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如何分類整理 Google 雲端硬碟?不靠資料夾的五個整理技巧

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Google 雲端硬碟( Google Drive )上備份同步的檔案愈來愈多,只是照著原本資料夾分類的邏輯,還要加上會有許多「要和別人一起協同合作」的檔案,可能雲端硬碟上的資料愈來愈混亂,要找到需要的檔案,要花掉很多時間。

尤其是「共用」的時候,如何管理會是一個麻煩。當團隊一起共用一個雲端硬碟的資料夾,每個人有不同的檔案分類邏輯,我們不好去改動別人的資料夾分類,最後很容易變成檔案都丟上去,但資料夾卻很混亂。

這也是我到很多企業教學時,最容易遇到的 Google 雲端硬碟問題之一。

這時候,關鍵的解決方法,不再是嚴謹的資料夾分類,因為再怎麼分類,還是會遇到下面問題:

分類愈複雜,愈難管理。分類愈多,打開資料愈花時間。分類無法有彈性的適應檔案不同使用需求。協同合作的時候,分類很難達成共識。
所以一個更輕鬆,但有可能更有效的整理法,是運用「專案推動」的邏輯,建立自己的「工作流程整理法」。

並且這個整理法不只對個人有用,在團隊協同合作時,也可以幫團隊建立簡單清晰、快速有效的檔案整理邏輯。

不一定要計畫新年度目標,用這五步驟為「現在」找到目標

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新的一年,我們會覺得應該開始設計新的年度目標嗎?但更應該擔心的,是那些多出來消耗我們精力的新目標。

我自己通常很少去做年度目標的規劃。

我不是說年度目標不重要。但年度目標有可能陷入一個這樣的迷思:「這是一個全新的開始,所以我可以透過全新的目標,帶給自己全新的人生。」

但是,現實中沒有什麼「全新」的開始,12/31和1/1本質上並沒有什麼不同。新的一年不會是全新的一年,明天也不會是全新的一天。

如果目標是新年新希望,很容易變成像購物買新東西,滿足的往往只是當下的新鮮感,新買的東西卻可能造成更大的浪費。
這些「新買的」年度目標不僅實現的機會不大,甚至可能變成我們`「明年的挫折與壓力」。想想看,要做的事情都做不完了,還要透過新目標來逼自己做更多,而做不到時又更挫折嗎?

Glossika 線上強化台語、客家話日常聽說能力,60種語言自學

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「 Glossika 」是一個很特別的線上語言學習服務,不僅上面包含了超過 60 種的語言,還針對各地方言母語也提供了練習工具,並且特別強調語言的聽、說能力。

這個服務在 2017 年上線,研發團隊位於台灣,創辦人 Michael Campbell 則是一位熱衷於學習各國語言,並且保留各地方言母語的語言學習專家。他從自身的經驗出發,認為語言的學習應該著重聽、說,不是從單字,而是從能夠說出一句一句真實有用的句子開始建立語感。

所以「 Glossika 」這個服務和一般會讓你從練習單字、文法的語言學習工具,有個比較關鍵的不同點:他的 60 多種語言都包含了數千到上萬個日常會用到的句子,這些語句都邀請母語使用者實際錄製整句錄音,讓你可以「聽」道地的語句音調,並且「模仿」跟著「說」出來。

而在這 60 多種語言裡,除了常見的英文、韓文、日文、中文等語言外,也包含了像是台語(台灣)、客家話(區分四縣腔、海陸腔)的語言學習,後者還是完全免費開放的。

Mailmeteor 每天免費寄100封客製化郵件,Gmail合併列印郵件

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我之前在電腦玩物介紹過兩款 Gmail 搭配 Google 試算表的「客製化郵件」工具:

Gmail 超簡單寄送大量客製化郵件! Google 合併列印郵件教學免費每天100封! Gmail 合併列印郵件專用 Google 試算表下載
到目前為止,當要寄送大量客製化郵件時,我也依然會使用。應用情境像是:

要寄出替換名稱、需求關鍵字的課程行銷郵件。要寄送大量問候郵件、回報郵件給不同客戶。要寄出不同姓名與相關資料的報名確認郵件。等等
這個功能叫做「合併列印郵件」,在 Office 中是內建功能,而在 Google 系統中,則需要安裝外掛來使用。

訓練 Google 相簿人臉辨識教學:7個快速找到親朋好友技巧

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之前在電腦玩物分享:「如何整理分類 Google 相簿超過 10 萬張照片?13個整理技巧」一文後,有很多讀者來信跟我討論整理相簿時遇到的進階問題。其中一個常常出現的進階問題,就是如何掌控好 Google 相簿的人臉辨識。

