電腦玩物

最近在好幾次的 時間管理、防彈筆記課程 中，常常被問到一些類似的問題，這些問題其實也都是時間管理上的經典難題：「每天的事情太多太亂，要怎麼有效利用四象限區分輕重緩急？」「工作常常被打斷、干擾，要如何維持工作效率？」「我常常無法專注，很容易分心，要如何提升我的專注力？」

每一次在上 時間管理課程 的時候，常常會遇到有人提出這類問題：「工作上太忙碌了，所以真正重要的目標常常都無法推進。」、「太常被打斷、干擾，所以排好的計畫也往往拖延。」 這時候，通常我們第一時間的反應大多是：「如何減少干擾與臨時任務？」、「如何讓自己可以擁有更多更長的專注時間？」、「如何逼自己去做當下因為很累、很忙而不想做的重要事情？」

當我們臨時接獲一個幾天後要完成的任務，打開自己的行事曆，發現上面已經排滿了行程與會議，這時候， 我應該如何安排這個新任務中的時間表，才能相對容易的在時限前完成，並且不要干擾到原本安排好的重要活動或其他重要任務呢？

當我上 時間管理課程 ，講到進攻行事曆安排，或是任務行動清單拆解時，常常有人會問到，那麼你是如何知道自己應該花多少時間去做？又怎麼知道你切割的行動真的能夠在20~30分鐘的零碎空檔中完成？這時候我的回答往往是：「 我會實際紀錄追蹤看看，然後根據數據調整改進。 」 這類時間追蹤工具，也還有一個效果，會產生類似 番茄鐘工作法 的效應，當你按下計時器，看到時間已經開始跑，就會覺得我應該更專注投入在這件事情上。

工作忙碌，於是犧牲更多自己的家庭、生活時間，逼自己去做，用時間換取完成。什麼事情都累積在待辦清單上，硬是去做，但生活品質犧牲了，工作上卻也不一定就獲得好的成果或認同。 我在時間管理課程中，常常會分享兩個重要的思考： 不是要讓自己變成熱情、有意志力、充滿專注力的人。 而是把事情本身「拆解成」容易產生熱情、不需要太多意志力、不需要太多專注力的行動。 不是一開始就用熱情、意志力、專注力去做， 而是在行動過程，「累積」穩固的熱情、累積我做得到的意志力、累積長期的專注力。

「 進攻行事曆 」是我平常規劃重要目標時間的方法，已經實踐了許多年，一直都是幫助我掌控時間大方向的必備系統。 而今天要分享的這個方法，不是做時間的規劃，而是反過來做「時間記錄」。在每一天執行任務的時候，就在行事曆上記錄這段時間做了什麼。 方法本身非常的簡單，而且不像是時間規劃時需要絞盡腦汁，也不用害怕計畫趕不上變化。 因為只是做記錄，無論怎麼變化，就是記錄下來即可。 但是實踐這樣「單純記錄」一段時間後，我們將會發現這樣的記錄也可以對時間管理帶來很「積極」的幫助。 （就像如果不會拆解任務，那麼先從記錄開始，也是有效的方法： 工作愈忙愈要記錄與回顧，寫「任務日誌」是提升效率關鍵 ） 甚至這時候不需要用什麼複雜或精巧的時間記錄工具，我覺得最有效的其實就是你平常慣用的「 行事曆 」，但最好是能展開到每天每個小時為單位的行事曆。然後就是打開行事曆，隨時把現在我做了什麼，把這段時間的真實利用，寫上行事曆即可。 這樣的記錄，可以幫我看出時間管理的幾個問題，並帶來積極的影響。

這一次的影片，關於日常生活中確實可行的時間管理技巧。 花了比較多的時間思考、簡化，加上近期我正在寫自己今年的新書，所以延後了每週影片推出的時間。 但是就像這段影片中所說的，我依然還是把製作影片這個任務，拆解成很多的小步驟，只要一有空檔，我依然保持推進一兩個小步驟。 這樣一來，雖然時間不夠，雖然空檔更少，但在逐步地累積之下，一段我自己滿意的影片，還是最終完成了。 這次的影片，要從我自己多年來同時兼顧正職工作、斜槓工作、家庭生活的經驗，分享自己在亂中保持有序的五個時間管理技巧。

