用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學

我喜歡把生活、工作、學習中的大小事，建立一套專案、資料庫整理系統。「一個路徑清晰的系統」，其實就能幫助我們更容易推進目標、聚焦目標、創造成果。我在《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準任務整理系統》這本書中，也一再強調，真正缺乏效率、缺乏成就的問題，不是自己的個性，也不一定是環境，而是往往在於缺乏為自己建立一套系統。

我自己用來建立這套系統的工具，是 Evernote （目前依然如此）。而 Notion 是一個我也觀察、研究許久，覺得也很適合用來建立這套系統的工具。

所以今年我有一個目標，希望對 Notion 做更深入的研究，並跟大家分享我研究後的整理方法。

對我個人來說，不是要轉換到 Notion 。而是我想試試看自己在 Evernote 中建立的系統，如果轉換到 Notion ，可以做哪些調整？又可以建立怎麼樣的專案、資料庫整理系統？

• 這對我來說，是很有趣的練習。
• 而對讀者來說，也可分享給想要試試看、已經在使用 Notion 的朋友。

當然，我也在這樣的過程中，更清楚分析了一些 Notion 與 Evernote 的應用差異，不過這就等到之後的文章再說吧！

今天這個案例，我想從建立個人學習、讀書筆記、興趣研究等等的專案資料庫，來拆解可以如何在 Notion 中建立一套系統。

我在 Evernote 中實踐的這類系統，可參考下面的說明：

• Evernote 數位書櫃整理法，如何打造讀書筆記的活用系統
• 如何整理學習筆記系統？不是堆積資料心得，5年食譜筆記為例
• 跟過去的自己取經：用第二大腦高效率思考的系統方法

最新影片教學：

零，建立學習專案、整理學習資料庫、設計學習範本

讓我們先看看一個完整的成果，這是一個在 Notion 上打造的「讀書計畫」。基本上我的方法論強調：

• 沒有零散的資料庫。
• 只有從上而下的目標管理系統。

所以即使是讀書計畫，在 Notion 中也是從一則專案目標的筆記開始，先把目標設定好，列出階段性要達到的關鍵任務（待辦清單）。

然後才開始建立一則一則的讀書筆記資料庫，

接著，Notion 的特性在於，一則一則的讀書筆記資料庫，可以用有彈性的檢視模式，直接整合在這則專案筆記中。

例如下圖中，可以看到我用「看板檢視」，把幾種執行情境分類：

• 適合自己有空時閱讀
• 想和家人一起閱讀
• 需要動腦整理
• 需要實踐測試

於是，資料庫中一則一則讀書筆記，根據我的分類方法排序，展開在這個讀書計畫的專案頁面。

這樣一來，例如現在是家人共讀的時間，我可以從這則專案筆記裡，快速找到「想和家人一起閱讀」分類下的閱讀任務。

點開這則閱讀任務的筆記，可以設定自己需要的固定格式，例如：

• 執行情境（自己讀、和家人共讀等等）
• 書籍主題（育兒、推理、科幻、歷史、學習等等）
• 作者
• 相關書籍（可以讓資料庫中的相關書籍筆記互連）
• 提醒時間（提醒下一次閱讀時間）
• 等等

當然也可以撰寫一般的圖文筆記內容。

Notion 的另外一個特性，是可以設計每種學習的範本，在執行學習專案的過程快速套用。

下面，就讓我用另外一個「烘焙料理學習專案」為例，跑一遍從無到有，如何在 Notion 整理閱讀學習、興趣研究筆記的系統打造流程。

你可以直接打開我的「烘焙料理學習專案」頁面，看看我模擬的整理成果。（不需 Notion 帳號即可開啟）

一，建立一頁專案筆記

關於 Notion 的基本功能還不熟悉的朋友，可以先參考：「Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具」，但也歡迎直接跟著我下面的步驟試試看。

首先，當我要開始一個「烘焙料理學習專案」，我會在 Notion 上先建立一個專案頁面（Page），之後這個專案的所有資料，都會整合在這一個頁面中，或是從這個頁面連結出去：

