Notion 職場專案管理實例圖解教學：排程進度、整理資料方法

不久前在電腦玩物分享：「用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學」，獲得很多的迴響。也有不少讀者朋友詢問我：「那如果是職場、工作上的專案、任務、資料， Esor 會如何利用 Notion 來建立一個管理系統呢？」

當面對的是職場上的管理，有幾個關鍵需求要被解決：

• 時程、進度，需要更嚴謹的管理
• 專案流程、待辦清單，需要更清晰的排序
• 大量瑣事、資料需要整理，而且他們彼此相關

如果我要用 Notion ，也應該會從上面三個角度，來設計自己的職場工作專案管理系統（我目前當然是用 Evernote 子彈筆記系統來建立管理 ）。

最新影片教學：

以下就直接開始進行圖解教學與方法示範。

在開始之前，我先來描述一下自己正職工作的狀態。

相信常常閱讀電腦玩物的朋友都知道，電腦玩物上的經營，只是我的副業與斜槓。我另外有一個正職工作（出版社），目前我每一年的職場工作現況大概是：

• 相近類型、不同產品的大型工作專案（通常是一本書籍），每年大約 10 個。
• 每個專案時程從半年到一年不等。
• 從專案企劃、執行、結案、行銷、行政流程，都需要管理。
• 從大型專案會衍伸的小型產品專案（通常是線上線下課程、活動），每年大約 8 個。
• 每個小型專案時程大約一個月到三個月。
• 也是必須從企劃到結案，全部包辦。
• 小活動、小課程就不算在內。
• 還有各種辦公室的額外瑣事需要處理。

接下來，就看看怎麼用 Notion 來完成工作專案的建立。

你也可以參考我分享的「職場專案管理 Notion 實例頁面」，看看實際的範例，對照下面的圖文教學，會更加清楚。 

一，用一頁筆記，管理職場所有專案與雜事

我會建立「一頁筆記（ Page ）」，就在這一頁筆記中，延伸多個層次，來管理所有職場上的事情。

為什麼所有職場上的事情，都從「一頁筆記」開始延伸管理，而不是一開始根據專案分成多頁筆記呢？我的想法如下：

• 雖然職場上的專案、任務非常多，但既然都是「同一個公司內」的工作，彼此也會有相關。
• 做為一個工作者來說，要安排的就是公司內「所有工作」的流程與時程，所以應該統一管理，並且可以排程。
• 應該有一個自己在職場上的總目標，然後才延伸出各種專案、任務。

所以，我先在 Notion 建立一個［ New Page ］，然後在這頁筆記中，把這個年度，職場上的目標願景、關鍵成果，用簡單的筆記功能列舉出來。

二，不同類型專案，用不同資料庫管理

接下來，職場上有許多不同的專案、任務要排程整理，我的方法是：

利用［資料庫（ Database ）］這個 Notion 格式，分門別類，都插入到前述同一頁的職場管理筆記中。

功能操作很簡單，在前面寫好職場年度目標、關鍵成果後，就在筆記裡面，選擇［＋］一個［ Table-inline ］的 Database 。

這樣一來，職場管理筆記中，就會出現一份表格，利用這份表格就能管理同類專案，方便排程，也很好查詢。

而表格中每一個專案、任務，稍後都可以進一步添加更多內容。

例如根據我前面描述的真實工作狀況，我會建立一個「書籍專案」的 Database（資料庫），用來管理每一年度要完成的產品專案。

一個產品專案項目，我可以設定時程、作者、進度標籤等等，也能在裡面添加更複雜的待辦清單或各種內容。

而「書籍專案」的 Database（資料庫）就能方便我查詢、排序與管理。

另外我提到工作上還會有許多延伸的小專案，可能是各種課程、活動。這時候，我就在同樣一頁職場管理筆記中，繼續新增另外一個 Database（資料庫），命名為課程專案。

