Notion 實踐 GTD 時間管理法,與每週行動清單的流程圖解教學



在電腦玩物撰寫了一系列的 Notion 專案應用文章後,相信電腦玩物的讀者們,也跟著我一起了解 Notion 上的頁面、資料庫、時間提醒等等核心功能的變化。

今天這篇文章,讓我來做一個方法論的總結,如果要利用 Notion 執行自己的完整時間管理系統,那麼:


  • 如何實踐經典的 GTD 時間管理方法
  • 並且可以有效的規劃出自己的每週行動清單?




我在電腦玩物上常介紹的幾個生產力工具,我都為他們研擬過 GTD 方法論的系統實踐:

  • 「1. 捕捉」:
    • 我們必須清空大腦,盡可能把引起注意的事情捕捉下來,放在收集箱,並且盡可能 100% 的收集。
  • 「2. 理清」:
    • 對每一件收集的事情進行思考判斷,如何採取行動?何時採取行動?下一步行動是什麼?
  • 「3. 整理」:
    • 把分散的行動、任務,組織成專案,確立有價值的目標與成果,並開始聚焦目標。
  • 「4. 檢視」:
    • 回頭檢視整理好的系統,安排好未來一周的行動。
  • 「5. 執行」:
    • 如此一來會建立一個值得信賴的系統,依靠這個系統安心地去執行設定好的任務,更專注在重要任務上。




這篇文章,不會再仔細說明 Notion 的操作功能,想先了解操作細節的朋友,可以參考我的幾篇文章:





第一步:捕捉,建立收集箱


GTD 方法的第一步,是清空大腦,把所有事情「先」放入「收集箱」,然後再進一步的統一拆解與整理。

在 Notion 中,每一個專案頁面中,都可以插入[ Database (資料庫)],這個功能很適合用來當作收集箱。

例如我在「烘焙料理專案」中,常常看到很多食譜想要試試看,我就設定一個[食譜收集箱],找到有趣的食譜,如果有時間,就收集到這個收集箱中,然後在下一步進行拆解與整理。

每一個 Notion 專案頁面,都可以有一個收集箱功能的專案資料庫,用來快速收集這個專案的各種任務。




但是,在所有專案頁面之外,我們還可以另外設定一個專門叫做「收集箱」的頁面資料庫。

用來幹嘛呢?用來先收集那些:

  • 暫時不屬於任何專案,但可能要做的事情。
  • 當下沒時間整理到專案,先有一個快速收集的地方。

例如下圖這樣的專屬收集箱頁面。





專屬的收集箱,因為只是要收集暫存的任務,所以盡量簡單即可,最好不要設定什麼 Property (屬性)。

這裡的任務,到時候是要歸類到真正所屬的專案。而「收集箱」的目的,是讓自己先清空大腦,統一記住,然後下一步才容易理清。





第二步:理清:設計標籤進度、時間提醒、待辦清單


那麼,當收集箱裡收集了一些尚未整理的項目,下一步當然就是要「理清」他們。

首先,打開專屬的暫存收集箱,把確認要做的任務,[移動]到所屬的專案頁面或專案資料庫。

例如,我先在專屬收集箱收集了一個蛋糕食譜,決定真的要練習這個食譜,我就利用[Move to ]的功能,開始移動這個項目。




我已經有一個烘焙料理的專案,在專案頁面有一個[烘焙食譜]的資料庫,移動時,搜尋關鍵字,找到要移動過去的頁面或資料庫,然後移動到所屬專案。




這個步驟的關鍵是,收集時可能時間不多,就先收集在統一的收集箱,讓收集箱成為一個緩衝。但是等到有空檔時,就要把任務移動到專屬的專案中。

而只有移動到專案中的任務,才是真正要開始做的任務。




但接下來的步驟更為關鍵,放入專案的任務,可以利用 Notion 進行三種理清:


  • 標籤
    • 加上進度標籤,為任務排序
  • 時間
    • 時間提醒,為了記得去做
  • 列出待辦清單
    • 確認完成與否

我們可以打開一個移動到專案資料庫中的任務項目,利用[ Tags (標籤)]功能,來設定進入,確認哪些任務應該是優先執行的?哪些在準備中?哪些已經可以驗收?

