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Trello 拆解專案 7 個步驟教學,把目標規劃到容易高效率執行

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雖然 Trello 算是上手不難的專案管理工具,基本功能簡單易學,視覺化的看板也不會讓新手完全看不懂如何使用。

但是如何在 Trello 看板中做出有效的專案規劃,確實還是需要一些背後的方法論。

今天這篇文章,我想分享自己 Trello 的使用方法論,但其實不使用 Trello 的朋友也同樣能夠利用來有效規劃一個專案,無論是工作專案,還是人生專案。

一個專案的拆解與規劃,最終的目的應該不只是列出所有要做的事情。而是更要知道怎麼做更容易?怎麼做更有效?

Google 試算表多人協作避免填錯、檢查錯誤與還原的5個技巧

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很多朋友會利用 Google 試算表在工作上一起收集資料、一起收集統計報表。但是當多人在複雜的試算表中操作時,人多「手雜」,如何避免:

有人不小心填錯儲存格?有人沒看清楚規則,填入錯誤資料?這個儲存格之前的資料是什麼?是誰修改了資料?真的填錯了如何還原正確資料?如何讓大家更容易正確的在試算表上統整資料?
最近幾封讀者來信,都提到類似問題。
我想便寫一篇文章,統整幾個相關的方法,如果有朋友想到其他方法,也歡迎補充。

工作愈忙愈要先理清順序,但不是排重要性,是避免時間浪費

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忙碌的工作者,常常會被賦予許多的新任務,於是很容易陷入有一個任務就趕快做一個任務的情況,沒有時間仔細思考排程、順序的問題。

但這個「沒有時間」好好做計畫的原因,很有可能正是來自於沒有仔細思考排程、順序本身。正是因為沒有先做好計畫,所以才沒有時間。

不過,我這裡說的計畫與排程,「不是」單純排出事情的優先重要性而已。
而是沒有理清多個任務之間「真正的行動步驟」次序,做好快速工作切換,讓多個任務可以同步並進。於是導致自己在工作上要花掉更多時間,最後更沒有時間做計劃。(可延伸閱讀:如何在忙碌職場深度工作?反思對深度工作力的 4 個實踐技巧

上班族如何養成閱讀習慣?我會這樣挑書、讀書與做學習筆記

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「想要養成閱讀習慣,應該如何去做?」這是我常常接收到的讀者詢問。可能比詢問如何養成早起習慣如何養成運動習慣,甚至如何提升工作效率的朋友還要多。

這個詢問背後可能包含了幾個問題:

想要閱讀,但知識太多,不知道從何讀起。想要多讀書,但總是排不出時間。已經常常買書、看書、上課,但似乎效果不彰。
求知若渴是好的出發點,但如果因此而有了知識焦慮。卻可能在養成閱讀習慣的過程,遭遇更大的挫折,或是花了時間卻沒有達到真正想要達成的學習效果。

今天這篇文章,想跟大家分享一下,我自己在閱讀學習上的一些小方法。不一定適合所有人,起碼我針對的並非是教授、學生或是真正的愛書人,他們會有不同的閱讀目的與方法。

這篇文章,我只針對想要養成閱讀習慣的上班族來思考,提供一個參考。

FlexClip 三分鐘製作教學行銷影片,不需剪輯與素材也能速成

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之前有一陣子在電腦玩物介紹過不少圖像類素材與製作工具,可以幫助我們快速製作出網路上的行銷宣傳、教學示意圖,例如:

社群小編與部落格站長的圖片行銷必備10大免費工具Smartmockups 快速合成網頁與 App 使用情境照片Fotojet 內建多套繁體中文字型,線上免費平面圖片設計工具
而今天要介紹一個「影片」線上製作工具,不是一般的影片剪輯軟體,而是可以「快速產生」教學用途、行銷用途的各種類型影片。

並且目前看起來免費使用,這款線上工具叫做:「 FlexClip 」,他的「快速生產」特色在於:

Rememberry 不只即時翻譯更要幫你記憶,自動化單字卡練習

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「 Rememberry 」是一款在 Chrome 上目前評價很高的翻譯工具。當然,這類網頁劃詞翻譯的工具也很常見,並且也各有千秋,例如:

兩款可以「中英對照翻譯網頁全文」的 Chrome 翻譯套件比較Flowlingo 背單字不用無聊字典,在手機常逛網站背英日韓單字邊上網邊製作單字卡,抄筆記要用間隔記憶法帶你背英文
「 Rememberry 」的特色和「抄筆記」相似,可以在即時翻譯後,幫助我們快速儲存「想要真正記住的單字」。
並且之後提供了數種不同的單字卡記憶練習,結合「間隔記憶法」的複習機制,反覆練習直到真正記住:
讓我們真的把原本網頁文章中需要查詢的單字記住,以後變成自己的單字。

Gboard 輸入法內建剪貼簿的簡單利用,整理純文字筆記、郵件

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Gboard 現在算是 Android 上 Google 系統的原生輸入法,有的人覺得沒有之前的 Google 注音輸入法好用(主要少了上下滑動輸入英文、更多符號),我自己倒是可以接受,之前也陸續寫了兩篇測試與相關功能教學:

Gboard 新增繁中注音後,和 Google 注音輸入法完整圖文比較如何讓 Gboard 更好用?9個修改或安裝回 Google 注音輸入法
有些 Gboard 的特殊功能,確實在輸入時帶來新的方便性。例如結合 Google 翻譯的輸入法,讓要輸入英文、日文、簡體中文時,可以直接從繁體中文轉換。
而之前在測試版,最近開始加入 Gboard 輸入法正式版的功能,則是「內建剪貼簿」。
其實輸入法內建剪貼簿,這在很多 Android 系統中也行之有年。不是新鮮事。
但如果你平常使用 Gboard 輸入法,還沒發現有這個新功能,則希望這篇文章可以提醒你,說不定對你來說是一個可以派上用場的應用。

缺乏自制力不是問題,問題是我們只想用自制的方式解決問題

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前幾日和一位讀者進行面對面討論,讀者提到他照著我的「 Evernote 子彈筆記方法」中提到的專案目錄筆記法(書中確實倡議這樣的整理法),做出了涵蓋工作、家庭、休閒、理財、興趣、學習等等多個面向的年度計畫(但書中我沒有提到要去做年度計劃這件事)。但是半年來,發現除了工作有進展外,其他人生面向卻都尚未開始。

讀者還提到,他也很認真的每週排出下一週每一天的子彈行動清單,但是計畫趕不上變化,大多數的任務都沒有實現。

讀者問我,是不是做計劃的方式還可以改進呢?

如何在外在環境變動、人性惰性糾結下,可以擁有「自制力」去實現計畫呢?

Google 地圖幫你到新餐廳不煩惱怎麼點菜,出國旅行點餐必備

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我自己會這樣做:來到一家新的餐廳,立刻先打開 Google 地圖,查查看這家餐廳的評論裡,大家都推薦什麼菜色?或是瀏覽一下大家上傳的餐點照片,看看那些照片看起來最令人垂涎欲滴?

然後,這就會成為我到一家新餐廳點菜的參考。

其實我的目的也不是說一定要點到什麼最厲害、最美味的餐點,畢竟每個人口味不同。但對於很容易看著菜單猶豫不決的我來說,在一家新餐館,透過上述的輔助,加快點菜的速度、變化(因為自己選擇可能都習慣在某幾項固定菜色)與期待,也確實相對容易點到好吃、必吃的菜色。

而最近 Google 地圖推出了一個「熱門料理」新功能,利用機器學習自動整理的技術,把餐廳裡的餐點照片、餐點評論整理出來,讓來到一家新餐廳用餐時,可以成為點餐選擇的最佳助手。

Google文件原生支援 Office 檔案多人即時編輯,不需安裝外掛

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前一個月有許多新聞提到 Google 雲端硬碟可以透過「安裝 Google 文件、試算表及簡報的 Office 編輯擴充功能」,線上直接編輯 Office 的 Word、 Excel、 PowerPoint 。

不過,這其實是一個「不正確」的過時消息。

因為這個擴充外掛在 2014 年就已經推出了,那時候 Google 雲端硬碟本來就可以線上直接編輯 Office 的 Word、 Excel、 PowerPoint ,我在當時的電腦玩物也有寫過介紹:「誰都能隨時編輯 Office 了!就用 Google 文件簡報試算表」(這是 2014 年推出的功能)。

那麼,為什麼前一個月會有這麼多類似消息出現呢?

