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每日精選文章

[影片] 我如何活用 Gmail 功能,完成每天清空收件匣?建立更有效率、不遺漏的郵件工作習慣

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讀者們好,我是電腦玩物的站長 Esor,這是我決定開始認真作「工作術」教學影片的第一個嘗試,今年(2020)的目標,我要試試看用影音的方式,來分享我的許多工作方法。

從時間管理的角度來看,第一個認真嘗試的工作術影片,我沒有給自己太高的目標,而是聚焦在:

先從結合簡報字卡、操作畫面開始,設計出一個可以分享工作流程的方式。之後再思考有沒有需要更多特效、人物入鏡。先嘗試一個簡單、具體、可解決問題,比起文字描述,更適合影片步驟的教學。先從自己常常用文字分享的主題開始,看看用影片解說,是否有新風味?之後再嘗試其他類型主題。先練習基本的剪輯、字幕。之後再嘗試配樂,或其他素材。
於是,第一個嘗試的作品誕生了。

免費微軟新版 Office App ,用手機完成 9 種辦公室工作總整理

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最近微軟的 Office 手機版 App ,正式推出了一個「把所有辦公室功能整合在一起」的新版本。其中最大的改變,就是以後在手機上編輯 Word、 Excel、 PowerPoint 檔案,不需要安裝三種 App ,只要安裝一個 Office App 即可。

這是一個更有效率的改變。

如何用 Google 免費工具打造快速的 OCR 無紙化工作流程?

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無論是整理工作上的報告、講義,或是整理生活中的書籍、收據,我都是以「無紙化」為最優先的整理前提。只要是紙張的資料,一定會透過拍照或掃描,存到數位資料庫,方便之後的搜尋、檢索,許多不需要留下的紙張就可以直接銷毀。

而需要紙張上的內容時,還可以利用具備 OCR 功能的工具,進行照片、圖片上的中文文字辨識,直接複製圖像上的文字內容。這樣做筆記也會快得多。

我自己主要運用的系統,是利用 Evernote 來儲存這些紙張資料,例如:「Evernote 數位書櫃整理法,如何打造讀書筆記的活用系統」。如果需要複製圖片中的文字,就用 Google 相簿內建的 OCR 功能來解決:「如果把 Google 相簿變成名片、海報、紙本 OCR 整理工具?」。

我的流程是:

用 Evernote 筆記內建的拍照功能,掃描書籍、收據、報告、筆記等紙張資料,直接整理到筆記中。開啟 Evernote 內建設定,讓 Evernote 掃描的紙張照片,都會自動儲存到相簿。那麼需要時,打開 Google 相簿,利用智慧鏡頭功能,就能複製已經在裡面的掃瞄照片的文字了。

Google 相簿的 5 種工作利用,整理簡報圖庫、活動照片更輕鬆

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Google 相簿可以幫我整理許多生活中的照片:

旅遊照片:把相機照片加上 GPS 定位座標:懶人專用的自動化教學育兒照片:替代時光小屋,如何用 Google 相簿建立孩子的成長日記教學
除此之外,用 Google 相簿也可以作為工作上的好工具。這篇文章,來分享我自己工作利用的五個常用方法。

Old Book Illustrations古書裡的經典插畫,高解析圖檔免費下載

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讀一本書,不只閱讀文字,你會不會也對其中的插圖,留下深刻的印象呢?一張張精美的插圖,不只是書籍的點綴,很多時候更是對內容的重新詮釋。

當你閱讀不同版本的伊索寓言、格林童話或是莎士比亞的書籍,裡面不同風格的插畫,或許就會帶給你不同的故事閱讀感受。

更不用說,在某些古書裡的經典插畫,不僅具有美感,更帶有歷史考察的價值。

典藏 38000 個 Flash 小遊戲:一次打包免費下載,可離線遊玩

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在電腦玩物剛剛開始寫作時,還會偶爾推薦一些有創意的 Flash 網頁小遊戲。一轉眼, Flash 遊戲卻也即將成為上一個世代的歷史。

有多少讀者,也跟我一樣曾經在學校宿舍電腦中,尋找這些 Flash 小遊戲來打發時間,而且好玩的 Flash 遊戲或動畫,也會在朋友之間成為話題呢?

