Notion 職場專案管理實例圖解教學:排程進度、整理資料方法



不久前在電腦玩物分享:「用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫,超完整的圖解教學」,獲得很多的迴響。也有不少讀者朋友詢問我:「那如果是職場、工作上的專案、任務、資料, Esor 會如何利用 Notion 來建立一個管理系統呢?

當面對的是職場上的管理,有幾個關鍵需求要被解決:

  • 時程、進度,需要更嚴謹的管理
  • 專案流程、待辦清單,需要更清晰的排序
  • 大量瑣事、資料需要整理,而且他們彼此相關

如果我要用 Notion ,也應該會從上面三個角度,來設計自己的職場工作專案管理系統(我目前當然是用 Evernote 子彈筆記系統來建立管理 )。

最新影片教學:




以下就直接開始進行圖解教學與方法示範。

在開始之前,我先來描述一下自己正職工作的狀態。

相信常常閱讀電腦玩物的朋友都知道,電腦玩物上的經營,只是我的副業與斜槓。我另外有一個正職工作(出版社),目前我每一年的職場工作現況大概是:

  • 相近類型、不同產品的大型工作專案(通常是一本書籍),每年大約 10 個。
    • 每個專案時程從半年到一年不等。
    • 從專案企劃、執行、結案、行銷、行政流程,都需要管理。
  • 從大型專案會衍伸的小型產品專案(通常是線上線下課程、活動),每年大約 8 個。
    • 每個小型專案時程大約一個月到三個月。
    • 也是必須從企劃到結案,全部包辦。
    • 小活動、小課程就不算在內。
  • 還有各種辦公室的額外瑣事需要處理。

接下來,就看看怎麼用 Notion 來完成工作專案的建立。

你也可以參考我分享的「職場專案管理 Notion 實例頁面」,看看實際的範例,對照下面的圖文教學,會更加清楚。 




一,用一頁筆記,管理職場所有專案與雜事


我會建立「一頁筆記( Page )」,就在這一頁筆記中,延伸多個層次,來管理所有職場上的事情。

為什麼所有職場上的事情,都從「一頁筆記」開始延伸管理,而不是一開始根據專案分成多頁筆記呢?我的想法如下:

  • 雖然職場上的專案、任務非常多,但既然都是「同一個公司內」的工作,彼此也會有相關。
  • 做為一個工作者來說,要安排的就是公司內「所有工作」的流程與時程,所以應該統一管理,並且可以排程。
  • 應該有一個自己在職場上的總目標,然後才延伸出各種專案、任務。

所以,我先在 Notion 建立一個[ New Page ],然後在這頁筆記中,把這個年度,職場上的目標願景、關鍵成果,用簡單的筆記功能列舉出來。





二,不同類型專案,用不同資料庫管理


接下來,職場上有許多不同的專案、任務要排程整理,我的方法是:

利用[資料庫( Database )]這個 Notion 格式,分門別類,都插入到前述同一頁的職場管理筆記中。

功能操作很簡單,在前面寫好職場年度目標、關鍵成果後,就在筆記裡面,選擇[+]一個[ Table-inline ]的 Database 。

這樣一來,職場管理筆記中,就會出現一份表格,利用這份表格就能管理同類專案,方便排程,也很好查詢。

而表格中每一個專案、任務,稍後都可以進一步添加更多內容。




例如根據我前面描述的真實工作狀況,我會建立一個「書籍專案」的 Database(資料庫),用來管理每一年度要完成的產品專案。

一個產品專案項目,我可以設定時程、作者、進度標籤等等,也能在裡面添加更複雜的待辦清單或各種內容。

而「書籍專案」的 Database(資料庫)就能方便我查詢、排序與管理。




另外我提到工作上還會有許多延伸的小專案,可能是各種課程、活動。這時候,我就在同樣一頁職場管理筆記中,繼續新增另外一個 Database(資料庫),命名為課程專案。

把所有課程、活動的專案,都放在這一個資料庫中進行管理。




接著,除了專案外,職場上會有很多固定的行程流程,或不固定的雜事瑣事,他們往往是在很多個不同專案中「重複出現」的。

前面提到的書籍專案、課程專案中,也有很多這樣的行政任務,例如每一本書都會有合約任務、都會有再刷任務等等。

這時候,我又在職場管理筆記中,建立第三個資料庫:「行政任務」,來管理這些會反覆出現的行政任務。

於是,到這邊,我的「一頁職場管理筆記」,可以直接看到四種內容:


  • 年度目標、關鍵成果
  • 書籍產品專案資料庫
  • 課程產品專案資料庫
  • 行政任務資料庫





三,如何排出專案時程?


