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Notion 專案管理法,用資料庫還是分層頁面? 3 種實際應用案例解析

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Notion 彈性的功能,可以讓專案、任務管理擁有不同的選擇,但選擇一多,也可能造成我們不知道如何選擇,或是反而要花更多時間去設計整理。 這篇文章,來談談 Notion 的專案管理、任務整理的技巧,看看哪一種方法更適合你的需求。

只需準備一本空白筆記本,讓年度計畫有效實現

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這篇文章源自於最近常被問到的一個問題。接近年底,上 時間管理相關課程 時,總有學員問我,有沒有推薦什麼年度計畫的格式?當然,各式各樣的計畫格式是有的,但為什麼對有些人有效?對有些人無效呢? 要做好年度計畫,其實只要一本空白筆記本就足夠了。在設計出任何時間表、看板、表格清單之前,其實年度計畫的本質,不外乎是:

Google 試算表儲存格變身進度條,追蹤任務完成度、習慣養成、記帳預算

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上週整理了最近在 企業內訓課程 中分享的:「 Google 試算表 13 個效率翻倍的表格整理工作技巧 」,有讀者來信問了一個她的需求: 「我用 Google 試算表整理許多正在進行中的任務, 想要用一個簡單、易看的方式,在儲存格中,畫出每一個任務目前的完成度進度條,可以做到嗎? 」 這個需求,在 Google 試算表中可以利用「 SPARKLINE 」這個函式來設計完成。

Google 試算表 13 個效率翻倍的表格整理工作技巧

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最近因為企業內訓的需求,上了幾堂 「 Google 試算表效率翻倍工作術」的課程 ,主要是帶大家練習在 Google 試算表中可以利用哪些功能,建立一套更高效率的表格整理、工作管理流程。 其實, Google 試算表大多數的關鍵功能,和 Excel 並沒有太大不同,像是樞紐分析、巨集、大多數函式,熟悉 Excel 的朋友也能在 Google 試算表中使用,只是操作方式或功能名稱稍有不同。 但是雲端協作的特性,也可以增加串聯不同資料時的方便性。 既然已經為企業課程研究了常用的 Google 試算表功能與應用, 就順便把我在電腦玩物寫過的相關教學,整理成一篇簡單目錄,也分享給各位讀者。

Screenity 教學影片錄影 Chrome 套件,完全免費、開源又有豐富功能

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這麼多年來,如果我要快速錄製操作教學影片,最常使用的工具依然是:「 Screencastify 」,這是一款 Chrome 套件,付費後可開啟完整功能,包含了像是繪製註解、結合教學者前鏡頭影像等等,是我之前覺得最好用的教學影片錄製工具選擇。 不過最近推出了一款全新的教學影片錄製工具:「 Screenity 」,也是一款 Chrome 套件,引起了我的注意。 因為這款工具的開發者,製作出一份以 Chrome 套件為基礎的螢幕錄影、教學影片工具比較表「 Comparison of Chrome Screen Recorders 」,比較每款套件的功能,證明自己開發的「 Screenity 」是目前功能、特色最多的選擇。

3W 資料收集法:整理我的資料庫、知識庫,不要變成垃圾場

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從稍後閱讀到各種筆記、資料庫服務,可以儲存各種「感覺有用資料」的工具是很多的,但是很多工具用久了,資料愈來愈龐大,但卻開始感覺工具愈來愈難用: 稍後閱讀儲存了一堆永遠不讀? 剪貼網頁收集了一堆從沒使用? 筆記日誌整理了卻還是難以找到? 我自己早期使用這類工具,也會有這樣的問題,後來逐步修正自己的整理方法,到了現在,可以建立起一個「大量收集但用得到,簡單整理但找得到」的使用邏輯。 這個方法如果跳脫特定數位工具的功能,可以歸納成「3W資料收集法」,是我在收集任何類型資料時,一定會做的三大關鍵步驟。

Google Meet  分組討論室強大易用,可自訂計時器與請求協助

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對於遠距教學、遠距會議來說,很難但又很需要實現的一個現場功能,就是「分組討論」 ,因為原本在大多數遠距視訊軟體中,內建這項「分組討論」功能的工具並不多。不過,需求也會造就功能的誕生,原本很陽春的 Google Meet ,也在今年趨勢下,推出許多新功能,而最新開放的功能就是 「分組討論室(breakout rooms)」 。

我的最新線上課:「高效能職場筆記法」推出,打造屬於你的工作筆記

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你曾經被交辦任務,在筆記寫下任務名稱後,接下來完全不知道如何拆解嗎? 你曾經寫了一大堆待辦清單,工作還是一團混亂,常常被說搞不清楚優先次序嗎? 你曾經辛苦完成一個任務,交付給老闆客戶後,反而被說任務做得一蹋糊塗嗎? 你曾經面對許多困難任務,壓力很大卻又完全不知道如何開始嗎? 你曾經在會議中,來不及記筆記?記了一堆混亂筆記?最後感覺任務還是模糊不清嗎? 你曾經要寫企劃筆記,看著空白筆記頁,卻一個字都寫不出來嗎? 你曾經覺得筆記本上東記一點、西記一點,最後不知道如何整理筆記本嗎? 你曾經覺得自己記了一大堆筆記內容,最後真正用到的卻很少?還常常找不到或遺漏嗎? 上述問題,就是我最新的這堂「高效能職場筆記法」線上課程,要解決的問題。 在這個 2021 年即將開始的時機,有最優惠的價格,以及最特別的回餽贈禮,透過這堂「 高效能職場筆記法 」(點擊連結,查看課程頁面) ,希望我們能一起來精研一套提升效率、解決問題的職場筆記系統。

