Notion 自訂範本 2 大活用：養成每日好習慣、快速拆解任務SOP

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筆記用久了，工作任務執行久了，實踐自己的時間管理方法久了，我相信許多朋友慢慢的會形成某些屬於自己的「行動模式、拆解模式」。例如：

  • 每天的行動清單，有固定的習慣與規則。
  • 常常出現的工作任務，有固定的SOP。
  • 會重複出現的專案，有一套最佳的工作拆解流程。

當慢慢形成自己最有效率的拆解模式後，我們就可以利用「範本」，幫助我們快速套用這些習慣的工作流程，加快工作速度，也維持最好的工作品質，不用每次都重新拆解操作一次。

這篇文章，則來分享 Notion 建立範本的兩大活用技巧。




功能：設計筆記內的快速模板按鈕
應用：插入每日的最佳化行動清單


Notion 有兩種「自訂範本（ Template ）」功能，其中一種是在頁面中，自訂快速插入特定內容格式的範本。

這個功能叫做插入〔 Template Button 〕，那麼這個功能可以用在什麼地方呢？

如果你有某一個頁面，會一直重複新增類似的內容，例如我的「每月、每週子彈筆記清單」，或一直重複插入「每一天的3層次行動清單」，那麼我就可以利用〔 Template Button 〕，快速插入固定的每日清單格式。




讓我們來看看這個功能的操作流程。

在頁面中輸入 / ，呼叫出〔 Template Button 〕，插入這個 block 模組。




接著，在 block 模組的設定畫面中，先輸入之後這個〔 Template Button 〕要叫做什麼名稱。

這個「名稱」，以後會變成頁面中的一個「按鈕」，點一下就可以快速插入內容。




接著在下面的「 Template 」設定中，設定之後想要快速插入的範本內容即可。

以我這邊使用的「每日行動清單」為例，我在《時間管理的 30 道難題》這本書中也有提到，經過多年的演化，我的每日行動清單其實有固定的規則：

  • 先確認今天一定會花費掉的時間，例如會議，或是要保護的時段。
  • 第一層：今天最大價值的行動是什麼？通常跟我個人目標有關。
  • 第二層：今天一定要推進的進度是什麼？通常和工作專案有關。
  • 第三層：今天突然出現需要處理的瑣事、意外。
  • 還可參考：我如何安排每日行動清單的步驟拆解？2020 版 7 個關鍵 Tips

既然我已經演化出自己的每日行動清單格式，並且在 Notion 中我有一個頁面規劃這個月每一天的行動清單，那麼就可以利用〔 Template Button 〕按鈕，讓插入一日行動清單變成按一下就可以完成的動作。

在 Notion 中，我會這樣設計〔 Template Button 〕：

  • @Today ：預設先插入今天的日期
  • 今日要保護的時間：
    • 會議 @remind ：預設插入一個會議提醒時間
  • 最大價值產出：
    • 最少一個待辦清單
  • 推進進度：
    • 預設三個待辦清單
  • 瑣事：
    • 預設三個待辦清單




這樣設定好〔 Template Button 〕後，以後只要按下這個按鈕，就能立即在頁面最上方，新增一個包含上述內容的「當日行動清單」。

這樣一來，我就可以直接根據範本，修改或填充內容。




這個基本設計，我覺得也可以說是建立一個好的「每日行動習慣」，透過固定的插入內容，讓我們知道每天的時間管理，應該關注哪些層面？要拆解哪些面向？

從這個基本設計出發，更進一步的，如果我們現在想要每天養成運動習慣，記錄自己的運動內容，也可以在〔 Template Button 〕中新增固定設計，例如快速記錄今天運動的時間、里程、地點。

幫助自己在每天設計好的模板中，了解必須關注的重點，要持續養成的習慣。





功能：設計頁面範本（資料庫）
應用：新增特殊任務筆記


Notion 有兩種「自訂範本（ Template ）」功能，另一種是在「Notion 資料庫（ Database ）」中，插入會重複出現的特殊任務筆記。

例如我在規劃工作專案時，有一個固定的拆解格式，包含如何拆解目標，也包含如何拆解每一個任務，或是如何拆解一場會議筆記。




我建立一個專門管理這些專案筆記的「資料庫（ Database ）」，這時候在資料庫右上方的藍色〔 New 〕按鈕的選單中，可以建立這個資料庫專用的筆記範本。

我只要在建立範本時，把我需要的（以前一張圖片為例）所有內容，就像編輯一個頁面那樣，編輯到範本中即可。

這樣當我需要新增一個專案頁面時，只要套用範本，那麼我需要的基本拆解格式，還有用得到的任務筆記、會議筆記，都會直接新增！

你也可以參考我如何設計食譜任務的範本：用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學




透過上述兩種不同的 Notion 範本功能：筆記內的內容範本、資料庫內的頁面範本，我們就能加快拆解常用任務的速度，並且也能建立拆解習慣，保持工作最佳流程。

你還會怎麼利用這兩種 Notion 範本功能呢？也歡迎提供你的方法，一起討論。

歡迎大家提出問題，讓我可以加入未來的測試研究中。你可以在部落格文章下留言，我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題，也歡迎寫信跟我討論。

最後附上 Notion 系列教學文章清單：

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：Notion 自訂範本 2 大活用：養成每日好習慣、快速拆解任務SOP）
文章分類：
電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

留言

  1. nckumars2020年11月12日 下午1:06

    Esor大您好：

    我在 template button 裡面加入 @Today 沒辦法如預期的運作，想請您看看問題在哪：

    假如我在昨天 (11/11) 建立一個包含 @Today 的 template button，今天 (11/12) 去按他的話，預期會新增出一個 @Today 的新區塊，但實際上他會產生的是 @Yesterday ，也就是 template button 建立的日期 (11/11)。

    另外，分享我一個 database template 的應用：

    在 template 裡加入 Table of contents 的 block，然後使用這個 template 搭配您介紹的 Save to Notion 插件來擷取網頁，就能自動把標題抓出來產生簡單的目錄了！例如這篇文章可以擷取成下面這樣：
    > Table of contents
    功能：設計筆記內的快速模板按鈕應用：插入每日的最佳化行動清單
    功能：設計頁面範本（資料庫）應用：新增特殊任務筆記

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