Google 智慧鏡頭 AR 翻譯英日文票券菜單,大勝 Google 翻譯

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最近 Google 的智慧鏡頭( Google Lens )功能,推出了介面與功能上的更新。其中一個最顯著且有用的特點,應該就是「 AR 即時翻譯」功能,可以把外文海報、票券、菜單上的文字,即時變成中文內容,讓你一看就懂。

當然,「 AR 即時翻譯」不是新技術,之前像是微軟翻譯,甚至 Google 自己的 Google 翻譯,都有類似這樣的鏡頭即時翻譯功能。
不過這次我實際測試「 Google 智慧鏡頭( Google Lens )」的 AR 即時翻譯,發現他的效果非常的優異,如果和 Google 翻譯本身做對比,會發現無論翻譯內容、 AR 呈現的精準度、支援的翻譯語言、自動辨識的速度等等,「 Google 智慧鏡頭( Google Lens )」都要好上許多許多倍。
如果你在出差、旅行途中,需要立即翻譯外文,那麼「 Google 智慧鏡頭( Google Lens )」說不定是更好用的翻譯工具。

Amazon Kindle 繁體中文電子書的購買、筆記與匯出書摘教學

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上個禮拜(2019年5月下旬), Amazon 亞馬遜 Kindle 電子書商店,終於正式「上架」繁體中文電子書。

不過,這不是一個 Amazon 的台灣版網站,而是在原本的 Amazon 美國網站、帳戶下,增加了「繁體中文電子書」的分類,在裡面目前收錄了兩萬多本的繁體中文電子書,可以用 Amazon 美國區帳戶來購買。

Amazon 也為新上架的繁體中文電子書設立了一個網站內的專頁,網址是:「 Kindle 繁體中文書店」。雖然名稱看似有個專門店,但就像前面所說,其實只是 Amazon Kindle 大量電子書中的一個繁體中文分類而已。

也因此,如果使用 Kindle App 時,預設打開還是英文為主的電子書商店,需要另外打開繁體中文分類,並且繁體中文書本身沒有進一步的分類,只能搜尋特定書名、作者,才能找到想要的某主題繁體中文書。

這一點上, Amazon Kindle 相對目前專門的台灣繁體中文電子書商店來說,例如 Readmoo、 Kobo、 Google Play 電子書商城等,都還有些不便。

時間管理的提升,從自我覺察開始練習,但不是寫心情日記

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要有更好的時間管理,不在多厲害的工具,或是多精準的排程技巧。而是在「自我覺察」的練習。
為什麼找不到完美的時間管理工具?為什麼嘗試了許多時間管理方法最後還是無效?但我是否真正覺察到自己平常如何處理目標的機制呢?

時間永遠不夠用?但我是否覺察到自己平常如何利用時間,又在哪些步驟上花費時間呢?

事情永遠不如預期?但我是否覺察到自己如何去設定成果,又如何去面對風險呢?

一般人也能 10 分鐘自製 LINE 貼圖,1 天後完成貼圖上架教學

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兩年前寫過一篇:「LINE 拍貼自製貼圖上架教學:孩子表情貼圖審核與贈送經驗談」。而在這兩年來,自製貼圖的流程確實愈來愈簡單了,並且送審上架的速度也變得更快。

很大的一個改變就是,兩年前送審貼圖後可能要經過一個多月才會通過,但現在很有可能一天後就能審核通過上架。這樣對於只是一般人製作私人使用的貼圖,變得方便很多。

今天這篇文章,就想來補充自己最近製作 LINE 貼圖的方法與心得,針對的對象是:

不是要用貼圖獲利,只是要做私人使用。像是父母想做小朋友照片的趣味貼圖。沒有打算做很厲害的設計,想要輕鬆、簡單、快速上架。並且這個流程包含挑選照片、去背、設計等步驟!
下面就來分享我的幾步驟流程,最快可以 10 分鐘就完成一套貼圖上架!今天中午做完,明天下午就有機會通過審核可以上架使用。

瑣事不一定是干擾工作效率元兇,是我們自己讓瑣事變麻煩

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當工作特別忙碌的時候,苦惱於工作已經很多了,卻還是常常東跑出一件瑣事、西跑出一件瑣事。明明重要的事情都已經做不完了,為什麼零散的意外還那麼多,且不斷的干擾著我們的工作流程與效率?

