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每日精選文章

職場筆記、會議記錄、反省日記如何避免寫過就忘?

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最近讀到一篇介紹卡片盒筆記法的文章:「 卡片笔记法、Roam Research 与个人笔记体系的建立——拯救「写过就忘」 」,切入「拯救寫過就忘」這個主題,我覺得很有意思。雖然我的管理方法和該篇文章採用的「 卡片盒筆記法 」不同,但也讓我想談談自己在職場與任務筆記中,如何避免寫過就忘的方法。 「避免寫過就忘」,正向目的就是:「 希望自己寫下來的東西,在需要這個資料時可以有效地拿出來使用,並且看得懂自己寫下來的筆記、用得上自己寫下來的筆記。 」

TimeCamp 自動化時間追蹤工具,實踐時間管理的起點

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當我上 時間管理課程 ,講到進攻行事曆安排,或是任務行動清單拆解時,常常有人會問到,那麼你是如何知道自己應該花多少時間去做?又怎麼知道你切割的行動真的能夠在20~30分鐘的零碎空檔中完成?這時候我的回答往往是:「 我會實際紀錄追蹤看看,然後根據數據調整改進。 」 這類時間追蹤工具,也還有一個效果,會產生類似 番茄鐘工作法 的效應,當你按下計時器,看到時間已經開始跑,就會覺得我應該更專注投入在這件事情上。

ProductShot 快速幫截圖加上放大鏡、聚光燈特效,免費線上工具

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我自己在上課教學時,很喜歡利用 「放大鏡」的效果 ,讓畫面聚焦在我解說的步驟上,並放大畫面讓大家看得更清楚。 那麼有沒有快速簡單的工具, 在文章、簡報、網站的解說截圖上,也能加入這樣的放大鏡、聚光燈效果呢? 除了使用專業的圖像編輯軟體製作外,最近看到一個免費易用的線上工具:「 ProductShot 」,可以幫助我們輕鬆地解決這個需求。

工作愈忙愈要「離開前歸位」, 4 個小步驟幫助未來的自己減少拖延

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最近讀到一篇文章,提到了 「Clearing To Neutral」 這個技巧,並稱其為克服拖延的一個關鍵習慣。這個習慣可以稱為「清理回原位」,或者我會稱之為「離開前歸位」。 該篇文章來自一個跟電腦玩物同樣經營多年的國外生產力部落格:「 Asian Efficiency 」。其原文:「 How To Stop Procrastinating By Learning One Simple Habit 」。

為什麼列出目標、行動清單後執行效率零?一張比較表看出遺漏步驟

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我在自己的 時間管理相關課程 中,特別強調「重新拆解」目標、行動清單的技巧,很多朋友會以為我們怎麼會不知道自己想要的目標是什麼,以為反正就是完成別人交付的任務就好。但時間管理其實不能這麼快下決定,很多時候要解決的核心問題是「如何拆解行動」。 因為我們太想立即見效、立刻行動,反而:「 跳過了一些關鍵的拆解步驟,於是行動清單變成只是一般的行動,而這樣列出的待辦清單反而容易變成沒動力又拖延的壓力清單。 」

羅浮宮開放48萬張文物照片圖庫,從蒙娜麗莎到獅身人面像免費下載

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因為疫情,許多國外博物館的展覽受到了影響,但也加速了數位線上展覽的可能性。 法國羅浮宮最近就開放了全新的線上博物館,上架 48 萬件館藏藝術品的照片圖庫,不僅可以讓人線上遊覽博物館,這些藝術品照片還可免費下載。 當然,你不能把羅浮宮下載的照片圖庫拿去做商業使用。不過可以免費下載這些中解析度照片,除了自己私人欣賞利用(例如當作桌布), 也允許非商業性的教育、科學性質利用,像是用在你的論文報告、教學投影片等等。只要記得放上原始來源連結。

AnLink 從電腦自由操作 Android 手機,超高畫質投影、支援中文輸入

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今天跟大家分享另一款 「 Android 手機畫面投影到 Windows 電腦,並且可以從電腦端控制手機」的免費軟體:「 AnLink 」。 什麼時候需要這樣的工具呢?我來說說自己的使用情境:上課時要進行工具教學或檔案示範,要投影手機上某些 App 與資料的畫面到電腦,希望一個穩定快速的投影流程,如果還能從電腦端控制手機更好。

