我如何利用防彈筆記法完成《防彈筆記法》新書?流程實戰篇



過去這一個月持續進行了 10 場《防彈筆記法》的新書導讀會,跟將近 1000 位讀者線上互動與討論,收穫了很多回饋與問題,雖然限時限量的導讀會活動即將結束,不過因應活動參與者的要求,希望未來還能夠回放觀看。所以我決定將其中一場我自己最喜歡的活動剪輯成影片,放入《防彈筆記法》書籍的「延伸學習內容網頁」中。

這樣一來,不僅之前參加過導讀會的朋友可以回放,之後購買《防彈筆記法》書籍的朋友也可以打開「延伸學習內容網頁」線上觀看導讀會內容,不用覺得可惜了!(不過剪輯與整理影片需要一點時間,我處理完成後會跟大家公告,並更新到「延伸學習內容網頁」中。

而在這一系列的線上導讀會中,我也發現大家最想問的問題,大概不脫幾個類型:

  • 很多朋友寫筆記的起心動念是為了學習,為了完成研究論文報告,這時候「龐大知識的整理」如何在「以任務、專案為導向」的架構下應用呢?
  • 當要推進很多個專案、任務時,如何在筆記中快速的寫下任務筆記的重點,並且有效整理,而且讓事後可以快速找到需要的內容呢?
  • 面對工作上一定還是有很多雜亂的電話、郵件、臨時交辦,這時候筆記要如何寫,才能讓事情變得更清楚呢?
  • Esor 通常是多久修改、檢視一次任務筆記呢?

如果想跟著我手把手一起練習,利用數位工具打造出自己的防彈筆記系統,完整了解任務筆記的拆解與寫法,怎麼設定任務筆記,以及多個專案處理時的整理技巧和功能,可以報名接下來的:「防彈筆記法實體課程




除此之外,上述這些問題的回答,我也想在這篇文章中用我自己如何利用「防彈筆記法」完成《防彈筆記法》這本書做為具體例子,看看方法如何操作,實際套用在某個工具上會變成的樣子。

本文內容可搭配由 Heptabase 所製作的網頁流程圖,互相對照參考。

如果先簡單的回答,上述問題的答案是:

  • 大多數時候資料整理通常不是我們的目的,即使為了學習,也是為了學會並創造某種產品或成果。而為了寫論文,也是為了完成某個研究計畫、發現某個實驗結果,或順利畢業。所以,背後真實的目的本來就是以任務、專案為導向。
  • 我們不是要抄下資料的重點,而是要轉化成我需要的執行、使用結構,一旦轉化成這樣的結構,就不需要太多事後的整理。所謂找到需要的內容,更好的說法是看到我需要執行的下一步行動與其所需資料,而非真的需要自己去找(因為需要自己去找,就表示我需要花更多時間整理)。
  • 再雜亂的電話、郵件、臨時交辦,也是為了完成某個專案、任務的目的,所以筆記只要照著專案、任務的結構寫,而非只是雜亂的記下這些雜事,事情自然就會清楚。
  • 當開始執行任務時,從專案、任務筆記中確認我記不住的下一步行動與細節。打開著專案、任務筆記執行,一邊執行一邊記下新的問題、新的行動。所以反而不會有之後多久要修改與檢視的問題,因為本來就是當下從任務筆記出發、當下在任務筆記執行,然後就留下之後可以繼續的最佳流程。但仔細想想,這才是最節省時間也最精確的覆盤流程。




一則專案、任務筆記的動態演變過程

核心任務筆記不需要一開始就寫好,而是透過「逐步累積」(但不是累積資料喔!),在一則任務筆記中調整自己對目標的設定、加入新的思考、調整更好的行動流程、設定流程中需要的參考資料。透過先聚焦出自己想要完成的方向,然後讓那些接下來零散出現的各種雜訊不再是分散的雜訊,而可以轉變成這個目標的實際執行細節,在「動態修正」中逐步的建立起真正可以執行的目標筆記。

今年我撰寫這本《防彈筆記法》新書,當然也有一則統整這本書籍專案的專案筆記,但你認為我是為了執行這個專案,於是新增一則筆記並直接規劃出專案的流程嗎?如果我不能在筆記中「第一時間」規劃好專案流程,就代表這則筆記有問題嗎?當然不是如此!

