Notion Home 結合 My Tasks 教學,把分散頁面的待辦清單集中管理



Notion 在 2024 年 2 月底的時候宣布將推出「 Notion Home 」功能,提供使用者一個「預設首頁」,方便我們在首頁集中管理分散的頁面、不同專案的統一行事曆、不同任務的待辦清單,讓我們可以更快速在愈來愈多的資料庫頁面之間切換,甚至建立統一的工作排程。其實,就算沒有「 Notion Home 」功能,很早之前我也已經在電腦玩物推薦過用「Notion 資料庫管理圖解教學,活用連結分頁節省時間掌控大量專案」的方法,建立集中的時間管理入口首頁。

不過 Notion Home 功能似乎一直沒有全面開放,直到昨天(2024/5/28), Notion 才宣布 Home 功能正式對所有用戶推出,可以在桌面軟體、網頁上使用這個新的預設首頁。

簡單測試後, Notion Home 確實可以幫助我們更有效率的在分散的頁面中進行「導航」,尤其是「 My Tasks 」的 widgets 功能,解決了我們需要執行的待辦事項分散在不同專案資料庫中的管理難題,現在有一個專屬的集中管理中心了!




如何開啟或關閉 Widgets?

打開 Notion 頁面,應該會在左上方選單看到「 Home 」頁面的選項,進入 Notion Home ,可以在右上方的「...」選單中開啟或關閉預設的幾種 Widgets 。

首頁中只能顯示預設的 widgets ,無法自由添加其他內容。目前預設的 widgets 有:

  • 歡迎句(可修改自己暱稱)
  • 最近造訪的頁面(一定會開啟,無法取消)
  • Notion 行事曆的最近事件
  • My Tasks 集中管理不同資料庫的待辦清單
  • Database Views 可以連結不同資料庫檢視
  • Learn 顯示 Notion 操作教學
  • 顯示 Notion 推薦模板

因為我的 Notion 是免費版本,不確定付費版本是不是有更多的 widgets 可以使用。





Notion 行事曆

如果你有開啟「Notion 新行事曆整合 Notion 所有資料庫任務與 Google 日曆行程」,可以在行事曆 widget 中顯示最近 3 天即將發生的事件(也可調整)。

Notion Calendar 可以整合 Google 日曆、 Notion 不同專案資料庫的行事曆,而現在不需要另外打開 Notion Calendar ,可以在 Notion Home 首頁中快速檢視最近行程與事件。





Notion 待辦清單 My Tasks

如果你原本困擾於分散的專案頁面、專案資料庫裡都有需要追蹤處理的待辦事項,現在 Notion Home 提供了一個有效的解決辦法,就是「 My Tasks 」這個 widget。

不過使用上有一些限制,例如我有一個「《高效人生工作法圖解》新書專案」,裡面有一系列的文稿寫作待辦事項,要如何讓這些待辦清單可以集中顯示在 Notion Home 的 My Tasks 中呢?請跟著我一步一步做。

首先來到「《高效人生工作法圖解》新書專案」頁面,用插入一個 database 的方式,建立文稿寫作待辦事項的任務資料庫,並把這個 database 轉換成「 task database」




「 task database」預設有三種屬性(Properties):狀態、指派、日期:

  • 狀態:切換待辦事項是未開始、進行中,還是已完成。
  • 日期:任務的開始或截止日期設定。
  • 指派:在團隊協做中要分派給哪個成員執行。




來到 Notion Home 首頁,在「 My Tasks 」 widget 中就會自動彙整「所有的 task databases 」。例如我在三個不同專案頁面建立了各自的 task database,裡面的任務都可以顯示在「 My Tasks 」清單。

「 My Tasks 」預設用 List 模式顯示,這樣最像待辦清單的管理方式,有幾個基本管理功能:

  • 勾選:第一次勾選會把進度切換到進行中,第二次勾選會把進度切換到已完成。
  • 新增待辦事項:右上方可以新增事項到任何擁有 task databases 的資料庫中。
  • 點開原始頁面:點擊右方的原始專案資料庫頁面,就可以回到原本的資料庫中查看。

簡單來說,「 My Tasks 」不只可以顯示來自不同資料庫的待辦事項,也可以在這裡直接進行新增、勾選等管理。




「 My Tasks 」可以設定不同的待辦清單過濾方式,預設只會顯示「有指派給我,而且尚未完成」的待辦事項。

我們也可以在右上方的過濾、排序選單自己調整要顯示哪些待辦事項。




「 My Tasks 」還能放大畫面管理,這時候可以看到更完整來自不同專案資料庫的任務清單。





「 My Tasks 」也不一定只能用 List 模式檢視,他可以像是一般資料庫一樣修改檢視方式,例如改成行事曆檢視,或是改成看板檢視。

也可以根據不同專案分類待辦事項,還是直接依照日期排序所有待辦事項。





在首頁連結多個 Notion 專案資料庫

Notion Home 還有一個 widget 可以顯示自己的重要資料庫,結合「Notion 資料庫管理圖解教學,活用連結分頁節省時間掌控大量專案」的功能(請查看這篇文章的操作教學),我們就可以把最重要的幾個專案資料庫,用最適合的檢視模式,統整在 Notion Home 快速切換。

例如把辦公室資料庫中的重要任務用看板檢視,新書的設計圖解資料庫用畫廊檢視,統一集中在 Notion Home 中隨時切換並快速進入需要的任務頁面。





小結:

其實我還滿喜歡這樣的首頁設計的,在沒有 Notion Home 之前,我也在 Notion 自己建立了一個統整首頁:「Notion 資料庫管理圖解教學,活用連結分頁節省時間掌控大量專案」,不過那時候沒有「 My Tasks 」功能,無法讓待辦事項集中管理,而現在新版 Notion Home 結合 My Tasks 解決了這個問題。




我自己目前團隊協作用 Notion ,但個人筆記還是用 Evernote ,而 Evernote 好幾年前就推出了這樣的首頁功能,也擁有不同筆記的待辦事項集中管理,統整 Google 日曆、 Outlook 行事曆的功能,和這次 Notion Home 的概念很接近,如果使用 Evernote 的朋友可以參考:





大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Notion Home 結合 My Tasks 教學,把分散頁面的待辦清單集中管理

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