如何為筆記命名,建立搜尋規則?我的標題、分類、標籤命名法



傳統的筆記方法,希望筆記出現在準確又固定的位置,但往往筆記一多就變得不好管理,管理不好則讓找到資料變得更加困難。但是在數位筆記的世界,筆記不一定有固定位置,反而可以更有彈性的在各種不同需求情境中出現,只要需要時搜尋得到,其實就代表整理完成。搜尋,是更好的整理,而這就和如何命名筆記標題,有很大的關係

但也正是因為在撰寫筆記時,我們經常隨意地用日期和臨時想到的關鍵字作為標題,這種做法最終往往會使筆記系統變得雜亂無章,一大堆意味不明的筆記標題,導致我們需要花費更多時間去整理,有時即便整理後也難以找到所需的資訊。

事實上,有效地命名筆記標題並不像許多人認為的那麼困難,而且做好標題命名,可以帶來幾個好處:

  • 好標題幫助我們好搜尋,整理就等於完成了90%。
  • 命名,就是一種定義。好的命名系統,等於有效定義了筆記的意義與用途。
  • 主動撰寫有意義的筆記標題,就等於主動思考筆記對我的目的,可強化筆記系統的效用。

在今天的文章中,我將跟大家分享我的「筆記標題命名」實踐方法,結合「防彈筆記法」的邏輯,幫助你更有效地管理你的筆記。

之前知名的 Notion 教學網站 Notion Mastery 寫過一篇跟 Notion 頁面如何命名有關的文章:「 Naming and Nomenclature in Notion 」,也歡迎有興趣的讀者參考對比。

我也將這篇文章的教學,拍成影片,分享給大家參考:





簡單法則:先做好命名,搜尋就能找到,減少分類麻煩

設計標題命名系統時,前提是要「簡單」、「直覺」。雖然也可以把命名系統設計得非常複雜,但實際上過於複雜的規則反而難以記住,在命名時也容易導致混淆和不一致,這樣反而難以有效地管理和查找。

另外,命名方法應儘可能適用於各種數位工具,在不同系統都能夠通過相同的搜尋關鍵字邏輯,輕鬆找到所需的筆記。

  • 雖然命名和搜索不可能完美,但起碼能幫我們找到 90% 的資料。
  • 進一步再結合數位筆記工具中現在都會有的「連結」、「標籤」等功能,我們幾乎可以實現 100% 的資料檢索效率。

從最簡單的標題命名開始處理,最簡單的步驟能夠滿足找到 90% 所需資料的需求,這樣等於幾乎不花時間,但是整理系統已經建構得差不多了。

對於剩餘的 10% ,那些真的用筆記標題找不到的部分,我們再利用「連結」和「標籤」功能進行管理,但只需處理真的找不到的部分,這是一種最節省時間的整理流程。

如果我們反其道而行之,從一開始就過分專注於連結和標籤的分類,可能會導致工作量加倍,而成效卻不成比例。




筆記標題的 3 元素任務命名法

在我進行筆記標題命名時,我採用了一種「三元素任務命名法」,這三個元素包括:

任務專有名詞+任務屬性+輔助描述

將這三個元素結合起來,我們就能得到一個完整的筆記標題,這樣的標題不僅有助於我搜索並找到所需的筆記內容,也便於我迅速了解筆記可能包含的資料。




3元素不一定全部都用,最重要的是「任務專有名詞」,例如下面粗體字的部分:

  • [新書專案] 防彈筆記法 Esor
  • [新書專案] SEO白話文 Frank
  • [文章] 筆記命名與搜尋規則 (2024/3/1)

其中,任務的專有名詞是最為關鍵的一環,可以沒有另外兩種元素,但筆記標題無論如何都應該包含任務的專有名詞。只要標題中出現了專有名詞,基本上就算完成了有效的命名與整理。

未來只需搜索該專有名詞,就能輕易找到所需的筆記。

任務專有名詞的重要性在於其穩定性,不論現在、幾個月後或一兩年後,都是相同的關鍵字,這保證了搜索的可靠性。

命名難免卡關,這時只要問自己:誰要處理什麼任務?即可。

很多時候如果處理者是自己,那通常只要寫上要處理什麼[任務名]。

許多任務都擁有其專有名詞,或者我們可以為專案任務創造一個專有名詞。如果覺得設定專有名詞有些不確定,實際上有個簡單的方法可以幫助你寫出帶有任務專有名詞的筆記標題:當你寫筆記時,問自己這篇筆記是要為誰解決什麼任務。