[下班後時間管理] 發現看不見的隱性拖延,與 3 個破解方法

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Business photo created by cookie_studio - www.freepik.com 工作上被交付的任務、目標如果拖延了,雖然會有些焦慮,但這些拖延看得見,我們很明顯知道自己在拖延: 可能是事情有困難,我們害怕失敗、沒信心、不確定自己是否做得好,所以開始拖延, 也可能這件事情不喜歡、沒動力,所以開始拖延。 也有些事情覺得可以拖延,當然能拖就拖,因為不知道不能再拖延。 這些是看得見的拖延,知道自己在拖延什麼事情,起碼還有壓力,問題還好解決。要解決這類拖延,可以參考:「 克服拖延不靠意志力,你需要這三個簡單可行技巧 」。

Notion Timeline 時間軸功能,繪製專案進度甘特圖的 11 個技巧

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當我們規劃一個專案的過程中,除了拆解出要執行的大大小小任務外,也想要在「一個時間軸」上,排出這些「任務需要的時間資源」,以及「什麼時候開始、什麼時候交付」的進度。這時候,可能除了單純的待辦清單,還會動用簡單或複雜的 甘特圖工具 來繪製進度圖表。 而現在 Notion 這個專案、筆記、資料庫管理工具,也推出了屬於他的甘特圖功能。 當然, Notion 上的甘特圖功能目前還是很簡單的版本,主要用來規劃時間進度,至於其他資源分配、任務依存關係等管理尚無法解決。 所以 Notion 也將這個功能稱呼為「 Timeline 」,符合其目前功能的設定,主要是幫我們畫出專案中大大小小任務的時間進度圖。 今天這篇文章,就來拆解一下 Notion Timeline 有哪些功能、技巧可以運用,可以用在什麼樣的案例上。

Google 相簿、文件無限免費空間將在 2021 年 6 月後取消!七大重點需知

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Google 今天(2020/11/11)宣布了新的空間政策:「 An update to storage policies across your Google Account 」,以結論來看,對一般使用者最大的影響, 就是在 2021 年 6 月後,將停止 Google 相簿、 Google 文件的「無限免費空間」服務 ,「之後上傳」的所有照片、影片或建立的 Google 文件,都將開始計算容量,納入免費帳戶 15 GB 或付費帳戶的空間中。 Google 的說法,目前每日約有 430 萬 GB 的資料上傳到 Gmail、 Google 雲端硬碟、 Google 相簿等服務中。為了維持更好的空間儲存服務,當然需要一定的費用,所以決定在 2021 年 6 月之後,停止上述無限免費空間的服務。 根據 Google 的相關文章,我將這個新空間政策帶來的改變,整理成 7 個重點,跟大家分享。

Google 簡報如何不著痕跡的自動播放內嵌音樂、影片教學

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在上課的過程中,到了練習、討論的段落,用簡報筆按下下一個動作,就能自動播放音樂,或是自動播放練習影片,再按下又能停止並進入下一頁簡報,這樣一來,老師就不用做多餘的電腦畫面切換動作,也能讓整個課程過程更加順暢。 當然,要播放音樂、影片,切換一下電腦畫面,打開播放器播放,都不是很難的動作。只是最近讀了王永福老師的《教學的技術》一書,裡面提到職業選手應該要為自己設計沒有多餘阻礙的流程。 所以, 我也想在自己慣用的 Google 簡報上,試試看如何「不著痕跡的自動播放內嵌音樂、影片」。

Notion 自訂範本 2 大活用:養成每日好習慣、快速拆解任務SOP

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筆記用久了,工作任務執行久了,實踐自己的時間管理方法久了, 我相信許多朋友慢慢的會形成某些屬於自己的「行動模式、拆解模式」 。例如: 每天的行動清單,有固定的習慣與規則。 常常出現的工作任務,有固定的SOP。 會重複出現的專案,有一套最佳的工作拆解流程。

Size.link 網路購物必備 AR 測量工具,買書桌前先虛擬擺上房間

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最近想幫小孩採購一個 CD Player 音響,還有一個可以看書、畫畫的書桌,要購買之前,除了查看功能外,也會在意他的「尺寸」與「空間」。這台播放器擺在床頭桌子會不會太佔空間?這個書桌擺到房間裡會不會變得很擁擠? 不只是量量長度、寬度,如果能感受一下擺上去的空間感更好。

