用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫,超完整的圖解教學



我喜歡把生活、工作、學習中的大小事,建立一套專案、資料庫整理系統。「一個路徑清晰的系統」,其實就能幫助我們更容易推進目標、聚焦目標、創造成果。我在《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準任務整理系統》這本書中,也一再強調,真正缺乏效率、缺乏成就的問題,不是自己的個性,也不一定是環境,而是往往在於缺乏為自己建立一套系統。

我自己用來建立這套系統的工具,是 Evernote (目前依然如此)。而 Notion 是一個我也觀察、研究許久,覺得也很適合用來建立這套系統的工具。

所以今年我有一個目標,希望對 Notion 做更深入的研究,並跟大家分享我研究後的整理方法。

對我個人來說,不是要轉換到 Notion 。而是我想試試看自己在 Evernote 中建立的系統,如果轉換到 Notion ,可以做哪些調整?又可以建立怎麼樣的專案、資料庫整理系統?

  • 這對我來說,是很有趣的練習。
  • 而對讀者來說,也可分享給想要試試看、已經在使用 Notion 的朋友。

當然,我也在這樣的過程中,更清楚分析了一些 Notion 與 Evernote 的應用差異,不過這就等到之後的文章再說吧!




今天這個案例,我想從建立個人學習、讀書筆記、興趣研究等等的專案資料庫,來拆解可以如何在 Notion 中建立一套系統。

我在 Evernote 中實踐的這類系統,可參考下面的說明:

最新影片教學:





零,建立學習專案、整理學習資料庫、設計學習範本


讓我們先看看一個完整的成果,這是一個在 Notion 上打造的「讀書計畫」。基本上我的方法論強調:

  • 沒有零散的資料庫。
  • 只有從上而下的目標管理系統。

所以即使是讀書計畫,在 Notion 中也是從一則專案目標的筆記開始,先把目標設定好,列出階段性要達到的關鍵任務(待辦清單)。

然後才開始建立一則一則的讀書筆記資料庫,

接著,Notion 的特性在於,一則一則的讀書筆記資料庫,可以用有彈性的檢視模式,直接整合在這則專案筆記中。

例如下圖中,可以看到我用「看板檢視」,把幾種執行情境分類:

  • 適合自己有空時閱讀
  • 想和家人一起閱讀
  • 需要動腦整理
  • 需要實踐測試

於是,資料庫中一則一則讀書筆記,根據我的分類方法排序,展開在這個讀書計畫的專案頁面。





這樣一來,例如現在是家人共讀的時間,我可以從這則專案筆記裡,快速找到「想和家人一起閱讀」分類下的閱讀任務。

點開這則閱讀任務的筆記,可以設定自己需要的固定格式,例如:

  • 執行情境(自己讀、和家人共讀等等)
  • 書籍主題(育兒、推理、科幻、歷史、學習等等)
  • 作者
  • 相關書籍(可以讓資料庫中的相關書籍筆記互連)
  • 提醒時間(提醒下一次閱讀時間)
  • 等等

當然也可以撰寫一般的圖文筆記內容。

Notion 的另外一個特性,是可以設計每種學習的範本,在執行學習專案的過程快速套用。




下面,就讓我用另外一個「烘焙料理學習專案」為例,跑一遍從無到有,如何在 Notion 整理閱讀學習、興趣研究筆記的系統打造流程。

你可以直接打開我的「烘焙料理學習專案」頁面,看看我模擬的整理成果。(不需 Notion 帳號即可開啟)




一,建立一頁專案筆記


關於 Notion 的基本功能還不熟悉的朋友,可以先參考:「Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具」,但也歡迎直接跟著我下面的步驟試試看。

首先,當我要開始一個「烘焙料理學習專案」,我會在 Notion 上先建立一個專案頁面(Page),之後這個專案的所有資料,都會整合在這一個頁面中,或是從這個頁面連結出去:

  • 專案目標
  • 專案待辦清單
  • 專案的各種資料庫

只要在一頁內容中,就可以管理整個專案的所有資料,這是我覺得最好的辦法( Evernote 中我也同樣這麼做)。

例如下圖中,可以看到一開始我先分析自己的目標、待辦清單。接著我插入了一個「烘焙重要知識」和一個「購買烘焙器材」的資料庫。每個資料庫裡其實都有更多筆記資料,但他們都整合在這一頁專案中。