• 專案目標
• 專案待辦清單
• 專案的各種資料庫

只要在一頁內容中，就可以管理整個專案的所有資料，這是我覺得最好的辦法（ Evernote 中我也同樣這麼做）。

例如下圖中，可以看到一開始我先分析自己的目標、待辦清單。接著我插入了一個「烘焙重要知識」和一個「購買烘焙器材」的資料庫。每個資料庫裡其實都有更多筆記資料，但他們都整合在這一頁專案中。

實際步驟如下，在 Notion 左方的功能清單，選擇［＋］或［ New Page ］，新增一個頁面（Page）。

• 頁面標題，就命名為專案名稱。
• 我習慣使用「 Empty 」，也就是建立一個完全空白頁面。

Notion 內建很多範本（ Templates ）可以套用，但我很少使用。因為範本預設了很多假內容，往往自己還要去修改，不如自己從空白頁面重新打造比較節省時間。

一個空白的專案頁面，第一步，我會先［＋］一個［ Headlin1 ］的標題，用來定義我的目標。

然後［＋］上［ To-do List ］，列出下一階段要完成的關鍵任務。

於是，一個烘焙料理專案的目標、關鍵任務，就在這頁專案筆記中建立出來了。

二，在專案筆記中建立資料庫

為了推進目標與關鍵任務，就需要展開不同類型的學習筆記、資料筆記、任務筆記。這時候，可以利用 Notion 的「 Database （資料庫）」功能做整理。

順著我的專案頁面往下滑動，就會看到接著待辦清單後，插入了三種「資料庫」。

第一個資料庫是「購買烘焙器材」，這是我打算買、已經買、考慮中的各種器材筆記的資料庫。

第二個資料庫是「烘焙重要知識」，是我在練習過程中，研究的各種通用知識的整理，例如如何控制溫度、如何打發蛋白霜。

第三個是「烘焙食譜」，這裡就是各種蛋糕、麵包、餅乾、點心的料理食譜，每一個食譜是一則學習筆記。而透過資料庫，我可以建立自己需要的分類整理方式。

實際操作步驟是，在專案筆記中想要插入資料庫的地方，通常就是某一個有大量資料、任務需要整理的段落，選擇［＋］清單中的［Table - inline ］。

這樣可以在專案筆記裡，直接插入展開的資料庫表格。

通常一開始選擇［Table - inline ］是最好的，因為新增、整理資料比較快。而且後續想要換成看板檢視、行事曆檢視，或是改成不要展開在專案筆記，也都可以調整。

例如插入一個［購買烘焙器材］的［Table - inline ］，在專案筆記中，我就可以快速在表格中列出我要買的器材，每個器材都會變成一則可進一步編輯的筆記。

而表格中的欄位（ property ），像是優先級標籤、購買確認清單等等，則是我們可以自己設計的，後續我會提到。

Database 資料庫中，只要點擊表格項目上的連結，就能開啟這個項目的筆記。例如在食譜資料庫，點擊某一則食譜，就可以進一步編輯這則食譜的圖文資料。

三，收集資料到資料庫、筆記

因為這是一個研究學習的專案，所以也會有大量收集資料的需求。 Notion 針對網頁資料，也提供了一個很好用的「 Notion Web Clipper 」。

這個工具，可以幫我們快速新增資料到 Notion 的某一個資料庫（ Database ）中，或是插入資料到某一則學習筆記中。

舉例來說，我上網看到一台攪麵機，覺得很不錯，想要納入我前面設計的「購買烘焙器材資料庫」，這時候，我只要點一下「 Notion Web Clipper 」，在［Add to ］選擇加入「購買烘焙器材」這個資料庫。