透過 Google 相簿進行自動人臉辨識,這個功能預設開啟(基礎操作請見:Google 相簿人臉辨識搜尋支援台灣!),所以基本操作很簡單。但是有可能在進一步使用時,會遇到幾個問題:

小孩長大過程臉型變化, 如何讓 Google 學會這是同一個孩子?有個朋友換了造型,開始辨識成另一個新人物怎麼辦?有時候合照中,就是有一個人沒辨識正確,怎麼辦?
我自己常常利用 Google 相簿的人臉辨識找照片,例如:

查看孩子成長過程的照片。找某個親朋好友某次一起去旅行的照片。找出幫某個客戶辦活動後的花絮照片。
這時候人臉辨識都能派上用場,直接搜尋,快速找到。而上述遇到的人臉辨識問題,都是可以透過訓練 Google 相簿來解決的。

輕鬆一次打包多封郵件轉寄, Gmail 新功能把郵件當附加檔案

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「轉寄」郵件功能行之有年,一封重要的郵件任務,需要交給另外一個人處理,又希望他能參考原始郵件內容。我們就會「轉寄」原始郵件給對方。

那如果有「好幾封」資料、任務交代郵件,都需要交給另外一個人查看,這時候要如何轉寄呢?當然,可以一封一封轉寄,只是這樣就讓郵件顯得混亂,事情也無法一次交代清楚。

所以這個 Gmail 的新功能,簡單但是值得嘗試,可以把「郵件當作附加檔案」傳送,一次可以打包多封郵件,轉寄成一封郵件寄出。

2020 如何幫自己設計一套時間管理系統?無關工具的方法論

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新的一年,如何幫自己準備一套時間管理的工具、設計一個屬於自己的管理系統呢?

在 2019 年,我分享了自己用 Evernote 分享打造的時間管理系統,無論是在書籍實體課、線上課,都獲得很多支持與迴響。

我知道大家不一定都用 Evernote ,但因為這套系統我用了十多年,不斷打磨,所以結合具體工具來解說,最能呈現我真實管理的各種細節。

但如果你不一定在用、不一定想用 Evernote ,有什麼這套系統的邏輯可以獨立出來討論,分享給大家,並套用在不同工具上,也能幫助讀者打造自己的系統呢?

在講了一整年的 Evernote 時間管理系統後,今天這篇文章,我來試試看討論其中不涉及工具特定功能的「時間管理邏輯」。

IDAGIO 古典音樂的 Spotify, 200萬首曲目高音質串流播放

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之前有一陣子(也已經有一年多的時間),因為興趣與需要,我在電腦玩物研究了不少古典音樂的相關資源網站、 App ,幾個目前依然很棒的選擇就有:

ClassicManager 免費古典音樂名曲無限播放,提供高音質選擇愛樂電台 App 收聽新體驗:送古典樂迷的免費隨身聽IMSLP 古典音樂圖書館:免費下載4.6萬錄音檔與40萬古典樂譜免費下載 mp3 與樂譜!Musopen 古典音樂到現代樂教育資源站古典音樂現代感受! MUZIK Air免費古典音樂台新上線
不過上述服務在提供免費欣賞古典樂的前提下,多數提供的是版權到期的古典音樂曲目。

如何利用零碎時間?讓空檔成為完成目標的四種關鍵時間

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最近接受雜誌採訪時間管理方法,最後談到了「利用零碎時間」,對方舉出我在多年前(真的很久,不知不覺已是六年前)寫的一篇文章:「這 10 件事情,不如留到「零碎時間」再做更有效率!」,詢問我:「要怎麼好好利用零碎時間?行動 App 是不是可以幫助我們在零碎時間做很多事?」

經由這樣一問,我才體悟到,自己對零碎時間的利用方式,在這幾年已經有很大的轉變。現在的我,不再覺得零碎時間應該用各種新聞、郵件、通訊、影音 App 來做很多事。六年後的我,也不再認為零碎時間是做瑣事的次要時間。

相反的,現在我的會覺得「零碎時間」才是決定目標完成度的「關鍵時間」,如何能善用碎片空檔,那麼空檔也能成為:

工作愈忙愈要記錄與回顧,寫「任務日誌」是提升效率關鍵

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工作愈忙,愈要勤作筆記。任務愈多,愈要寫任務日誌。這樣忙中才不會出錯,而且還能幫助工作愈做愈快。

但是工作已經夠忙了,還要記錄工作的過程,這樣會不會反而多花時間呢?接到一個任務,不如趕快排上待辦清單,趕快在一片忙碌中做完,然後從待辦清單上刪掉他?完成一件事情是一件!

