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反省覆盤說得簡單,為何我仍無法落實 PDCA 的改善方案?

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我們都希望自己可以更有效率的工作,都希望可以節省時間、掌控時間,都希望自己能夠輕鬆解決工作問題。


這些問題其實有一個最實際可行的解決辦法,就是:「善用經驗、持續改善,讓下一次比這一次做得更快更好」。

或許我們很難一次做出完美計畫,很難第一次就做出最有效率行動,我們不一定是天才,不一定一開始就是專家。

但只要做好 PDCA 的查核與改善,那麼大多數朋友都能透過快速進步,讓自己快速的提升效率。

一張解決問題的時間管理流程圖,《時間管理的30道難題》新書有何不同?

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這本書如果從我計畫開始寫的時間點來看,到現在已經有三年的時間了。從 2017 年年初,我受邀開設「電腦玩物 Esor 的時間管理哲學」這門課開始,我便計畫要利用課程的實踐,寫出一本對讀者有幫助的時間管理書籍。

有我的筆記為證,雖然這三年來陸續寫了其他的書籍,但這個計畫一直都在進行中。



而三年過後,時間管理課程的演練愈發熟練,這本《時間管理的30道難題》新書也於焉誕生。

依照去年的慣例,這次我也分享「新書的第一章PDF」,提供大家參考。

Notion 全新個人免費版,開放無限數量的 block 筆記內容頁面

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今年我撰寫了很多篇應用教學的「 Notion 」,在 2020 年 5 月推出了「全新的個人免費版」。最大的不同就是,「舊版」免費使用限制只能添加 1000 個 block (內容區塊,例如一個待辦事項就是一個 block ),而「新版」讓免費使用可以添加「無限制」的 block 。

之前 Notion 的免費版,比較像是試用版,因為就算是個人要使用,只要真的用來整理專案筆記、 資料,大概兩三個專案就會超過  1000 個 block 的限制(可參考下圖,每一個新增的標題、表格項目、文字段落都是一個 block 內容)。

而新版的 Notion 免費計畫,因為核心內容 block 變得沒有數量限制,所以對於「個人使用」來說,用 Notion 做文字筆記、簡單圖文資料、表格整理、專案目標規劃,都將可以一直維持免費使用。

這才是真正意義上的個人免費使用了!

規劃行事曆很頭痛?試試看「單純記錄」一樣有時間管理功效!

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進攻行事曆」是我平常規劃重要目標時間的方法,已經實踐了許多年,一直都是幫助我掌控時間大方向的必備系統。

而今天要分享的這個方法,不是做時間的規劃,而是反過來做「時間記錄」。在每一天執行任務的時候,就在行事曆上記錄這段時間做了什麼。
方法本身非常的簡單,而且不像是時間規劃時需要絞盡腦汁,也不用害怕計畫趕不上變化。因為只是做記錄,無論怎麼變化,就是記錄下來即可。

但是實踐這樣「單純記錄」一段時間後,我們將會發現這樣的記錄也可以對時間管理帶來很「積極」的幫助。(就像如果不會拆解任務,那麼先從記錄開始,也是有效的方法:工作愈忙愈要記錄與回顧,寫「任務日誌」是提升效率關鍵

甚至這時候不需要用什麼複雜或精巧的時間記錄工具,我覺得最有效的其實就是你平常慣用的「行事曆」,但最好是能展開到每天每個小時為單位的行事曆。然後就是打開行事曆,隨時把現在我做了什麼,把這段時間的真實利用,寫上行事曆即可。

這樣的記錄,可以幫我看出時間管理的幾個問題,並帶來積極的影響。

[整理術-9] 最節省時間、不出錯、找得到的 4 個整理步驟

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我常常會收到讀者關於「整理」的問題,可能是資料的整理,可能是筆記的整理,更多時候真正的問題核心在於人生怎麼整理。