實際步驟如下,在 Notion 左方的功能清單,選擇[+]或[ New Page ],新增一個頁面(Page)。

  • 頁面標題,就命名為專案名稱。
  • 我習慣使用「 Empty 」,也就是建立一個完全空白頁面。

Notion 內建很多範本( Templates )可以套用,但我很少使用。因為範本預設了很多假內容,往往自己還要去修改,不如自己從空白頁面重新打造比較節省時間。





一個空白的專案頁面,第一步,我會先[+]一個[ Headlin1 ]的標題,用來定義我的目標。

然後[+]上[ To-do List ],列出下一階段要完成的關鍵任務。




於是,一個烘焙料理專案的目標、關鍵任務,就在這頁專案筆記中建立出來了。





二,在專案筆記中建立資料庫


為了推進目標與關鍵任務,就需要展開不同類型的學習筆記、資料筆記、任務筆記。這時候,可以利用 Notion 的「 Database (資料庫)」功能做整理。

順著我的專案頁面往下滑動,就會看到接著待辦清單後,插入了三種「資料庫」。




第一個資料庫是「購買烘焙器材」,這是我打算買、已經買、考慮中的各種器材筆記的資料庫。




第二個資料庫是「烘焙重要知識」,是我在練習過程中,研究的各種通用知識的整理,例如如何控制溫度、如何打發蛋白霜。




第三個是「烘焙食譜」,這裡就是各種蛋糕、麵包、餅乾、點心的料理食譜,每一個食譜是一則學習筆記。而透過資料庫,我可以建立自己需要的分類整理方式。




實際操作步驟是,在專案筆記中想要插入資料庫的地方,通常就是某一個有大量資料、任務需要整理的段落,選擇[+]清單中的[Table - inline ]。

這樣可以在專案筆記裡,直接插入展開的資料庫表格。

通常一開始選擇[Table - inline ]是最好的,因為新增、整理資料比較快。而且後續想要換成看板檢視、行事曆檢視,或是改成不要展開在專案筆記,也都可以調整。




例如插入一個[購買烘焙器材]的[Table - inline ],在專案筆記中,我就可以快速在表格中列出我要買的器材,每個器材都會變成一則可進一步編輯的筆記。

而表格中的欄位( property ),像是優先級標籤、購買確認清單等等,則是我們可以自己設計的,後續我會提到。




Database 資料庫中,只要點擊表格項目上的連結,就能開啟這個項目的筆記。例如在食譜資料庫,點擊某一則食譜,就可以進一步編輯這則食譜的圖文資料。





三,收集資料到資料庫、筆記


因為這是一個研究學習的專案,所以也會有大量收集資料的需求。 Notion 針對網頁資料,也提供了一個很好用的「 Notion Web Clipper 」。

這個工具,可以幫我們快速新增資料到 Notion 的某一個資料庫( Database )中,或是插入資料到某一則學習筆記中。

舉例來說,我上網看到一台攪麵機,覺得很不錯,想要納入我前面設計的「購買烘焙器材資料庫」,這時候,我只要點一下「 Notion Web Clipper 」,在[Add to ]選擇加入「購買烘焙器材」這個資料庫。




這樣一來,回到我的「烘焙料理學習專案」頁面,捲動到[購買烘焙器材]這個資料庫的表格處,就會看到剛剛那台攪麵機,變成一則筆記出現在資料庫中了。




或者另外一種情況,我正在研究一則「草莓鮮奶油蛋糕食譜」的學習筆記,在網路上看到一個不錯的配方,很想試試看。

同樣的,利用「 Notion Web Clipper 」,在[ Add to ]這次選擇要插入前面那則食譜筆記。




這樣一來,當我回到 Notion ,打開「草莓鮮奶油蛋糕食譜」的學習筆記,捲動到最下方,就會看到剛剛擷取的那篇網頁文章資料的連結。




打開該連結,會看到 Notion 把網頁全文擷取下來,變成一則資料,儲存在 Notion 中了。





四,建立學習筆記的「屬性」


前面的資料庫,用來整理一則一則的食譜學習筆記、器材研究筆記。

那麼一則單獨的筆記內,可以做哪些整理呢?

