Notion 資料庫管理圖解教學,活用連結分頁節省時間掌控大量專案



今天這篇文章,搭配 Notion 最新推出的「資料庫分頁」、「連結分頁」等新介面(嚴格來說是之前就有的功能,只是用更方便管理的介面來展現),談談如何善用資料庫中的分頁與連結,幫助我們管理好「一個專案資料庫中大量不同需求資料」,和「統整多個專案資料庫讓其更集中好管理」。




你在 Notion 當中,有沒有哪一個「資料庫( Database )」裡面包含了數百則內容資料:
  • 有時候需要查看最緊急的內容?
  • 有時候需要看到進度時間表?
  • 有時候又要聚焦在某些長期重要目標上?
  • 有時候則想要看到哪些有最新修正過的內容?
上述問題,在原本功能中,可以利用「活用 Notion 設計脫胎換骨資料庫」這篇教學中,提到為資料庫設計多種「 View 」的功能,結合過濾、排序、群組,讓我們在不同的需求中快速切換。 




或者,你有很多個上述這樣的「資料庫( Database )」,有些是跟工作專案有關(甚至你的不同專案有不同資料庫),有些是自己的興趣學習,有些是關於家庭或休閒生活,有些是自己的斜槓副業任務:
  • 有沒有一種統整的方式,讓自己可以快速掌控這些不同領域的「資料庫( Database )」內容?
之前我在這篇文章有提過:「Notion 專案管理法,用資料庫還是分層頁面? 3 種實際應用案例解析」,利用「 Create Linked database 」的功能,可以把資料庫連結到一個統整的目標頁面,從而實現更聚焦、統一、跨資料庫的管理。




雖然上述需求,之前的 Notion 也已經有相應功能可以解決,但新版的資料庫介面,將會讓上述的管理需求變得更加方便。

最近 Notion 2.15 的更新,把之前這些資料庫的過濾( filter )、檢視( View )、群組( Group ),以及「 Link View of database 」功能,整合成一個操作更簡單、瀏覽切換更方便的管理流程。

透過現在的 Notion 資料庫新介面,我們就能更有效的幫自己建立一個「時間管理入口」,掌控來自多個資料庫的多種需求內容。
或者,用來讓一個專案資料庫裡的大量資料被更有彈性的使用。

這篇文章,就要分享實際如何操作的完整教學,裡面會同時包含舊功能、新介面,以實際案例進行教學介紹。




用分頁切換各種檢視模式,讓大型資料庫更好管理

假設我現在要管理辦公室裡的所有任務,或許我會建立一個新頁面(New Page ),用資料庫( Table database )的方式,讓所有任務可以新增在資料庫中。




慢慢的,這個工作任務資料庫會如下圖這樣,開始累積一項一項任務。

資料庫預設可能是用「 Table (表格)」的方式顯示出所有的任務項目,雖然資料都在上面,但如果任務很多時,我可能會想要先看到最緊急的項目,或是看到某種專案下的相關任務。




這時候,在 Notion 中,每一個資料庫都可以建立多種「 View (檢視模式)」,讓我們用不同的方式去查看這個資料庫的內容。

只要在 Notion 資料庫( Database )左上方的檢視分頁中,選擇「 Add view 」,就能新增檢視模式。




例如,我想要用行事曆、甘特圖的方式,來查看近期要完成的任務,或是重新安排任務的時間。

只要在右方「 View 」設定面板,選擇「 Calendar 」,然後選擇一個原本資料庫項目中跟時間有關的屬性(property ),像是「 Reminder 」任務提醒時間。


這樣就可以建立一個以行事曆來查看到期任務、安排任務時間的 View 分頁。




透過 Notion 2.15 版本後新增的「分頁檢視」,我可以在看到所有任務的 Table 模式,或是看到時間安排的 Calendar 模式之間,快速切換。





利用不同的過濾檢視,管理資料庫中需要的任務

不過這樣還不夠,因為上述「工作任務」這個資料庫裡的任務太多了,有時候我需要專注在重要大專案上,有時候我要聚焦處理即將到期的課程小任務。那麼,就可以利用 Notion 資料庫的各種過濾、排序、分組功能,設計出更多符合我真實需要的「 View 」,在分頁中快速切換。