用標籤設計進度排程的方法,可參考:[Notion 職場專案管理實例圖解教學:排程進度、整理資料方法]。




如果需要特定的時間提醒,記住去作其中某個行動,這時候只要在筆記後面加上[@要提醒的時間],就能設定好一個提醒。




當然,既然是要執行的任務,就要開始規畫如何去做的下一步行動清單。這可以利用 Notion 的待辦清單功能實現。

關於拆解下一步行動清單的技巧,可以參考:[理清 4 種下一步行動,替換不會行動的拖延清單]。





第三步:整理:歸納出一頁式的專案頁面


在上一步中,我們針對一個一個收集後決定要做的任務,開始納入專案,開始規劃每一個任務的進度、時間、行動清單。

但是,一個有效的時間管理系統,只在任務層級整理是不夠的,更重要的是:

要把專案目標的視野設計好,設計得聚焦、簡單、清晰。

這時候,我們可以利用 Notion 把各種資料庫、待辦清單、子頁面,整合在一頁中的方法,建立[一頁式的專案管理頁面]。

每個大專案都只有一頁,再延伸出下一層的目標、任務、子專案、行事曆、資料庫等等內容。




你可以參考下面這段教學影片,看看如何把千絲萬縷的各種專案內容,統整到「一頁專案」中,建立清晰流暢的專案視野([影片] 快速上手 Notion 進階活用教學:學生如何整理上課筆記、規劃課表、準備考試,範例教學與下載)。






第四步:檢視:設計出每週子彈行動清單


專案系統整理好了,但真正的執行還是在每一天的行動。

為了讓每一天的行動更明確,做出更好的選擇,最好的辦法就是:事先選擇。

也就是進行每週檢視,每個禮拜檢視一遍前面建立好的一頁一頁專案,從裡面挑出真正要執行的行動與任務,納入接下來一週的行動清單。




那麼,如何在 Notion 設計「每週的子彈行動清單」呢?

可以這麼做,在 Notion 中新增一頁 Page (頁面),取名做每週子彈行動清單,把這個頁面的格式直接設定成[ Calendar - database]。




進入這個每週子彈行動清單的行事曆頁面,在每個禮拜一的地方,新增一個項目( Add an item )。




把這個項目叫做[某一週的行動清單],在 Date 屬性上,設定開始時間為禮拜一,結束時間為這一週的禮拜日。

這樣一來,這個項目就會顯示為一個禮拜的進度條。

接著這一週的行動清單,我會全部規劃在這一週的項目頁面中。




設計方式如下,用 Heading1 格式設定好禮拜一到禮拜日的標題。然後在每一天下面列出當日待辦清單。

可以利用 Notion 的排版功能,排出九宮格式的版面,這樣更好檢視一整個禮拜的行動,並且要拖曳移動行動到不同日期時,也很方便。

當然,這時候每一天的行動,應該都是跟我們前面建立好的專案、任務有關,所以利用[@專案、任務名稱],插入相關項目的記事連結。




就這樣,在這個專屬的每週子彈行動清單頁面,用行事曆的方式,管理每一個禮拜為單位的行動清單項目。之後也可以在這個行事曆中,回顧之前做過的每週行動。




因為每個禮拜都會建立新的當週行動清單,為了節省時間,我們可以設定[範本],直接直接複製即可。




然後,當週的行動清單項目,我會加入[ Favorites ],這樣就可以隨時呼叫出這個禮拜的行動清單,也能由此快速連結到相關專案、任務頁面。

每一週只要替換放入[ Favorites ]的當週行動清單即可。





第五步:執行:這是一個不會遺漏的安心系統


透過前面四個步驟,逐步建立好的系統,就是一個不會遺漏,可以安心執行的系統。

在執行時,打開 Notion 系統,無論頁面再多,我優先打開[ Favorites ]中的當週行動清單,在這裡我可以看到預先選擇的行動,並且快速連結到需要的專案、任務頁面。




除了當週行動清單外,我可以透過[ All updates ],查看提醒到期的項目,這樣之前設計好的時間提醒,就能輔助我更不會遺漏。




把當週行動清單、時間提醒顧好,如果都完成了,可以打開其他專案主頁面,從一頁專案出發,就能快速掌握整個專案的進度、時程、資料庫。




最後,有時確認一下[收集箱],看看最近收集的項目,有沒有確認要做的,需要排入專案的,然後移動到專案,開始整個 GTD 的時間管理流程。





結論:


以上,就是我自己研擬的 Notion GTD 時間管理實踐流程,提供大家參考。

這邊也提供我測試的每週行動清單範本,給有需要的朋友參考。

如果你想了解更多時間管理的方法與工具,則可以進一步參考:[2020 如何幫自己設計一套時間管理系統?無關工具的方法論]、[關於「時間管理」不是什麼?我的七條反思]、[20 種待辦清單 App 軟體推薦:評論不同需求時間管理利器]。



(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Notion 實踐 GTD 時間管理法,與每週行動清單的流程圖解教學

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  1. 謝謝你的文章。
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    目前還在學習如何使用,希望有機會也看到您撰寫這個網站的使用心得。

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