電腦玩物

對我來說筆記工具需要的不只是寫筆記、列待辦清單，還是做為一個工作系統的建立，也是工作碎片的統整資料庫，這時候，我需要的就會是像 Evernote 、 Notion 、 Onenote 這樣的筆記工具。 但是每一位朋友的需求不同，我也認識很多朋友，其實只是想要一款可以快速記錄的便利貼型筆記工具而已。

大家好，我是電腦玩物的 Esor 。最近開始每週讓自己練習做一部教學影片，這週我想分享的是：「利用 Google 文件結合 Google Keep 的協同合作流程，提升會議的效率」。 在這次的影片練習中，我嘗試製作更多教學特效，讓電腦操作畫面的示範更加清楚。 而這個主題要解決的問題是，雖然協同合作不是什麼新功能，但我也發現還是很多朋友不知道何時如何利用，或是未能充分利用。 而這段影片中，我就用一個真實的會議討論案例，來說明最簡單的 Google 文件與 Keep 協同合作，如何節省大量時間。

前一陣子介紹過：「 四款手機掃描紙張辨識中文 OCR App 實測： LINE 效果最好 」，比較了幾款手機上容易取得、免費安裝、具備 OCR 功能的 App ，在我的測試裡，發現 LINE App 最新內建的「圖片轉文字」功能，效果最好。 而在該篇文章發表之後， 有讀者來信推薦我試試看目前的 Google Keep App ，這是一款 Google 推出的免費筆記軟體。

在今年推出的 新版 Gmail 中，右方出現了一條「側邊面板」，內建了 Google 日曆、 Google Keep 筆記與 Google Tasks 任務的察看或管理功能。

還記得我在電腦玩物分享過的「 Google Keep 整合進 Google Docs！ 提升寫作生產力最佳輔助 」功能嗎？我自己後來持續使用這個方法，在撰寫 Google 文件時整理需要的素材、體例、想法，兩個服務整合在同一個編輯介面，確實可以提升生產力。妳還可以參考我更詳細的使用心得：「 Google Keep 變成我的 Google 文件剪貼簿，使用一個月經驗談 」。 這樣的整合， Google Keep 就可以真正變成 Google 文書工作 時的靈感、資料、圖文素材資料庫。 而今天開始，這個整合將更進一步發揮更大效用， Google Keep 現在支援整合到 Google 簡報的編輯流程中！ 我們可以直接拖曳 Keep 裡的圖文內容，並且 Google 會自動幫我們轉成簡報版面！

幾年前 Google Keep 逐漸成熟時，我有寫過一篇針對 Keep 的筆記技巧整理文章：「 Google Keep 筆記任務更強的活用 10 招技巧心法教學 」 ，有很多喜歡使用「簡單易用筆記」的朋友，會選擇 Google Keep ，這時候這篇文章應該可以提供很好的指引。 我自己雖然主要使用 Evernote 做為筆記工具，但某些特殊需求時也會用上 Keep ，例如利用「 即時多人編輯筆記！ Google Keep 共用協作驚喜推出 」功能，我曾經和一些合作者共同討論與協作任務清單。 前兩天，我看到 Google Keep 的產品經理 Mario Anima 自己寫了一篇：「 8 tips to help you keep up in Google Keep 」（ 8個讓你愛上 Google Keep 的技巧 ），是什麼樣的技巧會讓你愛上這樣一個好上手的筆記工具呢？其中很多我也介紹過，並且也覺得確實好用，因此就讓我以自己的經驗，來幫大家重新介紹這 8 個 Google Keep 產品經理自己覺得讓人驚艷的功能吧！

之前讀到一篇文章：「 「速度」怎麼幫助企業增加競爭力，前Google應用程式總裁的2點建議 」，裡面提到一段話：「千萬不要等待前一個人把事情做完再開始執行自己的部分，不要用連續性的思維來工作，要用平行的方式思考，各自執行自己的任務！」而這正是善用雲端工作裡的「 協同合作 」的價值。 這裡所說的「協同合作」，是指比起一來一往的訊息溝通、資料傳遞，比起等前一個人完成任務後傳給我繼續接手，不如有一個「 共同的工作平台 」，讓團隊合作者可以在這個「工作平台」上一起看到需要的資料，一起進行編輯、整理與執行，反而可以： 「降低不必要的溝通次數」，並且「增加彼此的一致性與正確性」，與「同步進行提升工作效率」。 目前很多可以協同合作的雲端服務，都具備類似的效果，像是 Trello 、 Quip 、 Evernote 、 Onenote 等等，今天就以我真實工作經驗裡發生過的協同合作案例來舉例，看看如何善用這些雲端協同合作的功能，來改進我們的工作流程。