我讓大家看看自己真實系統中《防彈筆記法》新書專案筆記的原始版本,這個原始版本是從 2020 年開始建立的。那時候其實想法還很單純,就只是覺得之前寫過的書籍裡,似乎還沒有針對如何建構經驗系統的方法與工具來深入分析,也覺得如何才能有效的建構覆盤流程應該是一個值得探討的問題。於是我開始建立一個下一本想寫的書籍的任務筆記。




接著來到了 2021 年,我開始有了一些方法與工具累積,並且打算開始實驗一些課程、文章,來看看到底應該如何寫出對讀者有幫助的內容。那時候還覺得應該會在 2021 年推出,也還沒有正式確定現在的書名。但是在問題解決中,已經隱約浮現出「防彈筆記」這樣的核心思維。




不過這樣的版本後來在 2021 年沒有正式成為專案,可是在 2022 年初,重新深入的分析像是卡片盒筆記法PARA 知識管理系統等方法論後,我有了更確定的想法。於是我把書名主要關鍵字正式設定為「防彈筆記法」,並且把目標從單純的覆盤,調整為以解決專案、任務等行動目的為導向的筆記系統。然後還設定了這次一定要建立一個互動的學習流程(例如後來的導讀會、社團問答等等)的目標。




於是 2022 年的上半年,這則醞釀累積了兩年時間的筆記才開始真正進行專案的規劃與排程。

不過這正是「防彈筆記法」希望建構的筆記流程,先從核心任務筆記開始的意思,並非是一開始就要拆解出完整的專案、任務規劃,剛好相反,是因為先有簡單的任務設定,之後如果有什麼延伸的想法、新的資料、不同的觸發,才能知道要更新累積回哪一則任務筆記

於是一則任務才會透過逐漸的修改與累積變得愈來愈好,最終真正成為有規劃的目標。





如何兼顧專案時程、任務流程、資料整理?

我認為真正的資料整理需求其實比我們想像得更少,尤其在這個網路數位化的時代,一方面外部就有很多已經整理好的資料服務,另一方面是通常我們真正需要的是「完成專案」,而非完成資料整理

如果以《防彈筆記法》這本書為例,我真正聚焦的不是這本書需要的參考資料怎麼整理,而是「書的大綱、每一個方法的論述如何寫出來」。此外就算是一個研究計畫、論文報告,也一定包含了許多在單純寫出內容之外的「行政任務」。所以,基本上就算是一個知識研究主題,也應該可以用專案任務的角度來整理筆記。

例如當前面那一則真正的專案筆記《防彈筆記法》的專案筆記慢慢發展成真正開始執行的任務後,就會發現除了前述的書名、目標、問題解決等思考企劃內容外,還要完成文稿寫作任務、封面任務、行銷任務、行政任務,並且過程中會有許多跟寫作無關的文件資料(例如書籍的申報文件、封面的文案文件)一樣需要處理。這些事情我都必須兼顧,最後這個目標才會完成,決不會只是需要專心寫文章就好。

又因為我本身在出版社的工作中已經幫無數的作者完成過大量書籍,所以我有一個完成書籍類專案的基本流程範本,我會把這個專案基本流程範本複製到前述的《防彈筆記法》專案筆記中,開始兼顧這個計畫需要的所有思考任務與雜事任務。




接著我把《防彈筆記法》這個專案本身特殊的階段性成果,例如正式文稿撰寫、封面企劃設計、流程圖牌卡製作、線上導讀會活動、讀者社團建立、各階段行銷任務等等,開始拆解到這則專案筆記中(還是在前述的同一則專案筆記裡),每個子任務切割出新的任務筆記,但是在專案筆記中連結並控管整體的進度流程




前面講的這些內容,本質上都還在一開始的同一則《防彈筆記法》專案筆記中,所以當我打開這則專案筆記,我將會立刻看到專案目前最新的目標規格設定,看到自己完成了哪些專案進度與產生的資料,也明確的看到下一步還沒打勾,或是有時間提醒的待辦事項。並且這個待辦事項後面已經有相關的任務、資料連結,讓我可以直接開始處理

我就是利用這樣一個簡單的專案流程筆記的邏輯,幫我聚焦在這個專案到底要怎麼完成、需要執行什麼的行動中,跳脫單純的資料收集與整理的侷限。




如何聚焦在寫作任務上,持續修改寫作大綱與草稿?