Bubbles 線上教學、遠距討論利器,免費多人協作螢幕錄影截圖工具

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「 Bubbles 」看起來像是一個螢幕錄影、螢幕截圖工具,但增加了快速線上分享、雲端協作討論的功能,並且把操作流程設計得十分簡易順暢。 目前完全免費,甚至也不需要註冊帳號。他要解決的核心問題並非螢幕錄影與截圖,而是: 和遠距、線上的同事、學生,用「 最輕鬆、簡潔、沒壓力的方式 」,討論電腦畫面中出現的文件、圖像、網站、軟體的操作問題、設計問題。 試想一個辦公室或教學現場的場景,我可以請同事、學生,來到我的電腦前,一邊看我的操作畫面,一邊講解操作步驟,或是解釋某個網頁、某份文件、某張設計圖想要修改調整的地方。 但是如果是遠距工作,這樣的討論就會變成「又要開一個視訊會議」,增加很多會議負擔。 或者在即時通,電子郵件中,想要做類似的討論,就會變成「冗長而不確定的討論串」,往往要許多的文字,許多的來往訊息,才能完成任務。

[下班後時間管理] 感覺為他人犧牲時間前,先 2 步驟拆解自己需求

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人生中感覺需要完成的責任太多,工作上的責任,家庭的責任,還有他人各式各樣的要求,於是最後「感覺」只好犧牲自己的時間,去完成這些任務。 但時間一久,反而累積了更多挫折,覺得更加迷惘。這不僅讓人覺得失去人生的平衡,事實上在這樣的狀態中,也無法把那些別人交付的期待與任務做好。 我們不太可能完全不管別人的需求,但如何在滿足責任的同時,也照顧到自己的需求呢? 更重要的是,我們如何從「感覺犧牲」的狀態,轉換到「真誠付出」但也「滿足自我」的狀態呢? 今天這篇文章,分享我的兩個關鍵步驟,在決定是否要交付自己的時間前,如何先拆解自己的需求,從而解決總是「感覺」犧牲自己時間的問題。

增強版 Notion 網頁擷取外掛,重點摘錄、擷取郵件、屬性整理

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筆記、資料庫服務 Notion ,有提供官方的「 Notion 網頁擷取工具 」,功能簡單,使用方便,效果不錯,可以在電腦、手機上擷取網頁全文,並且可以插入任何資料庫( Database )或頁面( Page )。 但是如果我們想要更多的整理功能時, Notion 官方的網頁擷取工具目前就無法處理下列需求:

固定時間邊界:不是問工作需多久時間,先問我想花多少時間

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今天這篇文章,跟大家聊聊在《 Shape Up 》這本書中看到的一個翻轉思考流程的專案管理、時間管理概念:「 appetite 」,他們稱呼為這是設定目標的胃口,我覺得也可以意譯為「時間邊界」。 《 Shape Up 》來自於知名專案管理工具「 Basecamp 」開發團隊,他們一向被認為是最高效率的開發團隊之一(也撰寫過多本關於生產力的書籍),這本書正是他們多年來工作流程的淬鍊結晶,書中包含了很多對於傳統方法的反思、驗證與突破。 「 appetite 」這個概念,想說的是:「When shaping(書中定義為設定一個工作目標), we focus less on estimates and more on our appetite. 」這段話的意思是: 當設定一個工作目標時,首先要關注的不是估計任務需要多少時間,而是應該更多關注在我們覺得花多少時間是值得的?我們想要花多少時間?

ClipDrop 黑科技把現實物品快速、完美「去背剪貼」到電腦

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今天要介紹的這個「 ClipDrop 」工具(原名: AR Copy Paste ),想要幫我們把現實世界的真實物品,「快速複製貼上」到電腦的數位內容中! 例如,你的辦公室、家裡有一本書、一件衣服、一個家具、一個玩具,透過「 ClipDrop 」 去背剪貼,可以立即傳送到電腦,貼上自己的簡報、文件、即時通或繪圖設計軟體。 最驚人的是, 「 ClipDrop 」的去背效果非常的精準。

如何活用 Notion 反向連結,快速建立聚焦目標的每日行動清單

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Notion 在 2020/9 推出「反向連結」功能,剛推出不久,或許一些還可以活用的方法尚未被充分發展(基本教學: Notion 推出自動反向連結功能,如何利用在專案管理、知識研究? )。今天這篇文章,想要來試試看活用「反向連結」的另外一種可能用法。 技術上來說, 我想試試看利用 Notion 的「反向連結」,建立我在 Evernote 中實踐多年的跨專案「標籤」系統。 像是: 大掃除結束後,用 Evernote 「標籤」讓生活雜物更有「定位」 Evernote 如何同時分類任務的專案、重要緊急、追蹤進度? 另外一個技術上的啟發,是今年「 Roam Research 」、「 Obsidian 」中的標籤設計,其實就是利用類似反向連結的方式,讓加上標籤的頁面、段落,快速重新彙整成一頁清單。 所以 Notion 的「反向連結」功能, 是不是也可以當作一種跨頁面、跨資料庫,快速建立重新整理的聚焦清單的方法呢?

