電腦玩物

在經典的時間管理方法論 GTD 中，除了清空大腦，另外一個很重要的概念就是「情境」，要讓行動可行、任務完成，思考情境的分類是很關鍵的一步。 在 GTD 的概念中，情境就像是「什麼場景應該處理什麼事情」，只有把事情會發生、事情會執行的「場景」考慮進去，時間管理才能事半功倍 。

最近在 Podcast 節目「高效人生商學院」中，和趙胤丞老師一起聊了「年底如何做斷捨離」這樣的議題 ，一開始我們從怎麼捨棄、如何丟掉不需要的東西、如何放下過去的焦慮開始談起，不過最後我們都有一個共通的結論：那就是最有效的斷捨離，不是一直糾結著要丟掉什麼東西、任務、心情，而是拿回自己的主導權，建立自己決定的使用、處理流程，這時候，自然就會放下那些干擾自己的雜物。

雖然「 Google 我的地圖 」可以滿足基本的繪製教學地圖、資料地圖功能，甚至搭配「 Google 地球 」還可以製作精美的 3D 地圖動畫。 不過我們可能還希望繪製出來的地圖「更好看」、「更有趣」，並且繪製地圖的流程「更簡單好上手」，而且有方便的「分享、協作」功能 ，那麼或許可以試試看目前正在開放測試中的這個服務：「 Felt 」，一款新世代的線上地圖繪製服務。

之前有看到新聞說， Windows 11 的內建「時鐘」有附上「專注工作模式」，可以設定「 番茄鐘鬧鐘 」，還能追蹤統計每天的「專注時間長度」，而且可以跟「待辦清單」、「專注音樂」等服務結合。那時候感覺是個很不錯的功能統整工具，不過因為我自己使用的筆電無法升級到 Windows 11 ，所以後續也沒有特別追蹤。

在《 防彈筆記法 》中我提到筆記應該要以任務架構來撰寫，這除了有時間管理、提升執行效率的用途外，其實也因為這樣的筆記結構常常可以幫助我們更快速輸出 。

Google 試算表 透過協作的功能，可以幫助團隊做簡單有效的任務管理，利用表格來規畫專案的大大小小任務、分配執行者、規劃執行時間、連結相關資料等等，然後多人協作，就是很好上手的專案管理工具。

前幾天我的「個人數位生產力」線上課程達標 300 人，解鎖了 Evernote、 Notion、 Google 三大數位工具的教學單元，感謝大家的支持，也利用這個機會，正式在電腦玩物文章中跟大家推薦這門課程：

記得早年剛剛踏入職場工作的時候，也常常加班到深夜，甚至在某些專案要完成之前要連續熬夜許多天，最後截止日不睡覺也是常態。許多時候的週末假期往往變成趕工時間，放假也依然整天閉關工作。

在 時間管理的課堂 中，有朋友提了一個問題：「我們管理自己的時間可能沒問題，但如果一起執行任務的對方個性真的很難搞的時候，還可以如何有效率的去完成任務目標呢？」這個問題，或許和我近期寫過的「 時間管理Q&A：因為我個性拖延，所以就算列待辦清單也不會去做？ 」一文，可以有所呼應。

最近接受一個採訪，被問到一個問題：「從求學到就業、發展出斜槓工作，同時開始經營家庭，請問您的時間管理術在不同階段是否曾碰過瓶頸需調整的時候？您如何改變策略？」我不禁啞然失笑，因為， 不是是否碰過瓶頸的問題，而是隨時隨地都會遇到各種瓶頸，隨時隨地都需要調整啊！

影片、圖片或許有利於社群的分享，在視覺聽覺上更加刺激，但是對於資料整理來說卻很麻煩。藏在圖片、影片中的文字內容，反而不利於我們方便的整理成自己的任務、知識資料庫。

原本比較呆板簡單的 Google 文件表格功能，最近幾年也逐漸的強化，之前可以開始自動排序資料、快速插入與拖曳欄位、固定標題等等：「 Google Docs 文件表格功能大強化，自動排序、固定標題圖解教學 」。

這幾個月 Gmail 又陸續增加了幾個實用的功能，包含內建了可以直接套用的各種電子報、通知信模板，方便發送大量公告郵件的傳送功能，以及最近推出的「郵件合併列印」功能 ，讓 Gmail 終於可以直接用內建的功能，就能寄出大量的客製化郵件。

當我們在會議中、學習過程中，總是打開空白筆記頁面從零開始記錄，有時候甚至會覺得當下快速筆記就已經來不及了，更不用說當下還能做有效的整理與思考 。但是，這樣一來雖然當下記錄了許多流水帳，可是之後想要整理這些資料時，反而事後變得更難整理，為什麼呢？大概有三個原因：

如果想要練習更道地的英文發音，之前在電腦玩物上也介紹過不同的線上工具，例如：

在 Google 文件中已經推出一段時間的「 smart chips 」 功能，也開始慢慢的在 Google 試算表中同樣可以使用。 例如最近 Google 試算表開始支援插入「雲端硬碟檔案」的智慧型方塊，讓我們透過試算表整理專案檔案時，會更加輕鬆、方便。

最近看到一個小巧、親切的生產力小工具：「 Habits Garden 」 ，顧名思義這是一個跟養成習慣有關的服務，不過養成習慣往往面對的是很多痛苦、困難、拖延的情況，而這個服務有意思的地方就在於：「小巧」，讓工具本身簡單好操作，不要跟設計習慣一樣困難。「親切」，讓服務的介面更人性化，甚至加入了「花園」這個遊戲化設定，讓習慣養成更感性一些。

在最近一次 《防彈筆記法》 課程中，我問了大家一個問題， 下面哪種時間最難安排：「別人交辦要我某個時間點交付的任務」、「我自己長期重要的專案進度」、「我自己空檔零碎時間的興趣、學習、休閒活動」？ 最多朋友選擇的答案是「長期重要進度」、「空檔零碎時間」其實最難安排。

一邊寫報告一邊打開許多處理到一半的參考資料網頁，一邊回應即時通郵件一邊開啟許多等等要記得處裡的線上文件、相關網站 ，許多的任務同一時間執行，但是很多都無法當下就完全處理完成，於是也在瀏覽器中不斷累積著「還沒處理完成」的分頁。