但是,即使認同我們會有需要處理的行政任務、專案流程,如果回到「文稿寫作」上,難道不就是需要資料整理嗎?還是說,知識創作也可以用任務邏輯來整理,並且會更有效?是的,「防彈筆記法」確實這樣認為。

例如同樣是《防彈筆記法》的寫作任務筆記,我在筆記最開始寫的內容,也是我花最多時間寫的內容,不是我看了哪些資料的整理,而是「我如何寫出來」的行動流程。

下面就是我的「防彈筆記法文稿寫作」任務筆記的開頭內容,我利用各種行動流程的設計,來幫助自己找到一些可以逐步產出草稿的工作流程(其中有些成功了被勾選,有些失敗或放棄被刪除,並且有很多經驗筆記)。這個意思是,即使是一個知識任務,我們其實也可以花更多時間在「如何產出」上,而非如何整理資料上




那麼,難道我要寫出東西不用整理資料嗎?還是需要,但我會先建立一個基本大綱架構,然後開始我的外部知識學習研究,但我要整理的不是外部資料,而是「外部資料如何改變我的大綱與草稿結構」。這裡的關鍵不同是什麼呢?

  • 如果只是整理外部資料,可能我們建立的是各種書籍、各個文章論文、各個片段想法與資料的資料庫。最後獲得的就是很多資料的資料庫。
  • 但如果是以寫作任務為整理邏輯,我是把那些外部資料改寫成我的大綱需要的樣子,或是依據外部資料改寫我的大綱草稿。最後獲得的是一個不斷調整進化的最終版書籍大綱!!!



這時候我要做的並不是收集並整理一個資料庫,而是「不斷改寫我的大綱草稿」

每一次遇到一份新資料、有一個新的學習經驗,我會思考他應該放在(連結到)這個寫作任務大綱的哪一個單元段落中,並且如何改寫成適合我的大綱的樣子。於是在這個過程當中,我的寫作大綱也是不斷進化修改,就像一個任務不斷推進的過程,最終逐步成為現在這本書的正式大綱。

我們要整理的是自己目標的大綱草稿,每一次的資料收集,本質上是我的寫作任務的改寫與推進,而非整理別人的資料。





如何進行單篇草稿撰寫?而非只是資料整理

接著開始進行每一個單元單篇草稿的撰寫呢?

但是因為上一段那種以「寫作任務」為目的的資料改寫、大綱草稿修改方式,所以基本上當我真正要進入最後寫作階段時,並不需要重新到一個資料庫中去把需要的資料找出來,因為之前這樣持續修改累積的大綱草稿,到了這個階段應該已經變成我可以直接寫出成正式文章的樣子了

這時候我的每一個寫作單元,應該已經有基本的內容架構,已經累積了一些把資料改寫後的草稿,並且也連結了需要放入的資料,我只是「剩下把完整文章寫出來的工夫」而已。

這樣一來,其實我們的寫作任務也會更加輕鬆,因為我們不是想要從「收集很多別人的資料」直接跳到「寫出自己的文章」,這個跨度其實是過大的,也是為什麼收集很多資料不一定會有產出的原因。

而我的實際流程其實是:
  1. 「先建立自己初步的寫作架構」
  2. 「查看外部資料做為寫作架構的調整」
  3. 「把每一次的可用資料改寫成外為草稿可能需要的樣子」
  4. 「每一次的資料新增都應該是寫作架構與草稿的改寫」
於是,我們其實就是在「逐步完成寫作架構與草稿」,最後當架構與草稿有了六七成內容後,花最後心力寫成最後文章而已。




可是難道真正在寫作時,不會忽然需要什麼臨時的、更多的資料,之前可能沒有改寫到自己的大綱草稿筆記中嗎?可能會有,但也可能不會有,但即使會有,我也只需要在筆記系統中「搜尋一下知識主題關鍵字」,找到一些有共通主題的筆記,然後看看能否刺激一些額外靈感即可

我的意思是,這並非是一個需要事先花太多心力另外整理的需求,在數位筆記系統中搜尋就能解決問題。





如何處理雜事多、臨時變動多的新任務筆記?

