電腦玩物

這是最近收到的一封讀者來信，信中針對如何處理電子郵件，提出了很多個問題，包含：

雖然我在電腦玩物介紹 Gmail 各種功能已經很多年了，讀過相關文章的朋友也不少。不過這兩年講有關 Google 工具、郵件整理的課程時，卻發現很多讀者可能知道這些功能，卻還是沒有把它們串連起來，變成一套真正可以提升效率的工作流程。

「 Simplify Gmail 」推出於 2019 年，在 2021 年推出了 2.0 版升級。這款瀏覽器擴充套件，顧名思義，目的是「極簡化」 Gmail 的介面。 其開發者 Michael Leggett 來頭可不小，他在 2008~2012 年是 Gmail 的設計負責人，也是 Google Inbox 這款我非常喜愛的郵件工具的聯合創始者。也因為 Google Inbox 在 2019 年正式被 Google 退役，所以 Michael Leggett 開始釋出這款「 Simplify Gmail 」擴充套件： 期望設計出他理想中最簡潔、去除雜亂、提升專注的郵件工作介面。

讀者們好，我是電腦玩物的站長 Esor，這是我決定開始認真作「工作術」教學影片的第一個嘗試，今年（2020）的目標，我要試試看用影音的方式，來分享我的許多工作方法。 從時間管理的角度來看，第一個認真嘗試的工作術影片，我沒有給自己太高的目標，而是聚焦在： 先從結合簡報字卡、操作畫面開始，設計出一個可以分享工作流程的方式。 之後再思考有沒有需要更多特效、人物入鏡。 先嘗試一個簡單、具體、可解決問題，比起文字描述，更適合影片步驟的教學。 先從自己常常用文字分享的主題開始，看看用影片解說，是否有新風味？ 之後再嘗試其他類型主題。 先練習基本的剪輯、字幕。 之後再嘗試配樂，或其他素材。 於是，第一個嘗試的作品誕生了。

你有沒有遇過這樣的困擾：明明有其他重要工作可以做，但忍不住一直打開電子信箱查看有沒有新郵件。或是想要處理信箱裡某一封重要郵件任務，但一開信就被其他剛剛出現的新郵件拉去注意力。結果就是 大量的時間一直花費在處理一封又一封不斷出現的新郵件上，真正有價值的任務卻沒時間處理 ！ 如果你有「忍不住一直開信箱」、「一直被新郵件干擾」的困擾，不想要再「過著被新郵件拖著走」的工作節奏，那麼這個「 Inbox When Ready 」，或許就是你需要的工具（當然，如果你的工作就是處理新郵件，那就另當別論）。 「 Inbox When Ready 」是一個 Google 瀏覽器擴充套件 ，可以改造我們的 Gmail 與 Google Inbox 信箱（是的！他支援改造 Inbox 介面），讓我們打開信箱後可以更專注，他說他想達成三個目的： 讓你「用合理的頻率」查看信箱，而不再著迷開信。 幫你養成好的「查看新郵件」、「處理工作」間的時間平衡。 減少你浪費在又處理一封新郵件的時間。

之前我在電腦玩物介紹了許多整理郵件的方法，例如最新的一篇是「  Yesterbox 郵件拖延者需要的收件匣管理技巧 」。我也常常分享用各種不同工具整理郵件的方法，例如適合很多朋友公司使用的 Outlook 的「 Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學 」。 於是昨日的 Evernote 全天課程 中，有朋友下課後問我說：「 Esor 你推薦了那麼多種工具與方法，你自己如何整合應用呢？」 那麼，就讓我來分享自己「目前」整理自己郵件信箱的「真實」完整步驟。 2017/5/8 新增 另外一種企業裡常常運用的作法： 讓雜亂郵件重新根據進度排序的 Trello 整理魔法

前一篇時間技客文章：「 莫法特休息法，面對高壓力工作的積極休息技巧  」寫完後，獲得非常多的讀者迴響，還有很多讀者寄信跟我說，這真的改變了他們思考如何休息的方法。而在這許多封回饋郵件裡，有讀者寄來一封信，推薦我也可以在「 時間技客系列文章 」中研究並分析一下「 Yesterbox 」這個郵件管理技巧。 讀者說他常常在電腦玩物看到我分享「 清空收件匣 」的相關技巧，但他卻是一位郵件拖延者，每天有大量的郵件任務必須處理，郵件信箱本身就是他的工作核心之一，然而常常舊的郵件還沒處理完，新的郵件就進來了，導致有大量郵件動輒被拖延好幾天而遲遲無法完成有效答覆，中間免不了漏失一些重要工作，不知道怎麼辦才好，直到他看到「 Yesterbox 」這個方法。 「 Yesterbox 」，這個名稱來自於「 Yesterday Email Inbox」，他把收件匣分成「今日收件匣」與「昨日收件匣」，並且提倡不要處理今日的新郵件，而是「把昨天的收件匣當作今日的工作任務清單」，並且「 清空昨日的收件匣 」就好。

在今年初製作的張永錫老師新書：《 早上最重要的3件事 》，書裡提到了一個我今年也跟著貫徹執行的 GTD 時間管理關鍵動作 ：「每週自我檢視」。 為什麼要每週做檢視？性能再好的車子也要定期保養，而我們的工作流程與時間管理系統同樣需要保養，這個「檢查零件有無鬆脫」、「預防上路風險」的動作，就是每週檢視。 在實踐了快一年的過程中，每週檢視對我來說，不只是一個工作上要求你去做的流程，事實上如果體驗到「每週檢視」到好處，那麼就像當你滿身大汗時會想洗澡，筋骨長期疲累後會想泡個溫泉放鬆一樣，「每週檢視」反而是那個我會主動想做 以求解除工作壓力 的重要調劑，清理之後，才有能量繼續下一週的工作。 2017/1/25 新增的「心智圖 SPA 方法」 ： 用心智圖法畫出一年目標與行動， 2017年從這個視覺技巧開始

這幾天國外很多網站紛紛轉載了一篇文章：「 7 things I learned about Gmail working at Google 」，一位曾經在 Google 工作好幾年的人，分享了他在這段時間學到的 Gmail 管理技巧，其中有一個工具引起了我的注意。 這位作者號稱從 Google 工作經驗學到的 Gmail 技巧裡， 包含了一個使用「 Unroll.me 」快速退訂大量電子報、廣告信的方法。 本來我覺得 Gmail 已經 內建退訂郵件 的功能，以為可能不需要這類服務了，但因為這個契機再次測試「 Unroll 」，發現確實有幫助。 因為「 Unroll 」可以退訂（或者說阻擋）很多 Gmail 還無法退訂的郵件，能夠一次「大量退訂」電子報與廣告信，或是把所有電子報廣告信重新整理，並且支援 Gmail、 Yahoo、 iCloud、 Outlook 等電子郵件帳戶，不只針對 Gmail ，看起來確實值得介紹。