電腦玩物

在前幾天的「Zoom 免費100人視訊會議、遠端控制、白板錄影完整圖解教學」一文中，有朋友問到：「那麼微軟的 Microsoft Teams ，和 Zoom 相較，哪一個更好用呢？」我答應那位讀者，會徹底研究一下微軟的 Microsoft Teams，而這篇文章，就是我測試研究後的分享。

以結論來說， Zoom 是專業的視訊會議軟體，在視訊會議的功能豐富性、穩定性上，都更加優勝。微軟的 Microsoft Teams，本質上是一個團隊溝通討論的平台，只是也內建了視訊會議功能，加上各種擴充應用：

可以讓 Microsoft Teams 成為團隊遠端工作的一個管理中心。
2016 年推出的 Microsoft Teams ，是微軟想要和知名的同類工具 Slack ，一起競爭企業溝通協作的市場。一開始是打包在 Office 365 的企業套裝中。

不過在 2018 年後， Microsoft Teams 也開放免費版，一般擁有微軟帳號的使用者（例如你的 OneDrive 帳號、 outlook 帳號），也可以免費註冊使用。

今天這篇文章，我想分享如何更有效率運用 Microsoft Teams ？如何建立更有效率的工作流程？

大家好，我是電腦玩物的 Esor 。最近開始每週讓自己練習做一部教學影片，這週我想分享的是：「利用 Google 文件結合 Google Keep 的協同合作流程，提升會議的效率」。

在這次的影片練習中，我嘗試製作更多教學特效，讓電腦操作畫面的示範更加清楚。

而這個主題要解決的問題是，雖然協同合作不是什麼新功能，但我也發現還是很多朋友不知道何時如何利用，或是未能充分利用。

而這段影片中，我就用一個真實的會議討論案例，來說明最簡單的 Google 文件與 Keep 協同合作，如何節省大量時間。

柏林愛樂樂團，是全世界最知名的樂團之一，成立於 1882 年。在二次大戰前後由福特萬格勒擔任首席指揮，確認了歷史經典樂團的地位。到了 1955 年後由卡拉揚擔任首席指揮，卡拉揚可以說是留存最多古典音樂錄音的指揮大師之一，而柏林愛樂與其長達 30 多年的合作，讓其音樂傳達到全世界。

2002 年後，柏林愛樂的首席指揮西蒙.拉特，則帶領柏林愛樂發展更多青少年古典音樂教育的領域，並且在 2011 年建立了「柏林愛樂的數位音樂廳網站」。

「柏林愛樂的數位音樂廳網站」，正是這篇文章要介紹的主題。在這個網站中，透過付費帳號（稱為觀賞券），可以欣賞柏林愛樂的在線直播音樂會，或是播放柏林愛樂的音樂會影片。

而因為最近疫情的影響，柏林愛樂也決定，推出「柏林愛樂的數位音樂廳網站」的免費 30 日線上觀賞券兌換。

在最近一篇文章：「遠距工作如何更有效率？ 7 種遠距協作工具經驗與方法分享」中，提到了 Zoom 這個視訊會議軟體，有很多朋友因此連結到我介紹 Zoom 的舊文做參考。當然，簡單的下載安裝，基本的視訊功能，沒有太大不同。

不過因為之前那篇 Zoom 的教學文章已經有 5 年之久，於是決定來寫一篇新的完整版圖文教學。並且，進一步的挖掘 Zoom 在視訊會議、視訊教學時可以利用的一些特殊功能，以及一些關於申請帳號的新版細節。

大多數待辦清單工具的設計，都是「消去法」。我們消去愈多，代表生產力愈高。但偏偏要做的事情永遠消去不完。

如果試試看「累積法」呢？把每天的待辦清單，翻轉成「做了什麼清單」。不是消去要做的事情，而是記錄剛剛做了什麼：

讓我們先看到做了什麼，而不是還沒做什麼 鼓勵自己增加做了的事，而不是逼自己消去還沒做的事 這是一份完成清單，而非未完成清單 幫助自己更有成就感、更有動力 從修正已經做到的事情出發，一樣是一種成長

