電腦玩物

「 Canva 」是近年來最知名的圖像設計線上工具之一，他的熱門用途，是設計各種社群行銷圖像、各種宣傳海報、各種邀請卡片等等。「 Canva 」針對不同行銷 Banner 版面，提供了不同的範本，快速套用，加上有大量內建素材，以及直覺的操作邏輯，讓一般用戶也能上手。
在電腦玩物中，我從 2014 年開始介紹這款工具：「Canva 日常的設計家：簡報海報、資訊圖表免費製圖」。也看到他不斷的進化與添加功能，例如有了中文版介面，加入一些中文字體的支援等等。我自己在工作、生活中也常常利用他來解決一些圖像設計的需求：「3分鐘完成一張小孩生日卡、邀請卡，可搭配的免費工具教學」。

最近課程中，無論是針對青年的職涯訓練，或是時間管理方法，都被詢問到一個類似問題：「整理郵件、即時通等碎片的工具學會了，但我們也想知道 Esor 實際上怎麼管理郵件、即時通的完整工作流程。」這是一個很棒的問題，工具的功能是一回事，但運轉這樣的工具背後，有沒有什麼關鍵的使用習慣呢？
有可能正是這樣的工作習慣，才能真正確保郵件、即時通成為工作助力，而非讓工作更加雜亂、干擾。

今天在 Google 官方部落格的這篇文章中：「Phone backup and a new storage manager in the Google One app」，提到推出了一個新的整合功能：「重新取得儲存空間（又稱：管理帳戶儲存空間工具）」，顧名思義，這個功能的目的是要幫助我們：

因為我所任職的公司是使用 Outlook 郵件系統，所以我當然也想把自己在 Gmail 上的清空收件匣方法，套用在公司的郵件系統上。
多年前，我曾經用 Outlook 電腦端軟體（當年是用 Outlook 2010 ），實際測試過一套工作流程：「Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學」。
不過現在新版的 Outlook ，基本上已經可以非常輕鬆的實踐跟 Gmail 一樣的郵件管理流程了。
所以今天這篇文章，就用版本比較一致的 Outlook 最新網頁端，分享幾個關鍵的郵件整理功能，提供大家整理職場郵件時的清空收件匣技巧。
如果你是使用個人帳號，或是使用公司帳號，可以分別從下面的網址，登入網頁版的 Outlook ： 個人帳號登入（網頁右方會有廣告條）：https://outlook.live.com/公司帳號登入：https://outlook.office365.com/



01. 指定時間稍後處理郵件：
首先，我的第一個常用功能，就是把郵件［延遲］處理。例如：
下週會議才要使用的郵件。兩週後才要開始處理的任務。次要的，之後有空再處理的。
我就會利用［延遲］，把郵件延後到指定的時間。
這些郵件，會在「指定時間」再次出現在收件匣，而且出現在最上方，提醒我現在到了處理他們的時間了。
Gmail 的對應功能為：「改變 Gmail 預設延後郵件時間，聰明排除瑣事郵件的工作干擾」，非常有幫助的功能。




02. 封存處理完成、不需要處理的郵件：
有些郵件是看過就好，不需要處理（只是一些參考資料）。有些郵件是已經處理完成了。這類郵件，我不會留在「收件匣」，這樣會造成處理重要郵件的干擾。
這時候，就要把這些郵件［封存］起來。
Outlook 中也預設了一個［封存］按鈕，點擊後，郵件將會從收件匣消失，放入［封存］資料夾。
不用擔心郵件不見，以後搜尋關鍵字，一樣可以找出這些郵件資料。
Gmail 中也有封存的功能，善用封存，我們的信箱將會更簡潔、更好工作，可參考：「三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的 Gmail 郵件」。




03. 釘選重要郵件，常駐處理：
有時候有些郵件很重要，一時之間也處理不完，但隨時要看到。這時候，可以利用 Outlook 中的［釘選］功能，把郵件釘選在整個清單最上方，方便隨時處理。
有兩個地方可以釘選郵件。
第一個地方，是在郵件清單上，游標移動郵件項目右上方，會…

「 RemNote 」是一個很有特色的雲端筆記工具，除了基本的筆記記錄功能外，還結合了三大特色：
間隔記憶功能：可以直接把筆記變成記憶卡大綱組織：建立多層次的知識階層連結知識：快速建立參考資料連結、反向連結

最近讀到一個概念：「無邊際」，覺得很有警世意味。什麼是無邊際呢？像是好像永遠有讀不完訊息的 Facebook ，永遠有看不完影片的各式各樣影音工具。或者說，整個世界本身（不只是網路，真實世界也是如此），我們要研究的任何主題都有無邊際的資訊量可以查看。
無邊際，是一個現實狀態，這本身也是好事，代表我們永遠可以不斷有所進步，永遠可以更新。
但是如果我們沒有小心注意，警覺到世界本身是無邊際的，甚至警覺到很多工具刻意設計成沒有邊際，想要跟著走，最後就會發現永遠走不到終點，而且還離目標愈來愈遠。

這是最近我自己遇到的問題，將解決辦法記錄成文章。前幾個禮拜開始，我的 Surface 筆電（ Windows 10 系統），忽然電力消耗變得特別兇。有兩種情況常常發生：
在高鐵上不插電使用時，文書工作兩個小時，常常就從全滿，變成只剩 20~30%電力。有時插電使用，但電力恢復非常緩慢，甚至偶爾還會慢慢的減少電力。
因為以前並沒有這種情況，就想說應該是系統或硬體出了什麼問題。當然，比起需要更換硬體、電池，我先試試看軟體系統的解決辦法。
嘗試了幾種辦法後，發現下面這個做法最有效，並且解決了我上述的兩個問題。