而這一切,從十年前開始,逐漸被手機遊戲 App 取代。網頁瀏覽器現在都開始不支援 Flash , Adobe 也已經正式宣布 Flash player 將在 2020 年的 12 月 31 日終止服務。

工作愈忙愈要能隨時切換全速工作,我的五個常用技巧分享

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當要處理的工作非常多,但又常常有家庭、有生活想要顧及時,應該怎麼做比較好?

不斷不斷的加班?全部時間一直投入到工作上?犧牲自己的個人休閒、家庭生活嗎?這可能不是好方法。原因不只是因為犧牲自己,更是因為人的專注力沒辦法持續那麼長,就算我一直把時間花在工作上,也很可能一段時間疲勞後,工作速度反而下降。

當生產力低落,有可能我變成其實正在浪費更多時間去完成工作。

我覺得面對堆積如山的工作壓力,但人又不可能不顧及生活,長期投入工作還可能效率降低,這時最好的做法,是可以「隨時切換」。

就是工作累了,不妨處理一點自己的事,要花時間在家庭、生活活動上,但又能「隨時隨地」切換到「全速工作」的狀態。

Google 地圖 15 周年,聊聊 15 個我使用率最高的功能技巧

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Google 地圖」今天 15 歲了,也趁機推出了一些新功能,例如台灣新上線了單車模式,即將更新的功能列等。不過做為我使用率最高的 App 之一(應該僅次於 Evernote ),在這篇文章,我想聊聊,自己真正最常使用的 15 個 Google 地圖技巧有哪些。

畢竟 Google 地圖功能雖然很多,但哪些是我真的在日常生活中,會不斷「重複利用」的呢?又在使用這些功能時,我會怎麼用,有沒有搭配什麼技巧?

Google 中文語音輸入法加入「全自動插入標點符號功能」

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終於,這個「中文語音輸入,自動添加標點符號」的功能,正式在 Android 手機的 Google Gboard 輸入法上推出了!( iPhone 是否也有還不確定,歡迎大家回報)

方法只要在 Android 手機上,更新「 Google 」這個 App(不是更新 Gboard ,而是更新 Google 這個 App 本身)。就可以獲得這個新功能。

牛津大學出版社童書免費線上閱讀,可聽有聲書、玩學習遊戲

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育兒是我生活中的重要任務,所以之前在電腦玩物介紹過幾個童書相關的資源或服務,我自己也會常常到這些地方挖寶:

3000 多部古老童書繪本免費線上閱讀,橫跨三百年的童書收藏StoryJumper 自己做一本童書,說給孩子聽:免費故事書平台Storyline Online 知名演員教你朗讀童書給孩子聽,完全免費!
最近又發現一個不錯的「英語童書」線上資源,是來自「牛津大學出版社」的「免費童書、繪本電子書」:

不僅可以免費閱讀。還具備真人說故事的有聲書功能。有些還附上學習小遊戲。

Waymark 一分鐘畫出精簡漂亮的產品時程表!簡報圖表小工具

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「 Waymark 」是一個做簡報的輔助小工具,用來製作簡報中需要的「時程表」。幫我們用簡單兩三個步驟,一分鐘畫出漂亮的產品時程、發佈時間、專案里程碑等圖表。

當然,我們或許可以用簡報軟體自己畫,但免不了需要許多步驟。也可以下載像是 Office 的簡報範本,這樣就快得多。

而「 Waymark 」就像是一個簡報範本,可以直接套用模板,快速修改文字內容,即可獲得需要的時程路線圖。雖然就是這麼簡單的功能,但「 Waymark 」不需要註冊,免費即可使用,下載的圖檔也沒有浮水印。

所以像是 Google 簡報沒有這樣的範本功能時(因為台灣版尚未更新:不用再找簡報範本模板!打開 Google 簡報隱藏的商務資訊圖表),就可以利用「 Waymark 」來快速畫出產品時間表。

[時間技客-25] 如何評估時間管理夠好?不是把時間表排好排滿

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最近幾次採訪,都被採訪者詢問到一個類似的問題:「我要怎麼知道自己時間管理得夠好?是不是要計算我利用了多少時間?」

