電腦玩物

在好幾次的 企業內訓 場合，有一些主管會跟我分享他們喜歡訂閱電子報來追蹤知識文章，但是，電子報郵件和工作郵件混雜，對他們來說也是一個難以管理的問題。可能是要工作時被電子報分心，也可能要看電子報時忍不住處理起工作郵件。無論是哪一種情況，都是一種效率的干擾。

「 Simplify Gmail 」推出於 2019 年，在 2021 年推出了 2.0 版升級。這款瀏覽器擴充套件，顧名思義，目的是「極簡化」 Gmail 的介面。 其開發者 Michael Leggett 來頭可不小，他在 2008~2012 年是 Gmail 的設計負責人，也是 Google Inbox 這款我非常喜愛的郵件工具的聯合創始者。也因為 Google Inbox 在 2019 年正式被 Google 退役，所以 Michael Leggett 開始釋出這款「 Simplify Gmail 」擴充套件： 期望設計出他理想中最簡潔、去除雜亂、提升專注的郵件工作介面。

我之前在電腦玩物介紹過兩款 Gmail 搭配 Google 試算表的「客製化郵件」工具： Gmail 超簡單寄送大量客製化郵件！ Google 合併列印郵件教學 免費每天100封！ Gmail 合併列印郵件專用 Google 試算表下載 到目前為止，當要寄送大量客製化郵件時，我也依然會使用。應用情境像是： 要寄出替換名稱、需求關鍵字的課程行銷郵件。 要寄送大量問候郵件、回報郵件給不同客戶。 要寄出不同姓名與相關資料的報名確認郵件。 等等 這個功能叫做「合併列印郵件」，在 Office 中是內建功能，而在 Google 系統中，則需要安裝外掛來使用。

剛好前一陣子在這篇文章：「 GTD 實踐者對 Evernote 子彈時間管理系統 6 個執行疑問解答 」，提到了我整理零散郵件的邏輯，郵件本身只是任務的其中一塊碎片，所以我會擷取郵件到 Evernote 中，並且把這些碎片整合到同一則任務筆記。 其中擷取郵件到 Evernote ，就是我常常使用的功能，有時我會用專業版的轉寄郵件功能，有時我用免費版的「 Evernote Web Clipper 」來擷取 Gmail 網頁版的郵件。 而現在又多了一個選擇， Evernote 推出了內建在 Gmail 的「 Evernote for Gmail 」外掛，他可以： 快速擷取 Gmail 郵件。（原本就有的 Evernote 功能） 還可以在新郵件中插入需要的筆記資料。（新功能） 並且無論是電腦網頁端，還是手機的 Gmail App 都可以使用。（內建手機 Gmail App 、電腦網頁 Gmail 為新功能，這樣到一台新電腦也一樣打開 Gmail 網頁就可使用）

當收到一封郵件希望我在郵件的附加檔案上簽名，然後回傳。這時候，有哪些解決方法呢？或許我可以下載這份文件，轉成 PDF ，利用 Adobe Reader 等軟體完成簽名。 還有沒有其他方法呢？或許可以來試試看 Gmail 的外掛功能：「 Google 推出 Gmail 內建外掛程式：整合其他服務建立專案流程 」。這是雲端的外掛，不需安裝在電腦，所以啟用後，任何電腦都會同步，包含手機上打開 Gmail App ，都可以應用之前已經啟動的外掛功能。

因為 Gmail 一直沒有類似 Outlook 那樣的回條功能，所以有很多工具外掛，希望能提供 Gmail 追蹤郵件功能，讓我們可以查看對方是否開信、點連結。而在工作上，這樣的追蹤，可以幫助我們決定何時繼續採取下一步行動。 當然，我在電腦玩物也介紹過類似工具，例如：「 補足 Gmail 回條功能： MailTrack 免費無限已讀追蹤 」。我自己到目前都常常收到有安插 MailTrack 的郵件，這樣我開啟郵件後，對方也會收到通知。 今天，則要介紹一款最新的郵件追蹤工具選擇，這陣子在國外獲得許多關注：「 Unlimited Email Tracker 」，由 Snovio 這個郵件行銷相關服務開發商所推出，可以在 Gmail 追蹤：

當然我們知道可以「在瀏覽器上」安裝很多外掛套件，來改良 Gmail 的功能。例如我在電腦玩物介紹過的「 如何排程寄送你的 Gmail 郵件？ Boomerang 商務必備郵件外掛 」，或是「 Sortd 一鍵 Gmail 雜亂收件匣變 Trello 有序進度看板 」。 不過，今天這篇文章要講的， 不是 那種安裝在瀏覽器上的外掛。 而是今天開始， Google 「在 Gmail 內」正式推出「外掛程式」的整合功能 ，可以把你慣用的專案管理服務、顧客管理系統，直接整合到 Gmail 的電腦版網頁、手機 Android App 介面，幫你建立更直接快速的工作流程。