一個月前， Google 將 Google Keep 整合到了 Google Docs 中：「 Google Keep 整合進 Google Docs！ 提升寫作生產力最佳輔助 」，我對這個新功能非常感興趣，因為我平常就是利用 Google 文件 來編輯文稿、製作公文、撰寫稿件，所以我很想知道 Google Keep 在 Google 文件中實際可以產生什麼提升效率的效果。 剛好最近一個月我正在編輯一位作者的新書，是由得來素連鎖素食早餐店共同創辦人關登元所撰寫的《 成功開店計畫書：小資本也OK！從市場分析、店面經營、行銷規劃，你要做的是這20件事 》，我便開始利用 Google Keep 來輔助 Google Docs 編輯這本書的所有文稿。 經過了一個月，從文稿潤飾、修正、重新編排的過程中，我發現 Google Keep 確實可以讓 Google文件在編輯稿件上增加很多效率，今天這篇文章，就來分享我體驗到的幾個應用優點。

今天開始， Google Keep 筆記服務 更深入的整合 到 Google Drive 雲端辦公室 的工作系統中！關鍵改變就是可以在 Google Docs 文件中直接呼叫 Keep 記事本、插入筆記內容、新增筆記任務，就好像是你寫作過程的靈感資料庫、剪貼簿工具一樣，將能幫你提升寫作的生產力。 而且不只一般用戶可以獲得這個功能， G Suite 企業版 用戶也正式可以開始使用 Google Keep ，並同樣都能整合到 Google Docs 的文件撰寫過程中。 立即可以應用的工作流程像是這樣：我在 Google Keep 中收集、剪貼了許多圖片、文字內容，包含寫作需要的 圖庫素材 ，包含隨時腦袋裡出現的 靈感想法 ，然後在 Google Docs 撰寫文章時，我可以輕鬆地把這些筆記卡片「 拖曳 」到文稿裡直接成為內容。

其實我之前有寫過「 簡單有效 Google 時間管理系統： Keep+ Inbox+ 日曆 」，那時候想說這三個工具剛好符合「 時間管理系統 」中需要的：收件匣（Inbox）、待辦清單（ Keep 筆記）、行事曆（ Google 日曆），並且還能彼此互通，所以撰文推薦了這個做法。 而最近我撰寫了「 Evernote GTD 方法教學：我的「搞定」時間管理實踐 2016 版 」一文後，決定在我自己實際慣用的 Evernote GTD 方法之外，也來幫廣大 Google 使用者們，研究一套 Google 系統上有效的 GTD 時間管理流程。 實驗了一段時間後，今天就來跟大家分享這個我構想的 Google GTD 時間管理流程，只要利用最新的 Google 三大工具： Google Keep、 Google Inbox、 Google 日曆（新版），就能搞定我們日常的想法、瑣事、任務和專案。

「智慧型工作」是利用機器學習技術產生的自動化工作流程。例如「 Google 相簿 」中會幫我們依據行程、地點、時間、拍攝內容自動分類照片，我們不需手動，就能自動獲得整理效果，並且在需要照片時更快找到，這是一種 可以節省人的工作時間的數位手段 。 而把這種機器學習的技術融入到各種工作情境中，可以說是未來數位應用的一種趨勢，例如 Evernote 中有「延伸筆記」功能幫你自動比對和這則筆記相關的資料並自動連結。又例如 Google 可以說把智慧型工作方式融入到各服務中： Google 機器學習的智慧生活真應用，這些現在就能用 。 今天， Google Keep 這個筆記服務也開始加入初步的智慧型工作功能：「自動化筆記分類」 ，現在打開你的 Google Keep ，可以看到它會自動分析你的筆記內容，然後分出食物、地點、旅行相關的筆記，根據我的測試，中文內容筆記也有效。