把所有課程、活動的專案，都放在這一個資料庫中進行管理。

接著，除了專案外，職場上會有很多固定的行程流程，或不固定的雜事瑣事，他們往往是在很多個不同專案中「重複出現」的。

前面提到的書籍專案、課程專案中，也有很多這樣的行政任務，例如每一本書都會有合約任務、都會有再刷任務等等。

這時候，我又在職場管理筆記中，建立第三個資料庫：「行政任務」，來管理這些會反覆出現的行政任務。

於是，到這邊，我的「一頁職場管理筆記」，可以直接看到四種內容：

• 年度目標、關鍵成果
• 書籍產品專案資料庫
• 課程產品專案資料庫
• 行政任務資料庫

三，如何排出專案時程？

其中，對我來說「書籍產品專案」很重要的是時程、進度、作者，這三個關鍵條件。

打開書籍專案資料庫，點進某一個書籍產品的頁面，我就可以在這則書籍專案筆記最上方的［ Property ］屬性欄位，把我想要的時程、進度、作者，三個屬性設定好。

在資料庫中的筆記頁面，可以透過［ Property ］，來設定每一種專案需要的屬性。我這邊的設計是：

• Tags：設定專案的各種進度、類型。
• Text：標明專案作者。
• Date：標明專案的時程。

屬性不要設定得很多，應該是設定出「真正對過濾有幫助」的屬性即可。

因為其他專案、任務需要的補充資料，都可以用下方的筆記來補足。

其中，因為我的這個書籍產品專案，時程特別重要。

所以我的［Date］屬性，我是這樣設計的：

• 設定這個專案開始到結束的日期。
• Notion 的時間設定，可以設定開始日期、結束日期。

接下來，原本我的書籍產品專案是用表格的方式呈現，因為這樣在一開始要建立很多專案時，比較方便。

但因為這類型專案的「時程」很重要，所以在職場管理筆記中：

我希望他用［行事曆］的方式呈現給我看，讓我立刻知道這個月要推進的專案。

這時候，我只要在這個書籍專案資料庫的［View］選單中，選擇［ Add a View ］，選擇［ Calendar ］模式，按下建立。

這樣一來，就會根據我剛才設定的每一個專案的［ Date ］屬性，來排序專案，在行事曆中，我會看到這個月開始推進的專案有哪些。

四，如何排出專案進度？

另外，我前面提到還有另外一個資料庫是「課程專案」的資料庫，同樣的，我也到課程專案資料庫中，先設定好這種課程專案的幾個關鍵屬性。

尤其課程專案資料庫，我希望用進度的方式來管理，看到哪些課程在企畫中？哪些線上課準備拍攝？

• Tags：同樣用來設定進度、類型。

這時候，就在［Tags］屬性中，把需要的進度標籤設定好，然後每個課程專案根據進度，替換相應的標籤即可。

而回到一頁職場管理筆記中，在課程專案資料庫，我會選擇［ Board ］的 View ，用看板的方式來管理這個資料庫中的所有課程專案。

這時候，就可以根據我前面設定的進度標籤，作為看板的分類，看出每一個課程專案目前的進度了。

五，如何讓不同類型專案之間互相關聯？

還有一個問題，我現在有兩個專案資料庫要管理：

• 書籍產品專案資料庫。
• 課程活動專案資料庫。

但是，課程活動雖然需要獨立管理，但其實是書籍產品這個大專案延伸的小專案。我需要建立兩者之間的關聯。

這時候，我可以這樣做。

在［課程活動專案］的資料庫中，建立一個屬性（Property）：［ Relation ］，這個屬性專門用來讓多個資料庫的項目之間快速建立關聯。

他會詢問你，這個資料庫，要跟哪個資料庫之間進行管理，我就選擇另外一個書籍專案資料庫。

然後，我就可以在某個課程活動的［ Relation ］屬性欄位，直接選擇在另外一個書籍專案資料庫中，和這個課程相關的書籍產品筆記了。

最重要的是，只要建立一次。

例如在課程專案中，建立了和某個書籍專案的關聯。那麼當來到該書籍專案時，就會看到自動產生了一個反向連結，連回相關的課程專案。

六，如何管理行政雜事、零散任務？