在家免費觀看 10 萬部 Live 現場音樂表演影片:JamBase Live Video Archive

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Live 現場音樂演奏,對許多愛樂者來說有著不同的魔力,即使有灌錄專輯的樂團,即使是耳熟能詳的歌曲,聽現場演出,也可以感受到許多即興發揮的細節變化,有時候某些 Live 演出的發揮甚至可能成為難以再次重現的經典。 觀看 Live 演出,當然是親臨現場最好。不過面對全世界那麼多音樂活動、那麼多樂團,我們也不可能親身體驗每一場的 Live 演出。所以不免有時候,可以透過線上影片來體驗 Live 演出的魅力。 今天要介紹一個專門整理 Live 音樂演出的網站:「 JamBase Live Video Archive 」 ,目前整理了超過 10 萬部的現場音樂演出影片,並提供了方便的索引、播放介面。

從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(四):必用 7 大搜尋技巧

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寫了一系列的「從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學」 ,從無痛的雲端匯入,保持 Evernote 整理習慣( 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(一):使用習慣相對無痛匯入 ),到利用 Notion 特殊的資料庫整理技巧( 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二):設計脫胎換骨資料庫 ),以及特殊的筆記功能( 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(三):上手筆記編輯 15 個超能力 )。 接下來這一篇,我想要測試的是利用 Notion 解決一個核心的需求:搜尋筆記與資料。 以結論來說,如果下定決心要從 Evernote 轉移到 Notion ,並且之前在 Evernote 會大量利用搜尋功能的話,那麼在 Notion 上是確定無法回到 Evernote 那樣舒適、強大、有彈性的搜尋方式。 不過轉移工具,這是難免會有的犧牲。 回到 Notion 上,如何利用既有的功能,有更接近 Evernote 的搜尋體驗,並搜尋到自己想要的內容呢?

微軟表單、Google 表單比一比,Microsoft Forms 多了、少了哪些功能?

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Microsoft Forms (微軟表單),是一個類似 Google 表單的線上問卷、線上測驗、線上收集資料的工具 ,原本只有開放 Office 365 企業用戶、教育版用戶使用, 但目前正式開放給一般有微軟帳號的使用者,免費帳戶也可以使用。 不過線上問卷工具其實已經很多,也有免費的 Google 表單在前,免費開放的 Microsoft Forms(微軟表單),有沒有什麼新特色呢? 我初步測試一輪後,其實整體來說,Microsoft Forms(微軟表單)免費版的功能,相比 Google 表單來說是比較陽春一點點的,但也有多出一個許多 Google 表單想要的功能。 下面為大家做一個快速但完整的分析比較。

[下班後時間管理] 想做的事沒時間做?每天多出3小時生產力空檔的方法

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我們常常覺得每天忙忙忙,好像自己想做的一些事情,總是不知不覺就變得「沒有時間」可以去做。 這樣的循環,很容易讓我們覺得對人生洩氣,甚至連帶影響了工作、家庭也都變得更加沒有動力去做。 有什麼樣的辦法,可以幫助我們變得「有時間」去做自己想做的事情呢? 在前一篇「 [下班後時間管理] 回家累翻什麼都做不了?兩個關鍵解決辦法 」解決回家累到什麼都做不了的問題後,這一篇文章, 我想來分析看看「感覺沒時間」的問題,背後隱藏著的三大原因,以及對應這三大原因,有哪些可以改變的方法。

Google 相簿加入肖像打光科技,移除臉部陰影,挽救背光照片

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前一陣子 Pixel 5、 Pixel 4a ( 5G ) 發佈時,也公布了一個新的相機功能:「肖像打光」。幫助拍攝者遇到主體人物上的光源不夠,或是光線不均勻時,可以利用軟體演算,另外替想要拍攝的人物打光,讓主角在照片裡更生動鮮明。 而現在, 這個「肖像打光」功能,也成為 Google 相簿 App 中的一個編輯功能,只要是 Pixel 2 以上系列的手機 ,更新最新版 Google 相簿後,都可以獲得新的「肖像打光」調整方式。 我實際測試,這個功能在大多時候,確實可以解決下面兩種照片問題: 照片場景很亮,但裡面主體人物剛好背光、被陰影遮住,臉部過暗。 照片場景光線不均勻,有很多陰影,也導致人物臉上有不規則陰影線條。 這時候就能利用 Google 相簿的「肖像打光」科技調整一下。下面分享我的兩個實際測試案例。

寫作不是從空白頁開始,而是從寫思考筆記的 5 個習慣開始

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我在電腦玩物分享過幾次自己的寫作方法,都獲得不錯的迴響: 不要這樣列寫作計畫,幫你不拖延完成論文、書籍與部落格創作 寫作加速法教學,解決寫報告論述文章的截稿壓力與速度瓶頸 如何開始一場寫作風暴?編輯給任何人寫不出東西時的建議 但上述文章,無論是談寫作計畫、激發靈感,大多時候談的都是「已經確定要寫一篇文章"之後"」的階段。 於是有些朋友開始制定寫作計畫, 打開空白文件,想要開始根據寫作計畫、激發靈感技巧,來完成一篇一篇文章、報告或企劃,但發現怎麼還是依然卡關?