「 Stayfocusd 」是一款行之有年，經典而知名的專注力練習工具。 作為一款免費的 Google Chrome 瀏覽器套件，他設計了一套簡單有效、環環相扣的「限制網站使用時間設定」。最近有朋友問我，常常上網會不知不覺在一些社群網站、影片網站花掉太多時間，應該如何控制？我就首先推薦他這款「 Stayfocusd 」套件。 上網時間，不一定就是浪費時間。像是要處理重要郵件，線上專案協作，或是運用線上工具，這些時間其實也是生產力時間。 但因為都打開了瀏覽器，於是也很容易「一個按鍵」，就分心跑到其他跟工作無關的網站上 （什麼網站跟工作無關，或是什麼網站對你來說是時間浪費，這因人而異）。 而且我們也不需要完全克制自己不能上網，或是不能逛逛社群、新聞、影音網站。 與其克制，其實「控制」更有效：

最近接受雜誌採訪時間管理方法，最後談到了「利用零碎時間」，對方舉出我在多年前（真的很久，不知不覺已是六年前）寫的一篇文章：「 這 10 件事情，不如留到「零碎時間」再做更有效率！ 」，詢問我：「要怎麼好好利用零碎時間？行動 App 是不是可以幫助我們在零碎時間做很多事？」 經由這樣一問，我才體悟到， 自己對零碎時間的利用方式，在這幾年已經有很大的轉變。 現在的我，不再覺得零碎時間應該用各種新聞、郵件、通訊、影音 App 來做很多事。六年後的我，也不再認為零碎時間是做瑣事的次要時間。 相反的， 現在我的會覺得「零碎時間」才是決定目標完成度的「關鍵時間」，如何能善用碎片空檔，那麼空檔也能成為：

時間管理是一種習慣，在這個習慣養成的過程中，需要練習對時間運用的敏感度、掌控力，解決幾個關鍵問題： 不知道自己的時間花在哪裡，沒有警覺。 不知道自己實際上完成一件事情到需要多少時間。 不知道自己有哪些時間可以安排，或無法安排。 即使有時間了還是無法專注。 這時候，妥善運用「時間追蹤的工具」，確實可以幫助養成時間管理習慣的過程更容易。 不過，我自己目前其實已經有段時間沒有使用這些時間追蹤工具了！ 不是他們沒有用，而是在實際的經驗反省中， 或許我們應該「在不同的時間管理習慣養成階段」，利用不同的時間追蹤工具，直到最後一個階段不再需要時間追蹤工具為止。 今天這篇文章，我想分享自己多年來真實的經驗，反思自己在不同的階段如何透過不同的時間追蹤工具解決問題。

有一次和老婆在某地會合，比約定時間多等了30分鐘，老婆來了後問我，會不會覺得等待時間很煩躁？我說不會，其實我很享受這樣意外的等待時間。 生活中有些情境，讓我們不得不等待： 下一班公車、火車要晚點才來。 約在咖啡館開會的人遲到了。 國道大塞車，搭客運的我只能等待。 這些生活中「意外出現的」等待時間，有共通特色： 時間不固定，時間無法預排，不知道等的時間長短，於是「只能」去做一些可以隨時開始與結束的事情。

前幾日和一位讀者進行面對面討論，讀者提到他照著我的「 Evernote 子彈筆記方法 」中提到的專案目錄筆記法（書中確實倡議這樣的整理法），做出了涵蓋工作、家庭、休閒、理財、興趣、學習等等多個面向的年度計畫（但書中我沒有提到要去做年度計劃這件事）。但是半年來，發現除了工作有進展外，其他人生面向卻都尚未開始。 讀者還提到，他也很認真的每週排出下一週每一天的子彈行動清單，但是計畫趕不上變化，大多數的任務都沒有實現。 讀者問我，是不是做計劃的方式還可以改進呢？ 如何在外在環境變動、人性惰性糾結下，可以擁有「自制力」去實現計畫呢？

