電腦玩物

這是常常有人詢問我的問題：「如果有很多份 Google 文件、簡報、試算表都在跟不同人協作，我要如何知道哪些文件被修改呢？」尤其有些重要的文件，或是修改中與我有關的部分，有沒有什麼更準確的方法，可以幫助自己「確實」收到有誰修改、修改了什麼地方的通知？

對大家來說，建立一個個人知識庫的意義是什麼？一方面是看到有用的資料想要收集下來，但另外一方面， 根據我採訪多位善於進行筆記或資料整理的朋友，都有一個共通的概念是：「收集自己的經驗」 。

我在 課程 中常常會舉一個例子問大家：如果今天我在網路上讀到一篇覺得不錯的文章，我要不要把他收集下來，放入資料庫中準備整理？ 或是放入稍後閱讀中等待閱讀？很多時候，我們會捨不得放過這些資料，於是就會隨手把他們收集下來。但是當我們只是覺得這是不錯的資料時，表示我們其實當下無法為這些資料找到使用的定位，那麼，或許「放過這些資料，不要收集」是一個值得我們思考看看的選擇。

在時間管理、任務安排、資料整理的過程當中，很多朋友會煩惱著怎麼建立有效的系統， 並且在許多五花八門的厲害工具，或是許多各有特色的管理技巧中，反而花掉了更多的時間研究與猶豫。 或許，我們需要的可能不一定是很厲害的系統，而是一個安定、安心、安靜的系統，用最簡單的原則，幫助我們完成最重要的事情。

可能因為我習慣 Evernote 左方是記事清單，右方可以打開編輯頁面的功能， 覺得這樣可以同時看到完整的筆記清單，又能快速切換不同筆記編輯，更加方便。 所以對於 Notion 之前在資料庫（ Database ）中打開頁面後，還要切換回資料庫畫面，才能再切換到需要頁面，覺得有點麻煩。

時間管理 最重要的不是安排時間，而是如何有效地完成一件事情，而在這樣的過程中，如何解決那些卡關、阻礙與干擾，其實才是決定時間管理是否有效的關鍵。 甚至有時候如果沒有發現問題、不知道如何拆解問題，當然也不知道如何設定解決問題的方案時，就算排出再厲害的時間表或計畫表，最終還是會變得一團混亂 。

在 時間管理的課程 中有時候會遇到這樣的問題，如果我們的目標感覺是很難以量化的，例如是某種感覺、態度的改變，或是某種長遠的理想，這時候，常常會覺得無從下手計畫，或是怎麼規劃好像都不對，找不到具體可行的方案，於是也就很容易變得拖延。

《防彈筆記法》是一本怎麼樣的書呢？防彈之意，是一套保護我們生產力的流程。 在我們日常的工作與生活流程中，不知不覺流失許多經驗、思考、細節，一開始覺得無所謂，但等到遭受更多任務、更多意外的攻擊時，就發現自己無法抵禦，最終只能追著事情跑。 所以當我們先建構一條防彈的流程，就能反客為主，成為自己時間的主人 ，面對終日雜事意外也能游刃有餘的處理，也才有精力去實現自己真正的目標。

最近連續上了好幾堂一整日的 時間管理課程 ，在課程中也分析了許多學員的時間管理案例，其中有一個我常常會提出的回饋問題是：「 安排出行動後，有沒有想過自己如何才會真的去執行這樣的行動？ 」例如有朋友想要養成持續練習英文的習慣，設計了一個行動是每天背10個單字，看起來好像很合理，但有一個問題是，我怎麼確保自己真的會背到10個單字？

「 PomoDoneApp 」是一款番茄鐘結合待辦清單軟體，他的一大特色是可以與許多雲端服務進行任務同步 ，例如把 Trello、 Evernote、 Todoist 的任務同步成番茄鐘清單，這樣就可以針對自己真正的任務計時，而不用重新添加。我在 7 年前也已經有介紹過這個服務：「 幫 Evernote Trello 奇妙清單加上番茄鐘的 PomoDone 」，前一陣子因為寫書需要又開始重新使用，也跟大家分享我目前的使用方法。