確實,在電腦玩物的前幾年,我有陣子很喜歡介紹「計算時間利用」的工具。例如「時間塊」、「 Toggl 」等。

這些工具,我原本預期他們可以帶來兩個效果:

第一個效果,就是讓我具體知道執行某個特定任務,通常需要花掉多少時間。尤其像是 Toogl 這樣的工具,可以實際計算出平均寫一篇文章、做一份簡報大概需要的時間。而這樣可以幫助我「對時間長度更敏感」,知道應該為不同任務預留多少充足的執行時間。第二個效果,我以為當可以看到自己每周、每月時間利用統計圖後,能夠激勵自己,保持或促進更多時間的充分利用。也能提醒自己,是不是花費太多時間在額外事情上。
這兩個預期效果,第一個效果是確實可以做得到的,尤其在我們對一些新任務還沒有明確時間概念時,更應該利用工具,實際計算看看,而不要憑空亂想。(我曾把這樣的方法,稱為時間數據化:新年拯救沒時間的第一個推薦練習:時間數據化
但第二個預期效果,雖非完全無效,然而現階段的我,卻會對其持保留的態度。

工作愈忙愈要減輕雜事負擔:把雜事專案化、自動化、模式化

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我們或許會這樣想:「雜事,最好就是把他們交辦出去?」但其實並非如此:

一來,往往那是我被交辦要做的事情,通常沒有下一個人可以交辦。二來,當我們是主管時,如果只能不斷交辦雜事出去,正代表我帶領的團隊工作流程是混亂的。
每一次我在講授時間管理或 Evernote 筆記課時,總會有許多朋友問我,工作上一直被交辦雜事,導致重要的工作都被延誤,應該怎麼辦才好?這個問題,並不一定只能是無奈的現實。

2020 我的手機電腦必備數位工具,與個人應用方法推薦清單

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我在電腦玩物上,總會介紹許多不同的工具軟體。這也讓許多讀者會誤以為我平常會使用一大堆的數位應用,隨時隨地在切換。但其實正好相反,我個人在使用數位工具時,反而是以最精簡為原則。

會介紹許多不同的工具,一方面是研究的興趣,研究後就算不用該工具,也往往學會一些方法。另一方面則是滿足不同讀者的不同需要。

那麼如果回到我個人必備的數位工具以及應用方法呢?剛好今年年假比較長,做了一次自己電腦與手機的數位工具整理,所以也趁此之遍,跟大家分享我的個人推薦清單。裡面有些想法或選擇會與你不同,但這正是我的選擇。

如何讓筆記本不是散亂流水帳?先專案、改任務、後行動清單

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如何讓筆記本不是散亂流水帳?」這是一個常常有人在電腦玩物相關文章或課程中詢問我的問題:「為什麼我的筆記本常常一頁一頁一直寫下去,久了就開始變得雜亂無章?寫下的內容找不到、易漏掉?」

這個問題其實不是筆記整理的問題,而是時間管理的問題。

尤其和另外一個問題很類似:「筆記本最前面的月曆與待辦清單,不缺各種隨時在新增的任務,但為什麼每天認真填滿月曆與待辦清單,還是覺得人生的狀態依然混亂又充滿壓力?」

因為筆記本變得散亂流水帳,待辦清單變成雜事清單,關鍵的問題其實都不在整理,而是搞錯「真正要整理的東西」。

認識台灣歷史、挖掘身邊鄉土故事的 7 種網站服務

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之前撰寫過:「漢語多功能字庫:文字學字典查中文的故事,國文老師必備網站」,那是一個很有研究價值,也對一般人來說很有「故事性」的網站服務。從一個一個漢字的造字過程,可以看到背後許多歷史故事的痕跡。當學一個字的時候,不是只學怎麼寫,也學背後的故事,是有趣也有厚度的。

而不只每一個字背後有故事,一個身邊的建築、一句諺語、一條街道的名稱、一張照片,也都有故事,只在於是否被挖掘出來,以及我們是否知道。

當能夠認識自己平常使用的文字,或是每天經過的建築街景,背後有什麼故事,那麼我們對世界的認識,或許會多了一層感性,也多了一條時間線上的同理。

pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片

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之前在電腦玩物撰寫的「免費!中文影片語音轉文字字幕,支援超大影片與長時間錄音」,是一個可以幫影片「自動產生中文字幕」的工具,透過語音辨識,產生的字幕檔案雖然還需要校對,但已經可以節省我們很多時間。

