我的 PARA 改造:用 PAA 簡化筆記與知識管理系統,解放生產力



在進行個人知識管理(PKM)時經常面臨一個挑戰:如何高效組織和利用我們日積月累的資料和知識?許多朋友努力尋找一種能夠帶來秩序和生產力提升的系統,但常常發現自己深陷於筆記和資料的混亂,或是無窮無盡、不斷糾結的整理中。

可能很多工作者跟我一樣,常常處於數個重要專案同時並行的交叉點上,每天,被大量的資料、筆記和不同來源的資訊所淹沒,這些專案和資料看似各自獨立,但它們之間卻有著錯綜複雜的聯繫。在這種情況下,一個有效的個人知識管理系統到底應該如何建構,才能理清這千頭萬緒?

這裡最重要的其實「不是整理」,而是「簡化」。我們需要的往往不是一個秩序井然的系統,而是一個剛剛好可以有效推進目標、完成工作的系統。

千萬不要適得其反,讓建立個人知識管理系統(PKM)的過程變成麻煩、累贅、花掉很多時間的工作流。前幾天在企業內上了一堂個人知識管理系統的課程,課程一開始,我詢問學員希望系統長得怎麼樣?有位學員說:「工作已經這麼忙,我希望系統無論如何要簡單可行最重要!」我也非常的贊同。

所以這篇文章想要分享:

  • 如何通過簡化 PARA 系統來提高效率,避免過度分類,反而導致效率低下。
  • 讓資料整理和分類簡化,真正節省時間,於是更加專注於實際的行動和專案進展。
  • 例如將學習、資源筆記直接與實際專案連結,提高學習資源的使用效率。
  • 嘗試將日記覆盤或靈感想法直接放入相關專案中,在工作中直接使用。

我在實踐中將 PARA 方法進行了重新設計,專注於三個主要元素:專案(Projects)、行動(Action)和封存(Archive)。

這種方法簡化了分類過程,將重點放在行動導向和高效利用現有資料上。



2024/2/5 更新,拍攝了一段影片,介紹 PAA 方法,歡迎參考:






PAA 方法:打破分類迷思,以專案行動為導向

之前我曾收到一位讀者的來信,他的困惑與好奇點正好反映出許多人在建立有效的個人知識管理系統時所面臨的挑戰。這位讀者正試圖在 Notion 上應用 PARA 方法來整理他的知識庫和筆記系統,但遇到了幾個關於如何有效分類和管理資料的問題:(延伸閱讀:打造 Notion 防彈筆記系統教學:建立大腦防護罩,抵抗混亂工作

  • 如何處理他想閱讀的書單?
  • 如何區分不同領域重疊的內容?
  • 如何整理思考或靈感的細碎日記?
  • 這些內容到底應該放到 PARA 的哪一個分類中?

這些都是在構建個人知識管理系統時常見的困難,也正是我在這篇文章中想要探討的:如何利用極簡化的 PAA 方法來更有效地處理這些常見問題,同時提升我們的生產力和知識力。讓我們來一一展開。

原本的 PARA 方法是這樣的,他建議我們把筆記、資料用下面四種架構來分類:(延伸閱讀:為何用標籤分類整理 PARA 專案? Notion、 Evernote 筆記系統範例

  • Project,專案:也就是明確要完成的具體目標,以及要達成這個目標的一連串任務與資料。
  • Area of responsibility,責任領域:自己目前有責任推進、關注的某個範圍,例如想要學習的主題、想要改進的某種生活、某個職場的工作掌控等等。
  • Resource,資源:為了完成專案、推進領域需要的資料,或者自己長期感興趣的各種參考資料。
  • Archives,封存:完成的專案、不再關注的領域、不再感興趣的資源等等。

而從我的「防彈筆記法」核心原則:「一個任務一則筆記」出發,我自己的簡化整理方式其實如下:(《防彈筆記法》的 2-2 篇章就有討論這個問題)

  • Project:一個專案、任務,一則筆記
    • 專案、任務、目標,總之就是你要完成的那件事情。
    • 資料、想法、靈感、知識、經驗等等所有內容,都放入專案筆記,或連結到專案筆記即可。
  • Action:一則專案、任務筆記中,則根據行動流程來排序內容
    • 資料、想法、經驗是什麼不重要,要在哪個專案任務的哪個步驟使用,才是關鍵。
    • 所以放入某則專案、任務筆記的內容,則根據該專案的行動流程來排序。
  • Archive:根據還需要執行、不需要執行來區分即可
    • 正在執行的專案放在一個特別分類。
    • 不需要執行的專案,不用特別理會,或頂多放入一個封存分類中,需要時搜尋找到即可。

一個簡單的展示,打開我的「每日推進」標籤分類(正在執行的專案),看到我最近需要執行的重要專案筆記。




因為一個專案任務一則筆記的原則,在某一則專案筆記中,可以看到專案中有什麼行動、需要什麼內容,然後根據筆記往前推進。一旦我們的目標有所進度,那系統就有效果了。




當要回顧某一個專案、任務,就「搜尋」專案、任務的關鍵字,找出之前的專案筆記,那之前執行過的內容、過程、經驗,都在其中,這就是最好的檔案封存與索引。




上面是個 PAA 系統簡單的示例,如果你想看到更多「防彈筆記法」的 PAA 實際案例,可以參考下面文章:


下面讓我們來看看,如果把 PAA 系統用在學習筆記、日記心得的記錄上,可以如何整理?