但,這是最好的方法嗎?

我們不斷陷入工作忙碌的循環,就在於每一個任務都想趕快做完,但沒有留下足夠的「記錄」與「回顧」。

免費!中文影片語音轉文字字幕,支援超大影片與長時間錄音

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讀者推薦的最新軟體,更加厲害:「pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片」。

不久前在電腦玩物測試了:「YouTube 影片、錄音檔語音自動轉 Google 文件、翻譯文字檔」,在該文底下,一位台灣開發者「布丁布丁吃什麼」留言分享自己設計的一個工具:「 Web Speech to Text 」,顧名思義,也是一個語音轉文字的線上工具,不過它的特色是:

支援中文語音轉文字。可以將影片、錄音轉成有「時間軸」的「字幕檔案」。支援轉換電腦裡的影片檔、錄音檔,而且「不需上傳」。看起來對影片時間、檔案大小,都「沒限制」免費!
我實際測試了兩段影片:

10分鐘左右影片,250MB大小,順利轉換出中文字幕檔。40多分鐘影片,超過2GB,也順利轉換出中文字幕檔。
影片、錄音轉換成字幕檔需要多久呢?他是一邊播放影片,一邊轉成文字檔,所以實際運作時間就是影片、錄音的播放時間。轉換速度很即時,我的測試中也都沒有出現卡住或中斷的情況。
簡而言之,如果你希望影片、錄音轉成文字檔內容,尤其需要製作影片字幕,「 Web Speech to Text 」是一個值得試試看的免費工具。

Google Nest Mini 智慧音箱使用經驗總整理,九種應用與評價

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「 Google Nest Mini 智慧音箱 」 2019 年 11 月底正式在台灣上市,我想說可以中文語音控制了,加上本來在家裡也常常使用藍牙喇叭播放音樂,所以第一時間買了一台。使用了將近兩個禮拜,記錄了一些應用心得、經驗評價,就整理到這篇文章跟大家分享。

以結論來說,如果你問我,「 Google Nest Mini 智慧音箱 」是不是非常值得買一台?會不會是一個解決關鍵需求,提供無可取代功能的家庭裝置呢?

如果單純就「功能」來看,我會說:「不是」其實「一台 Googe Nest Mini 」可以做到的功能,和「一台智慧手機,加上一台藍牙音響」,可以說是差不多的,並沒有多出什麼真正特殊的應用。

但換個角度,以「使用的舒適度」,為「家庭環境設計氛圍」來看。若想成用 Google Nest Mini 來取代一台(普通的)藍牙音響,在 Google Nest Mini 本身價位不算特別高的情況下,又多了內建 Google 智慧助理,可語音控制音樂、新聞等 App ,確實可以打造一個隨時讓住家充滿音樂,許多生活應用可以方便用語音控制的環境。

Google 即時轉錄:超準確中文語音轉文字可自動加上標點符號

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案例應用可參考:語音轉文字筆記利器,活用 Google 即時轉錄寫筆記的7個案例
2020/2/5 更新, Google 中文語音輸入法也有自動標點符號功能:Google 手機語音中文輸入法加入「全自動插入標點符號功能」

你用過「 Google 即時轉錄」這個工具嗎?這是一個內建或可安裝在 Android 中的 App ,在 2019 年年初推出,主要目的是提供聽障朋友一個快速的語音轉文字服務,一邊講話,一邊讓字幕顯示在手機螢幕上。

不過,一開始的「 Google 即時轉錄」有很多限制,例如轉錄後的文字只能顯示在螢幕,無法複製或匯出到其他地方。轉錄的時候雖然支援中文,但不會自動加上標點符號。

但「 Google 即時轉錄」在不斷更新的過程中,在 2019 年 6 月的更新後,可以「複製」轉錄出來的文字內容了!更進一步的,後來還加上了「自動添加標點符號」「自動分段」等等功能。

一鍵進入 Android 手機專注模式,用在假日放鬆比工作更有效

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最近 Android 的「 Google 數位健康」 App 開放了「專注模式」這個新功能(之前在 Beta 測試中)。

一直以來,我會在這個內建的「 Google 數位健康」中,設定一些娛樂、社群、遊戲 App 每天使用不能超過特定時間(通常我都設定在 20 或 15 分鐘內)。這除了可以幫助我避免超時使用這類 App ,更可以幫助我在使用這些 App 時更有效率,真正去吸收我要的資訊。( iOS 上也有同樣功能:如何利用 iOS 12「螢幕保護時間」改變生活習慣?四步驟建議

另外我也會排程開啟「 Google 數位健康」中的「放鬆模式」,設定在睡覺前一段時間就讓手機自動進入零干擾(不會收到通知)、螢幕灰階、夜燈的模式。(可參考:適當安靜與專注的手機整理術,回歸 Android 後的設定經驗談

那麼「 Google 數位健康」最新開放的「專注模式」有何不同呢?