一個好的整理系統,就是讓物品、資料、任務擺放在「有效的位置」,「需要的時候」可以「快速的取用」,甚至「不怕遺漏」。這是我們希望建立的整理方法。 
我在「 Evernote 子彈筆記術(相關課程與書籍)」當中,也建立了一套這樣的整理邏輯,並在 Evernote 中用來整理專案、任務、資料,甚至也用來整理想法,還可以整理家居物品。後來我延伸到 Google 雲端硬碟上面的檔案整理,都採用相似的整理邏輯。

Gramara 免費英文文法檢查工具 AI自動修正英文信+中英對照

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好幾年前,因為我先在電腦玩物撰寫了一篇:「Linggle 英文寫作不詞窮!台灣研發更強大語言學習搜尋引擎」,於是引發了許多讀者跟我紛紛推薦英文文法檢查工具,我自己的工作需求只是會偶爾用到,不過讀者推薦,於是我也開始了一系列的英文文法檢查工具研究,撰寫了一系列的文章,寫到一個程度後,也就沒有再繼續研究:

強化英文寫作技巧利器 Grammarly 糾正百種錯誤文法寫英文信自動潤稿修正! Ginger 英文文法檢查軟體免費商用英文書信範例 1checker 英文寫作練習中文站
最近則久違的又關注到一個用 AI 即時檢查英文文法的工具:「 Gramara :The AI-powered Grammar Checker 」,他的宣傳說明提到:「對於英語不流利的使用者來說,效果要比 Grammarly 或一般文書軟體好 1000% (當然這有點誇大了),Gramara 使用最新技術來提高您的寫作流利度和清晰度。」
文章後面,我也會附上同一段錯誤百出的英文信件,在「 Gramara 」和「 Grammarly 」、「 1checker 」等不同文法檢查工具的比較結果。

Google日曆 變身時間塊統計工具,追蹤養成習慣與工作時數

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time blocking (時間保護、時間塊、時間盒)」是這幾年頗流行的時間管理技巧,在行事曆上,預先把自己的時間保護下來,去做那些更有價值的事情。

今天要介紹的這款工具:「 Calendarist 」,正是一個「 time blocking 」的追蹤統計工具,幫助我們追蹤運動、閱讀,或是工作、家庭的時間。聽起來很常見?

但最有意思的是,「 Calendarist 」搭配 Google 日曆,幫我們統計的是在 Google 日曆上的時間利用!
這就讓「 Calendarist 」不同於一般的時間追蹤工具,例如「「時間塊」輕鬆追蹤與養成優質時間習慣 App」或「RescueTime 拯救時間利器上手教學,自動時間記錄與生產力評分」。

Google Lens 手機搭配電腦雲端剪貼,整理單據論文書籍利器

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不知道各位讀者平常使用「 Google Lens (智慧鏡頭)」的頻率高嗎?我自己其實還頗常使用,倒不是用來識別鳥獸草木,我最常用的用途,是用「 Google Lens (智慧鏡頭)」來「掃描紙張上的文字」,自動辨識後可以複製、翻譯、打開網址、撥打電話等等。

而前幾天,「 Google Lens (智慧鏡頭)」更新了一個小功能,讓我上述的使用,增加了很大的便利性。

什麼新功能呢?就是手機上用「 Google Lens (智慧鏡頭)」複製紙張上的文字後,可以直接雲端剪貼到電腦端的文件上!這可以拿來做什麼應用:

整理很多紙張單據,手機掃描單據上的品項公司名稱,電腦端同步貼上Excel表格。整理論文書籍資料,手機掃描紙本上的一段文字,電腦端同步貼上報告文件。
這是我根據自己常用經驗,想到的應用方式,如果你還有什麼點子,也歡迎提供。

Google read along 免費兒童故事英文朗讀練習,AI老師教發音

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週末跟大家分享一個輕鬆的 App ,是由 Google 推出的「Read Along by Google: A fun reading app 」,這是一個兒童故事朗讀 App ,最有意思的一點,是內建了一個 AI 助教,會帶孩子一起朗讀,並及時修正孩子的發音,或是給予鼓勵。