這樣一來，回到我的「烘焙料理學習專案」頁面，捲動到［購買烘焙器材］這個資料庫的表格處，就會看到剛剛那台攪麵機，變成一則筆記出現在資料庫中了。

或者另外一種情況，我正在研究一則「草莓鮮奶油蛋糕食譜」的學習筆記，在網路上看到一個不錯的配方，很想試試看。

同樣的，利用「 Notion Web Clipper 」，在［ Add to ］這次選擇要插入前面那則食譜筆記。

這樣一來，當我回到 Notion ，打開「草莓鮮奶油蛋糕食譜」的學習筆記，捲動到最下方，就會看到剛剛擷取的那篇網頁文章資料的連結。

打開該連結，會看到 Notion 把網頁全文擷取下來，變成一則資料，儲存在 Notion 中了。

四，建立學習筆記的「屬性」

前面的資料庫，用來整理一則一則的食譜學習筆記、器材研究筆記。

那麼一則單獨的筆記內，可以做哪些整理呢？

在 Database 資料庫中的筆記，可以設定許多［property （屬性）］，用來建立學習筆記的「必要分類規則」。

例如，在器材資料庫中，每一則器材學習筆記，我可能會設定這些［property （屬性）］：

• 優先級：需要買？考慮中？（來自我在 Evernote 中行之有年的欲望清單管理方法）
• 相關筆記：這個器材和哪些食譜筆記有關？
• URL：如果有特定的購物網址就加上
• 購買確認清單：確認是否已經購買

在食譜資料庫中，每一則食譜筆記，則又有不同的［property （屬性）］：

• 應用情境：什麼時候適合來做這道食譜？
• 筆記建立時間：我想知道自己什麼時候開始研究這道食譜。
• 最近更新時間：可以用來排序最近有更新的食譜。
• 提醒：例如小孩生日前要做個生日蛋糕，就可以提醒。
• 關鍵技巧：和哪些「烘焙重要知識」資料庫中的筆記有關。
• 熱量：讓我知道什麼時候需要節制。

透過學習筆記的［property （屬性）］，我們可以設計出更固定、適合分類排序的資料庫格式。

那麼，實際上怎麼操作呢？

例如我想要規範「烘焙食譜」資料庫中固定的［property （屬性）］。我就先打開其中一則食譜筆記，在［ Add a property ］中，添加一個適合的資料格式，並且命名。