[讀書心得-2] 原子習慣實戰,改掉晚上吃宵夜壞習慣

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詹姆斯•克利爾的《原子習慣》這本書,是台灣今年(2019)最熱銷的書籍之一。在其翻譯成中文版的一年前,我就常常在國外文章中看到不同人在分享讀完「 Atomic Habits 」這本書的延伸想法。

這本書出來後,我用電子書閱讀的方式,趁著空閒時間閱讀。雖然也做了一些筆記,但今天這篇文章,不是要分享書摘,而是想要分享我利用書中的系統,改掉自己一個壞習慣:「常常忍不住吃消夜」的實戰心得。

我在電腦玩物上其實已經寫過一系列「養成習慣」相關的文章,其中有很多方法自然和《原子習慣》有所呼應。不過閱讀習慣專家的分析後,我嘗試結合自己的方法,做出一些調整,讓閱讀不只是閱讀,而是有真正實踐的成果。

從而,讓這本書中的知識,變成真正屬於我們自己的方法。這是我覺得最好的讀書方式。

改變 Gmail 預設延後郵件時間,聰明排除瑣事郵件的工作干擾

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在 2018 年推出的新版 Gmail 中,有一個「延後郵件功能( Snooze Times )」,不知道你是否利用過?(參考:如何立即開啟 Gmail 新版介面,以及八個改版新功能實測簡介)。這個「延後郵件」可不是偷懶功能,而是一個很有用的任務排程功能:

把次要瑣事的郵件先隱藏,集中到下班前再一起出現並處理。當下已經有更重要的事情要忙碌,先把干擾的次要郵件,延後到明天或幾天後的上班時間處理。把某個時間點才需要處理的郵件,延後到那個時間點提醒。
「延後郵件」不只是設定一個延後時間,而是可以讓郵件先從收件匣「消失」,但等到處理時間一到,反而會「重新出現」在收件匣的「最上方」。

於是,同時滿足了「排除干擾」、「不忘記處理」兩個需求。

Basecamp Personal 溝通優先的專案管理經典工具,推免費版

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「 Basecamp 」是一個已經運行 15 年、足可稱為經典的雲端專案管理服務。專案管理工具中他有很多先行的設計,最核心的一點就是把「即時溝通」這個需求納入任務管理系統中,每一個任務、每一個行程、每一份文件都有設計討論區,甚至也能開出獨立的問題討論串,把「即時溝通」、「專案管理」兩者作出結合

「 Basecamp 」的開發團隊是 37 Signals ,該團隊除了有「 Basecamp 」這個被許多公司採用的專案管理工具外,最知名的是其創辦人之一大衛·漢森正是 Ruby on Rails 這個開源Web應用框架的發布者。而 37 Signals 兩位創辦人傑森·弗里德與大衛·漢森,也曾撰寫過一本分享專案工作方法的書籍:《ReWork 工作大解放》,這本書中有一句話至今都還常常在我腦袋中響起:「不要當工作狂,真正的英雄已經回到家裡,因為他們找到更快把事情完成的方法。」

正是這樣的工作理念,誕生了這款看起來精簡,但強調整合、彈性、快速的專案管理工具:「 Basecamp 」。

5分鐘快速畫一張漂亮簡單甘特圖,插入簡報吸睛報告專案進度

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甘特圖」是專案管理中進度排程、資源分配的專業工具。專業的甘特圖軟體,用來計算專案的人力、時間資源,並且可以進行動態排程。

但是轉換一下需求,當我們在簡報、企畫案,因為「報告時的視覺需要」,想插入一張「表達目前專案進度的甘特圖」時,要怎麼做最能滿足需求呢?

雖然可以把專業甘特圖軟體的圖表直接呈現,但這樣也可能太複雜,在會議、簡報、企畫案的報告文件中不一定適用。要用 PowerPoint 或是 Excel 畫,也無法一時之間快速完成,或是畫得不好看,因為沒有專為甘特圖設計的工具流程。

這時候,或許今天介紹的「 Gantt.io 」就能派上用場,這是一個免費的線上繪製甘特圖工具,幫助我們 5 分鐘內畫出簡單清楚、漂亮美觀的甘特圖「圖檔」。

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