電腦玩物

Google 雲端硬碟（ Google Drive ）上備份同步的檔案愈來愈多，只是照著原本資料夾分類的邏輯，還要加上會有許多「要和別人一起協同合作」的檔案，可能雲端硬碟上的資料愈來愈混亂，要找到需要的檔案，要花掉很多時間。

尤其是「共用」的時候，如何管理會是一個麻煩。當團隊一起共用一個雲端硬碟的資料夾，每個人有不同的檔案分類邏輯，我們不好去改動別人的資料夾分類，最後很容易變成檔案都丟上去，但資料夾卻很混亂。

這也是我到很多企業教學時，最容易遇到的 Google 雲端硬碟問題之一。

這時候，關鍵的解決方法，不再是嚴謹的資料夾分類，因為再怎麼分類，還是會遇到下面問題：

分類愈複雜，愈難管理。分類愈多，打開資料愈花時間。分類無法有彈性的適應檔案不同使用需求。協同合作的時候，分類很難達成共識。
所以一個更輕鬆，但有可能更有效的整理法，是運用「專案推動」的邏輯，建立自己的「工作流程整理法」。

並且這個整理法不只對個人有用，在團隊協同合作時，也可以幫團隊建立簡單清晰、快速有效的檔案整理邏輯。

新的一年，我們會覺得應該開始設計新的年度目標嗎？但更應該擔心的，是那些多出來消耗我們精力的新目標。

我自己通常很少去做年度目標的規劃。

我不是說年度目標不重要。但年度目標有可能陷入一個這樣的迷思：「這是一個全新的開始，所以我可以透過全新的目標，帶給自己全新的人生。」

但是，現實中沒有什麼「全新」的開始，12/31和1/1本質上並沒有什麼不同。新的一年不會是全新的一年，明天也不會是全新的一天。

如果目標是新年新希望，很容易變成像購物買新東西，滿足的往往只是當下的新鮮感，新買的東西卻可能造成更大的浪費。
這些「新買的」年度目標不僅實現的機會不大，甚至可能變成我們`「明年的挫折與壓力」。想想看，要做的事情都做不完了，還要透過新目標來逼自己做更多，而做不到時又更挫折嗎？

「 Glossika 」是一個很特別的線上語言學習服務，不僅上面包含了超過 60 種的語言，還針對各地方言母語也提供了練習工具，並且特別強調語言的聽、說能力。

這個服務在 2017 年上線，研發團隊位於台灣，創辦人 Michael Campbell 則是一位熱衷於學習各國語言，並且保留各地方言母語的語言學習專家。他從自身的經驗出發，認為語言的學習應該著重聽、說，不是從單字，而是從能夠說出一句一句真實有用的句子開始建立語感。

所以「 Glossika 」這個服務和一般會讓你從練習單字、文法的語言學習工具，有個比較關鍵的不同點：他的 60 多種語言都包含了數千到上萬個日常會用到的句子，這些語句都邀請母語使用者實際錄製整句錄音，讓你可以「聽」道地的語句音調，並且「模仿」跟著「說」出來。

而在這 60 多種語言裡，除了常見的英文、韓文、日文、中文等語言外，也包含了像是台語（台灣）、客家話（區分四縣腔、海陸腔）的語言學習，後者還是完全免費開放的。

我之前在電腦玩物介紹過兩款 Gmail 搭配 Google 試算表的「客製化郵件」工具：

Gmail 超簡單寄送大量客製化郵件！ Google 合併列印郵件教學免費每天100封！ Gmail 合併列印郵件專用 Google 試算表下載
到目前為止，當要寄送大量客製化郵件時，我也依然會使用。應用情境像是：

要寄出替換名稱、需求關鍵字的課程行銷郵件。要寄送大量問候郵件、回報郵件給不同客戶。要寄出不同姓名與相關資料的報名確認郵件。等等
這個功能叫做「合併列印郵件」，在 Office 中是內建功能，而在 Google 系統中，則需要安裝外掛來使用。

之前在電腦玩物分享：「如何整理分類 Google 相簿超過 10 萬張照片？13個整理技巧」一文後，有很多讀者來信跟我討論整理相簿時遇到的進階問題。其中一個常常出現的進階問題，就是如何掌控好 Google 相簿的人臉辨識。