把閱讀當作一種專案

建立一則「閱讀專案筆記」,在上面記錄正在讀、想讀的書只是基本,比起這些資料整理更重要的是,這個專案目標是什麼?怎麼設計做得到的生活流程?




正在讀的書,從「閱讀專案筆記」中連結、延伸出一則閱讀筆記,單獨紀錄重點。




想讀的書,其實只要一個書名記在這則專案筆記中,就可以找到、記得自己還可以讀什麼書了,並不需要額外的分類。

這樣一來,只要有一則「專案筆記(P)」,並且在這則筆記中用行動流程(Action)來排序已讀、未讀、為何而讀、如何去讀等等內容,基本上,閱讀專案已經可以有效推動。




整理學習資料,還是整理工作專案?

養成閱讀習慣時產生的筆記是為了一開始的學習專案,但學習背後通常有其他真正要執行的專案目標,所以才學習。

這時候,我會把閱讀學習筆記中適合的內容,「改寫」到不同的專案筆記中,也在該專案筆記中「連結」原始的閱讀學習筆記即可。




這樣一來,其實閱讀學習就可以有效的運用在不同專案中。

應該說,閱讀學習筆記一定要跟專案連結,甚至一開始就直接改寫到專案筆記中,這樣才是有效的學習系統。




在這樣的邏輯下,其實不需要另外建立一個屬於「資源」的分類系統,因為單純分類資源沒有必要,一來搜尋可以找到絕大部分資源,二來資源又不會直接產生效益。我們要做的是把原本是「學習專案」的內容,在下一階段連結到「工作、生活專案」,但無論在哪個階段,對我們來說都是「執行性」的專案,而非只是在整理資源。




煩惱繁瑣的分類,還是任務導向的簡潔思考?

在原本的 PARA 方法中,透過「領域」分類確實帶來了一些優點,當遇到一些方向未定的資料時,可以先放進感興趣的「領域」中,後續再整理出適合專案的內容。然而,若去除「領域」分類,直接連結「專案」時,會發生什麼事呢?

我的做法是,如果希望學習發揮效用,無論如何,應該主動讓它與現有專案連結。例如,看書時發現好想法,就試著與正在進行的產品專案連結,或者與親子溝通專案相關聯。有時,我會強行將所學知識與專案連結,這會帶來巨大的優點,因為之後我直接這些專案筆記,自然就會去使用不同時刻所學的知識。

資料的分類並不重要,重要的是讓資料在我們的生活中發揮作用,轉化為執行過的知識、經驗和價值。

如果我仍無法確定資料要與哪個工作或生活專案關聯,那資料就先保留在閱讀筆記中,不需花時間分類或整理。因為多餘的整理可能會耗費我們寶貴的時間,這些時間更應投入到有價值的專案中。

若擔心資料沒有特別整理,以後發揮不了效用怎麼辦?我認為無需太過擔心。如果其他跟工作和生活專案連結的資料已經可以產生有效成果,我們就不會太在意未整理的資料。此外,別忘了數位筆記的搜尋功能,需要時可以輕鬆找到資料。

所以,我的經驗是不一定需要「領域」與「資源」這樣額外的分類,一旦分開,就需要進行兩次整理,但學習和資料最終目的是為了推進真正的專案。那為什麼不一開始就以專案為導向,將其納入流程中呢?直接讓資料與「專案」、「行動」結合。




記錄日記心得,還是任務修正?

當我們想要記錄日記或隨機的靈感時,這些記錄在傳統的 PARA 系統中可能會被分類放入「領域」或「資源」,但當累積了許多細碎記錄後,可能需要花更多時間整理這些分類。

當然,我們不應該停止記錄日記或收集想法,這些都很重要。

但是在一個簡化的 PAA 系統中,當我們寫日記或記下想法時,可以問自己:「這是否與某個專案或任務相關?」如果能確定其相關性,不妨直接記錄在該專案筆記中,針對專案相關的內容部分進行修改。更進一步,我們可以考慮這些經驗或想法將在專案的哪個階段被使用,並相應地將它們放在專案筆記的適當位置。




這種方法雖然不像傳統日記那樣按年月日排列,但可以讓我們在實際進行的專案中看到過去的經驗。當我們推進專案時,就能夠運用之前記下的靈感。

未被使用的紀錄並不真正構成有價值的記錄。

與其透過日記回溯過去,不如在實際的專案任務中實現這些記錄的價值,這樣不是更好嗎?



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:我的 PARA 改造:用 PAA 簡化筆記與知識管理系統,解放生產力

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