舉例來說，我想設計一個熱量欄位，步驟就是：

• ［ Add a property ］
• 添加［ Number ］格式（只能輸入數字），到時候可以用熱量高低排序
• 把這個欄位命名為「熱量」

五，使用學習筆記時的「過濾規則」

其中，我覺得一定要試試看的［property （屬性）］，是［Muti-Select］（或 Select ）這個欄位。

在這裡我們要解決的核心問題時，資料庫筆記很多，什麼情況、什麼需求、什麼情境要使用哪些筆記呢？

例如，我想管理器材資料庫中，哪些是現階段一定需要買的？哪些是還可以考慮一下的？

我就利用［Muti-Select］（或 Select ），命名為［優先級］，並在裡面添加兩個固定選項：［需要］、［考慮］。

然後每一則器材筆記，都選擇一個［需要］或［考慮］，這樣這個資料庫任務，就開始有需求分類過濾的功能。

或者在食譜資料庫中，我想知道哪些食譜我已經熟練？哪些食譜我還需要練習？哪些食譜適合跟小孩一起玩？哪些是蛋糕類食譜？哪些是可以當作正餐的麵包類食譜？

我就利用［Muti-Select］，命名為［應用情境］，並在裡面添加符合上述需求的選項（標籤）。

一則食譜筆記，可以同時是已經熟練的［好吃食譜］，以及適合和孩子一起玩得［想和孩子一起做］，並且她是［蛋糕］類的食譜。

這樣的屬性添加，除了可以幫我們在瀏覽資料庫時，更容易確認每則筆記的用途外。

更重要的是，［property （屬性）］可以變成瀏覽資料庫、分類資料庫時，非常有用的過濾規則。

根據我們的需求， Notion 上的資料庫，可以展現各種不同的過濾分類面貌。這一點，後面我會更仔細說明。

六，學習筆記的內容形式

當然，既然是學習筆記，也不會只有［property （屬性）］，我們還需要真的做筆記，這一點，當然在 Notion 上，就是開始在筆記中添加內容即可。

可以用大綱清單列出食譜的配方、步驟。

也可以插入練習的成品照片。

或是在一則學習筆記中，繼續插入更多的其他筆記、資料庫頁面。

七，建立學習筆記的「範本」

一個特定主題專案的學習筆記、任務筆記，應該會有固定的格式。例如讀書筆記的固定格式、寫作文章的固定格式。

食譜專案，當然食譜也會有固定格式。

這時候， Notion 可以為資料庫中常用的筆記資料，建立［範本］，新增內容時可以快速套用。

操作步驟是，在［ Database （資料庫）］右上方的［New］按鈕選單中，選擇［ New Template ］，建立這個資料庫專用的範本。

除了可以設計固定的［property （屬性）］外，還可以在範本中預設［property （屬性）］要填寫的內容。並且在筆記內容中，也可以先把固定的格式標題打上去。

建立好範本，下次新增筆記，就能直接套用。

八，設定不同「資料庫」的不同「檢視模式」

在專案筆記中插入的這些資料庫，可以用不同的面貌來檢視，而不同的檢視，其實代表不同的專案執行流程。

• Table：表格資料庫，很適合用來快速整理。
• Board：看板模式，很適合用來排出執行流程、了解進度。
• Calendar：用行事曆檢視學習任務的進度規劃。

例如同樣都是「烘焙食譜」這個資料庫，我可以設計一個「練習進度」的看板，這時候，筆記會照著哪些是我還要練習的？哪些是可以端上檯面的？哪些可以和孩子一起玩？排列我需要的流程順序。

但我也可以在［烘焙食譜］資料庫中，加上一個「烘焙主題」的檢視模式，用看板列出哪些是正餐類食譜、蛋糕類食譜、糕餅類食譜。

要為資料庫設計不同的檢視模式，實際操作步驟如下。

在資料庫上方，打開［View］檢視模式清單，可以切換已經設定好的不同檢視模式，也可以選擇［ Add a View］。

在［ Add a view ］中，選擇一個自己需要的檢視格式，我這邊用［ Board （看板）］為例，別忘了也要為這個檢視模式［命名］。

在看板模式中，筆記會根據［property （屬性）］中的［Muti-Select］（或 Select ）來分類。

當然有些可能是這個檢視模式時不需要看到的，可以把這一條分類［ Hide ］，隱藏起來。

例如我的食譜筆記的［練習進度］看板，只要顯示［練習食譜］、［好吃食譜］、［想和孩子一起做］三種進度分類即可。

這樣做，我就可以隨時在想要試試新料理時？有朋友來家裡時？周末親子時間？都能找到適合的食譜任務。

九，管理學習筆記與專案待辦清單

於是，專案的目標、專案的關鍵任務，專案需要的每一個資料庫，在上述流程中逐步建立起來。

關鍵就是，無論我怎麼整理，重要的還是目標被有價值的推進。

我回到 Notion 這則專案頁面的最開頭，檢視我的目標，決定要推進一個「幫孩子做出生日蛋糕」的任務。

這時候，這個任務可以用「草莓鮮奶油蛋糕」、「戚風蛋糕」這兩個食譜來完成。

於是，我在［製作孩子的生日蛋糕］這個待辦清單後面，打開「 @ 」，這個語法，可以幫我連結 Notion 中的其他筆記。

我打上［ @戚風 ］，搜尋到戚風蛋糕的食譜，並加上連結。

於是，一個烘焙料理的專案，就在 Notion 中建立一個整裡清晰、步驟明確、環環相聯的系統了！

以上，就是我如何利用 Notion ，打造一個閱讀學習、研究筆記資料庫，建立有效的專案管理流程。

這個案例，我公開在網路上：［直接打開我的「烘焙料理學習專案」頁面］，你可以點開查看細節。

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