透過 Google 相簿進行自動人臉辨識，這個功能預設開啟（基礎操作請見：Google 相簿人臉辨識搜尋支援台灣！），所以基本操作很簡單。但是有可能在進一步使用時，會遇到幾個問題：

小孩長大過程臉型變化， 如何讓 Google 學會這是同一個孩子？有個朋友換了造型，開始辨識成另一個新人物怎麼辦？有時候合照中，就是有一個人沒辨識正確，怎麼辦？
我自己常常利用 Google 相簿的人臉辨識找照片，例如：

查看孩子成長過程的照片。找某個親朋好友某次一起去旅行的照片。找出幫某個客戶辦活動後的花絮照片。
這時候人臉辨識都能派上用場，直接搜尋，快速找到。而上述遇到的人臉辨識問題，都是可以透過訓練 Google 相簿來解決的。

「轉寄」郵件功能行之有年，一封重要的郵件任務，需要交給另外一個人處理，又希望他能參考原始郵件內容。我們就會「轉寄」原始郵件給對方。

那如果有「好幾封」資料、任務交代郵件，都需要交給另外一個人查看，這時候要如何轉寄呢？當然，可以一封一封轉寄，只是這樣就讓郵件顯得混亂，事情也無法一次交代清楚。

所以這個 Gmail 的新功能，簡單但是值得嘗試，可以把「郵件當作附加檔案」傳送，一次可以打包多封郵件，轉寄成一封郵件寄出。

新的一年，如何幫自己準備一套時間管理的工具、設計一個屬於自己的管理系統呢？

在 2019 年，我分享了自己用 Evernote 分享打造的時間管理系統，無論是在書籍、實體課、線上課，都獲得很多支持與迴響。

我知道大家不一定都用 Evernote ，但因為這套系統我用了十多年，不斷打磨，所以結合具體工具來解說，最能呈現我真實管理的各種細節。

但如果你不一定在用、不一定想用 Evernote ，有什麼這套系統的邏輯可以獨立出來討論，分享給大家，並套用在不同工具上，也能幫助讀者打造自己的系統呢？

在講了一整年的 Evernote 時間管理系統後，今天這篇文章，我來試試看討論其中不涉及工具特定功能的「時間管理邏輯」。

之前有一陣子（也已經有一年多的時間），因為興趣與需要，我在電腦玩物研究了不少古典音樂的相關資源網站、 App ，幾個目前依然很棒的選擇就有：

ClassicManager 免費古典音樂名曲無限播放，提供高音質選擇愛樂電台 App 收聽新體驗：送古典樂迷的免費隨身聽IMSLP 古典音樂圖書館：免費下載4.6萬錄音檔與40萬古典樂譜免費下載 mp3 與樂譜！Musopen 古典音樂到現代樂教育資源站古典音樂現代感受！ MUZIK Air免費古典音樂台新上線
不過上述服務在提供免費欣賞古典樂的前提下，多數提供的是版權到期的古典音樂曲目。

最近接受雜誌採訪時間管理方法，最後談到了「利用零碎時間」，對方舉出我在多年前（真的很久，不知不覺已是六年前）寫的一篇文章：「這 10 件事情，不如留到「零碎時間」再做更有效率！」，詢問我：「要怎麼好好利用零碎時間？行動 App 是不是可以幫助我們在零碎時間做很多事？」

經由這樣一問，我才體悟到，自己對零碎時間的利用方式，在這幾年已經有很大的轉變。現在的我，不再覺得零碎時間應該用各種新聞、郵件、通訊、影音 App 來做很多事。六年後的我，也不再認為零碎時間是做瑣事的次要時間。

相反的，現在我的會覺得「零碎時間」才是決定目標完成度的「關鍵時間」，如何能善用碎片空檔，那麼空檔也能成為：

工作愈忙，愈要勤作筆記。任務愈多，愈要寫任務日誌。這樣忙中才不會出錯，而且還能幫助工作愈做愈快。

但是工作已經夠忙了，還要記錄工作的過程，這樣會不會反而多花時間呢？接到一個任務，不如趕快排上待辦清單，趕快在一片忙碌中做完，然後從待辦清單上刪掉他？完成一件事情是一件！