從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(三):上手筆記編輯 15 個超能力

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經過前面兩篇系列文章的介紹,我們先將 Evernote 筆記初步匯入 Notion ,並且盡可能保持原本的整理使用習慣。( 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(一):使用習慣相對無痛匯入 ) 當找到、使用筆記沒問題後,我利用 Notion 獨特的資料庫管理功能,獲得全新的專案管理方式,讓資料庫可以根據任務時間排序,或是顯示成進度看板、專案行事曆( 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二):設計脫胎換骨資料庫 ) 但是筆記工具的用途,就是要「寫筆記」,所以當整理資料庫沒問題後, 我們就來看看 Notion 上筆記編輯特殊功能,掌握他和 Evernote 編輯筆記的不同之處,方便在 Notion 完成更精彩的筆記。

Google Meet 視訊會議新增投票與問答功能,強化遠距教學互動

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Google Meet 在今年不斷的推出許多新功能,因應現在的各種視訊會議、遠距教學需求: Google Meet 視訊錄影、白板簡報、遠距教學的11個必學功能 Google Meet 兩大新功能實測:Jam 白板協作、人物背景模糊 Google Meet 針對遠距教學推出 13 個新功能,開始陸續更新 前幾天, Google Meet 又進一步新增了「投票」、「問答」兩項新功能。

Readmoo 家庭帳號實測,讓家人輕鬆免費借閱我的電子書櫃

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大概兩年多前開始,我的閱讀習慣逐漸轉向電子書,對我來說無論是讀小說,還是讀學習類的書籍,都可以讓我善用零碎時間閱讀。或者更重要的,讓零碎時間多一個「隨手拿起電子書閱讀」的選擇,幫助自己減少轉向其他無目的的消耗時間行動。(可參考: 我如何利用電子書養成更積極的閱讀習慣? ) 而且我不只自己讀電子書,也積極鼓勵老婆可以讀電子書 ,我自己看了很喜歡的小說,或是育兒教養相關的書籍,我都會讀完後,轉給老婆閱讀。(所以買了一台: Readmoo mooInk 電子書閱讀器使用心得, 8 個看書重點解析 ) 甚至我還利用電子書的朗讀功能,在上下班接送老婆的路上,在車上直接播放電子書的語音朗讀,一起共讀育兒教養類的書籍,不僅讓塞車時間更充實,也可以利用時間達成家庭共識。( 用聽書養成效率加倍的閱讀習慣:聽說讀寫合一的讀書筆記法 )

從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二):設計脫胎換骨資料庫

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完成前一篇文章的筆記資料轉移步驟後( 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(一):使用習慣相對無痛匯入 ),基本的筆記已經匯入了 Notion ,也可以搜尋、開啟、編輯了。一個一個 Evernote 「記事本」,變成一個一個 Notion 「 Database(資料庫)」。 除了前一篇文章提到資料庫的基本設定,讓你重現 Evernote 記事清單的面貌外, 接下來第二階段的教學,我要分享如何利用 Notion Database(資料庫)的特殊功能,設計出脫胎換骨的資料庫面貌: 根據專案時間、重要性、階段進度等需求,排程筆記。 快速找到當下需要、當下不能遺漏的筆記。 讓記事本除了清單,還能變成看板、行事曆等不同展示方式。

從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(一):使用習慣相對無痛匯入

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最近 Evernote 進行大改版,想要在全平台升級到 Evernote 10 ,讓 Evernote 的資料庫與筆記功能可以進入下一個世代。這次大升級的過程,有很多的改變,但也引發很多的 Bug ,並且許多用戶遇到的 Bug 跟最核心的同步問題有關(雖然我自己沒有遇到)。 要讓老用戶們都滿意當然是很難的,不過 Evernote 目前團隊的處理方式也缺乏溝通,讓人覺得不放心。(歡迎參考我對這次 Evernote 10 大更新版本的持續使用體驗文章: [隨時更新] Evernote 推出 Windows、 Mac 重大新版,建議先追蹤我的測試 ) 一直都把 Evernote 當作核心工具的我(已經使用了起碼超過 14 年,從單機時代就開始使用),這一次,決定更認真的來試試看: 「 如果真的要從 Evernote 轉移到 Notion ,那麼整個轉移的流程可以怎麼做。 」

Taskade 3.0 結合遠距視訊、團隊日曆的免費中文待辦清單協作工具

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「 Taskade 」是這幾年也很受到討論,並且進步十分迅速的一款待辦清單、專案管理工具。每一年都有一些重大的進展 : 在 2017 年首次推出時, 「 Taskade 」還是一個 Chrome 上的待辦清單外掛。到了 2018 年發展為一個跨平台雲端待辦清單服務,並且十分強調同步協作功能。到了 2019 年又進一步推出了待辦清單之外,結合心智圖、流程圖、看板管理的模式,讓更龐大的專案更容易管理。