跟電腦玩物的讀者分享一個好消息，我的新書 《防彈筆記法：簡單輸出式筆記架構，保護高產出、高效能心流》 將在 7/14 禮拜四（今天）於博客來開放獨家預購， 在獨家預購中會送給大家一套20張的筆記書卡 ，每張書卡是一面書中的筆記流程圖，搭配一面筆記法格言，讓大家可以快速抓住這次「防彈筆記法」的重點，也可以插入自己正在閱讀的書籍中、正在撰寫的筆記本中當作書籤使用。

這幾年看影片學習，已經是許多知識主題下的好方法之一。 而幫助我們一邊看影片、一邊做筆記的工具也應運而生，今天要跟大家分享的「 Annotate.tv 」是這些工具中一款操作特別流暢，具備自動把影片內容轉文字功能，並且也支援匯出成文字筆記的好選擇。

當我們要製作一份專案簡報時裡面可能有一頁是關於專案的進度時程報告，這時候如何製作出專業、精美的任務時間軸、進度甘特圖呢？ 如果從甘特圖軟體來截圖可能對簡報需求來說太複雜，但是在簡報軟體中要繪製時間軸、甘特圖又要花上很多手動設計與調整時間。

最近 Evernote 在電腦軟體、手機 App 與網頁端推出了一個新功能：「 工作事項 的週期提醒」 （可 下載最新版軟體進行更新 ），也就是可以設計自動重複循環的任務行動，用在每日的生活習慣養成，或是每週、每月要固定執行的例行工作，還是想要持續推進的閱讀學習進度、寫作產出進度，都會很有幫助。

我和趙胤丞老師決定在一起合作的 Podcast 節目「 高效人生商學院 」中討論更多時間管理與生產力中隱而不顯的細節，這些小細節常常成為至關重要的真實問題，然而這些小地方卻也是大多數時間管理方法論中相對不會提及的部分。他們可能是要實踐某種方法論過程中的小小操作竅門，也可能是理解觀念後必須再跨過去的一些實踐經驗談。他們會在我們的執行過程中發生，有些朋友可以處理得當，但也會有許多朋友就在這裡卡關，而導致最後目標只能放棄、任務無法好好完成。

Google Forms（ Google 表單）很早期的版本其實是可以設定問卷不同元素的字體大小與替換字型的，但後來新版的 Google 表單簡化（自動化）了介面設計，但在字體設計上反而沒辦法做太多的手動調整，尤其對中文內容更不親切。有時候想要把中文標題換成比較醒目的字型，或是把說明中的重點句加上粗體也做不到。

最近正在忙著近兩年來的最新著作《防彈筆記法》，新書即將在2022年的7月出版，並且會有一些特殊的附加產品與活動，這本著作是我的多年心血與功力集結之作，敬請期待。不過在這忙碌的過程中， 雖然不到閉關程度，但確實需要一些讓自己心情上可以更專注、放鬆的輔助，於是我會利用一些「音樂電台」來滿足這樣的需求。

當你要在社群中、文章上、簡報裡，張貼 App、網站或任何畫面截圖時，如果想要達到讓人眼睛一亮、更容易分享擴散的效果，可以利用現在流行的版面設計幫截圖美化一下。 當然也可以自己用設計軟體來製作，不過現在也有很多線上工具，可以幫我們「一鍵」自動完成截圖美化。今天這篇文章，就要跟大家 介紹三款截圖美化工具： Screenzy、 Pika 與 BrandBird Studio。

Google 文件前一陣子新增的「 進度標籤 」功能，結合更容易彈性管理的 新表格 ，讓我們可以在 Google 文件中設計出「專案進度表」，如果加上之前 Google 文件中的待辦清單、檔案連結、協作者標籤 等等功能， 現在我們也可以在 Google 文件中設計出一個類似 Notion 的簡易版專案管理協作頁面。