在 Database 資料庫中的筆記,可以設定許多[property (屬性)],用來建立學習筆記的「必要分類規則」。

例如,在器材資料庫中,每一則器材學習筆記,我可能會設定這些[property (屬性)]:





在食譜資料庫中,每一則食譜筆記,則又有不同的[property (屬性)]:

  • 應用情境:什麼時候適合來做這道食譜?
  • 筆記建立時間:我想知道自己什麼時候開始研究這道食譜。
  • 最近更新時間:可以用來排序最近有更新的食譜。
  • 提醒:例如小孩生日前要做個生日蛋糕,就可以提醒。
  • 關鍵技巧:和哪些「烘焙重要知識」資料庫中的筆記有關。
  • 熱量:讓我知道什麼時候需要節制。

透過學習筆記的[property (屬性)],我們可以設計出更固定、適合分類排序的資料庫格式。




那麼,實際上怎麼操作呢?

例如我想要規範「烘焙食譜」資料庫中固定的[property (屬性)]。我就先打開其中一則食譜筆記,在[ Add a property ]中,添加一個適合的資料格式,並且命名。

舉例來說,我想設計一個熱量欄位,步驟就是:

  • [ Add a property ]
  • 添加[ Number ]格式(只能輸入數字),到時候可以用熱量高低排序
  • 把這個欄位命名為「熱量」





五,使用學習筆記時的「過濾規則」


其中,我覺得一定要試試看的[property (屬性)],是[Muti-Select](或 Select )這個欄位。

在這裡我們要解決的核心問題時,資料庫筆記很多,什麼情況、什麼需求、什麼情境要使用哪些筆記呢?

例如,我想管理器材資料庫中,哪些是現階段一定需要買的?哪些是還可以考慮一下的?

我就利用[Muti-Select](或 Select ),命名為[優先級],並在裡面添加兩個固定選項:[需要]、[考慮]。

然後每一則器材筆記,都選擇一個[需要]或[考慮],這樣這個資料庫任務,就開始有需求分類過濾的功能。




或者在食譜資料庫中,我想知道哪些食譜我已經熟練?哪些食譜我還需要練習?哪些食譜適合跟小孩一起玩?哪些是蛋糕類食譜?哪些是可以當作正餐的麵包類食譜?

我就利用[Muti-Select],命名為[應用情境],並在裡面添加符合上述需求的選項(標籤)。

一則食譜筆記,可以同時是已經熟練的[好吃食譜],以及適合和孩子一起玩得[想和孩子一起做],並且她是[蛋糕]類的食譜。




這樣的屬性添加,除了可以幫我們在瀏覽資料庫時,更容易確認每則筆記的用途外。

更重要的是,[property (屬性)]可以變成瀏覽資料庫、分類資料庫時,非常有用的過濾規則。

根據我們的需求, Notion 上的資料庫,可以展現各種不同的過濾分類面貌。這一點,後面我會更仔細說明。





六,學習筆記的內容形式


當然,既然是學習筆記,也不會只有[property (屬性)],我們還需要真的做筆記,這一點,當然在 Notion 上,就是開始在筆記中添加內容即可。




可以用大綱清單列出食譜的配方、步驟。




也可以插入練習的成品照片。




或是在一則學習筆記中,繼續插入更多的其他筆記、資料庫頁面。





七,建立學習筆記的「範本」


一個特定主題專案的學習筆記、任務筆記,應該會有固定的格式。例如讀書筆記的固定格式、寫作文章的固定格式。

食譜專案,當然食譜也會有固定格式。

這時候, Notion 可以為資料庫中常用的筆記資料,建立[範本],新增內容時可以快速套用。

操作步驟是,在[ Database (資料庫)]右上方的[New]按鈕選單中,選擇[ New Template ],建立這個資料庫專用的範本。




除了可以設計固定的[property (屬性)]外,還可以在範本中預設[property (屬性)]要填寫的內容。並且在筆記內容中,也可以先把固定的格式標題打上去。

