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Google 試算表多人協作避免填錯、檢查錯誤與還原的5個技巧

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很多朋友會利用 Google 試算表在工作上一起收集資料、一起收集統計報表。但是當多人在複雜的試算表中操作時,人多「手雜」,如何避免:

有人不小心填錯儲存格?有人沒看清楚規則,填入錯誤資料?這個儲存格之前的資料是什麼?是誰修改了資料?真的填錯了如何還原正確資料?如何讓大家更容易正確的在試算表上統整資料?
最近幾封讀者來信,都提到類似問題。
我想便寫一篇文章,統整幾個相關的方法,如果有朋友想到其他方法,也歡迎補充。

工作愈忙愈要先理清順序,但不是排重要性,是避免時間浪費

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忙碌的工作者,常常會被賦予許多的新任務,於是很容易陷入有一個任務就趕快做一個任務的情況,沒有時間仔細思考排程、順序的問題。

但這個「沒有時間」好好做計畫的原因,很有可能正是來自於沒有仔細思考排程、順序本身。正是因為沒有先做好計畫,所以才沒有時間。

不過,我這裡說的計畫與排程,「不是」單純排出事情的優先重要性而已。
而是沒有理清多個任務之間「真正的行動步驟」次序,做好快速工作切換,讓多個任務可以同步並進。於是導致自己在工作上要花掉更多時間,最後更沒有時間做計劃。(可延伸閱讀:如何在忙碌職場深度工作?反思對深度工作力的 4 個實踐技巧

上班族如何養成閱讀習慣?我會這樣挑書、讀書與做學習筆記

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「想要養成閱讀習慣,應該如何去做?」這是我常常接收到的讀者詢問。可能比詢問如何養成早起習慣如何養成運動習慣,甚至如何提升工作效率的朋友還要多。

這個詢問背後可能包含了幾個問題:

想要閱讀,但知識太多,不知道從何讀起。想要多讀書,但總是排不出時間。已經常常買書、看書、上課,但似乎效果不彰。
求知若渴是好的出發點,但如果因此而有了知識焦慮。卻可能在養成閱讀習慣的過程,遭遇更大的挫折,或是花了時間卻沒有達到真正想要達成的學習效果。

今天這篇文章,想跟大家分享一下,我自己在閱讀學習上的一些小方法。不一定適合所有人,起碼我針對的並非是教授、學生或是真正的愛書人,他們會有不同的閱讀目的與方法。

這篇文章,我只針對想要養成閱讀習慣的上班族來思考,提供一個參考。

FlexClip 三分鐘製作教學行銷影片,不需剪輯與素材也能速成

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之前有一陣子在電腦玩物介紹過不少圖像類素材與製作工具,可以幫助我們快速製作出網路上的行銷宣傳、教學示意圖,例如:

社群小編與部落格站長的圖片行銷必備10大免費工具Smartmockups 快速合成網頁與 App 使用情境照片Fotojet 內建多套繁體中文字型,線上免費平面圖片設計工具
而今天要介紹一個「影片」線上製作工具,不是一般的影片剪輯軟體,而是可以「快速產生」教學用途、行銷用途的各種類型影片。

並且目前看起來免費使用,這款線上工具叫做:「 FlexClip 」,他的「快速生產」特色在於:

Rememberry 不只即時翻譯更要幫你記憶,自動化單字卡練習

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「 Rememberry 」是一款在 Chrome 上目前評價很高的翻譯工具。當然,這類網頁劃詞翻譯的工具也很常見,並且也各有千秋,例如:

兩款可以「中英對照翻譯網頁全文」的 Chrome 翻譯套件比較Flowlingo 背單字不用無聊字典,在手機常逛網站背英日韓單字邊上網邊製作單字卡,抄筆記要用間隔記憶法帶你背英文
「 Rememberry 」的特色和「抄筆記」相似,可以在即時翻譯後,幫助我們快速儲存「想要真正記住的單字」。
並且之後提供了數種不同的單字卡記憶練習,結合「間隔記憶法」的複習機制,反覆練習直到真正記住:
讓我們真的把原本網頁文章中需要查詢的單字記住,以後變成自己的單字。