但，這是最好的方法嗎？

我們不斷陷入工作忙碌的循環，就在於每一個任務都想趕快做完，但沒有留下足夠的「記錄」與「回顧」。

不久前在電腦玩物測試了：「YouTube 影片、錄音檔語音自動轉 Google 文件、翻譯文字檔」，在該文底下，一位台灣開發者「布丁布丁吃什麼」留言分享自己設計的一個工具：「 Web Speech to Text 」，顧名思義，也是一個語音轉文字的線上工具，不過它的特色是：

支援中文語音轉文字。可以將影片、錄音轉成有「時間軸」的「字幕檔案」。支援轉換電腦裡的影片檔、錄音檔，而且「不需上傳」。看起來對影片時間、檔案大小，都「沒限制」免費！
我實際測試了兩段影片：

10分鐘左右影片，250MB大小，順利轉換出中文字幕檔。40多分鐘影片，超過2GB，也順利轉換出中文字幕檔。
影片、錄音轉換成字幕檔需要多久呢？他是一邊播放影片，一邊轉成文字檔，所以實際運作時間就是影片、錄音的播放時間。轉換速度很即時，我的測試中也都沒有出現卡住或中斷的情況。
簡而言之，如果你希望影片、錄音轉成文字檔內容，尤其需要製作影片字幕，「 Web Speech to Text 」是一個值得試試看的免費工具。

「 Google Nest Mini 智慧音箱 」 2019 年 11 月底正式在台灣上市，我想說可以中文語音控制了，加上本來在家裡也常常使用藍牙喇叭播放音樂，所以第一時間買了一台。使用了將近兩個禮拜，記錄了一些應用心得、經驗評價，就整理到這篇文章跟大家分享。

以結論來說，如果你問我，「 Google Nest Mini 智慧音箱 」是不是非常值得買一台？會不會是一個解決關鍵需求，提供無可取代功能的家庭裝置呢？

如果單純就「功能」來看，我會說：「不是」。其實「一台 Googe Nest Mini 」可以做到的功能，和「一台智慧手機，加上一台藍牙音響」，可以說是差不多的，並沒有多出什麼真正特殊的應用。

但換個角度，以「使用的舒適度」，為「家庭環境設計氛圍」來看。若想成用 Google Nest Mini 來取代一台（普通的）藍牙音響，在 Google Nest Mini 本身價位不算特別高的情況下，又多了內建 Google 智慧助理，可語音控制音樂、新聞等 App ，確實可以打造一個隨時讓住家充滿音樂，許多生活應用可以方便用語音控制的環境。

案例應用可參考：語音轉文字筆記利器，活用 Google 即時轉錄寫筆記的7個案例

你用過「 Google 即時轉錄」這個工具嗎？這是一個內建或可安裝在 Android 中的 App ，在 2019 年年初推出，主要目的是提供聽障朋友一個快速的語音轉文字服務，一邊講話，一邊讓字幕顯示在手機螢幕上。

不過，一開始的「 Google 即時轉錄」有很多限制，例如轉錄後的文字只能顯示在螢幕，無法複製或匯出到其他地方。轉錄的時候雖然支援中文，但不會自動加上標點符號。

但「 Google 即時轉錄」在不斷更新的過程中，在 2019 年 6 月的更新後，可以「複製」轉錄出來的文字內容了！更進一步的，後來還加上了「自動添加標點符號」、「自動分段」等等功能。

最近 Android 的「 Google 數位健康」 App 開放了「專注模式」這個新功能（之前在 Beta 測試中）。

一直以來，我會在這個內建的「 Google 數位健康」中，設定一些娛樂、社群、遊戲 App 每天使用不能超過特定時間（通常我都設定在 20 或 15 分鐘內）。這除了可以幫助我避免超時使用這類 App ，更可以幫助我在使用這些 App 時更有效率，真正去吸收我要的資訊。（ iOS 上也有同樣功能：如何利用 iOS 12「螢幕保護時間」改變生活習慣？四步驟建議）

