打造 Notion 防彈筆記系統教學:建立大腦防護罩,抵抗混亂工作



在「防彈筆記法」的概念中,核心的目的不是整理出漂亮的系統、精美的筆記,而是能夠有效地推動專案、任務,能夠快速找到需要的資料,並往前推進下一步行動。(防彈,是保護我們專案、任務的生產力,抵擋各種臨時事務的攻擊

所以如何花最少時間做整理,能夠盡量不要花時間重複設計架構,我會選擇那些最簡單精簡的管理步驟。

如果有任何資料需要收集或處理時,第一優先的處理原則就是根據專案、任務來進行,這樣一來,我們最終看到的也不會只是一個資料庫,而是一個專案、任務推進的流程,對我們的生產力來說後者更加直觀


我在許多不同工具中實踐過、教學過這樣的「防彈筆記系統」,大家最常在電腦玩物上看到的,應該是我在 Evernote 中的實踐(我目前也還是以使用 Evernote 為主,不過這是我個人喜好,其實選擇不同工具皆可)。而今天這篇文章,來分享我如何在 Notion 中架構這樣的防彈筆記系統。

2023/11 最新文章分享,打造簡單可行知識管理系統的核心技巧如何在繁忙中打造高執行力、長持久性的個人知識管理系統?








步驟一:建立任務資料庫,一個任務一則筆記

首先我會利用 Notion 「資料庫(Database)」來分類不同類型的任務專案(參考:用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫,超完整的圖解教學),例如:

  • 工作任務(資料庫)
  • 部落格任務(資料庫)
  • 孩子成場日記(資料庫)
  • 生活任務(資料庫)
  • 收集箱(資料庫)
  • 等等




每一個資料庫裡面,則是管理「在同樣的工作生活場域」需要執行的所有專案、任務頁面,或許可以把我的每一個資料庫類比為 PARA 中的 Area(領域)。

這樣分類的好處有幾個:

  • 領域、場域,代表的是我的人生當中面對的不同情況,當我處在該情況時,只要打開這個資料庫,就知道自己要處理什麼專案、任務。例如在辦公室場域,當然就是打開工作任務資料庫。在親子共處場域,當然就是打開孩子成長日記資料庫。
  • 我一直認為,分層應該愈少愈好,要打開好幾層資料才能找到需要執行的任務,是浪費時間也不直覺的。而在資料庫模式中,打開某一個領域的資料庫,就能看到所處場域要做的所有任務,都在第一層,這樣最直覺。
  • 參考:Notion 專案管理法,用資料庫還是分層頁面? 3 種實際應用案例解析




如果你糾結著雖然看起來資料庫模式不錯,但又很想用頁面(Page)來撰寫與管理,那麼可以試試看 Notion 近期推出的 Wiki 功能:把 Notion 頁面轉成 wiki 模式,維護團隊知識庫、專案任務新方法

而在一個資料庫中,也不是「亂丟資料」進去,而是用防彈筆記法的核心原則:「一個任務,一個頁面」,以一個需要完成的任務成果為單位,把完成任務成果需要的行動清單、資料碎片、想法企劃,都放入同一則任務頁面當中。

一來,每一個場域的資料庫中,就是很明確的一個一個需要完成、正在完成的任務,看到這些頁面,就能明確的知道自己要做什麼。





步驟二:如何在資料庫中掌控重要任務?

不過某一個領域資料庫中的任務頁面愈來愈多時,會不會打開資料庫,反而沒辦法第一時間發現要推薦的優先事項,或是找不到重要任務呢?這時候有下面幾個簡單的整理方法,可以解決這個問題。

  • 第一:一個專案,一個專案目錄頁面
    • 如果任務背後有一個共通專案,就把這些任務頁面連結到共通專案頁面。
    • 在主專案頁面上,根據專案流程排序這些任務頁面,整理專案資料。
    • 這個做法的優點是,慢慢的我們只要優先聚焦在少數的專案頁面上啟動管理即可,從專案頁面出發,確認重要資料與要處理的任務。


  • 第二:把資料庫改成更新時間排序
    • 這時候你可能開始想到,就算有聚焦的專案頁面,但散亂在資料庫的不同地方怎麼辦?
    • 我會把資料庫的 sort 排序方式,改成根據「更新時間」-「最新的在上」來進行排序。
    • 什麼樣的頁面最近會更新呢?應該就是最近在處理的專案、任務頁面。
    • 這個邏輯就是,打開資料庫,其實我們看到的就是最近在處理的專案、任務頁面。


  • 第三:搜尋是核心
    • 一個專案、一個任務,一個頁面。這樣就算我們第一時間沒看到需要的專案、任務頁面,也可以搜尋專案、任務關鍵字,找到專案任務頁面來修正。
    • 一旦修正,他就會排序在資料庫上方,下次就能第一點看到。
    • 這樣就建立了一個簡單直覺,不需大量管理,又能看到重要專案、任務頁面的邏輯。