例如,我先在任務頁面中,透過 Property 屬性設計標籤,把重要大專案加上「每日推進」的 tag,把企劃中專案加上「企劃醞釀」的 tag ,把跟課程有關的任務加上「專訪演講」的 tag 。




接下來,我就可以新增一個「 View 」,可能是用 Table 、 Gallery 檢視都可以,因為這裡重要的不是檢視模式,而是利用「 View 」來建立一個特定需要的過濾規則。

在建立 View 的右方設定面板中,可以根據 Filter 、 Sort、 Group 等功能設定過濾規則。




舉例來說,我先利用 filter 設定一個過濾規則:
  • 只顯示包含每日推進,或企劃醞釀,或專訪演講,三種標籤之一的任務。
這樣一來,數百個任務中,可能過濾出一百則以內我真正需要的筆記。




接著,我可以在 sort 中設定排序,例如我這邊是用:
  • 根據更新時間,從最新到最舊排序。
目的是我可以看到最近正在處理的,並且是重要專案、緊急課程的任務有哪些。




最後,我還能加上一個 Group 規則, group 是把目前顯示的頁面「區分群組」的意思,我可以設計成:
  • 把每日推進的任務分在一組。
  • 把企劃醞釀的任務分在一組。
  • 把專訪演講的課程分在一組。



最後,我就可以獲得下面這個我稱呼為:「專注工作目標」的分頁檢視。經過上面的層層過濾,這個檢視模式可以讓我看到:
  • 來自每日推進、專訪演講、企劃醞釀 tag 的任務頁面。
  • 但是根據最近處理過的順序排序。
  • 並且每日推進一組、專訪演講一組、企劃醞釀一組。
這樣,我就可以在這個過濾後的 View 檢視模式中,專注在我真正重要的任務上了。




結合前面所說,一個 Notion 的專案資料庫,可以設定「多個 View 分頁」。

於是我就可以做到下面的需求:
  • 用一個「工作任務」資料庫,管理所有我要做的工作類任務,不用開很多個資料庫。
  • 利用 View ,可以在任務清單、行事曆安排上,切換不同的管理方式。
  • 利用 View 結合各種過濾(Filter、 Sort、 Group ),可以設定聚焦在某種類型、某種重要性任務。
所以像這個工作任務資料庫,就可以快速切換幾個檢視分頁:
  • 全部任務:用單純的 Table 列出所有任務頁面。
  • 工作行事曆:用 Calendar 去做時間安排。
  • 專注工作目標:利用過濾機制,看到每日推進的任務。
  • 到期課程檢視:利用過濾機制,看到時間快到的課程任務。
  • 等等





利用連結其他資料庫檢視,建立一個自己的時間管理入口

我們在 Notion 中,往往不會只有一個資料庫(Database),上面的「工作任務」案例只是一個資料庫,但是我可能還有自己的寫作任務資料庫、家庭任務資料庫、休閒興趣任務資料庫、其他團隊協作的資料庫等等。

當 Notion 中有愈來愈多的專案頁面、愈來愈多的資料庫時,我們需要為自己設計一個「管理入口」,建立一個統整的目標中心。類似:「2022起始:建立自己的時間管理入口,以我的 Evernote 系統為例」這篇文章中所說的方法。

要不然一直在許多頁面、資料庫之間切換,本身就是一件很花費時間的事情。




Notion 2.15 的操作流程改進,可以幫助我們更容易的建立連結不同專案資料庫的統整頁面。

例如下圖這樣的例子,我建立一個頁面,稱為「目標統整主頁面」。

首先,我可以用簡單的筆記、待辦清單的方式,在目標頁面寫上我自己重要的目標規劃,或是連結最重要的專案、任務頁面。

接著,下方我可以建立一個「Link View of database」,並非在這裡新建一個資料庫,而是建立「連結分頁」,可以連結到不同專案資料庫,用不同檢視模式過濾,從而我在這個目標統整頁面,就可以同時看到並管理工作任務、生活任務、寫作任務等等。

除了看到之外,到時候要打開其中某個頁面進行管理,也不用跳開目前頁面,節省很多切換資料庫或頁面的時間。




我可以利用插入某種 database view ,開始建立這樣的連結分頁。

例如我先從 / Board View 開始,準備把「工作任務」資料庫中的重要專案連結過來。




建立 Board View 後,會要我們選擇:
  • 要連結哪個資料庫?我這邊連結到前述的工作任務。
  • 要不要使用既有的 View ?可以先選一個原本資料庫已經有建立的 View 。




但是,我也可以在連結「工作任務」資料庫後,在這個「目標統整主頁面」,建立一個全新的 View ,根據我的需要選擇檢視模式、過濾規則。

而這都不會影響到原本的資料庫。




而且,在這樣的「連結資料庫分頁」中,我可以繼續新增 View ,並且去連結不同的資料庫!