建立好範本,下次新增筆記,就能直接套用。





八,設定不同「資料庫」的不同「檢視模式」


在專案筆記中插入的這些資料庫,可以用不同的面貌來檢視,而不同的檢視,其實代表不同的專案執行流程。

  • Table:表格資料庫,很適合用來快速整理。
  • Board:看板模式,很適合用來排出執行流程、了解進度。
  • Calendar:用行事曆檢視學習任務的進度規劃。

例如同樣都是「烘焙食譜」這個資料庫,我可以設計一個「練習進度」的看板,這時候,筆記會照著哪些是我還要練習的?哪些是可以端上檯面的?哪些可以和孩子一起玩?排列我需要的流程順序。





但我也可以在[烘焙食譜]資料庫中,加上一個「烘焙主題」的檢視模式,用看板列出哪些是正餐類食譜、蛋糕類食譜、糕餅類食譜。




要為資料庫設計不同的檢視模式,實際操作步驟如下。

在資料庫上方,打開[View]檢視模式清單,可以切換已經設定好的不同檢視模式,也可以選擇[ Add a View]。




在[ Add a view ]中,選擇一個自己需要的檢視格式,我這邊用[ Board (看板)]為例,別忘了也要為這個檢視模式[命名]。




在看板模式中,筆記會根據[property (屬性)]中的[Muti-Select](或 Select )來分類。

當然有些可能是這個檢視模式時不需要看到的,可以把這一條分類[ Hide ],隱藏起來。

例如我的食譜筆記的[練習進度]看板,只要顯示[練習食譜]、[好吃食譜]、[想和孩子一起做]三種進度分類即可。

這樣做,我就可以隨時在想要試試新料理時?有朋友來家裡時?周末親子時間?都能找到適合的食譜任務。





九,管理學習筆記與專案待辦清單


於是,專案的目標、專案的關鍵任務,專案需要的每一個資料庫,在上述流程中逐步建立起來。

關鍵就是,無論我怎麼整理,重要的還是目標被有價值的推進。

我回到 Notion 這則專案頁面的最開頭,檢視我的目標,決定要推進一個「幫孩子做出生日蛋糕」的任務。

這時候,這個任務可以用「草莓鮮奶油蛋糕」、「戚風蛋糕」這兩個食譜來完成。




於是,我在[製作孩子的生日蛋糕]這個待辦清單後面,打開「 @ 」,這個語法,可以幫我連結 Notion 中的其他筆記。

我打上[ @戚風 ],搜尋到戚風蛋糕的食譜,並加上連結。

於是,一個烘焙料理的專案,就在 Notion 中建立一個整裡清晰、步驟明確、環環相聯的系統了!




以上,就是我如何利用 Notion ,打造一個閱讀學習、研究筆記資料庫,建立有效的專案管理流程。

這個案例,我公開在網路上:[直接打開我的「烘焙料理學習專案」頁面],你可以點開查看細節。

如果你對 Notion 有興趣,還可進一步研究:[用 Notion 把筆記整理成像 Google 日曆、 Trello 看板與 Airtable 表格]、[從零開始用 Notion 快速打造一個美觀又專業的旅行計畫筆記]。

或者參考看看還有什麼適合學習專案的工具:「給學生的 15 個高效率學習工具:解決考試論文需求的重點點評」。


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫,超完整的圖解教學

留言

  1. 終於,不讓了。

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  2. 食譜的連結 一直分享了 某人的 fb messenger

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    1. 感謝提醒,有注意到了,應該已經修正

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  3. 也一直在使用 Notion ,希望能够分享更多的使用方法。

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    1. 最近計畫把自己在Evernote上的幾套筆記,測試用途,轉換到notion上,測試看看可以激盪什麼管理方法

      像是這篇文章的讀書筆記、料理筆記,都是我目前在Evernote上管理的真實筆記

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  4. 不好意思,想請問,看到輸入的內文中,有些可愛的圖案(例如愛心、檸檬、餅乾...),是如何輸入的? 謝謝。