不久前在電腦玩物分享：「用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學」，獲得很多的迴響。也有不少讀者朋友詢問我：「那如果是職場、工作上的專案、任務、資料， Esor 會如何利用 Notion 來建立一個管理系統呢？」

當面對的是職場上的管理，有幾個關鍵需求要被解決：

時程、進度，需要更嚴謹的管理專案流程、待辦清單，需要更清晰的排序大量瑣事、資料需要整理，而且他們彼此相關
如果我要用 Notion ，也應該會從上面三個角度，來設計自己的職場工作專案管理系統（我目前當然是用 Evernote 子彈筆記系統來建立管理 ）。

大家好，我是電腦玩物的站長 Esor 。這禮拜的教學影片，我想用影片來分享自己「行之有年」的整理系統，用來整理自己家居收納，或是用來整理自己的工作資料，都非常有幫助。可以幫我建立一個這樣的系統：

快速找到東西。不會忘記東西。並且整理本身很簡單。
這次的影片，我加快了速度，讓影片長度縮減到三分鐘以內，但也具體的分享了「四個重點」，並且有操作與實例示範。希望大家看得懂、看得輕鬆。

最近「遠距工作（ Remote Work ）」再次成為話題，而且這一次不是因為新鮮潮流，是來自具體的需求。更多企業為了因應可能的疫情變化，開始測試在家上班、遠端合作的工具與方法。

其實，遠距工作真正的難處，可能不是工具的問題，而是方法與文化的問題。

想在家工作，搭配相應工具就可以。但如何把家（或是任何你當作辦公室的私人地方），當成一個真正的辦公室？如何清楚劃分工作與私人的界線？這其實包含了個人的工作習慣，也包含公司如何規劃與管理。

遠距工作有可能有助提高生產力，但也可能更要求每個人的時間管理方法，團隊的專案管理方法。

我常常在課堂、書籍、文章中，提到自己的時間管理，後來不喜歡使用待辦清單工具管理，也不要先列待辦清單。有些朋友會進一步追問是什麼意思？這篇文章，進一步來解釋看看。

我自己最早最早使用的待辦清單軟體，是「 Remember the milk 」，在電腦玩物上，我也有一段時間做過許多介紹。「記得買牛奶」這個概念，成為我那段時間以為的待辦清單使用方法：「待辦清單，就是把要記住的事情寫上去，提醒自己不會忘記。」

後來一段時間，我介紹各種待辦清單軟體，大概也都是在強調怎麼收集怕忘記的事情？怎麼提醒要記住的事情？然後覺得達到「記得買牛奶」的「結果」，待辦清單就功德完滿。但是，真的是這樣嗎？

現在的我可能會反問那時的自己：「記得買牛奶，又怎樣呢？忘記買牛奶，又會怎樣嗎？」

一個有效的待辦清單，不應該只是用來幫我記住要做的事情。

多年前我在電腦玩物介紹過：「OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體」之後，我自己也一直用該款工具來進行影片剪輯。雖然他不比專業的影片剪輯軟體，但在免費的前提下，還是可以滿足我自己之前偶一為之的影片剪輯需求。

只是 Openshot 也有一些缺點，一個是效能不太好，影片太長時剪輯速度就變慢，匯出也頗花時間。還有一個問題是，對中文檔名的影片支援有問題，要使用英文檔名的影片進行編輯。
而最近我自己剪輯影片的需求增加了（例如我開始練習的工作術影片系列），在使用了付費軟體之餘，也測試了更多的免費影片剪輯工具，其中這個同樣老牌的免費影片剪輯工具：「 Shotcut 」，頗值得推薦。

大家好，我是電腦玩物的站長 Esor 。這是我嘗試的第三個教學影片，在這一次的影片中，我想測試一個「簡短快速」、「重點明確」、「用案例示範」的工具教學影片，希望能讓大家一看就懂。