(在這裡,把瑣事定義為那些常常臨時跑出來的額外任務,不是無法完成,但看起來也不是那麼重要,卻會不斷吃掉我們工作時間的事情。)

我記得自己剛剛進職場的時候,也覺得瑣事真的是干擾工作效率的元凶。

但更多年的職場經驗累積後,雖然還是不喜歡瑣事(應該沒人喜歡),但是我漸漸體悟到,真正的元兇並非層出不窮的瑣事,常常真正的問題還是在我自己的工作流程上:

Remove.bg 大量圖片一鍵去背桌面軟體,每月免費50張去背圖

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我在電腦玩物介紹過不少圖片去背工具,最近知名的線上 AI 圖片去背服務:「 remove.bg 」,推出了可以免費下載的電腦桌面軟體:

可以讓我們在電腦上「一次拖曳大量圖片」到軟體中,「一鍵自動去背」並在硬碟直接獲得去背後圖檔。
看起來省事不少,但免費前提下也有一些限制,這篇文章就來研究看看,跟大家分享「 remove.bg 」桌面端圖片去背軟體使用上的方法與須知。

Google Keep 擷取圖片文字的免費工具,支援中英日韓文混合

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前一陣子介紹過:「四款手機掃描紙張辨識中文 OCR App 實測: LINE 效果最好」,比較了幾款手機上容易取得、免費安裝、具備 OCR 功能的 App ,在我的測試裡,發現 LINE App 最新內建的「圖片轉文字」功能,效果最好。

而在該篇文章發表之後,有讀者來信推薦我試試看目前的 Google Keep App ,這是一款 Google 推出的免費筆記軟體。

兩款可以「中英對照翻譯網頁全文」的 Chrome 翻譯套件比較

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從少數派文章:「如何在浏览英文网页时获得更好的阅读体验?」,看到一款支援網頁中英對照翻譯的套件,叫做:「彩雲小譯(Lingocloud Interpreter)」。便想和自己已經使用一段時間的「 ImTranslator 」,比較看看網頁中英對照翻譯的效果。

為什麼需要「中英對照的網頁翻譯」呢?我自己有幾個需求:

節省時間閱讀更大量英文、外文文章。(對我來說讀英文原文還是會比較慢一點)但是翻譯結果不順暢時,還是需要英文原文對照。可以把中英對照的翻譯結果,擷取到 Evernote ,做為參考資料或搜尋時更好用。
所以單純的翻譯軟體不能解決上述需求,單純的網頁直接轉成中文版,也不能解決需求。一定要是「中英對照」。

你有需要但沒發現的 Evernote 電腦軟體 19 個好用筆記小技巧

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這一年來,我平均每個月都會有兩堂以上與 Evernote 密切相關的課程,密集帶領許多朋友進行各種練習的過程,也發現即使已經使用 Evernote 一段時間的朋友,都可能沒發現某些好用的功能與操作技巧。

畢竟不是每位朋友都有時間、有興趣深入研究一個軟體的功能細節(像我一樣)。

有些對我來說可能是習以為常的 Evernote 功能,但不少朋友其實沒有發現,於是也在某些需求上無法展開更有效率的使用方法。

「Google 行程」中文網站推出,一次搞懂 Google 自助旅行規劃工具懶人包

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昨天看到新聞,名為「 Google 行程」的網站正式推出,在這個電腦端、手機端都可「直接開啟」的網頁中,顯示了來自你 Gmail 的訂房、訂機票郵件,自動安排好的行程推薦,以及把「 Google 航班」、「 Google 旅館搜尋」等工具整合再一起。

其實,這個線上網站也並非全新的工具,原本在「手機版」的 Google 航班網頁也有幾乎一模一樣的功能,可參考我前陣子寫過的教學文章,裡面就有詳細的功能教學攻略:「Google 航班原來是自助旅行規劃 App ,不只機票比價全攻略」。

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