[下班後時間管理] 回家累翻什麼都做不了?兩個關鍵解決辦法

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「雖然有很多很多想做的事情,但回家後就已經累得一塌糊塗,什麼都做不了,這時候怎麼辦呢?」 這是我常常在 時間管理課堂 上遇到的學員提問,這個問題有兩種主要的解決辦法,要看那個讓我們感覺燃燒殆盡的問題點出在哪裡,然後對症下藥。 事實上,我自己也經歷過許多次這樣的故事,下面就是我會使用的方法,幫不同情況解套。

[隨時更新] Evernote 推出 Windows、 Mac 重大新版,建議先追蹤我的測試

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Evernote 這一年多來,透過其官方論壇、 YouTube 頻道,一直在強調他們正在作一個徹底的程式碼資料庫的翻新,要將原本跨平台不同的軟體介面、資料庫格式「統一」。 而且這個艱鉅的任務,花費了他們許多的時間。 但希望到時候,無論在 Windows、 Mac、 iOS、 Android 和網頁端, 將會擁有一致的 Evernote 介面功能、資料格式,和更穩定快速的同步,並且也能更容易的推出新功能。

Google 試算表團隊協作任務清單教學,製作簡易版 Airtable 範本下載

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Excel、 Google 試算表這樣的工具,除了做數據的統計運算外,因為其表格的特性,也有很多人會拿來做為專案排程、任務清單使用。透過表格的格式,每一條任務還可以標註進度、指派、時程等等細節。 像是 Airtable ,或是 Notion 中的表格功能,更把這樣的專案表格需求發揚光大,提供了在多人合作下,也能製作出清晰易讀、格式統一、填寫不出錯、輕鬆好管理的表格。 那麼, Google 試算表 是否也可以做出類似的專案任務表格呢?

Google 相簿 App 新版自動建議修圖介面,根據人物風景照片提供不同快速修改

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前幾天 Google 發布了新手機: Pixel 4a (5G) 和 Pixel 5 ,特別強調了手機的拍照功能,伴隨著硬體的推出,軟體端的 Google 相簿 也有一項大更新,也就是「新版的自動建議修圖介面」,希望能夠提供一個更自覺、更快速、更有用的修圖方式。 這項更新,會先在 Google 相簿 Android App 上推出,我這兩天獲得了更新,來跟大家聊聊看新版的修圖介面有何不同。 以結論來說,並非是增加了什麼全新的修圖功能, 而是在新版的修圖介面中,透過「自動建議」的方式,讓人物照片、風景照片,會有不同的修圖選項,更容易看到以前那些隱藏在功能選單中的選項,更方便我們一鍵完成修圖。

NeuraCache 用 Evernote +康乃爾筆記法,自動建立長期記憶複習卡片

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最近讀了很多教育、學習相關的書籍,補充自己的育兒知識,其中有許多觀念與科學,需要經過反覆的實踐驗證,才能改變自己某些習以為常的習慣。 這個過程中,我會反覆拿出之前的讀書筆記查看,一邊行動,也一邊強化自己的記憶。 因為記憶是這樣的,第一時間閱讀後,即使理解了、畫重點了,但是這些知識沒有辦法在我們的腦袋中形成長期的記憶, 只要沒有反覆拿出來複習,這些短期記憶很快就會消失,變成不復記憶。 所以真正的學習,在理解之後,還需要持續的行動,反覆的重新複習,才能真正轉化成自己能夠隨手拿出來使用的新知識。

Google Meet 兩大新功能實測:Jam 白板協作、人物背景模糊

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因應今年疫情的影響,各家視訊會議工具紛紛迎來了更大量的使用者,以及伴隨著更多需求與功能的改進。一直以來簡單易用,但也功能偏向陽春的 Google Meet ,也在這波趨勢下,有了更快速的變化與增強。(可參考: Google Meet 針對遠距教學推出 13 個新功能,開始陸續更新 ) 我自己平常在 台灣企業內訓上課 ,今年也出現不少視訊上課的需求,其中最常用的工具也不外乎: Microsoft Teams 、 Cisco Webex 與 Google Meet 。 最近兩週(2020年9月底),  Google Meet 開始獲得了兩個關鍵功能: 人物背景模糊 直接整合 Jamboard 的白板協作 這兩個功能,在視訊會議、教學上,可以有很直接具體的影響,因此特別寫一篇文章,跟大家分享我的測試心得,以及要注意的操作細節。

Clockify 專案管理、遠距團隊追蹤工作時間免費利器,中文圖解教學

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「 將自己的時間用途數據化 」,是一個可以提升效率的技巧。 無論是想要精進自己的時間管理方法,或是自雇者需要追蹤各個工作專案的工時與計價,還是遠距工作團隊需要管理每一個合作者的工作時間,這時候,一個「追蹤工作時間」的工具,都會節省許多時間。 之前有多年的時間,我慣用的工作時間追蹤工具是:「 打醒你對時間的低敏感度! Toggl 專業工作者的時間追蹤利器 」。 最近這一年,我換成一個比較輕鬆簡單,但對個人時間管理一樣有效的方法:「 Google日曆 變身時間塊統計工具,追蹤養成習慣與工作時數 」。 今天要介紹的,是一個類似 Toggl 的追蹤工時服務,叫做「 Clockify 」 ,他在介面結構、管理邏輯上都和 Toggl 非常一致, 但是這個工具訴求免費版本就可以:進行更多專案管理的任務拆解、時薪費用統計功能。