這篇文章可能沒辦法解決你寫小說的瓶頸，因為那畢竟不是我的專業。 這篇文章，也不是要聲稱你這樣可以一個小時寫出數千個字。雖然我確實可以利用這樣的方法，一個小時最快完成三千字的內容。但是，字數不是真正的重點，因為一篇論述、報告、心得文章的核心還是在觀點與詮釋，以及是否能夠說服目標對象。 那麼，我這邊所謂的「寫作加速」，難道沒有任何數據或方法可以用來證明所謂的加速，到底是多快嗎？ 有的，只不過我這邊要分享的方法，不是要讓你成為快速產出大量但無意義文字的機器人。我這邊要分享的方法： 是要幫助你可以達到你能夠達到的寫作速度。因為，我們大多數時候寫作的速度，比我們真正可以達到的要慢上許多。

新的工作週開始，馬上陷入忙碌的日常事務中，承接專案進度的壓力，焦慮於處理各種意外，煩惱許多紛至沓來的瑣事。在這樣的紛亂中，很容易感覺沒有動力，感覺缺乏成就感，感覺路途遙遠而困難重重。 我也會如此。 我是一個 愛拖延 ，容易恐懼擔心，不積極，而常常感覺什麼都缺乏動力的人。 這種情緒伴隨著我，很少因為累積了很多成就而完全消失，總是一而再、再而三的湧現。 這似乎跟時間管理背道而馳，但也因此，我非常能感同身受覺得自己無法管理時間，是什麼樣的感覺。

在工作忙碌時，許多任務蜂擁而來，我們卻沒辦法專注而高效率的執行他們。 我們擔心著未完成的工作，讓焦慮影響了當下工作。我們在切換許多任務時，失去了原本的速度，又在進入新任務的專注狀態花上許多時間。好不容易專注了，可能又一件任務插進來打斷了美好狀態。一切似乎都在忙碌中變得低效率又消耗時間。 於是我們手上忙碌著，但進不了工作心流，無法全速把當下任務完成，又耗費大量時間在混亂中慢慢聚焦。 工作已經忙不過來，但無法快速專注，讓我們還要額外增加工作時間，變成一種惡性循環。

「 數據化自己的時間利用 」，是我認為很有幫助的時間管理第一步，從這樣的紀錄中，可以知道自己會把時間花在哪些事情上？有沒有善用每一天的空檔與不同情境？通常在某些事情上需要花掉多少時間？而這些都有利於接下來時間管理的進一步推動。 所以在電腦玩物上，我介紹過許多「數據化自己的時間利用」的工具與方法，例如： 打醒你對時間的低敏感度！ Toggl 專業工作者的時間追蹤利器 「時間塊」輕鬆追蹤與養成優質時間習慣 App，我的用法心得 RescueTime 拯救時間利器上手教學，自動時間記錄與生產力評分 或是延伸出最近在實踐中的這個方法：「 自製 KLI 關鍵生活績效指標，新年成功目標量化管理表格下載 」。

這是我很常被詢問的問題：「 Esor ，雖然我知道時間管理就是自我管理，就是專注自己的重要事情。但問題我的工作上就是無法專注，因為每天都有老闆、客戶臨時加入的大量工作，而且每件意外工作都說是緊急又重要，導致就算我想專注重要工作，最後重要專案還是都卡關。」

我一直都會使用時間追蹤工具，記錄自己時間分配，看出把時間花在什麼事情上，有提醒的效果，也有計畫的功用。 例如這兩年最常使用的是「 「時間塊」輕鬆追蹤與養成優質時間習慣 App，我的用法心得 」或「 打醒你對時間的低敏感度！ Toggl 專業工作者的時間追蹤利器 」。但是有時候要手動記錄，難免會增加一些麻煩，有沒有什麼樣的時間記錄工具，可以「自動」幫我記錄每一種工作的時間，但又能達到最後需要的統計分析、反省激勵的效果呢？

手機比任何數位工具都深入我們的生活與工作，它可以成為帶來效率的一環，但也有可能成為影響生活品質的一部分。雖然手機其實沒錯，是我們要好好設定自己的使用習慣。我之前寫過「 戒除手機成癮、練習行動專注：我實踐過四階段方法 」一文，來討論我的方法。或者我也常常提到像是「 Forest 用專注力養育一片森林，動人的時間管理 App 」這樣的 App 幫助用戶隔離手機使用。

為什麼我們不知不覺耗費大量時間在 Facebook、 YouTube，或某些擁有源源不絕新聞與討論的網站、社群上？可能是社群上各種自動內容推送，原本我只是要上去找個工作資料，但一打開就忘記原本正式工作目的，被源源不絕的推薦轉移注意，甚至忘記了時間。