這個問題的回答中通常就包含了任務的專有名詞。

舉例來說,如果我截取了一篇關於第二大腦系統的國外文章,問自己這是要解決誰的什麼任務時,我可能會回答說這是為了我的防彈筆記法課程作為補充資料。這個回答雖然簡單,但其中包含了重要的專有名詞「防彈筆記法」。當我以這種方式命名我的筆記時,未來只要搜索「防彈筆記法」,就能輕易過濾出與這一專案任務相關的所有資料,包括我之前截取的網頁文章。





如何想到標題上的任務專有名詞?可能是任務名稱、可能是利害關係人

任務的專有名詞在筆記命名中扮演著關鍵角色,我們通常從兩個方向來考慮這些名詞。首先,我們要思考這個專案任務是否有一個特殊的名稱。

其次,考慮這個專案或任務與哪些利害關係人相關。這些利害關係人的名字本身往往就是一個專有名詞

舉例來說:

  • 若我們正在規劃一次旅行,那麼旅行的目的地本身就是一個專有名詞。
  • 如果我們在製作一份產品企劃,那麼相較於「企劃書」這樣的一般名詞,該產品的專有名詞應該更明確地出現在筆記標題中。
  • 同樣地,如果我們正在規劃搬家或購買房產的專案,目標社區、建案或地點的名稱都是必須出現在筆記標題中的專有名詞。
  • 這些專有名詞也可能是:心得指向的那本書的名稱、作者的名稱、知識理論的名稱,要撰寫的文章報告的主題關鍵字等等。

使用這些專有名詞命名我們的筆記時,未來搜尋這些任務的特殊用語,如某個利害關係人的名字,可能就會過濾出所有與這個人相關的筆記資料。同樣地,搜索某個地點,就能找到相關的旅遊規劃、體驗心得,或是在該地點要執行的特殊任務。

這是命名筆記標題的第一個法則,以及它能帶來的效果。通過運用這個法則,我們可以更有效地管理筆記,使其成為快速檢索和理解資料的強大工具。




如何設計標題上的任務屬性,以成果導向區隔關鍵子任務

既然有了「任務專有名詞」為什麼有時候需要加上「任務屬性」呢?

有時候一個專案會有很多子任務,這時候如果都只有專案名稱,反而會有很多看起來一樣的筆記名稱,所以就可以加上子任務的屬性來做為分辨。

  • [專案]
    • 代表這則筆記是最上層的專案目錄
例如我有很多則「防彈筆記法」相關標題的任務筆記,但其中有一則是最上層的專案管理筆記,這時候我就會加上一個任務屬性是「新書專案」,這樣一來,我可以在搜尋結果快速辨識出這則筆記。

或者搜尋時,直接就搜尋「新書專案+防彈筆記法」,快速找到這則筆記。

而只要是屬於書籍製作的最上層專案筆記,我就加上「新書專案」的任務屬性,方便辨識。




  • [特定任務]
    • 代表是大專案底下的個別任務
      • 文稿
      • 封面
      • 課程
      • 文章
      • 影片
相對的,在一個共同的大專案底下,可能有很多不同類型的子任務,這時候同樣可以加上「任務屬性」,幫助自己快速辨識,也方便搜尋時的關鍵字組合。

例如「防彈筆記法+封面」、「防彈筆記法+課程」等等,就能找到防彈筆記法這個大專案底下的各種相應小任務。

「任務屬性」為了具備一致性,盡量不要太複雜,使用共通的、容易記憶的、自己慣用的任務類型名稱。




如何撰寫標題上的輔助描述,只是為了辨識方便

當我們的筆記標題具備了「任務專有名詞」+「任務屬性」,基本上應該已經很容易搜尋找到特定筆記,在搜尋結果中也很容易辨識,並且也很明確的知道哪些任務要在哪些筆記中處理了。

這時候,看需要也可以在筆記標題「自然的」加上「輔助描述」,輔助描述的用意不是要用來搜尋,而是幫助自己看到筆記清單時,更容易知道這則筆記的內容重點或用途。

通常的輔助描述,可能是日期,或是某些內容重點的註記,是為了搜尋之後,在搜尋結果裡方便辨識出需要的筆記。例如:

  • [線上導讀會]:防彈筆記法 問答直播(2022,連續10場)

其中「 問答直播(2022,連續10場)」,對我來說就是輔助描述的用途。

輔助描述雖然不是搜尋整理的關鍵,但也不妨依照當下的直覺,寫入筆記標題中,對於之後的瀏覽與辨識還是有一定的效果。




想不到時,如何想出筆記的「任務名稱」?