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    1. 有兩種方法。
      一種是 Notion 的頁面、資料庫標題上方,會有一個插入 icon 的選項,可以插入內建的 icon

      第二種方法,就是直接用輸入法中的插入表情符號功能,很多工具都適用,我也有利用在 Evernote 上,可參考這篇文章的第七個技巧:https://www.playpcesor.com/2019/05/evernote-19-tips.html

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  5. Esor大您好,很開心能看到您分享這篇文章,關於您出品Evernote書,我都有買
    不過看完書後還沒有去建立整個系統,因此Evernote才寫了幾篇而已
    也就是說還沒建立起龐大的資料庫起來,沒有轉移上的問題
    而現在看到了這篇,不禁想想是否要使用這套軟體
    目前大四,資訊工程系 看到Notion用學校信箱是可以免費使用付費版功能的

    不知道Esor大能不能給點使用上的建議 謝謝您

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    1. 這確實值得花一些時間去測試和研究,我提供目前自己簡單對兩者區隔的筆記給您參考:

      * 專案管理

      * Notion

      * 一頁式整合專案
      * 從一頁主筆記出發,展開一層一層的專案、資料結構

      * 大綱目錄式
      * 類似Evernote的專案目錄
      * 可以擴展更複雜的資料結構

      * 看板
      * 行事曆
      * 嵌入地圖、影音
      * 可以針對每一個條目做提醒

      * 可針對每一元素做註解筆記

      * Evernote

      * 專案的筆記目錄
      * 標籤分類專案資料
      * 設定專案、任務筆記提醒
      * 清楚明確的提醒清單
      * 資料庫

      * Notion

      * 設計資料庫範本與過濾格式
      * Evernote

      * 可以用標籤做跨資料庫、跨專案整理
      * 搜尋的結果更好處理

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    2. 好用心的回覆,辛苦了,我會再好好考慮的,謝謝Esor大的整理😘

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  6. Esor大您好,聽說Notion的搜尋沒有Evernote強大,這也是一直不敢跳轉過去的原因,請問您在Notion搜尋的使用上,目前為止的感受如何呢?

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    1. Notion 在今年年初,改進了中文搜尋的問題,基本上現在要利用中文關鍵字搜尋,應該都可以找到相應的筆記內文。

      接下來,就是兩者在處理搜尋結果時的異同。我這邊就單純講兩者各自的優點:

      Notion:他的搜尋結果會列出每一個找到關鍵字的「筆記片段」,幫助我們快速跳到某一則筆記的某一段。

      Evernote:他的搜尋結果會列出所有包含關鍵字的筆記,以筆記為單位,點開筆記,也會跳到該筆記出現關鍵字的第一個位置。

      Evernote 的搜尋結果,會以「記事清單」的方式呈現,這讓 Evernote 的搜尋結果可以變成一種「分類」,也可以儲存搜尋,來快速展開自己常用的搜尋分類。這很適合用在往往一次搜尋結果中,要找的不是一則筆記,而是要同時處理很多則筆記時。

      另外 Evernote 還可以搜尋圖片、紙張掃描結果上的中英文字內容等。

      刪除
    2. 先前evernote跳轉notion和onenote,現在又跳回來evernote。
      老實說,三款都不是很喜歡。

      notion的app做得不好,例如瀏覽表格會受限螢幕需要左右滑動。
      範本格式很多都用不到,大都使用空白頁。帳號管理感覺不安全,沒有兩步驟,刪除帳號後還是會收到郵件(到底有沒刪阿?)。onenote體驗就更差了,檔案肥大,一直在下載遺失的字型,需要同意兩份隱私才能使用,預設的筆記本需要到onedrive執行刪除兩次 ...

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    3. 也沒有什麼哪套好與壞
      只是你要處理的資料,evenote 滿足你的需求而已

      刪除
  7. 謝謝您這麼用心的創作,我要仔細拜讀再給您一點建議

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  8. 謝謝您一直都非常精采的介紹!

    另外不知為何,您的數個 notion 範本我登入都會要我用google登入或填notion帳號,進去後都顯示:

    You do not have access to 電腦玩物工作平台. Please contact an admin to add you as a member.

    看不到內容?
    謝謝!

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