Notion 資料庫管理圖解教學，活用連結分頁節省時間掌控大量專案

今天這篇文章，搭配 Notion 最新推出的「資料庫分頁」、「連結分頁」等新介面（嚴格來說是之前就有的功能，只是用更方便管理的介面來展現），談談如何善用資料庫中的分頁與連結，幫助我們管理好「一個專案資料庫中大量不同需求資料」，和「統整多個專案資料庫讓其更集中好管理」。

你在 Notion 當中，有沒有哪一個「資料庫（ Database ）」裡面包含了數百則內容資料：

• 有時候需要查看最緊急的內容？
• 有時候需要看到進度時間表？
• 有時候又要聚焦在某些長期重要目標上？
• 有時候則想要看到哪些有最新修正過的內容？

上述問題，在原本功能中，可以利用「活用 Notion 設計脫胎換骨資料庫」這篇教學中，提到為資料庫設計多種「 View 」的功能，結合過濾、排序、群組，讓我們在不同的需求中快速切換。 

2024/5/29 新增功能：Notion Home 結合 My Tasks 教學，把分散頁面的待辦清單集中管理

或者，你有很多個上述這樣的「資料庫（ Database ）」，有些是跟工作專案有關（甚至你的不同專案有不同資料庫），有些是自己的興趣學習，有些是關於家庭或休閒生活，有些是自己的斜槓副業任務：

• 有沒有一種統整的方式，讓自己可以快速掌控這些不同領域的「資料庫（ Database ）」內容？

之前我在這篇文章有提過：「Notion 專案管理法，用資料庫還是分層頁面？ 3 種實際應用案例解析」，利用「 Create Linked database 」的功能，可以把資料庫連結到一個統整的目標頁面，從而實現更聚焦、統一、跨資料庫的管理。

雖然上述需求，之前的 Notion 也已經有相應功能可以解決，但新版的資料庫介面，將會讓上述的管理需求變得更加方便。

最近 Notion 2.15 的更新，把之前這些資料庫的過濾（ filter ）、檢視（ View ）、群組（ Group ），以及「 Link View of database 」功能，整合成一個操作更簡單、瀏覽切換更方便的管理流程。

透過現在的 Notion 資料庫新介面，我們就能更有效的幫自己建立一個「時間管理入口」，掌控來自多個資料庫的多種需求內容。

• 其他建立時間管理入口的方法：
• 2022起始：建立自己的時間管理入口，以我的 Evernote 系統為例
• 用 Google 日曆打造簡單有效時間管理入口圖解教學，一個畫面整合待辦清單、專案進度與行事曆

或者，用來讓一個專案資料庫裡的大量資料被更有彈性的使用。

這篇文章，就要分享實際如何操作的完整教學，裡面會同時包含舊功能、新介面，以實際案例進行教學介紹。

用分頁切換各種檢視模式，讓大型資料庫更好管理

假設我現在要管理辦公室裡的所有任務，或許我會建立一個新頁面（New Page ），用資料庫（ Table database ）的方式，讓所有任務可以新增在資料庫中。

慢慢的，這個工作任務資料庫會如下圖這樣，開始累積一項一項任務。

資料庫預設可能是用「 Table （表格）」的方式顯示出所有的任務項目，雖然資料都在上面，但如果任務很多時，我可能會想要先看到最緊急的項目，或是看到某種專案下的相關任務。

這時候，在 Notion 中，每一個資料庫都可以建立多種「 View （檢視模式）」，讓我們用不同的方式去查看這個資料庫的內容。

只要在 Notion 資料庫（ Database ）左上方的檢視分頁中，選擇「 Add view 」，就能新增檢視模式。

例如，我想要用行事曆、甘特圖的方式，來查看近期要完成的任務，或是重新安排任務的時間。

只要在右方「 View 」設定面板，選擇「 Calendar 」，然後選擇一個原本資料庫項目中跟時間有關的屬性（property ），像是「 Reminder 」任務提醒時間。

• 關於屬性如何設計，可以參考這篇教學後半部：用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學

這樣就可以建立一個以行事曆來查看到期任務、安排任務時間的 View 分頁。

透過 Notion 2.15 版本後新增的「分頁檢視」，我可以在看到所有任務的 Table 模式，或是看到時間安排的 Calendar 模式之間，快速切換。

利用不同的過濾檢視，管理資料庫中需要的任務

不過這樣還不夠，因為上述「工作任務」這個資料庫裡的任務太多了，有時候我需要專注在重要大專案上，有時候我要聚焦處理即將到期的課程小任務。那麼，就可以利用 Notion 資料庫的各種過濾、排序、分組功能，設計出更多符合我真實需要的「 View 」，在分頁中快速切換。

例如，我先在任務頁面中，透過 Property 屬性設計標籤，把重要大專案加上「每日推進」的 tag，把企劃中專案加上「企劃醞釀」的 tag ，把跟課程有關的任務加上「專訪演講」的 tag 。

接下來，我就可以新增一個「 View 」，可能是用 Table 、 Gallery 檢視都可以，因為這裡重要的不是檢視模式，而是利用「 View 」來建立一個特定需要的過濾規則。