Audible Stories 免費英文有聲書,從兒童繪本到福爾摩斯專人朗讀

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最近想幫孩子找一些簡單的英文童書朗讀,可以用在親子閱讀活動,或是睡前一起聆聽,於是找到了這去年推出的服務「 Audible Stories 」。  「 Audible Stories 」由亞馬遜公司推出,為了因應 2020 年疫情導致許多國家的學童要在家學習,於是他們將一些經典的有聲讀物免費開放 :「不需帳號、不需付費,甚至也不需安裝軟體」,就可以免費聆聽學習。

[下班後時間管理] 用 STORIES 時間整理術,讓日常瑣事也能創造超級體驗

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如何在瑣碎日常的生活事務中,為自己創造時間的滿足感,而不會覺得忙碌但空虛,或是休息結束後更疲倦沒有動力呢? 最近讀了一本書《 你怎麼過今天,就怎麼過今生:哈佛、康乃爾教授都在用的STORIES時間整理術,7個方法過更好的生活 》,裡面提出了一個「STORIES」時間管理法 ,具體細節就不一一介紹,但這本書的起心動念,和我這一系列「下班後時間管理」文章很類似:

Quilgo 幫 Google 表單測驗加上倒數計時器,計算每個人的作答時間

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Google 表單可以製作一些簡單的線上考試問卷,但如果這些線上測驗不只想要計算分數,還想計算作答者花了多少時間,甚至是有時間限制的練習,有什麼外掛可以加上時間限制的功能呢? 今天要介紹的這個 Google 表單外掛與延伸服務: 「 Quilgo 」,就可以提供 Google 表單測驗時的計時功能 ,應用在學校班級、公司面試的計時線上測驗,免費版也能解決部分的需求。

Google Chrome 支援即時字幕,播放本機錄音檔也可離線顯示字幕

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在不方便、不適合開聲音、帶耳機的場合,又很想立刻知道手邊這個沒有搭配字幕的影片、錄音內容,到底在講什麼? 例如在辦公室、咖啡廳、高鐵等場合,想要「聽」一段影音檔案,但又沒有帶耳機,可是也不適合放出聲音,這時候如果有「把聲音轉成字幕」的功能,就能解決問題。 除此之外,即使我可以播放出聲音(或帶耳機),但如果能搭配字幕,有時候也可以理解得更清楚有效率。 最近 Google Android 系統上的即時字幕功能,也開放支援用在 Google Chrome 瀏覽器上 ,雖然還是只支援「英文」內容,但面對電腦中更多樣化的網路影音資料,甚至本機硬碟中的影音檔案,無論是工作、學習情境,可以有更多的實務利用。不管是聽障朋友,或是上述的使用問題,都能幫上忙。

工作愈忙愈要補上 5 個時間漏洞,覺得時間不夠不只是因任務太多

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工作、生活中總覺得時間不夠?或許很多時候,是我們不經意的、習以為常的工作流程,導致: 有些時間原本可以掌控,卻不小心變成了無法掌控。 某些流程花時間,但不一定創造有效成果。 時間有漏洞,覺得時間不夠,並不是因為我們把時間用來休息、拿來休閒、用來陪伴他人。偶爾看看劇、上個網,其實不是真正造成時間漏洞的原因,或者說起碼不是最關鍵的原因。

公司 Outlook 行事曆同步到 Google 日曆,最簡單免裝軟體方法教學

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我習慣使用 Google 日曆管理自己的行程,但公司工作上則有 Outlook 行事曆會公告各個重要會議、活動時間,當然我們會希望把兩個行事曆整合在一起,可以統一查看時間表,以防漏掉重要的事件。 我之前在電腦玩物有介紹過一款軟體:「 Outlook CalDav Synchronizer 雙向同步 Outlook Google日曆教學:設定簡單的免費開源軟體 」 ,該款免費、開源的軟體,可以設定 Outlook 與 Google 日曆「雙向同步」,不只是整合兩個行事曆,還可以在 Google 日曆修改 Outlook 行程,或反過來做。只是需要電腦上安裝軟體,兩者才能同步。 但是最近這幾年來,我慢慢發現,其實對我自己來說,並不需要真的用到「雙向同步」。