而這次影片的主題，剛好整理最近我做了很多研究的「語音轉文字」。跟大家分享如何活用 Google 語音轉文字工具，解決三個問題：

團隊一起開會討論專案規劃、產品設計，為了把大家的想法表達得更清楚，需要將各種思考視覺化，把各種計畫圖解化。例如用心智圖展開專案流程，用系統思考法釐清專案關鍵環節，或是畫一張商業模式精實畫布。

面對面開會時，我們可以在會議室的大白板上，畫出這些圖解。但如果想要遠距工作、遠端會議，這時候，就可以利用「線上協同合作的白板工具」。這類遠距視覺會議的工具其實也不少，我之前介紹過的簡單版工具就有：

Witeboard 世界上最簡單快速的協同合作白板，開會上課利器Awwapp 觸控靈敏線上共用白板，免註冊電腦平板手機立即可用
但說到功能強大，可以滿足各種視覺會議的圖解需求，就不能不提到：「 Miro 」這個線上視覺圖解白板工具。

我喜歡把生活、工作、學習中的大小事，建立一套專案、資料庫整理系統。「一個路徑清晰的系統」，其實就能幫助我們更容易推進目標、聚焦目標、創造成果。我在《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準任務整理系統》這本書中，也一再強調，真正缺乏效率、缺乏成就的問題，不是自己的個性，也不一定是環境，而是往往在於缺乏為自己建立一套系統。

我自己用來建立這套系統的工具，是 Evernote （目前依然如此）。而 Notion 是一個我也觀察、研究許久，覺得也很適合用來建立這套系統的工具。
所以今年我有一個目標，希望對 Notion 做更深入的研究，並跟大家分享我研究後的整理方法。
對我個人來說，不是要轉換到 Notion 。而是我想試試看自己在 Evernote 中建立的系統，如果轉換到 Notion ，可以做哪些調整？又可以建立怎麼樣的專案、資料庫整理系統？

這對我來說，是很有趣的練習。而對讀者來說，也可分享給想要試試看、已經在使用 Notion 的朋友。
當然，我也在這樣的過程中，更清楚分析了一些 Notion 與 Evernote 的應用差異，不過這就等到之後的文章再說吧！

博物館開放數位資源，提供網上免費下載，甚至授權可以自由利用，這已經是持續了好幾年的全球趨勢，我也在電腦玩物介紹過幾個重要的資源：

台灣故宮開放 7萬張書畫器物圖片免費下載！教學與商業皆可用免費下載大英博物館歷史文物 3D 模型列印，包含復活節島石像美國大都會藝術博物館 45 萬張畫作圖檔與歷史文物照片下載教學與導覽必備！ Google 隨身藝術教科書 App 下載
而最近一個非常龐大的博物館資源上線，吸引了全球的目光，那就是來自美國史密森尼學會開放的將近 300 萬張歷史、科學的 2D、 3D 圖檔（ Smithsonian Open Access ）。不僅開放所有人自由下載，還允許商業自由利用！

大家好，我是電腦玩物的站長 Esor ，這是我的第二個工作法教學影片的嘗試。在這個影片中，我嘗試改進上次影片中的「音量、語速的問題」，並且嘗試加上「配樂」。

這次的主題是一個工作方法，還非軟體操作，所以我搭配一些自己「真實案例的示範影片」，並且做了一個「解析圖表」，做為過場穿插。

一步步改進這樣的教學影片系列，希望對大家有幫助，也歡迎回饋你的意見。

我們平常免不了會拿到大量的紙張資料，應該如何整理這些資料，提升效率呢？例如：

工作時大量的會議文件、筆記、單據學習時的書籍、論文資料整理生活中的各種收據、說明書、個人資料
當我在進行紙張資料的整理時，有三個目的，為了滿足這三個目的，所以我採用 Evernote 來建立一個「所有紙張的資料庫」：