Trello 的專案看板模式，從零開始讓我們拆解、分類專案，雖然自由，但有時候要怎麼把專案拆解得好，卻也是另一個問題。所以之前我在電腦玩物上，根據自己多年的經驗，分享了一篇：「Trello 拆解專案 7 個步驟教學，把目標規劃到容易高效率執行」，提供拆解 Trello 看板的其中一種思考模型。
這幾天，看到一個新推出的「 Trello 強化功能」，名稱叫做「 Lean Canvas for Trello 」，則是提供了知名的精實畫布框架，幫助我們套用在 Trello 看板上，讓面對空看板而茫無頭緒的朋友，或是不知道專案拆解有沒有漏洞的朋友，可以有一個依循的思考模型，規劃出需要的、重要的任務卡片。

最近跟孩子一起進行的遊戲，從聽故事、著色畫、拼圖、走迷宮，開始準備要來玩玩摺紙遊戲。
牛津大學出版社童書免費線上閱讀，可聽有聲書、玩學習遊戲Kids Nurie 日本無料可愛著色畫，免費列印讓孩子在家玩塗鴉Supercoloring 免費兒童著色本，五萬張著色圖下載或線上塗鴉最佳免費線上拼圖網站：自己設計拼圖，平板也可觸控操作KrazyDad 免費列印200萬張紙上益智遊戲，迪士尼技術主管設計的迷宮、數獨、解謎遊戲
於是又發揮我的工具研究精神，在網路上找起各式各樣的摺紙教學資源。

最近上課時，遇到一位學員問我：「之前曾經在移除 Google 雲端硬碟的電腦端同步軟體時出錯，導致同步軟體無法移除，但也無法使用，想要重新安裝軟體，又提示說電腦中已經有安裝，不能重新安裝新軟體。結果就卡在那邊，無法使用 Google 雲端硬碟的電腦同步備份軟體。」

我自己大概從 2005 年，開始使用密碼管理軟體來記憶密碼。後來使用愈來愈多的雲端工具，不只需要記住，更需要快速輸入不同網站的帳號密碼。又加上自己寫作電腦玩物的需要，常常在建立新的帳號密碼。所以這 15 年來，使用密碼管理軟體的習慣從來沒有間斷。
一款好用的密碼管理軟體，可以：

印象中，比較少看到文章介紹這兩個好用的小功能，但其實在我平常編輯文書時，常常能節省許多時間。
在 Google 文件、簡報中的［插入超連結］，有兩個隱藏功能，可以提升效率，建立更快速的編輯流程：

最近受邀在一系列的國內旅遊業輔導專案中，分享利用數位工具規劃旅遊的講座。在課堂的討論中，發現不少朋友困擾著類似問題： Google 地圖雖然有龐大資料，但有時定位、方向不夠精準，就導致大大小小的使用困擾。

最近幾次的 Evernote 課程、時間管理課程，遇到愈來愈多組夫妻檔學員，常常是其中一人聽過課程後，下一次邀請另一半一起前來。
上個周末的 Evernote 子彈筆記課程，就遇到一對組合，是家族的哥哥、弟弟，以及哥哥的老婆一起來上課，他們說希望能夠產生一種對時間管理、工具運用的共識，朝著家族共同的目標努力。

如果你是一個紙上解謎、益智、腦力鍛鍊遊戲的愛好者，那麼你一定會愛上「 KrazyDad 」這個網站。
如果你想要為孩子找一些迷宮、數獨、數學推理的紙上遊戲，那麼「 KrazyDad 」也是一個不可錯過的寶庫。

網路上的免費圖庫很多，有時候一個圖庫找來找去，類似關鍵字找到的照片就開始重複，但要常常切換不同免費圖庫來搜尋，也要花費不少時間。
於是就有一些「免費圖庫的聯合搜尋引擎」，幫我們一次查找多個免費圖庫裡的相關圖片，我自己之前常用的選擇是：「更聰明的免費圖片素材搜尋引擎 Everypixel 用 AI 排除俗氣照片」。

工作上被交付任務，目標是相對明確容易掌握的。反而回到生活中，雖然我們依然想要「做點什麼」，卻往往想做的事情很多，想改變的習慣很多，生活怎麼好像依然還是在同樣的迴圈當中打轉，沒有真正往前邁進的實際感受。
我常常在電腦玩物中，提到設定目標的重要性，也一定說過生活應該像專案、像任務那樣管理的話。（例如這篇文章：「專案」「管理」我的生活，才是及時行樂的幸福方法）
最近，我自己在看孩子成長的過程中，又再次體驗了生活目標管理的重要與效果。

最近 Google 相簿更新，推出了「地圖檢視照片」的模式，讓我們可以透過地圖模式，快速瀏覽不同地點的照片。（功能教學可參考：2020 新版 Google 相簿 22 個新舊功能快速重點教學懶人包）
於是有讀者來信問我，他的需求是：「介紹某地區的特色景點、旅遊路線，也想用「照片地圖」的方式分享。」於是想問問我，有沒有什麼工具可以自訂照片地圖？

因為常常介紹很多電腦、手機端的軟體，文章的主圖有時候用到「合成照」，就是把 App 或軟體畫面截圖，合成到數位裝置的螢幕中，變成一張情境照片。之前我多是使用「Smartmockups 快速合成網頁與 App 使用情境照片」。
不過，最近幾個月，我開始大量改用「 Mockup Photos 」這個合成照製作線上工具。其實，兩年多前，我已經在電腦玩物介紹過「 MockupPhotos 」，不過在 2020 年初，「 Mockup Photos 」宣布將網站上所有的合成照模板，開放免費使用，數量多達 1500 張以上。