在建立 View 的右方設定面板中，可以根據 Filter 、 Sort、 Group 等功能設定過濾規則。

舉例來說，我先利用 filter 設定一個過濾規則：

• 只顯示包含每日推進，或企劃醞釀，或專訪演講，三種標籤之一的任務。

這樣一來，數百個任務中，可能過濾出一百則以內我真正需要的筆記。

接著，我可以在 sort 中設定排序，例如我這邊是用：

• 根據更新時間，從最新到最舊排序。

目的是我可以看到最近正在處理的，並且是重要專案、緊急課程的任務有哪些。

最後，我還能加上一個 Group 規則， group 是把目前顯示的頁面「區分群組」的意思，我可以設計成：

• 把每日推進的任務分在一組。
• 把企劃醞釀的任務分在一組。
• 把專訪演講的課程分在一組。

最後，我就可以獲得下面這個我稱呼為：「專注工作目標」的分頁檢視。經過上面的層層過濾，這個檢視模式可以讓我看到：

• 來自每日推進、專訪演講、企劃醞釀 tag 的任務頁面。
• 但是根據最近處理過的順序排序。
• 並且每日推進一組、專訪演講一組、企劃醞釀一組。

這樣，我就可以在這個過濾後的 View 檢視模式中，專注在我真正重要的任務上了。

結合前面所說，一個 Notion 的專案資料庫，可以設定「多個 View 分頁」。

於是我就可以做到下面的需求：

• 用一個「工作任務」資料庫，管理所有我要做的工作類任務，不用開很多個資料庫。
• 利用 View ，可以在任務清單、行事曆安排上，切換不同的管理方式。
• 利用 View 結合各種過濾（Filter、 Sort、 Group ），可以設定聚焦在某種類型、某種重要性任務。

所以像這個工作任務資料庫，就可以快速切換幾個檢視分頁：

• 全部任務：用單純的 Table 列出所有任務頁面。
• 工作行事曆：用 Calendar 去做時間安排。
• 2024/1/18 Notion 行事曆功能有了關鍵更新：Notion 新行事曆整合 Notion 所有資料庫任務與 Google 日曆行程
• 專注工作目標：利用過濾機制，看到每日推進的任務。
• 到期課程檢視：利用過濾機制，看到時間快到的課程任務。
• 等等

利用連結其他資料庫檢視，建立一個自己的時間管理入口

我們在 Notion 中，往往不會只有一個資料庫（Database），上面的「工作任務」案例只是一個資料庫，但是我可能還有自己的寫作任務資料庫、家庭任務資料庫、休閒興趣任務資料庫、其他團隊協作的資料庫等等。

當 Notion 中有愈來愈多的專案頁面、愈來愈多的資料庫時，我們需要為自己設計一個「管理入口」，建立一個統整的目標中心。類似：「2022起始：建立自己的時間管理入口，以我的 Evernote 系統為例」這篇文章中所說的方法。

要不然一直在許多頁面、資料庫之間切換，本身就是一件很花費時間的事情。

Notion 2.15 的操作流程改進，可以幫助我們更容易的建立連結不同專案資料庫的統整頁面。

例如下圖這樣的例子，我建立一個頁面，稱為「目標統整主頁面」。

首先，我可以用簡單的筆記、待辦清單的方式，在目標頁面寫上我自己重要的目標規劃，或是連結最重要的專案、任務頁面。

接著，下方我可以建立一個「Link View of database」，並非在這裡新建一個資料庫，而是建立「連結分頁」，可以連結到不同專案資料庫，用不同檢視模式過濾，從而我在這個目標統整頁面，就可以同時看到並管理工作任務、生活任務、寫作任務等等。

除了看到之外，到時候要打開其中某個頁面進行管理，也不用跳開目前頁面，節省很多切換資料庫或頁面的時間。

我可以利用插入某種 database view ，開始建立這樣的連結分頁。

例如我先從 / Board View 開始，準備把「工作任務」資料庫中的重要專案連結過來。

建立 Board View 後，會要我們選擇：

• 要連結哪個資料庫？我這邊連結到前述的工作任務。
• 要不要使用既有的 View ？可以先選一個原本資料庫已經有建立的 View 。

但是，我也可以在連結「工作任務」資料庫後，在這個「目標統整主頁面」，建立一個全新的 View ，根據我的需要選擇檢視模式、過濾規則。

而這都不會影響到原本的資料庫。

而且，在這樣的「連結資料庫分頁」中，我可以繼續新增 View ，並且去連結不同的資料庫！

也就是說，我可以建立一組「連結分頁」，裡面可以連結多個不同資料庫的不同檢視模式，但在同一個頁面集中管理。

如此一來，我可以在「目標統整主頁面」繼續連結其他資料庫檢視分頁。

例如我把來自部落格任務的資料庫連結過來，但過濾出只看到即將寫完的文章，建立一個「寫作任務」的檢視分頁。

我可以把「廚房計畫」的資料庫連結進來，但過濾出烘焙類的的食譜，建立一個「烘焙專案」的檢視分頁。

而透過這樣的「連結分頁」，我可以在一個目標統整頁面中，建立像是下圖這樣的檢視方式，快速切換不同資料庫中需要的不同的任務。

透過 Notion 2.15 之後更新的「分頁」介面，無論是在一個專案資料庫中過濾多種需求的檢視，或是在一個目標頁面連結不同專案的不同檢視模式，都可以幫助我們建立一個更加簡潔有力的 Notion 資料庫管理方法，有效且節省時間的掌控、切換大量專案資料。

這篇完整的圖解教學，透過實際的案例，把需要知道的步驟，可能的應用方式，以及如何搭配 Filter、 Sort、 Group 來過濾，做了詳細的說明，分享給需要的朋友參考。

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也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程、相關書籍，歡迎參考。

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