「 Read Along by Google 」設定是給五歲以上的孩子培養閱讀、說話能力。裡面有大量故事,搭配即時的視覺、聽覺回饋互動。目前內建的故事語言以英文為主,但 Google 也提到,有計畫繼續擴充上面的語言學習範圍。

「 Read Along by Google 」為了適合給兒童使用,也設計成完全免費、沒有廣告,並且不需要帳號,裡面的內容也都可以下載後離線使用。

製作教學影片免費軟體資源清單,不需專業軟體時的替代選擇

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今年開始,練習在電腦玩物上製作分享教學影片的過程中,一開始大多先使用免費軟體、免費資源來練習。接下來流程慢慢建立,準備開始使用專業的付費軟體與資源。

而在轉換之前,之前的練習經驗,累積了一份「製作教學影片」的相關免費工具與資源清單,想說也可以分享給需要的朋友。

當然,如果要製作商業影片,或是想要做專業的 YouTuber ,還是需要更多的影片效果,那麼確實還是需要專業的付費軟體。

但是相對的,如果只是要製作簡單的教學影片,可能是學校老師製作教學,或是團隊內部的分享,免費的軟體與資源也能解決大部分問題。

以下,就直接整理這份清單,提供需要的朋友參考。

[教學] Microsoft Teams 如何邀請無帳號外部來賓加入視訊會議

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之前我在電腦玩物上,已經寫過「Microsoft Teams 圖解教學:免費視訊會議、遠距工作提升效率」,是關於 Teams 的完整教學。今天這篇文章,來補充一個小技巧。

因為我發現,很多人會問我:「 Teams 是不是只能讓加入頻道、加入 Teams 的人參加視訊會議?如果有外部人員沒有登入微軟帳號,也沒有加入公司的 Teams ,是不是就無法參加視訊會議?」
當然,答案並非如此,「 Microsoft Teams 」跟大多數視訊會議軟體一樣,可以讓沒有軟體帳號、沒有登入帳號的任何外部人員,也可以直接從網頁加入視訊會議。

Nimbus Note 雲端筆記教學:多人協作、彈性表格與強大收集

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上禮拜在電腦玩物分享的:「Joplin 免費開源筆記軟體圖解教學,最像 Evernote 的替代工具」,獲得許多迴響。其中有位讀者,建議我可以試試看也很像 Evernote 的「 Nimbus Note」。

「 Nimbus Note」也是一個雲端筆記服務,電腦端、手機端皆有筆記軟體,可以跟網頁端的筆記即時同步。

除了介面上擁有類似 Evernote 的結構外,「 Nimbus Note 」也有許多自己的特色:

多人協作,可以多人同時編輯同一則筆記,同步很即時。表格功能更有彈性,更強大。版面上採用有彈性的 Block 區塊,有點類似 Notion 。豐富的收集工具,可以擷取網頁、螢幕、郵件、紙張等內容。
下面,就讓我來分享「 Nimbus Note」完整的圖解教學。

Stories by Freepik 免費商用簡報插圖向量圖庫可自製動畫特效

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「 Stories by Freepik 」是最新推出的一個免費可商用向量圖庫,他的插圖主要以各種故事情境為主,例如最近的遠距工作視訊會議話題。

而「 Stories by Freepik 」最大的特色是,他的插圖可以自訂顏色、內容,還能「快速製作動畫特效」。於是他的用途可以更多元:

用在簡報、報告、網頁當作單純故事插圖。搭配自訂的動畫效果,讓簡報、網頁更生動。把插圖動畫當作影片中的過場素材。
「 Stories by Freepik 」上提供的向量插圖圖庫,以及自訂的動畫影片,都可以直接免費下載,不需要註冊帳號。
而免費下載後的素材,可以免費用在商業用途,只要附上來源說明。

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