只是這時候可能會遇到一個問題,那就是所有的筆記都能用「任務專有名詞」+「任務屬性」來命名標題嗎?如果我的筆記不是任務怎麼辦?這時候或許可以有三種作法:

  1. 聚焦完成結果,那就是任務
  2. 主動設計產出,那也是任務
  3. 真的只是資料或心得,就連結到相關任務筆記

所有的知識管理、筆記撰寫,最後一定是為了完成某些工作、人生當中的任務。

如果說沒辦法用任務標題來命名,很有可能只是我們沒有去梳理自己想要的「輸出」而已。這時候反而可以趁機反思,如果我只有輸入,沒有輸出,這反而是我的筆記系統最有問題的地方。

我們就多問自己,記下這些筆記,目的是要輸出什麼?

寫下想法是為了一份報告,那就有了「某任務報告」的標題了。收集資料是為了一個專案企劃,那就有了「某專案企劃」的標題。寫下心得是為了解決生活中某個問題,那就有了「解決某問題」的任務標題。

有些時候,我們要主動地去設計輸出、產出。讓我們零散的記事,變成聚焦任務的筆記,搭配防彈筆記法的「一個任務一則筆記」的大原則,就能找到絕大多數筆記最適合的任務標題。(延伸閱讀:從混亂資料到有序任務, 5 步驟輕鬆寫好防彈筆記,應對繁瑣變動

例如「孩子情緒溝通」任務,就是我主動聚焦的任務產出,當我先定義具體成果,未來跟親子溝通有關的想法或學習,我都先寫入這則有明確任務標題的筆記,在這則筆記中思考與修改。

這時候,主動設計任務名稱,然後在擁有這個任務標題的筆記中持續修改,反覆查看這則筆記,我們就會慢慢記住這個標題,不只以後搜尋更簡單,更重要的是:

「命名」也會讓自己慢慢認同、凝聚出一個真正的專案目標。

那則「孩子情緒溝通」的任務筆記,我已經更新撰寫到第四年的時間,現在搜尋「孩子 情緒」、「孩子 溝通」(孩子要替換成真正的名字),就會找到這則筆記,幫助我留下各種想法、紀錄,並且隨時回憶、覆盤心得,並且慢慢找到更好的做法。(延伸閱讀:解決規劃任務還是停滯不前的防彈筆記新策略:記錄驅動目標法則




用連結索引作為搜尋後的輔助

有了連結,只要搜尋任務關鍵字,先找到主要的專案、任務筆記,再連結到參考資料筆記即可。

在筆記系統中,命名筆記標題是一項既簡單、重要又有意義的動作,它賦予筆記明確的指向性和易於檢索的特性。然而,若想要實現對所有筆記資料的快速檢索,單靠筆記標題確實還難以達到 100% 的檢索效率。此時,可以考慮結合「連結」的功能,進一步優化筆記系統。

有時,我們手頭上可能擁有大量只適合以參考資料形式存在的筆記,或是那些僅是隨手捕捉的心得、日記,他們的標題沒有那麼好設計(除了單純打上日期),若過於關注這些筆記標題的設計,反而可能成為時間的負擔。

一個有效的策略是將這類「參考資料型筆記」直接連結至那些「具有明確標題的任務筆記」上。這樣做的關鍵在於問自己:

這些參考資料將在何種任務中被使用?然後,將它們連結至相應的任務筆記。

當需要檢索時,我們可以先搜索包含任務專有名詞及任務屬性的關鍵字,從而快速定位到核心的專案或任務筆記。在這些核心筆記中,自然會包含連結,指引我們前往那些標題可能不太明確的參考資料型筆記,如隨手剪貼的網頁文章、以日記心得形式撰寫的雜記,或是快速會議記錄等等。

們可以將筆記大致分為兩大類:

  • 一類是專案任務筆記,這類筆記擁有明確的任務標題,容易透過任務關鍵字快速檢索。
  • 另一類是參考資料型筆記,這些筆記的標題難以設計,不宜花太多心力去命名。

但是,既然被視為參考資料,則肯定與某些專案任務相關,將它們連結至專案任務筆記,便是一種高效的解決方案。(延伸閱讀:
建立索引筆記,管理好雜亂任務、高效學習知識的簡單關鍵筆記法





標籤、分類資料庫的命名輔助,強化搜尋過濾結果

有了前面的「筆記標題命名」與「連結索引」輔助,基本上已經可以在上萬則筆記中直接搜尋,找到自己需要的所有資料。

只是因為筆記(Evernote)、頁面(Notion)、卡片(Heptabase、 Obsidian ),無論叫做什麼,總之在數位工具中依然需要一個「擺放位置」,這時候,幫「擺放位置」取一個好名字,也會增加使用時事半功倍的效果



  • 資料夾分類的命名(Notion中的資料庫、Everntoe中的記事本):
資料夾的原則是不要多、不要深(太多層分類的意思),只需要有一個大範圍的分類,讓筆記可以擺在裡面,有個簡單區隔即可。(延伸閱讀:打造 Notion 防彈筆記系統教學:建立大腦防護罩,抵抗混亂工作

這時候我會建議從自己工作、生活上最大的範疇來分類即可。例如:
  • XXX的工作任務
  • XXX的家庭任務
  • XXX的休閒任務
  • 參考資料
  • 等等
不用太糾結,只是讓筆記有個擺放的地方。

想了解更完整整理方法的朋友,歡迎參考我拍攝的 PAA 系統影片:






  • 標籤分類的命名(Tag、屬性):
但是許多數位筆記中具備的標籤分類功能,則值得好好思考一下如何命名。

最常見的是用直覺「相關」的關鍵字來命名,但這樣一來,往往最後標籤就會進入混亂、重複,沒有真正過濾效果的結局,於是也會覺得標籤很難用。

我則會用下面的原則來定義標籤,為標籤「命名」

  • 定義「未來我會如何採取行動」。
  • 根據如何採取行動的進度、情境,為標籤命名。
  • 在同類標籤的開頭,加上同樣的半形符號與系列數字編號,方便過濾出同組的相關標籤,避免重複定義標籤。

什麼是未來我會如何採取行動呢?例如我可能建立了一則筆記是:

「[報告] 防彈筆記法的出版成績分析簡報 (2022~2024)」

這個標題中,有任務專有名詞、任務屬性、輔助描述,不過筆記的目的是要讓自己未來更好的採取行動,所以這個任務筆記,未來我要怎麼採取行動呢?可能這個當下,我對於如何分析出版成績還沒有很好的想法,我還需要構思一下。

那麼,這時候我會為這則筆記加上「!09 思考動腦」的標籤。

「!09 思考動腦」這個標籤傳達了這則筆記還在構思階段的進度,並且適合在我可以動腦的時刻執行,例如搭捷運、開會前空檔,於是到了那個時刻,我只要過濾出「!09 思考動腦」分類結果,拿出來刺激一下大腦,看看有沒有更好的想法補充進去。

有了這樣的標籤命名,其實筆記命名系統的最後一哩路就完成了,

和前面的筆記標題是「任務定義」不同,這裡的標籤命名是「行動定義」。

定義出未來我想要的行動流程,於是每次當我展開自己的標籤清單,其實就是我每一天最適合在不同時刻取採取什麼行動的定義清單。(延伸閱讀:如何用標籤管理上萬則筆記?Evernote, Notion, obsidian 都適用





有效的筆記命名不僅是整理過程中的一部分,而是其核心。

這篇文章中,我從兩種角度進行筆記的命名:

  • 任務定義
    • 在筆記標題中利用「3元素任務命名法」,讓我們搜尋任務專有名詞、任務屬性,快速找到需要的筆記。
  • 行動定義
    • 透過連結與標籤,加上行動導向的標籤命名,幫助我們展開筆記的執行流程。

這樣一來,透過有效的筆記命名,我們可以快速檢索到需要的資料,也可以讓自己的第二大腦系統是輸出的系統、執行的系統,而非只是整理好的系統。



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


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