當然,《防彈筆記法》對於那些臨時的、雜亂的任務管理又更能幫助你得心應手。

尤其當我們要聚焦在最重要的知識型、企劃型任務時(例如我的寫作任務、封面企劃任務),都希望能把自己最大的腦力、專注力放在這些思考任務上,可是,真實的工作流程一定還有很多其他雜事需要管理,所以只有建構起清楚的防彈筆記系統,才能不花腦力去管理這些雜事。

例如這次《防彈筆記法》有很多延伸的雜事任務,例如獨家限量的流程圖牌卡、一系列線上導讀會等等,這些事情在專案過程中常常會有很多臨時變動與零散資料,例如通路忽然想要改期、廠商忽然需要一份新表單、老闆希望導讀會簡報放入什麼內容、業務提醒牌卡製作要注意什麼包裝細節、行銷希望我要印刷時可以多加上一個什麼資料申請等等。

如果當你要專心寫作,卻又要面對這麼多雜七雜八的事情,而且還常常變來變去,你是否會心煩意亂呢?

在「防彈筆記法」的中,就希望幫助大家不再被這些事情搞亂,只要建立起一則「完成防彈筆記法獨家限量牌卡設計」的任務筆記,然後在這個任務筆記中根據「如何完成牌卡製作的流程」,把每一個階段要完成的行動、每一個行動需要的資料放入即可。




這時候,會不會常常有這個任務的臨時變動呢?當然會,例如那時候忽然需要在「牌卡版本的書籍上張貼特殊條碼貼紙」,有需要採取的行政步驟、貼紙相關檔案等等,但我只是打開這則「完成防彈筆記法獨家限量牌卡設計」的任務筆記,看看接下來還未完成的行動流程中,張貼貼紙這個行動應該安排在流程的哪裡,並且把需要的檔案資料插入同一個位置即可

這樣一來,我反而不用擔心現在該做哪一個步驟,也不用去想有沒有漏掉哪一個步驟,而是打開這個「完成防彈筆記法獨家限量牌卡設計」的任務筆記,看看下一步還沒打勾的行動是什麼,而其資料也就在行動後面,去做即可。




實際執行時的效果

我把上述分享的流程,整理成下面這張流程圖。完整版本請看由 Heptabase 所製作的網頁流程圖





透過這樣的「防彈筆記流程」,幫我完成了幾個重要的效果:

  • 透過逐步累積、修正的動態演變過程,讓任務聚焦成目標,讓專案開始成熟。
  • 聚焦在專案的階段性成果、下一步流程,要確認的是完成什麼行動,而非整理什麼資料。
  • 雜亂的資料與交辦,可以根據任務的執行架構整理,於是我們只需確認下一步即可。
  • 避免過度整理,但把資料改寫成任務需要的樣子,讓收集與整理資料不會跟任務執行斷裂。

所以當我要處理「防彈筆記法獨家牌卡任務」時,我會打開該則筆記,確認下一步行動是什麼,如果延伸出一些新資料與新行動,就改寫到同一則筆記中,下次確認這則筆記,便依然是我需要的最佳流程。

當我閱讀學習各種資料時,我會打開「防彈筆記法寫作任務」筆記,把資料改寫成我需要的大綱與草稿,而非單純收集資料,這樣每次我真正要開始寫作時,筆記中已經是可以開始寫作的樣子了!



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留言

  1. 我看到了,暗黑模式。把養生的優先級別移到你人生信念的最前面
    你會走得更遠
    當一個人開始有價值的時候,別讓健康風險掃了你人生的興致。切記~

    我不怕你變得多強大,我只怕你強大的時候,你卻無法在那種狀態享受太久。這才是我關注的重點。養生吧~esor
    千里之行始於足下,健康行為始於當下,藏於細節。
    至於我的故事,我照顧過得過絕症的親人十年,我太清楚什麼是重點了!我是過來人,往返醫院照顧家屬的過來人

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