Podcastle 稍後閱讀英文文章自動轉成 Podcast ,最自然 AI 人聲

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今年 Podcast 在台灣成為熱潮,而 「 Podcastle 」這個外掛,訴求可以幫助你將想要稍後閱讀的網頁文章,自動轉成一集一集,像是有一位真實主持人口述給你聽的 Podcast 節目。

iOS 語音備忘錄新功能「減少背景噪音」,讓開會、上課錄音更清晰

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「語音備忘錄」是 iOS 12 後新增的 Apple 原生 App ,顧名思義,就是一個官方的錄音工具,可以利用在開會、採訪、上課,或是自己語音筆記的場合,快速進行錄音,甚至也能做簡單的剪輯。 而在升級到 iOS 14 後,「語音備忘錄」也加入了一個新功能:「去除背景噪音」 ,把主聲之外的其他背景雜音,利用自動演算法消除或降低,讓老師講話、對談內容等等更加清晰。 如果常常需要在各種場合利用「語音筆記」的朋友,這是一個不錯的新功能。我實際測試幾種錄音場合,消除雜音的效果確實有幫助。

Todoist 也能解決 Trello 需求,知名待辦清單工作新增「看板」功能

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最近有讀者問我,慣用的 Wunderlist 終於被徹底取代為 微軟的 To Do (他一直堅持到 Wunderlist 今年徹底被停用為止),但是他覺得微軟的 To Do 太簡略、用不習慣,有沒有可以替代的待辦清單工具? 當時我第一時間,推薦他可以試試看「 Todoist 」。 作為最知名、最強大的待辦清單服務之一, Todoist 有幾大特色: 符合 GTD 原則: 收集箱、今日行動、檢視一週、專案拆解,預設關鍵分類,邏輯架構完整 簡潔易用的介面設計: 但也同時蘊藏大量功能 效率評分、Karma 經驗值: 用遊戲化方式,督促我們保持完成任務習慣 可以根據單一專案、單一任務,多人協同合作: 免費版,每個專案最多 5 人合作 付費版功能也結合了標籤、提醒、筆記與檔案整理 而且最近(2020年9月), Todoist 推出了一個很有針對性的新功能:「看板模式」 ,讓原本待辦清單列表,可以用類似 Trello 的看板進行管理! 這個新功能,免費版用戶也可使用,電腦網頁端、手機 App 端都可操作。

Google 日曆 App 整合 Google Tasks,讓日曆成為時間管理中心

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Google 日曆 Android App 近期的更新,終於加入了一個需求已久的功能:「整合了 Google Tasks ( Google 工作表)」。 讓手機上也可以統一在 Google 日曆 App 中,查看包含今日行程、專案進度、提醒事項,以及 Google Tasks 的到期任務,成為真正的統一時間管理中心。

在 Netflix 上插入 IMDb、爛番茄評分,避免被吸睛劇照片名迷惑

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發現一個 Chrome、 Friefox 瀏覽器外掛套件,很適合想在 Netflix 上精選電影、節目觀看的使用者,簡單來說, 他可以在絕大多數 Netflix 影片介紹介面上,插入來自 IMDb、 爛番茄(Rotten Tomatoes)、Metacritic 和豆瓣的評分。 早期 Netflix 上還有星等評分機制,後來完全看不到評分,變成單純只有新影片、熱門影片、「感覺像是為你推薦」的影片,或是相關影片。 但這樣的機制,只是看到一大堆好像很有趣的推薦,卻沒辦法在看之前有一個篩選的參考值。

YouTube Kids 台灣推出的意外好處,YouTube 解除兒童影片限制

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  看到 YouTube Kids 在台灣推出,身為父母也來試試看,跟大家聊聊心得。 除了分享 YouTube Kids 的特色外,也要分享他的限制(缺點?)。其實更想分享的是,因為 YouTube Kids 台灣版的推出, 今年(2020年)來在 YouTube App、 YouTube Music App 上不能整理兒童類音樂、影片,有時不能跳出 App 繼續播放兒童影片等等限制似乎也解除了!