上個禮拜，我在電腦玩物中才介紹過實驗性質的「 Google Saves 新網頁儲存工具嘗鮮，可做標籤與筆記 」，沒想到 Google 最近對於網頁儲存、網頁資料整理很有心，就在今天，又同一時間推出了兩個跟網頁整理有關的新功能。 這兩個新功能立即可用，並且具有貨真價實的實用性和生產力提升效果！ 第一個新功能是 Google Keep 推出了一個「網頁擷取」的 Chrome 套件，可以快速剪貼網頁的標題、連結、圖片、內文到同一則 Keep 筆記中。（我這邊為什麼故意用這種比較拗口的描述？因為他和直接剪貼整篇網頁圖文的 Evernote 網頁擷取功能 有點不一樣，後面我會詳細介紹 。） 第二個新功能是 Google Inbox 多出了一個「剪貼網頁連結的儲存資料夾」，要幹嘛用？我的理解是讓我們快速儲存想要稍後閱讀的文章連結（就像以前可能有朋友習慣把想讀的文章轉寄到自己的信箱一樣），然後利用 Inbox 的時間提醒功能，達成更有效的稍後閱讀效果。

去年底， Google 在 Google 日曆 Android 與 iOS App 中加入了全新的「提醒」功能，其實就是一個「待辦清單」系統，他可以在我們的「活動行程」之外加入「任務清單」，滿足更完整的時間管理需求。 而且 Google 日曆 App 中的「待辦提醒」可以跟來自 Google Inbox 的郵件提醒、 Google Keep 的筆記提醒，以及 Google Now 的任務提醒同步， 也就是說我可以在 Google 日曆中統一管理所有來自郵件、筆記與零散任務的清單！ 這樣的新功能，引發我在電腦玩物撰寫了「 簡單有效 Google 時間管理系統： Keep+ Inbox+ 日曆 」一文，分享我構思實驗後，如何利用 Google 系統完成貫通的時間管理流程（為什麼是構思呢？因為實作上我自己還是喜歡利用 Evernote 做時間管理）。 但是那時還有一個缺點無法讓這個系統發揮最大效益，那就是在「 Google 日曆網頁版 」中也應該能夠同步這些郵件、筆記與任務提醒，而現在這個缺口終於被補足了！ 這幾天開始， Google 日曆用戶應該就能接收到更新，在 Google 日曆網頁版中進行全新的「提醒」管理。 2016/4 新增： 幫你成為更好的人！ Google 日曆自動為夢想找時間

很多 電腦玩物 的讀者常常問我的一個問題就是：「 Evernote 和 Onenote 哪個好？」 事實上這沒有誰比較好的問題，只有你適合、需要哪一種方法的問題，但要進行選擇，勢必要先了解兩大服務的全貌，比較兩者功能的細節，不過一般用戶應該也沒有時間同時對兩者做深入的使用與了解。 所以看起來我寫這一篇比較也是勢在必行，只是我拖了一段時間，到現在才終於正式動手製作了兩者的比較表。 那麼為什麼要加入 Google Keep 呢？在這個比較表中， Google Keep 是作為概括「一般筆記服務」的對照而存在，因為只要這樣一比較，就會發現 Evernote 和 Onenote 不是跟一般筆記服務同一個層級的工具，兩者的真正價值在於一個更大範圍、更長時間的知識管理需求。

電腦玩物 的年度文章精選來到了第五篇，也是最後一篇，在這一篇，我要整理 2015 年 Google 各種新服務，以及具體活用他們的方法與經驗。 [年度精選] 辦公室裡一定用得上的100種免費資源下載 [年度文章精選] 從筆記術到時間管理的數位工作回顧 [年度精選]革新生產力60款免費軟體、App與必學活用 [年度精選]比軟體更強悍 33 種文書繪圖免費線上工具 [年度精選]用30個你意想不到方法打造 Google 辦公室 Google 服務可以串連起一個雲端工作系統，而且 Google 對工具的想像與眾不同，所以在 Google 中郵件、行事曆與雲端硬碟都和傳統意義上的同類工具不一樣。 如果能抓住 Google 和我們想的不一樣的精髓，就能用意想不到的高效率，打造出以 Google 服務為核心的個人、家庭、團隊辦公室系統。 這個主題也會是我在 2016 年繼續研究的目標，除了實作在自己工作系統的改進外，也計畫和其他單位開班進行面對面授課，歡迎對 Google 工作方法有興趣的朋友 持續關注電腦玩物 上的消息。

2016 最新版 ： Google GTD 方法教學：用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理 前一陣子 Google 日曆 App 進行了一個小型但關鍵的更新，那就是在 Google 日曆中加入了待辦清單提醒功能：「 Google 日曆 App 全新待辦事項清單的 7 大特色解析 」，這看起來好像只是多了一個任務鬧鐘，但其實不然，這個小功能將給 Google 日曆帶來兩個關鍵改變： 1. 不再只是行事曆，也可以當待辦清單。 2. 與 Google Keep 筆記、 Google Inbox 信箱同步整合。 而這樣一來，讓我最近開始嘗試利用 Google Keep 、 Google Inbox （ Gmail ）、 Google 日曆 三大 Google 免費而實用的服務， 串連起一套可以跨 Android、 iOS、網頁端的時間管理、任務管理系統 。 這個系統還滿符合 GTD 的方法與精神，操作起來也很簡單便利，並且融合在我們日常的郵件、日曆工作流程中，兼顧了效率與好上手的優點。

