己其實還頗常使用，倒不是用來識別鳥獸草木，我最常用的用途，是用「 Google Lens （智慧鏡頭）」來「掃描紙張上的文字」，自動辨識後可以複製、翻譯、打開網址、撥打電話等等。

而前幾天，「 Google Lens （智慧鏡頭）」更新了一個小功能，讓我上述的使用，增加了很大的便利性。

什麼新功能呢？就是手機上用「 Google Lens （智慧鏡頭）」複製紙張上的文字後，可以直接雲端剪貼到電腦端的文件上！這可以拿來做什麼應用：

整理很多紙張單據，手機掃描單據上的品項公司名稱，電腦端同步貼上Excel表格。整理論文書籍資料，手機掃描紙本上的一段文字，電腦端同步貼上報告文件。
這是我根據自己常用經驗，想到的應用方式，如果你還有什麼點子，也歡迎提供。

週末跟大家分享一個輕鬆的 App ，是由 Google 推出的「Read Along by Google: A fun reading app 」，這是一個兒童故事朗讀 App ，最有意思的一點，是內建了一個 AI 助教，會帶孩子一起朗讀，並及時修正孩子的發音，或是給予鼓勵。

「 Read Along by Google 」設定是給五歲以上的孩子培養閱讀、說話能力。裡面有大量故事，搭配即時的視覺、聽覺回饋互動。目前內建的故事語言以英文為主，但 Google 也提到，有計畫繼續擴充上面的語言學習範圍。

「 Read Along by Google 」為了適合給兒童使用，也設計成完全免費、沒有廣告，並且不需要帳號，裡面的內容也都可以下載後離線使用。

今年開始，練習在電腦玩物上製作分享教學影片的過程中，一開始大多先使用免費軟體、免費資源來練習。接下來流程慢慢建立，準備開始使用專業的付費軟體與資源。

而在轉換之前，之前的練習經驗，累積了一份「製作教學影片」的相關免費工具與資源清單，想說也可以分享給需要的朋友。

當然，如果要製作商業影片，或是想要做專業的 YouTuber ，還是需要更多的影片效果，那麼確實還是需要專業的付費軟體。

但是相對的，如果只是要製作簡單的教學影片，可能是學校老師製作教學，或是團隊內部的分享，免費的軟體與資源也能解決大部分問題。

以下，就直接整理這份清單，提供需要的朋友參考。

之前我在電腦玩物上，已經寫過「Microsoft Teams 圖解教學：免費視訊會議、遠距工作提升效率」，是關於 Teams 的完整教學。今天這篇文章，來補充一個小技巧。

因為我發現，很多人會問我：「 Teams 是不是只能讓加入頻道、加入 Teams 的人參加視訊會議？如果有外部人員沒有登入微軟帳號，也沒有加入公司的 Teams ，是不是就無法參加視訊會議？」
當然，答案並非如此，「 Microsoft Teams 」跟大多數視訊會議軟體一樣，可以讓沒有軟體帳號、沒有登入帳號的任何外部人員，也可以直接從網頁加入視訊會議。