而在該篇文章的留言中,讀者推薦了一個叫做:「 pyTranscriber 」的開源、免費軟體,這個軟體使用起來更方便、更厲害:

不需播放影片,就可以自動轉字幕檔,所以速度會快上好幾倍。我在自己的電腦測試,一小時的影片檔案,辨識轉出字幕只要 10 分鐘。另外測試一個 10 分鐘影片,不到 1 分鐘就完成字幕。操作設定更簡單,不需安裝任何驅動程式,不需設定。任何人一定都能上手,兩三步驟就搞定。支援多國語言的影片上字幕,包含中文語音辨識。支援大體積影片,支援 MP4 和 MP3 檔案格式。我實際測試有用到 2.5 GB 的影片檔案,也能順利、快速轉出字幕。
有興趣研究其原理的朋友,可以參考「 pyTranscriber 」的開源程式頁面。

2020 自助旅行必備 App 推薦,旅遊行程規劃 23 種問題解決

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有很久一段時間,沒有整理自己常用的國外、國內旅行常用工具了。看看之前的文章都已經是兩三年前(最近一篇可能是:9款安排自助旅行 App 推薦比較表:從行程規劃到景點導覽比較)。所以今天決定在連續假期前,整理一份 2020 年新版的自助旅行工具推薦清單

這份推薦清單,推薦的工具很多,但有幾個挑選標準:

從要解決什麼問題出發如果你沒有那個問題,就代表還不需要使用那個工具只分享我個人最推薦的選擇並說明我實際使用經驗的推薦原因
善用數位工具,解決旅遊途中的繁瑣事情,分享給想要規劃旅行、記錄旅遊的朋友,甚至旅行導遊也應該能派上用場。

用 YouTube 收聽 Podcast 廣播電台,開車學習、陪孩子聽故事

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兩個多月前 YouTube Music 與 YouTube 付費版在台灣上線:「YouTube Premium、 Music 值得一用嗎?台灣上線免費3個月」。我除了在電腦玩物撰寫了初步使用心得外,也開始持續使用了兩個月。我選擇的是同時搭配 YouTube 付費版與 Music 的方案。

對我來說,最核心的需求其實不是 Music 音樂,而是:

「可以不用看,用收聽的方式把 YouTube 當作 Podcast 廣播電台。」
付費版讓 YouTube 的影片可以在手機背景播放(只聽聲音就好),播放時沒有廣告中斷,也可先下載後離線播放。無論螢幕關機,或是畫面上使用其他 App (例如正在用 Google 地圖開車導航),都可不需顯示 YouTube 畫面直接聽聲音。

我知道有其他第三方 App 可以達到上述的部分需求,但是在操作直接、使用舒適、穩定快速、無廣告插入等細節上,還是 YouTube 付費版效果最好。

如何用 Telegram 建立 20 萬人討論群組、公開頻道教學

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最近因為「 LINE 官方帳號 2.0 」的推出,開始有更多企業、團體,嘗試改用「 Telegram 」作為社團群組、宣傳頻道。是否真的會成為一個轉換潮,還有待觀察,因為 LINE 官方帳號其實提供了更多真正跟「行銷」有關的功能,而這部分是 Telegram 所沒有的。

不過,「 Telegram 」作為團體討論的工具,也有其優勢,簡單舉出幾點:

Telegram 的「討論群組」( Groups )人數上限是 20 萬人,而 LINE 目前的群組上限是 500 人。Telegram 的討論群組( Groups )有更多訊息、管理員的權限設定,可以真正做管理。Telegram 的討論群組( Groups )歷史訊息、傳送過的檔案,都可以永遠保存,換裝置、新加入的人都可以回頭查看。除了討論群組( Groups ), Telegram 也有類似宣傳管道的「頻道」( channel )功能,沒有人數上限,可以讓管理者作為公告板使用。
看到近期又有不少身邊的朋友,加入 Telegram ,所以今天這篇文章,我想針對 Telegram 的「群組」與「頻道」這兩大功能進行簡單教學。

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