將手機打造成自動時間管理利器,我的 Pixel Android 完整設定分享

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最近換到 Pixel 4a ,Pixel 系列手機已經成為我在 Android 手機上的首選。手機對我來說是很重要的工作工具,不是因為需要追蹤新訊息、也不是經營社群的需求。而是因為如果能利用零碎時間來推進各種任務,就能獲得時間利用的最大化。 拆解任務步驟後,利用智慧型手機的生產力 App ,在 10 分鐘、 20 分鐘空檔推進下一步行動,就是我日常貫徹執行的工作方式。 只是智慧型手機的便利對很多人來說,也可能形成另一種資訊的干擾: 打開手機就會出現很多「其實是次要」的通知。 或是很多吸引自己注意力導致「看不到要事」的訊息。 確實,失去專注力,又剛好是對時間管理最大的傷害。 所以,在「期望手機能善用零碎時間完成要事」、「手機是接收各種訊息、通知的中心」兩者之間,如何取得平衡呢? (工作方法的部分,可參考: 如何利用零碎時間?讓空檔成為完成目標的四種關鍵時間 ) 這篇文章,不說廢話,直接分享我在 Google 的 Pixel 4a 手機, Android 11 系統上的設定方法,提供大家參考,也歡迎互相交流你的設定方式。

在 iPhone 背面輕點兩下最快速螢幕截圖,內建功能開啟教學

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「手機螢幕截圖」是很常使用的功能 ,不只是我常常撰寫教學文章、製作上課簡報,平常在工作中要傳遞一些資料時,螢幕截圖也常常派上用場。 不過老實說,目前無論是手機內建的螢幕截圖、或是第三方 App 的截圖,都有一個共通的不方便之處,就是他們往往需要按「不好按」的實體按鍵,有些麻煩步驟,容易跟其他功能(例如關機)混淆。 而如果你的 iPhone 最近升級到 iOS 14 ,那麼可以開啟一個解決上述問題的螢幕截圖功能!這個功能是: 在手機背面輕點兩下,立即完成截圖!

Catcode 把白板照片、上課影片、講義PDF插入紙本筆記! AI 辨識筆記 App

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我在分享 Evernote 子彈筆記方法 時,常常會提到一條準則:「 一個任務、知識,往往需要多種不同類型的資料,最好能統整到同一則筆記中。 」在 Evernote 中,就是在一則筆記裡,彙整這個任務的待辦清單、想法筆記、參考 PDF、手繪流程圖照片、報表文件、會議錄音等等。 都在一則筆記裡,這樣處理這則筆記時,就能快速開啟相關資料。 在數位筆記中,要用筆記統整各種類型的碎片資料,相對容易。但是如果我們的核心筆記工具是「紙本筆記」,要如何在紙本筆記上,也插入需要的照片、檔案、可快速開啟的參考網頁連結呢? 今天要介紹一個最新的 App :「 Catcode 」 ,就想要解決上述的問題, App 開發者提到了一個經典的應用情境: 學生上課時在紙本筆記上,速記了老師講解的內容,但同時拍了一段老師重點講解的影片,這時候,利用「 Catcode 」就能把老師講解的影片「插入」到紙本筆記中!

Notion 推出自動反向連結功能,如何利用在專案管理、知識研究?

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Notion 最近推出了一個新功能:「自動反向連結( backlinks )」。舉例來說,當我在一則「 時間管理課程規劃 」筆記中,連結了一則「 原子習慣讀書心得 」的筆記資料,那麼在「原子習慣讀書心得」筆記中,會「自動出現」一個反向連結,告訴我「時間管理課程規劃」有引用這則筆記。 「自動反向連結」、更進階的「雙向連結」,可以說是 2020 年許多新興筆記工具的熱門功能,這種網絡狀的「 卡片盒筆記法 」成為討論焦點。 而 Notion 推出的「自動反向連結( backlinks )」,可以說是對這股筆記整理風潮的初步回應。

燃盡清單法 Burner List,規劃待辦清單的極簡專注格式

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燃盡清單法(Burner List,又譯為燒爐清單),想要解決一個核心問題:「待辦清單上都是一些反應了他人優先權的事項,只是讓現代工作者感覺自己永遠在做不完的狀態中。」 於是傑克‧納普(Jake Knapp)發明了一種待辦清單的規劃方式,稱其為「 Burner List 」,這個名稱有兩種意思: 意思之一:是想像自己是廚師,永遠要知道眼前正在大火燒煮的鍋子是哪一個,又有哪一個是正在小火慢燉,而其他都是雜事,這樣才不會顧此失彼。 意思之二:是這份清單,幫助自己專注把眼前最重要的目標燒完,而不是到處點火,但沒有一個專案任務可以真正燃盡。

Sounds of the Forest 在家聆聽大自然,全球森林的聲音地圖資料庫

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「聲景」,除了視覺所見的風景外,閉上眼睛,聲音的表情迴盪入耳中,也能在腦中組織出一幅生動的景色。於是除了大自然的攝影師之外,也有致力於記錄這些聲音的愛好者、工作者,建立了許多聲景的資料庫,有些可以讓我們回想起鄉土的記憶,有些也有放鬆紓壓的效果: Nature Sound Map 全球 400 個地點大自然「聲景」變抒壓歌單 打開台灣聲音地圖,迴響起你我生活記憶裡的聲音歷史 收藏全世界的鳥鳴聲:最大鳥類聲音資料庫與數十萬錄音檔下載 BBC 免費推出大自然抒壓音樂電影,50個小時的地球視覺音景 今天這篇文章,來補充一個最新的「森林錄音」資料庫:「 Sounds of the Forest 」。 在這個聲音地圖資料庫中,除了可以聆聽世界各地的森林錄音外,這些錄音檔案還提供免費下載使用,或是可以重製創造的用途。

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