不知道 Google Keep 是否會成為被 Google 認真對待的筆記服務，但這一年下來 Google Keep 的更新確實是頻繁而有用的，從「 多人即時編輯 」、「 標籤分類 」到 iOS 版 的推出，在行動筆記這一塊已經具有一席之地。 而且 Google Keep 還有一個優點（也可能是限制）：就是它類似便利貼的介面，打破了像是 iOS 備忘錄那樣的傳統筆記格局，看起來更直覺更輕便也更快速。 而在這種行動速記的本質下， 這幾天 Google Keep 開始對用戶推送一個關鍵更新：手寫與手繪筆記功能 ，讓我們可以在便利貼上塗鴉、在照片上畫註解，滿足更完整的行動筆記需求。

在 Apple iOS 9 中把「備忘錄」筆記功能一舉強化後（延伸閱讀： iOS 9 更新後舊 iPhone、 iPad 也能用的10條必學密技 ），看到有朋友傳來的訊息說：「新版備忘錄真的超級好用的，可以直接當作筆記軟體了！」 也就在這個時候，電腦玩物上可能很多讀者期待的 Google Keep 免費雲端筆記工具，正式推出他的 iPhone 與 iPad 版本了！ 這個在 Android 與電腦端可以同步，受許多 Android 使用者喜愛的便利貼式筆記工具，現在也可以跟 iOS 同步使用。 在那麼多筆記軟體中， Google Keep 有什麼足以在 iOS 9 備忘錄強化後還值得一用的特色嗎？如果簡單與 iOS 9 備忘錄相比的話，他們各自具有下列特色：

回到： [年度精選]用30個你意想不到方法打造 Google 辦公室 Google Keep 雖然目前只能在網頁版、 Android 等平台上使用，但已經成為不少朋友愛用的筆記、備忘錄，甚至簡單的任務管理服務，在電腦玩物中就常常有朋友跟我分享他們的 Google Keep 使用心得。而大家最喜愛 Google Keep 的原因，無非是他的簡潔、快速、穩定同步，對於記錄瑣事、管理清單確實都是有幫助的。 而且， 在 Google Keep 簡單易用的便利貼外表底下，其實也隱含了許多有效的 任務管理方法 ，和值得更多活用的 筆記技巧 ：例如他的顏色筆記可以應用在以視覺提示和分類重要任務的作用上，而他的多人即時編輯筆記功能更可以成為團隊共享筆記利器。 你對 Google Keep 簡單外表下隱藏的強大功能都已經完全掌握了嗎？今天這篇文章，就從我自己的經驗出發，分享 10 個幫助我們更活用 Google Keep ，讓他成為更強大的筆記、任務管理工具的方法教學，提供大家參考。 2015/9/25 新增 ： 期待已久的筆記服務！Google Keep iPhone iPad 推出 2015/12 新增： 簡單有效 Google 時間管理系統： Keep+ Inbox+ 日曆 2016/4/27 新增： Google Keep 與 Inbox 新增網頁擷取與稍後閱讀提醒 2016/6/30 新增： Google Keep 自動分類筆記幫你智慧工作，中文也通 2017/3/2 新增： Google Keep 整合進 Google Docs！ 提升寫作生產力最佳輔助

很多來看電腦玩物的朋友跟我說喜歡 Google Keep 的簡潔快速，如果需要速記靈感，需要快速寫下瑣事任務，那麼 Google Keep 確實是跨平台的筆記好選擇。而且如果說 Evernote 想像的是一個筆記本，那麼 Google Keep 則更像是想像成一個便條紙、一面便利貼牆。 在這面便利貼牆上，我們可以做到： 即時多人編輯筆記！ Google Keep 共用協作驚喜推出 Google Keep 在正確地點時間提醒你，新增提醒事項教學 讓 Google Keep 成為 Google Docs 最佳草稿中心！ 2015/8/2 新增 ： Google Keep 筆記任務更強的活用 10 招技巧心法教學 2015/9/25 新增 ： 期待已久的筆記服務！Google Keep iPhone iPad 推出