Notion 推出簡單表格功能教學,複製貼上表格不用再變成資料庫



「在 Notion 中可不可以插入、貼上單純的表格呢?」這是我之前在上 Notion 相關課程,或是撰寫 Notion 相關文章時,常常有人提到的問題。雖然 Notion 的「 Database (資料庫)」功能強大又有變化,但有時候,我們真的只是需要單純的文字數據表格而已。現在, Notion 正式推出新的「 Simple Table 」功能,讓使用者可以插入單純的表格,而不需要建立一個資料庫。

什麼時候我們會需要在 Notion 中插入「 Simple Table (簡單表格)」呢?

例如我只是想要單純把一些文字、數據,用表格的方式整理清楚就好。這時候不需要每一個欄都變成資料庫項目。


例如有時候在整理文字、數據時,其實欄、列並非固定的項目,可能在中間還會插入其他的欄位標題,這時候變成資料庫的話反而無法自由整理。


現在,上面這兩種情況,在 Notion 中都可以用「 Simple Table (簡單表格)」功能來完成了!

接下來,我們就來看看「 Simple Table (簡單表格)」操作上的一些細節,一些限制,以及克服限制的方法。




如何插入簡單表格,與基本編輯:

Notion 中,輸入 / ,插入新的「 Table 」 block ,就可以建立一個簡單表格。




想要插入新的欄列時,選擇某個欄列,可以在旁邊插入新的一行。

也可以按住某行欄列,然後拖曳,改變其順序。

也能夠隨意的改變欄列的寬度。




Notion 的「 Simple Table (簡單表格)」目前無法設計表格的底色(例如 Evernote 新版表格那樣)。

不過可以設定「標題欄、列」,將其凸顯。

方法是在簡單表格右上方的「 Options 」裡,勾選 Header column 和 Header row 。不過,只能針對第一行的欄與列設定。





如何在表格內文字換行?

在 Notion 的「 Simple Table (簡單表格)」中,如果想要有換行的文字,可以按下〔 Shift 〕+〔 Enter 〕來完成。





如何複製貼上其他文件中的表格?

有時候,我們會想把其他文件、網頁中的表格,複製貼上到 Notion ,但是如果直接複製貼上,會預設變成「 Database 資料庫」的格式。




如果只想貼上單純表格格式,那麼要這樣做。

先在 Notion 中,透過 / 插入「 Simple Table (簡單表格)」,並且,要先手動把需要的空白欄位數量都先新增。




這時候,再從其他地方把表格貼過來,就能看到簡單表格的數據格式,也不會變成資料庫了。





目前沒有合併儲存格功能

不過,目前 Notion 的「 Simple Table (簡單表格)」沒有合併儲存格的功能。

所以如果想要作出像是下面這樣的表格,目前還不可行。(下圖表格來自:更容易養成新習慣的規則設計表,我的特製範本下載





把簡單表格,轉成資料庫(什麼時候需要資料庫?)

我們可能未來會用「 Simple Table (簡單表格)」先進行資料整理,這時候更簡單快速。

但是到了某個階段,我們覺得這個表格很適合轉成「 Database 資料庫」格式,這時候可以在表格右上方選單的「 Turn into database 」進行轉換。




變成「 Database 資料庫」後,我們就能以資料庫的方式來管理內容。那麼,什麼時候需要這樣的資料庫呢?我的經驗是:
  • 有明確的任務項目:利用資料庫作任務的屬性、內容、排程等管理,例如下圖的表格是一個一個課程任務,那就很適合轉成資料庫。
  • 有明確知識條目:利用資料庫建立知識庫,每一個知識條目設定屬性、內容,方便轉成不同的檢視模式。例如:用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫,超完整的圖解教學




以上就是 Notion 最新推出的「 Simple Table (簡單表格)」功能,有一些便利,也有一些限制。但是可以跟 Notion 的「 Database 資料庫」相輔相成。也解決了有時候我們真的需要的就是單純文字數據表格的需求。

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