另外我也會排程開啟「 Google 數位健康」中的「放鬆模式」，設定在睡覺前一段時間就讓手機自動進入零干擾（不會收到通知）、螢幕灰階、夜燈的模式。（可參考：適當安靜與專注的手機整理術，回歸 Android 後的設定經驗談）

那麼「 Google 數位健康」最新開放的「專注模式」有何不同呢？

詹姆斯•克利爾的《原子習慣》這本書，是台灣今年（2019）最熱銷的書籍之一。在其翻譯成中文版的一年前，我就常常在國外文章中看到不同人在分享讀完「 Atomic Habits 」這本書的延伸想法。

這本書出來後，我用電子書閱讀的方式，趁著空閒時間閱讀。雖然也做了一些筆記，但今天這篇文章，不是要分享書摘，而是想要分享我利用書中的系統，改掉自己一個壞習慣：「常常忍不住吃消夜」的實戰心得。

我在電腦玩物上其實已經寫過一系列「養成習慣」相關的文章，其中有很多方法自然和《原子習慣》有所呼應。不過閱讀習慣專家的分析後，我嘗試結合自己的方法，做出一些調整，讓閱讀不只是閱讀，而是有真正實踐的成果。

從而，讓這本書中的知識，變成真正屬於我們自己的方法。這是我覺得最好的讀書方式。

在 2018 年推出的新版 Gmail 中，有一個「延後郵件功能（ Snooze Times ）」，不知道你是否利用過？（參考：如何立即開啟 Gmail 新版介面，以及八個改版新功能實測簡介）。這個「延後郵件」可不是偷懶功能，而是一個很有用的任務排程功能：

把次要瑣事的郵件先隱藏，集中到下班前再一起出現並處理。當下已經有更重要的事情要忙碌，先把干擾的次要郵件，延後到明天或幾天後的上班時間處理。把某個時間點才需要處理的郵件，延後到那個時間點提醒。
「延後郵件」不只是設定一個延後時間，而是可以讓郵件先從收件匣「消失」，但等到處理時間一到，反而會「重新出現」在收件匣的「最上方」。

於是，同時滿足了「排除干擾」、「不忘記處理」兩個需求。

「 Basecamp 」是一個已經運行 15 年、足可稱為經典的雲端專案管理服務。在專案管理工具中他有很多先行的設計，最核心的一點就是把「即時溝通」這個需求納入任務管理系統中，每一個任務、每一個行程、每一份文件都有設計討論區，甚至也能開出獨立的問題討論串，把「即時溝通」、「專案管理」兩者作出結合。

「 Basecamp 」的開發團隊是 37 Signals ，該團隊除了有「 Basecamp 」這個被許多公司採用的專案管理工具外，最知名的是其創辦人之一大衛·漢森正是 Ruby on Rails 這個開源Web應用框架的發布者。而 37 Signals 兩位創辦人傑森·弗里德與大衛·漢森，也曾撰寫過一本分享專案工作方法的書籍：《ReWork 工作大解放》，這本書中有一句話至今都還常常在我腦袋中響起：「不要當工作狂，真正的英雄已經回到家裡，因為他們找到更快把事情完成的方法。」

正是這樣的工作理念，誕生了這款看起來精簡，但強調整合、彈性、快速的專案管理工具：「 Basecamp 」。

「甘特圖」是專案管理中進度排程、資源分配的專業工具。專業的甘特圖軟體，用來計算專案的人力、時間資源，並且可以進行動態排程。

但是轉換一下需求，當我們在簡報、企畫案，因為「報告時的視覺需要」，想插入一張「表達目前專案進度的甘特圖」時，要怎麼做最能滿足需求呢？

雖然可以把專業甘特圖軟體的圖表直接呈現，但這樣也可能太複雜，在會議、簡報、企畫案的報告文件中不一定適用。要用 PowerPoint 或是 Excel 畫，也無法一時之間快速完成，或是畫得不好看，因為沒有專為甘特圖設計的工具流程。

這時候，或許今天介紹的「 Gantt.io 」就能派上用場，這是一個免費的線上繪製甘特圖工具，幫助我們 5 分鐘內畫出簡單清楚、漂亮美觀的甘特圖「圖檔」。