如何有效歸類？比起實體的資料夾分類， Evernote 的記事連結、標籤，可以讓分類更有彈性。如何有效搜尋？比起實體的翻找， Evernote 的關鍵字搜尋，加上紙張內文的辨識索引，可以加快速度。如何重複利用？比起實體的複印， Evernote 的筆記功能，讓紙張的利用更多元。
今天這篇文章，是我的真實應用案例分享，歸納為六種紙張數位化後的整理邏輯。跟大家聊一聊，我如何利用 Evernote ，來建立一個滿足上述需求的紙張資料庫。



一，目錄索引：（案例）寶寶的檢查報告
第一個整理方法，就是用 Evernote 筆記連結建立目錄索引，取代實體紙張的資料夾分類。
從老婆懷孕，到孩子誕生初期，一年多的時間裡，要做許許多多的檢查，也拿到了很多紙本的報告資料。這些資料中，有些想要留作紀念（例如產檢時的超音波照片），有些則是覺得要以備不時之需（例如小孩的各種檢查報告，或是重要的醫療紀錄）。
我自己整理這些陸陸續續出現的檢查報告資料的方法是：

每次拿到一份新的紙本報告，當下就用 Evernote 掃描成一則筆記，漸漸的會有許多則這樣的掃描筆記。一開始就建立一則「統整所有小孩檢查報告的目錄筆記」，目錄筆記只會有一則。每次掃描一則新的檢查報告筆記，就用記事連結，連到目錄筆記中。在唯一一則統整小孩檢查報告的目錄筆記裡，做分類與排序。
之後這一則小孩檢查報告的目錄筆記，就可以幫助我快速的索引到之前的所有報告紙本資料了。

要搜尋到這一則小孩檢查報告的目錄筆記，很簡單。如果想要用關鍵字去搜尋每一次不同產檢、檢查的報告，則相對有難度。
所以我只要建立好目錄筆記，能夠用關鍵字搜尋到目錄筆記，再用記事連結去索引，這是找到大量零散資料的好辦法。（功能教學，可參考：Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法）




二，工作排程：（案例）汽車保險資料
第二個整理方法，用 Evernote 目錄索引建立工作排程順序，取代在實體的資料夾中排序。
生活中也會有許多複雜資料需要整理，像是我和老婆的保險資料，或是像車…

我自己製作簡報，通常都是用 Google 簡報，他有幾個明顯的優點：

雲端共享、協同合作更加方便快速。線上編輯（也可離線），免裝軟體。自動設計簡報、結合 Google 相簿圖庫。
但也常常被問到一個明顯的缺點，就是沒辦法替換太多「中文字型」。
如果希望 Google 簡報也能夠使用更多中文字型，有沒有什麼辦法呢？這篇文章，來分享一些可行的做法。
雖然最後沒辦法像 PowerPoint 之類的簡報軟體，自由安裝各種中文字型。但是，幫 Google 簡報增加到「十幾種中文字型」選擇，還是可以做得到的喔！

讀者們好，我是電腦玩物的站長 Esor，這是我決定開始認真作「工作術」教學影片的第一個嘗試，今年（2020）的目標，我要試試看用影音的方式，來分享我的許多工作方法。

從時間管理的角度來看，第一個認真嘗試的工作術影片，我沒有給自己太高的目標，而是聚焦在：

先從結合簡報字卡、操作畫面開始，設計出一個可以分享工作流程的方式。之後再思考有沒有需要更多特效、人物入鏡。先嘗試一個簡單、具體、可解決問題，比起文字描述，更適合影片步驟的教學。先從自己常常用文字分享的主題開始，看看用影片解說，是否有新風味？之後再嘗試其他類型主題。先練習基本的剪輯、字幕。之後再嘗試配樂，或其他素材。
於是，第一個嘗試的作品誕生了。

最近微軟的 Office 手機版 App ，正式推出了一個「把所有辦公室功能整合在一起」的新版本。其中最大的改變，就是以後在手機上編輯 Word、 Excel、 PowerPoint 檔案，不需要安裝三種 App ，只要安裝一個 Office App 即可。

這是一個更有效率的改變。