Lunatask 這款待辦清單不只自動過濾重要下一步,還結合 3 種生產力輔助法

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在時間管理中,我們通常都知道要記住要做的事情,排出優先順序(但在我的 時間管理方法 中,我則強調應該要先拆解任務),這是大多數人使用「 待辦清單 」的原因。但即使如此,不一定能夠專注、高效率的去做,為什麼呢?可能因為: 專注力不夠 工作習慣不好 受到情緒影響

Simplify Gmail 去除雜亂更專注,Google Inbox 設計者理想的極簡郵件

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「 Simplify Gmail 」推出於 2019 年,在 2021 年推出了 2.0 版升級。這款瀏覽器擴充套件,顧名思義,目的是「極簡化」 Gmail 的介面。 其開發者 Michael Leggett 來頭可不小,他在 2008~2012 年是 Gmail 的設計負責人,也是 Google Inbox 這款我非常喜愛的郵件工具的聯合創始者。也因為 Google Inbox 在 2019 年正式被 Google 退役,所以 Michael Leggett 開始釋出這款「 Simplify Gmail 」擴充套件: 期望設計出他理想中最簡潔、去除雜亂、提升專注的郵件工作介面。

如何分享一份 Google 試算表的不同資料範圍給不同人員個別查看?

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這是我在進行 Google 辦公室工具、 Google 試算表相關課程 時,最常被問到的問題之一。雖然 Google 雲端文件的共用協作很簡單,不過往往很多朋友想要一些更進階的權限控管: 共享一份資料表給 A 和 B 時,讓 A 只能看到自己的資料範圍,「不要看到」 B 的資料範圍。 例如下面這樣的情況。

讓 Google 文件自製電子書有可跳轉目錄,也是長篇論文報告必備格式

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之前寫了這篇另類應用:「 把文章論文轉電子書,用 Google Play 圖書免費聽朗讀與筆記 」,本來想說介紹一個我自己偶爾會用的特殊方法,沒想到還獲得不少的迴響,有些朋友覺得這個簡單方法也頗為實用。而其中也有朋友問到一個問題: 「把論文、文章轉成電子書後,如何可以獲得像是正式電子書那樣的目錄快速跳轉功能?」 其實說穿了很簡單, 就是要用到 Word、 Google 文件一個非常非常基本的功能:「樣式標題」 ,也就是大中小層級的預設標題功能。

[下班後時間管理]  實現年度目標前,原來這 5 個提升活力習慣這麼重要

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以前覺得時間是可以擠出來、犧牲一些體力換來,但中年後、有了孩子後,發現不能再這樣做。 在生活中,更優先的時間管理技巧,是關於提升活力的任務設計: 生活中提升了活力,工作時也更有精力。而生活中如何提升活力,並非是休息或玩樂就可以,需要像是工作中如何完成工作一樣進行計畫,好好利用時間。 放假不再懶洋洋,才可以完成許多充滿回憶的行動。有計劃的管理精力,提升活力,就能完成更需要活力的任務。 自己的個人目標,也可以充分運用自己的時間去實現。最怕的是時間有了,卻沒有力氣去做。

Flim 電影截圖 AI 搜尋圖庫,用場景關鍵字秒找 26 萬張電影圖片素材

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製作簡報時,需要一個有意思的場景圖片,來傳達一個辦公室場景?一個勝利時刻?一個快樂的情境?這時候,如果能找到一張多數人也有看過的電影截圖,放入簡報中,可以引發更多共鳴。 無論如何,電影的特定場景畫面,通常更加「戲劇性」,無論是在網路文章、影片剪輯,還是前面提到的簡報製作中,插入一張電影畫面,在以圖示意中,也帶有更多故事性。 今天要分享的一個有趣的工具: 「 Flim 」,就是一個電影截圖的搜尋引擎,除了他目前收藏了超過 26 萬張電影圖片的圖庫外 ,最有意思的一點是,他利用 AI 分析的技術, 讓我們可以輸入各種物體、場景、表情的關鍵字,找到各種電影中的相應截圖 。

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