Notion 自訂範本 2 大活用:養成每日好習慣、快速拆解任務SOP



筆記用久了,工作任務執行久了,實踐自己的時間管理方法久了,我相信許多朋友慢慢的會形成某些屬於自己的「行動模式、拆解模式」。例如:

  • 每天的行動清單,有固定的習慣與規則。
  • 常常出現的工作任務,有固定的SOP。
  • 會重複出現的專案,有一套最佳的工作拆解流程。

當慢慢形成自己最有效率的拆解模式後,我們就可以利用「範本」,幫助我們快速套用這些習慣的工作流程,加快工作速度,也維持最好的工作品質,不用每次都重新拆解操作一次。

這篇文章,則來分享 Notion 建立範本的兩大活用技巧。




功能:設計筆記內的快速模板按鈕
應用:插入每日的最佳化行動清單


Notion 有兩種「自訂範本( Template )」功能,其中一種是在頁面中,自訂快速插入特定內容格式的範本。

這個功能叫做插入〔 Template Button 〕,那麼這個功能可以用在什麼地方呢?

如果你有某一個頁面,會一直重複新增類似的內容,例如我的「每月、每週子彈筆記清單」,或一直重複插入「每一天的3層次行動清單」,那麼我就可以利用〔 Template Button 〕,快速插入固定的每日清單格式。




讓我們來看看這個功能的操作流程。

在頁面中輸入 / ,呼叫出〔 Template Button 〕,插入這個 block 模組。




接著,在 block 模組的設定畫面中,先輸入之後這個〔 Template Button 〕要叫做什麼名稱。

這個「名稱」,以後會變成頁面中的一個「按鈕」,點一下就可以快速插入內容。




接著在下面的「 Template 」設定中,設定之後想要快速插入的範本內容即可。

以我這邊使用的「每日行動清單」為例,我在《時間管理的 30 道難題》這本書中也有提到,經過多年的演化,我的每日行動清單其實有固定的規則:

  • 先確認今天一定會花費掉的時間,例如會議,或是要保護的時段。
  • 第一層:今天最大價值的行動是什麼?通常跟我個人目標有關。
  • 第二層:今天一定要推進的進度是什麼?通常和工作專案有關。
  • 第三層:今天突然出現需要處理的瑣事、意外。
  • 還可參考:我如何安排每日行動清單的步驟拆解?2020 版 7 個關鍵 Tips

既然我已經演化出自己的每日行動清單格式,並且在 Notion 中我有一個頁面規劃這個月每一天的行動清單,那麼就可以利用〔 Template Button 〕按鈕,讓插入一日行動清單變成按一下就可以完成的動作。

在 Notion 中,我會這樣設計〔 Template Button 〕:

  • @Today :預設先插入今天的日期
  • 今日要保護的時間:
    • 會議 @remind :預設插入一個會議提醒時間
  • 最大價值產出:
    • 最少一個待辦清單
  • 推進進度:
    • 預設三個待辦清單
  • 瑣事:
    • 預設三個待辦清單




這樣設定好〔 Template Button 〕後,以後只要按下這個按鈕,就能立即在頁面最上方,新增一個包含上述內容的「當日行動清單」。

這樣一來,我就可以直接根據範本,修改或填充內容。




這個基本設計,我覺得也可以說是建立一個好的「每日行動習慣」,透過固定的插入內容,讓我們知道每天的時間管理,應該關注哪些層面?要拆解哪些面向?

從這個基本設計出發,更進一步的,如果我們現在想要每天養成運動習慣,記錄自己的運動內容,也可以在〔 Template Button 〕中新增固定設計,例如快速記錄今天運動的時間、里程、地點。

幫助自己在每天設計好的模板中,了解必須關注的重點,要持續養成的習慣。





功能:設計頁面範本(資料庫)
應用:新增特殊任務筆記


Notion 有兩種「自訂範本( Template )」功能,另一種是在「Notion 資料庫( Database )」中,插入會重複出現的特殊任務筆記。

例如我在規劃工作專案時,有一個固定的拆解格式,包含如何拆解目標,也包含如何拆解每一個任務,或是如何拆解一場會議筆記。




我建立一個專門管理這些專案筆記的「資料庫( Database )」,這時候在資料庫右上方的藍色〔 New 〕按鈕的選單中,可以建立這個資料庫專用的筆記範本。

我只要在建立範本時,把我需要的(以前一張圖片為例)所有內容,就像編輯一個頁面那樣,編輯到範本中即可。

這樣當我需要新增一個專案頁面時,只要套用範本,那麼我需要的基本拆解格式,還有用得到的任務筆記、會議筆記,都會直接新增!

你也可以參考我如何設計食譜任務的範本:用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫,超完整的圖解教學




透過上述兩種不同的 Notion 範本功能:筆記內的內容範本、資料庫內的頁面範本,我們就能加快拆解常用任務的速度,並且也能建立拆解習慣,保持工作最佳流程。

你還會怎麼利用這兩種 Notion 範本功能呢?也歡迎提供你的方法,一起討論。

歡迎大家提出問題,讓我可以加入未來的測試研究中。你可以在部落格文章下留言,我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,也歡迎寫信跟我討論。

最後附上 Notion 系列教學文章清單:


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Notion 自訂範本 2 大活用:養成每日好習慣、快速拆解任務SOP

留言

  1. Esor大您好:

    我在 template button 裡面加入 @Today 沒辦法如預期的運作,想請您看看問題在哪:

    假如我在昨天 (11/11) 建立一個包含 @Today 的 template button,今天 (11/12) 去按他的話,預期會新增出一個 @Today 的新區塊,但實際上他會產生的是 @Yesterday ,也就是 template button 建立的日期 (11/11)。

    另外,分享我一個 database template 的應用:

    在 template 裡加入 Table of contents 的 block,然後使用這個 template 搭配您介紹的 Save to Notion 插件來擷取網頁,就能自動把標題抓出來產生簡單的目錄了!例如這篇文章可以擷取成下面這樣:
    > Table of contents
    功能:設計筆記內的快速模板按鈕應用:插入每日的最佳化行動清單
    功能:設計頁面範本(資料庫)應用:新增特殊任務筆記

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