Gboard 輸入法內建剪貼簿的簡單利用,整理純文字筆記、郵件

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Gboard 現在算是 Android 上 Google 系統的原生輸入法,有的人覺得沒有之前的 Google 注音輸入法好用(主要少了上下滑動輸入英文、更多符號),我自己倒是可以接受,之前也陸續寫了兩篇測試與相關功能教學:

Gboard 新增繁中注音後,和 Google 注音輸入法完整圖文比較如何讓 Gboard 更好用?9個修改或安裝回 Google 注音輸入法
有些 Gboard 的特殊功能,確實在輸入時帶來新的方便性。例如結合 Google 翻譯的輸入法,讓要輸入英文、日文、簡體中文時,可以直接從繁體中文轉換。
而之前在測試版,最近開始加入 Gboard 輸入法正式版的功能,則是「內建剪貼簿」。
其實輸入法內建剪貼簿,這在很多 Android 系統中也行之有年。不是新鮮事。
但如果你平常使用 Gboard 輸入法,還沒發現有這個新功能,則希望這篇文章可以提醒你,說不定對你來說是一個可以派上用場的應用。

缺乏自制力不是問題,問題是我們只想用自制的方式解決問題

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前幾日和一位讀者進行面對面討論,讀者提到他照著我的「 Evernote 子彈筆記方法」中提到的專案目錄筆記法(書中確實倡議這樣的整理法),做出了涵蓋工作、家庭、休閒、理財、興趣、學習等等多個面向的年度計畫(但書中我沒有提到要去做年度計劃這件事)。但是半年來,發現除了工作有進展外,其他人生面向卻都尚未開始。

讀者還提到,他也很認真的每週排出下一週每一天的子彈行動清單,但是計畫趕不上變化,大多數的任務都沒有實現。

讀者問我,是不是做計劃的方式還可以改進呢?

如何在外在環境變動、人性惰性糾結下,可以擁有「自制力」去實現計畫呢?

Google 地圖幫你到新餐廳不煩惱怎麼點菜,出國旅行點餐必備

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我自己會這樣做:來到一家新的餐廳,立刻先打開 Google 地圖,查查看這家餐廳的評論裡,大家都推薦什麼菜色?或是瀏覽一下大家上傳的餐點照片,看看那些照片看起來最令人垂涎欲滴?

然後,這就會成為我到一家新餐廳點菜的參考。

其實我的目的也不是說一定要點到什麼最厲害、最美味的餐點,畢竟每個人口味不同。但對於很容易看著菜單猶豫不決的我來說,在一家新餐館,透過上述的輔助,加快點菜的速度、變化(因為自己選擇可能都習慣在某幾項固定菜色)與期待,也確實相對容易點到好吃、必吃的菜色。

而最近 Google 地圖推出了一個「熱門料理」新功能,利用機器學習自動整理的技術,把餐廳裡的餐點照片、餐點評論整理出來,讓來到一家新餐廳用餐時,可以成為點餐選擇的最佳助手。

Google文件原生支援 Office 檔案多人即時編輯,不需安裝外掛

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前一個月有許多新聞提到 Google 雲端硬碟可以透過「安裝 Google 文件、試算表及簡報的 Office 編輯擴充功能」,線上直接編輯 Office 的 Word、 Excel、 PowerPoint 。

不過,這其實是一個「不正確」的過時消息。

因為這個擴充外掛在 2014 年就已經推出了,那時候 Google 雲端硬碟本來就可以線上直接編輯 Office 的 Word、 Excel、 PowerPoint ,我在當時的電腦玩物也有寫過介紹:「誰都能隨時編輯 Office 了!就用 Google 文件簡報試算表」(這是 2014 年推出的功能)。

那麼,為什麼前一個月會有這麼多類似消息出現呢?

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