也就是說,我可以建立一組「連結分頁」,裡面可以連結多個不同資料庫的不同檢視模式,但在同一個頁面集中管理。




如此一來,我可以在「目標統整主頁面」繼續連結其他資料庫檢視分頁。

例如我把來自部落格任務的資料庫連結過來,但過濾出只看到即將寫完的文章,建立一個「寫作任務」的檢視分頁。




我可以把「廚房計畫」的資料庫連結進來,但過濾出烘焙類的的食譜,建立一個「烘焙專案」的檢視分頁。

而透過這樣的「連結分頁」,我可以在一個目標統整頁面中,建立像是下圖這樣的檢視方式,快速切換不同資料庫中需要的不同的任務。




透過 Notion 2.15 之後更新的「分頁」介面,無論是在一個專案資料庫中過濾多種需求的檢視,或是在一個目標頁面連結不同專案的不同檢視模式,都可以幫助我們建立一個更加簡潔有力的 Notion 資料庫管理方法,有效且節省時間的掌控、切換大量專案資料。

這篇完整的圖解教學,透過實際的案例,把需要知道的步驟,可能的應用方式,以及如何搭配 Filter、 Sort、 Group 來過濾,做了詳細的說明,分享給需要的朋友參考。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

最後附上 Notion 系列教學文章清單:
(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Notion 資料庫管理圖解教學,活用連結分頁節省時間掌控大量專案

留言

  1. 感謝Esor的說明
    之前買過你的書籍"Evernote 100個做筆記得方法"
    後來現在的Notion的使用,但還不是很熟悉用你在書中的觀念用在Notion中
    現在看到你這一篇後,有了清楚的概念了。^^

    回覆刪除
  2. 這次的Link View of database更新,真的是太棒了!
    我看到的第一個當下,也是覺得可以直接拿來做一個管理入口。
    這樣就不用一直反覆切換在各個頁面跟資料庫,可以節省更多時間。
    而且統整各個資料庫的頁面,
    也算是用一種全新的專案視野去看待這些資料庫,
    對過往的分類、想法等,製造了一個用新觀點去看的機會。
    讓我興奮之情溢於言表!

    回覆刪除
    回覆
    1. 確實阿,這是一個看似簡單更新,但實際上可以發揮很大效率提升的功能

      刪除
  3. 站長你好,請問有沒有功能是可以切換資料庫的上一筆資料和下一筆資料,我每次都要在該分頁設定上一筆和下一筆資料的頁面連結,好麻煩喔

    回覆刪除
    回覆
    1. database 裡的項目打開後,呈現類似彈出視窗畫面時,左上方應該有切換上下一筆的按鈕喔

      刪除
    2. 原來在彈窗才有,謝謝站長

      刪除
  4. 作者已經移除這則留言。

    回覆刪除
  5. 請教Esor 大,Notion的功能日益強大,可以各種檢視及專案資料庫管理,您專精於二者,但仍是選擇Evernote作為時間管理入口,最主要的原因? 我自己是因為要花許多時間設定、轉移資料及再學習Notion , 所以仍是以Evernote為主。謝謝

    回覆刪除
    回覆
    1. 其實就像您說的, Notion 作為專案管理是非常強大的,如果是團隊協作專案,我一定是推薦 Notion ,而非 Evernote 。

      不過「時間管理」是個人效率、目標的提升,這時候我認為 Evernote 對於筆記的搜尋、展開的筆記清單、標籤與提醒的設定、完整的資料收集功能等等,以及簡單直接的筆記方式,更適合作為個人的目標思考、規劃,任務簡單但彈性的整理。

      刪除
    2. 謝謝您的回覆…獲益良多^^

      刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

內建 Windows 10 螢幕錄影功能:用遊戲列錄製軟體教學影片

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

把筆記寫成一本屬於你自己的書,寫作式筆記的四個步驟

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

PhotoRoom 線上免費版修圖工具中最強大的自動去背、刪除人物

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片