  • 第四:利用屬性標籤過濾重要專案任務
    • 如果覺得前面三個步驟還不夠,可以利用資料庫的屬性(Property)功能,設計專案、任務重要進度、重要情境的標籤。我的標籤設計邏輯可以參考:「如何用標籤管理上萬則筆記?Evernote, Notion, obsidian 都適用」。
    • 例如我會把工作資料庫中的專案、任務頁面,透過標籤分類成「每日推進」、「專訪演講」、「企劃醞釀」等,這樣我就可以快速過濾出最重要的專案頁面(例如每日推進),想要聚焦在自己的課程講座時也可以快速過濾(例如專訪演講)。




步驟三:設定任務資料庫的檢視模式

用資料庫來收集、管理大量的專案、任務頁面,而非在一個頁面中不斷分層管理各種任務,最大的好處就是資料庫有「不同檢視的彈性」。

例如有時候我想要根據任務交付日期來看緊急專案、任務頁面,可以設計行事曆檢視。

2024/1/18 Notion 行事曆功能有了關鍵更新Notion 新行事曆整合 Notion 所有資料庫任務與 Google 日曆行程




有時候我想要根據進度來看輕重緩急任務頁面,可以設計看板檢視模式。但他們都是同一個資料庫中的任務,不同的檢視模式給了我們聚焦在重要事情的彈性。





步驟四:設計一頁管理中心

不過到了這個階段,我要處理的專案、任務頁面畢竟還是在不同的資料庫中,如果我要在每一個資料庫之間切換,還少了一點便利與直覺。

所以接下來我會建立一個主控頁面(同樣邏輯可參考:建立自己的時間管理入口,以我的 Evernote 系統為例這個主控頁面就是我每次進入 Notion 的入口,也可以說是時間管理、工作管理的唯一入口

我會把這個入口設計成幫助自己看到重要專案、任務頁面,快速啟動需要頁面,並且減少在不同資料庫切換的時間。

首先,我會用最簡單的方式,把目前不同領域資料庫中正在進行的最重要專案、任務頁面,連結到這個主控頁面。當他們完成後,就移除連結即可。




接著,我會利用在「Notion 資料庫管理圖解教學,活用連結分頁節省時間掌控大量專案」這篇文章介紹過的連結資料庫功能,把其他資料庫中最常用的檢視模式,連結到這個主控頁面

這樣一來,在主控頁面中我就直接看到工作資料庫的進度安排、部落格資料庫中的寫作中文稿、生活資料庫中的烘焙任務等等,在主控頁面直接管理,不需要切換不同資料庫頁面。




最近,我還利用了 Notion 的 Button 新功能,設計自動化按鈕,把這些按鈕放入主控頁面中,讓我快速新增某個資料庫中的任務,這樣一來,連新增任務都不需要切換不同資料庫頁面了。(教學參考:Notion 節省時間的「按鈕」神器:解鎖高效工作流程 6 個實戰案例





步驟五:補上有效的提醒

在這樣的系統中,如果需要時間提醒怎麼辦呢?以「防彈筆記法」的精神來說,我們聚焦在專案導向的視野中,關注專案筆記中如何推進下一步進度,持續累積成果,專案就在完成的過程。而減少在許許多多零碎的行動提醒中,反而迷失與混亂了自己的節奏。

所以我會讓自己真正的「時間提醒」愈少愈好,因為時間提醒通常無法真正提醒在自己可以執行的時間,這樣提醒反而會變成另一種干擾


不過,「最少的提醒」表示還是需要提醒,而我覺得唯一需要的時間提醒,就是「交付任務成果」需要的開始日期、完成日期。例如 7/30 要交付影片大綱,7/15 要開始規劃影片大綱,這個時間段終究是需要持續推進這個任務成果,只需要這兩個時間點的提醒即可。

在 Notion 中,我就會在任務頁面中插入一個「要開始製作成果」的開始日期(例如 7/15 ),到了這個提醒時間,這個任務頁面會因此出現在 Inbox 中。

只要還沒完成,我就讓它保持在 inbox ,提醒我每天要推進這個任務,當作一種待辦清單的時間提醒。





步驟六:覆盤的第二大腦系統

至於其他的複雜系統設計,我都盡量減少使用。

因為在推進專案、任務的流程中,最重要的無非:快速打開專案任務筆記,找到下一步行動,取用需要的專案任務資料

而這些需求,除了上述設計外,如果還找不到,那就「搜尋 專案任務名稱」即可,只要一個專案任務一則頁面,搜尋關鍵字,一定可以找得到。

那麼,這樣的系統就可以幫助我們隨時找到任務,隨時記錄經驗,隨時修改行動,完成覆盤的第二大腦的設計。



對 Notion 有興趣的朋友還可進一步參考:



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,我在 2023 年推出的「個人數位生產力」線上課程中,從如何寫出有效的防彈筆記出發,觸及工作、生活與自我管理問題,解析如何打造一套執行起來更有效率,也更有成就感的生產力系統,歡迎參考(可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得 500 元折價喔!)。

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也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作:《防彈筆記法》。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:打造 Notion 防彈筆記系統教學:建立大腦防護罩,抵抗混亂工作

留言

  1. 公司網路禁止使用evernote & notion, 只能用outlook 和onenote,請問這樣要怎麼打造防彈筆記系統呢?

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  2. 请问博主,工作任务和其他生活、课程任务是用同一个数据库嘛?还是不同的数据库?不同数据库的话,标签那就需要各自维护了。谢谢。

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