電腦玩物

NotebookLM 從「資料庫」跨到「數據處理＋圖表輸出」了！ 能把混亂流水帳自動清理、統計，重整成新資料表。 統計完直接在 NotebookLM 內做：資訊圖表／圖解簡報／策略詮釋。 甚至能偵測異常數據，主動設計「異常報告」簡報！

最近，我協助「查特普拉斯」的樂咖老師完成了他的最新著作《 ChatGPT × Excel 自動化工作聖經 》。這本書其實不需要我花太多力氣推廣，因為它早已在電腦類書籍排行榜上名列前茅，長時間穩居前兩名，並且獲得了許多讀者的好評。

在工作上要寄送大量的客製化電子報郵件？或是舉辦活動的時候要發送大量客製化通知信？還是要定期的針對客戶、會員、團隊成員發送報告郵件？ 隨著最近 Gmail 的企業版加入了可以跟 Google 試算表連結的合併郵件功能 ，我們不再需要依賴繁瑣的外掛或第三方服務來處理大量客製化郵件的發送。

之前曾經在電腦玩物整理過一些工具比較表，記得那時候花很多時間收集資料，然後一步一步慢慢整理成表格，還需要反覆確認資料，然後製作成 可以公開分享的 Google 試算表網頁表格 。最近，發現如果再有同樣的需求，這時候可以利用 AI 工具來節省我的一些時間。

  很多朋友會利用 Google 試算表 來做待辦清單、專案任務規劃 ，除了簡單在表格中規劃行動項目與內容，我們還可以利用一些試算表的特殊功能，幫助我們分配任務、設定日期、分類進度等等，我之前在電腦玩物也寫過一篇文章，分享一個模擬案例：「 Google 試算表團隊協作任務清單教學，製作簡易版 Airtable 範本下載 」。

Google 試算表 透過協作的功能，可以幫助團隊做簡單有效的任務管理，利用表格來規畫專案的大大小小任務、分配執行者、規劃執行時間、連結相關資料等等，然後多人協作，就是很好上手的專案管理工具。

在 Google 文件中已經推出一段時間的「 smart chips 」 功能，也開始慢慢的在 Google 試算表中同樣可以使用。 例如最近 Google 試算表開始支援插入「雲端硬碟檔案」的智慧型方塊，讓我們透過試算表整理專案檔案時，會更加輕鬆、方便。

當我們在 Google 試算表 、 Excel 中處理了一份比較繁雜的數據資料，例如可能是多個單位在不同月份、不同產品的業績報表，或是多位學生的不同科目分數成績，還是一個大專案中每一個項目的成本數據， 這時候，我們可能希望更清楚的看出裡面的「關鍵數字」在哪裡？

最近在研究很多工作效率低落的個案時，發現有一個普遍的情況，就是往往他們都沒有做好有效的檔案管理，導致在執行工作的過程中，卡關的不是自己的專業技能，而是花太多時間在找資料、整理文件、確認檔案上。

在最近一次關於 遠距工作技巧的課程 中，練習最後，有學員提問到：「雖然 多人協作文件 很方便，但是公司有自己的公文系統、正式文書格式，這樣使用協作文件的機率會不會反而很低？或者協作後還要轉成公司的公文格式，反而麻煩？」

我們利用 Excel 或 Google 試算表整理了一份資料表格，例如一份網頁文章清單、一個影片資料表，想要把這份資料表格分享給他人參考前，擔心單純的表格資料看起來太陽春，或是希望有更多直接的互動檢索、圖像預覽功能。有沒有什麼工具可以解決這樣的問題呢？ 「 Polymer 」就是一個可以解決上述問題的選擇，甚至可以把單純的試算表，直接變成一個可以互動檢索的圖像化資料庫網站。

在 Google 雲端硬碟 上進行 Google 文件、簡報、試算表的協作，除了一起編輯、校對、統整內容外，真實的辦公室流程裡還常常會出現另外一種工作需求：「公文書簽核、合約審查、統計報表批准」， 而現在 Google 的文件、簡報、試算表工具，終於開始正式內建了可以「請求核准」的簽核功能。

之前在電腦玩物介紹過幾款好用的「 Gmail ＋ Google 試算表合併列印郵件」工具 ，透過這樣的功能，我們可以把 Google 試算表中的人名等不同關鍵字，替換到從 Gmail 寄出的大量郵件中，讓每一封郵件看起來更加客製化：

最近因為要做一些試算表上的資料整理、工作切分，所以有了「連續遞增編號」的需求，例如把大量的名單加上特定編號，或是把影片腳本的分鏡加上編號等等。 雖然試算表左方都有「列」的預設編號，但那通常不是我們需要的項目編號，因為還要去掉像是開頭的欄位名稱、說明格等等。而且最好能自動化，即使我改動列的順序也都能自動重新編號。

Google 試算表中有許多篩選、排序資料的功能，包含了：「篩選器」、「篩選器檢視畫面」、「篩選器控制項」 ，這三種工具各有什麼特色，又適合用在哪些不同的需求情境中呢？今天這篇文章，跟大家分享這三種排序、篩選功能的比較與教學。

  Google 文件的協作系統發展多年，準備在 2021 年迎來最重要的更新，讓文件超越傳統的編輯功能，晉身為工作時需要的資料整理、任務管理工具。 如果用類比的方式來想像，那就是 Google 文件將在接下來幾個月，陸續推出類似 Notion 的特殊內容筆記區塊、多樣資料檢視模式等功能。

這是我在進行 Google 辦公室工具、 Google 試算表相關課程 時，最常被問到的問題之一。雖然 Google 雲端文件的共用協作很簡單，不過往往很多朋友想要一些更進階的權限控管： 共享一份資料表給 A 和 B 時，讓 A 只能看到自己的資料範圍，「不要看到」 B 的資料範圍。 例如下面這樣的情況。

上週整理了最近在 企業內訓課程 中分享的：「 Google 試算表 13 個效率翻倍的表格整理工作技巧 」，有讀者來信問了一個她的需求： 「我用 Google 試算表整理許多正在進行中的任務， 想要用一個簡單、易看的方式，在儲存格中，畫出每一個任務目前的完成度進度條，可以做到嗎？ 」 這個需求，在 Google 試算表中可以利用「 SPARKLINE 」這個函式來設計完成。

最近因為企業內訓的需求，上了幾堂 「 Google 試算表效率翻倍工作術」的課程 ，主要是帶大家練習在 Google 試算表中可以利用哪些功能，建立一套更高效率的表格整理、工作管理流程。 其實， Google 試算表大多數的關鍵功能，和 Excel 並沒有太大不同，像是樞紐分析、巨集、大多數函式，熟悉 Excel 的朋友也能在 Google 試算表中使用，只是操作方式或功能名稱稍有不同。 但是雲端協作的特性，也可以增加串聯不同資料時的方便性。 既然已經為企業課程研究了常用的 Google 試算表功能與應用， 就順便把我在電腦玩物寫過的相關教學，整理成一篇簡單目錄，也分享給各位讀者。

Excel、 Google 試算表這樣的工具，除了做數據的統計運算外，因為其表格的特性，也有很多人會拿來做為專案排程、任務清單使用。透過表格的格式，每一條任務還可以標註進度、指派、時程等等細節。 像是 Airtable ，或是 Notion 中的表格功能，更把這樣的專案表格需求發揚光大，提供了在多人合作下，也能製作出清晰易讀、格式統一、填寫不出錯、輕鬆好管理的表格。 那麼， Google 試算表 是否也可以做出類似的專案任務表格呢？