其中,對我來說「書籍產品專案」很重要的是時程、進度、作者,這三個關鍵條件。

打開書籍專案資料庫,點進某一個書籍產品的頁面,我就可以在這則書籍專案筆記最上方的[ Property ]屬性欄位,把我想要的時程、進度、作者,三個屬性設定好。




在資料庫中的筆記頁面,可以透過[ Property ],來設定每一種專案需要的屬性。我這邊的設計是:

  • Tags:設定專案的各種進度、類型。
  • Text:標明專案作者。
  • Date:標明專案的時程。

屬性不要設定得很多,應該是設定出「真正對過濾有幫助」的屬性即可。

因為其他專案、任務需要的補充資料,都可以用下方的筆記來補足。




其中,因為我的這個書籍產品專案,時程特別重要。

所以我的[Date]屬性,我是這樣設計的:

  • 設定這個專案開始到結束的日期。
  • Notion 的時間設定,可以設定開始日期、結束日期。




接下來,原本我的書籍產品專案是用表格的方式呈現,因為這樣在一開始要建立很多專案時,比較方便。

但因為這類型專案的「時程」很重要,所以在職場管理筆記中:

我希望他用[行事曆]的方式呈現給我看,讓我立刻知道這個月要推進的專案。

這時候,我只要在這個書籍專案資料庫的[View]選單中,選擇[ Add a View ],選擇[ Calendar ]模式,按下建立。




這樣一來,就會根據我剛才設定的每一個專案的[ Date ]屬性,來排序專案,在行事曆中,我會看到這個月開始推進的專案有哪些。





四,如何排出專案進度?


另外,我前面提到還有另外一個資料庫是「課程專案」的資料庫,同樣的,我也到課程專案資料庫中,先設定好這種課程專案的幾個關鍵屬性。

尤其課程專案資料庫,我希望用進度的方式來管理,看到哪些課程在企畫中?哪些線上課準備拍攝?

  • Tags:同樣用來設定進度、類型。

這時候,就在[Tags]屬性中,把需要的進度標籤設定好,然後每個課程專案根據進度,替換相應的標籤即可。




而回到一頁職場管理筆記中,在課程專案資料庫,我會選擇[ Board ]的 View ,用看板的方式來管理這個資料庫中的所有課程專案。

這時候,就可以根據我前面設定的進度標籤,作為看板的分類,看出每一個課程專案目前的進度了。





五,如何讓不同類型專案之間互相關聯?


還有一個問題,我現在有兩個專案資料庫要管理:

  • 書籍產品專案資料庫。
  • 課程活動專案資料庫。

但是,課程活動雖然需要獨立管理,但其實是書籍產品這個大專案延伸的小專案。我需要建立兩者之間的關聯。

這時候,我可以這樣做。

在[課程活動專案]的資料庫中,建立一個屬性(Property):[ Relation ],這個屬性專門用來讓多個資料庫的項目之間快速建立關聯。




他會詢問你,這個資料庫,要跟哪個資料庫之間進行管理,我就選擇另外一個書籍專案資料庫。




然後,我就可以在某個課程活動的[ Relation ]屬性欄位,直接選擇在另外一個書籍專案資料庫中,和這個課程相關的書籍產品筆記了。




最重要的是,只要建立一次。

例如在課程專案中,建立了和某個書籍專案的關聯。那麼當來到該書籍專案時,就會看到自動產生了一個反向連結,連回相關的課程專案。





六,如何管理行政雜事、零散任務?


對我來說,書籍專案、課程專案中,有很多彼此互通的行程任務、雜事瑣事。

這些行政瑣事的特性是,會一直重複出現,也會一直更新修正,但幾乎每個專案都用得到。

這時候,我不是把這些任務分散到上述的課程專案資料庫、書籍專案資料庫中,而是「獨立一個資料庫」,專門用來管理這些會重複使用、常常更新的「行政瑣事」。




在這個行政任務資料庫中,每一個行政任務都是獨立一則筆記,筆記中詳細記錄這個任務的執行步驟、相關資料。

這樣一來,以後無論要做哪一個行政瑣事,都可以到這個資料庫快速找到,立刻執行。





七,單一專案,建立專案流程範本


無論是書籍專案資料庫、課程專案資料庫,雖然每一個書籍、課程的內容不同,但是也都會有一致的基本專案執行流程。

這時候,就在是資料庫中,透過建立[ New Template ],來設定一個可以反覆使用的範本。




例如我的一個書籍產品專案,雖然每本書的內容不同,但製作的流程、基本的規格,都很多共通之處。

所以我就在書籍專案資料庫中,建立一個範本,以後要新增一個專案時,直接套用範本,可以節省很多時間。





八,專案的待辦清單與提醒


前面的資料庫,可以管理很多個專案的時程、進度、基本資料。

但是,每一個獨立的專案,一定有自己的待辦清單、自己需要的任務提醒。這時候, Notion 也一樣可以解決問題。

打開某一個專案的筆記頁面,直接在筆記頁面中插入[ To-do ],就可以列舉待辦清單。

如果需要時間提醒,可以在該項待辦清單後面加入:

@提醒時間




為專案筆記中每一個單獨的待辦事項,都可以建立單獨的提醒。

等到提醒時間一到,在 Notion 的[ All Updates ]頁面中的[ Mentions ],會看到這些提醒的清單。





九,專案與其他資料庫之間的連結


專案筆記中,一邊拆解專案的流程,一邊也需要跟其他的筆記、其他資料庫進行連結。

例如我的書籍專案中的一個產品專案,其中一個行動,要參考我的另外一個行政任務資料庫中的某一則筆記。

這時候,也只要利用下面語法:

@另外一則筆記的關鍵字

就可以快速插入另外一則筆記的超連結。





十,大專案中的複雜任務,如何進一步管理?


一個書籍產品大專案中,某一項任務特別複雜,例如[寫作]。

這時候,如果直接在書籍產品大專案的筆記中,要把所有寫作相關的任務、資料都添加上去的話,這則筆記就會變得太大太亂。

所以我會在書籍產品大專案的筆記中,再[+]插入一頁[Page],用另外一頁筆記來管理寫作所有相關的內容。




讓我們來理清一下目前到這邊的層次。

  • 我有一頁「職場管理」的筆記,裡面插入了書籍、課程、雜事資料庫。
    • 在「書籍資料庫」中,有一個時間管理新書的專案筆記。
      • 在「時間管理新書的專案筆記」中,又插入一頁寫作任務的筆記。
        • 在「寫作任務」這頁筆記中,把我的寫作流程、相關資料整合。




因為是寫作任務,我除了列出大綱,還需要為這本書的大綱找很多資料。

於是我在「寫作任務」這頁筆記中,又插入一個 Database(資料庫),專門用來收集剪貼網頁上的相關資料文章





結論:


這就是如果我用 Notion 來管理職場上所有的專案、任務、雜事的話,我會建立的整理流程。這樣的整理流程,可以帶來幾個好處:

  • 從一頁管理筆記出發,可以看清目標,管理不同專案時程。
  • 不同類型專案,可以設定不同的整理排序邏輯。
  • 每一個專案裡,可以有自己的筆記與資料庫。
  • 專案之間,也能互通有無。
  • 每一個專案、任務中,可以設定待辦清單與提醒。

當然,你可以有自己的 Notion 整理方法。

但是如果你想用 Notion 來同時管理工作上很多專案,卻不知道應該用什麼整理邏輯比較好,或許這篇文章,可以提供你一個參考。

你也可以參考我分享的「職場專案管理 Notion 實例頁面」,看看實際的範例,對照圖文教學,會更加清楚。

如果想要了解 Notion 的進階用法、操作,可以根據下面的邏輯來挑選你需要教學:



(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Notion 職場專案管理實例圖解教學:排程進度、整理資料方法

留言

  1. 回覆
    1. Notion 很需要一開始就有很完整的專案架構邏輯,要不然反而會很難管理。

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  2. 感謝Esor大,雖然還沒進入職場,不過概念可以套用在實驗室的專案管理上,尤其資料庫要用這個視覺化呈現給別人看很適合,謝謝,期待日後的教學٩(^ᴗ^)۶

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  3. 請教Esor大,該如何和子彈日記的概念連結,Notion似乎無法很便利的在行事曆或筆紀中,看到各專案之「今日」待辦事項(細項) , 從中選出今日最重要的三件事項來優先處理?

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    1. 我也還在思考這個問題^^

      一個方法,或許是利用提醒通知。但我認為人類是沒辦法細緻到為每一個任務、行動設定出準確的時間通知,所以這個方法實際效果我也存疑。

      另一個方法,就是像我在 Evernote 中一樣,建立一個每天的行動清單筆記,把重要專案、任務連結到這則筆記管理。
      但是這個做法我初步嘗試後,在 Notion 中有一個問題,那就是 Notion 結構來嚴謹,從單一專案來看這是很棒的優點,但是當需要跨專案時,就會變成很難想出一個彈性的共通方法,這也是我還在思考的地方。

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    2. 感謝分享專案管理工具,也期待站長能持續思考更好的管理工具與方法最後能分享給大家

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    3. 不同資料庫之間可以串連,串聯多個行事曆就好啦

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    4. 請問傳大大…要如何串聯不同資料庫的多個行事曆 ? 還請不吝指導,或是那邊有範例可以學習的 ,感激不盡^^

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  4. 好奇一問:這麼多套,Esor大最習慣的是哪一套?

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    1. 我還是覺得 Evernote 對我來說最好用^^

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