Notion 推出簡單表格功能教學，複製貼上表格不用再變成資料庫

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「在 Notion 中可不可以插入、貼上單純的表格呢？」這是我之前在上 Notion 相關課程，或是撰寫 Notion 相關文章時，常常有人提到的問題。雖然 Notion 的「 Database （資料庫）」功能強大又有變化，但有時候，我們真的只是需要單純的文字數據表格而已。現在， Notion 正式推出新的「 Simple Table 」功能，讓使用者可以插入單純的表格，而不需要建立一個資料庫。

什麼時候我們會需要在 Notion 中插入「 Simple Table （簡單表格）」呢？

例如我只是想要單純把一些文字、數據，用表格的方式整理清楚就好。這時候不需要每一個欄都變成資料庫項目。


例如有時候在整理文字、數據時，其實欄、列並非固定的項目，可能在中間還會插入其他的欄位標題，這時候變成資料庫的話反而無法自由整理。


現在，上面這兩種情況，在 Notion 中都可以用「 Simple Table （簡單表格）」功能來完成了！

接下來，我們就來看看「 Simple Table （簡單表格）」操作上的一些細節，一些限制，以及克服限制的方法。




如何插入簡單表格，與基本編輯：

在 Notion 中，輸入 / ，插入新的「 Table 」 block ，就可以建立一個簡單表格。




想要插入新的欄列時，選擇某個欄列，可以在旁邊插入新的一行。

也可以按住某行欄列，然後拖曳，改變其順序。

也能夠隨意的改變欄列的寬度。




Notion 的「 Simple Table （簡單表格）」目前無法設計表格的底色（例如 Evernote 新版表格那樣）。

不過可以設定「標題欄、列」，將其凸顯。

方法是在簡單表格右上方的「 Options 」裡，勾選 Header column 和 Header row 。不過，只能針對第一行的欄與列設定。





如何在表格內文字換行？

在 Notion 的「 Simple Table （簡單表格）」中，如果想要有換行的文字，可以按下〔 Shift 〕＋〔 Enter 〕來完成。





如何複製貼上其他文件中的表格？

有時候，我們會想把其他文件、網頁中的表格，複製貼上到 Notion ，但是如果直接複製貼上，會預設變成「 Database 資料庫」的格式。




如果只想貼上單純表格格式，那麼要這樣做。

先在 Notion 中，透過 / 插入「 Simple Table （簡單表格）」，並且，要先手動把需要的空白欄位數量都先新增。




這時候，再從其他地方把表格貼過來，就能看到簡單表格的數據格式，也不會變成資料庫了。





目前沒有合併儲存格功能

不過，目前 Notion 的「 Simple Table （簡單表格）」沒有合併儲存格的功能。

所以如果想要作出像是下面這樣的表格，目前還不可行。（下圖表格來自：更容易養成新習慣的規則設計表，我的特製範本下載）





把簡單表格，轉成資料庫（什麼時候需要資料庫？）

我們可能未來會用「 Simple Table （簡單表格）」先進行資料整理，這時候更簡單快速。

但是到了某個階段，我們覺得這個表格很適合轉成「 Database 資料庫」格式，這時候可以在表格右上方選單的「 Turn into database 」進行轉換。




變成「 Database 資料庫」後，我們就能以資料庫的方式來管理內容。那麼，什麼時候需要這樣的資料庫呢？我的經驗是：
  • 有明確的任務項目：利用資料庫作任務的屬性、內容、排程等管理，例如下圖的表格是一個一個課程任務，那就很適合轉成資料庫。
  • 有明確知識條目：利用資料庫建立知識庫，每一個知識條目設定屬性、內容，方便轉成不同的檢視模式。例如：用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學




以上就是 Notion 最新推出的「 Simple Table （簡單表格）」功能，有一些便利，也有一些限制。但是可以跟 Notion 的「 Database 資料庫」相輔相成。也解決了有時候我們真的需要的就是單純文字數據表格的需求。

有興趣的朋友，還可以進一步研究：

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電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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