對我來說，書籍專案、課程專案中，有很多彼此互通的行程任務、雜事瑣事。

這些行政瑣事的特性是，會一直重複出現，也會一直更新修正，但幾乎每個專案都用得到。

這時候，我不是把這些任務分散到上述的課程專案資料庫、書籍專案資料庫中，而是「獨立一個資料庫」，專門用來管理這些會重複使用、常常更新的「行政瑣事」。

在這個行政任務資料庫中，每一個行政任務都是獨立一則筆記，筆記中詳細記錄這個任務的執行步驟、相關資料。

這樣一來，以後無論要做哪一個行政瑣事，都可以到這個資料庫快速找到，立刻執行。

七，單一專案，建立專案流程範本

無論是書籍專案資料庫、課程專案資料庫，雖然每一個書籍、課程的內容不同，但是也都會有一致的基本專案執行流程。

這時候，就在是資料庫中，透過建立［ New Template ］，來設定一個可以反覆使用的範本。

例如我的一個書籍產品專案，雖然每本書的內容不同，但製作的流程、基本的規格，都很多共通之處。

所以我就在書籍專案資料庫中，建立一個範本，以後要新增一個專案時，直接套用範本，可以節省很多時間。

八，專案的待辦清單與提醒

前面的資料庫，可以管理很多個專案的時程、進度、基本資料。

但是，每一個獨立的專案，一定有自己的待辦清單、自己需要的任務提醒。這時候， Notion 也一樣可以解決問題。

打開某一個專案的筆記頁面，直接在筆記頁面中插入［ To-do ］，就可以列舉待辦清單。

如果需要時間提醒，可以在該項待辦清單後面加入：

@提醒時間

為專案筆記中每一個單獨的待辦事項，都可以建立單獨的提醒。

等到提醒時間一到，在 Notion 的［ All Updates ］頁面中的［ Mentions ］，會看到這些提醒的清單。

九，專案與其他資料庫之間的連結

專案筆記中，一邊拆解專案的流程，一邊也需要跟其他的筆記、其他資料庫進行連結。

例如我的書籍專案中的一個產品專案，其中一個行動，要參考我的另外一個行政任務資料庫中的某一則筆記。

這時候，也只要利用下面語法：

@另外一則筆記的關鍵字

就可以快速插入另外一則筆記的超連結。

十，大專案中的複雜任務，如何進一步管理？

一個書籍產品大專案中，某一項任務特別複雜，例如［寫作］。

這時候，如果直接在書籍產品大專案的筆記中，要把所有寫作相關的任務、資料都添加上去的話，這則筆記就會變得太大太亂。

所以我會在書籍產品大專案的筆記中，再［＋］插入一頁［Page］，用另外一頁筆記來管理寫作所有相關的內容。

讓我們來理清一下目前到這邊的層次。

• 我有一頁「職場管理」的筆記，裡面插入了書籍、課程、雜事資料庫。
• 在「書籍資料庫」中，有一個時間管理新書的專案筆記。
• 在「時間管理新書的專案筆記」中，又插入一頁寫作任務的筆記。
• 在「寫作任務」這頁筆記中，把我的寫作流程、相關資料整合。

因為是寫作任務，我除了列出大綱，還需要為這本書的大綱找很多資料。

於是我在「寫作任務」這頁筆記中，又插入一個 Database（資料庫），專門用來收集剪貼網頁上的相關資料文章。

結論：

這就是如果我用 Notion 來管理職場上所有的專案、任務、雜事的話，我會建立的整理流程。這樣的整理流程，可以帶來幾個好處：

• 從一頁管理筆記出發，可以看清目標，管理不同專案時程。
• 不同類型專案，可以設定不同的整理排序邏輯。
• 每一個專案裡，可以有自己的筆記與資料庫。
• 專案之間，也能互通有無。
• 每一個專案、任務中，可以設定待辦清單與提醒。

當然，你可以有自己的 Notion 整理方法。

但是如果你想用 Notion 來同時管理工作上很多專案，卻不知道應該用什麼整理邏輯比較好，或許這篇文章，可以提供你一個參考。

你也可以參考我分享的「職場專案管理 Notion 實例頁面」，看看實際的範例，對照圖文教學，會更加清楚。

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