用 Notion Dependencies 設計自動排程專案管理行事曆,模板分享



在分享專案管理工具的時候,很多朋友常常問我:「當遇到有任務相依性的時程,如何在調整其中一個環節後,其他部分可以『重新自動排程』?」這樣可以在時間變動時,更簡單地完成任務時程規劃,也避免任務重疊、進度混亂的困擾。如果有一個具備自動排程功能的專案管理軟體,或可以建立任務從屬關係的甘特圖工具,就可以節省我們一些管理時間。Notion 作為一個團隊協作專案管理工具,也具備了這樣的功能,可以設計成一個具備自動排程功能的專案管理工具

例如:當我們為專案拆解了多個任務,並為每個任務安排了應該推進的時間進度。有些任務跟任務之間有一些相依性的從屬關係。例如,A、B任務必須要先完成,C任務才有辦法推進。這時候,假設A、B任務花了8月1號到8月10號完成,那麼C任務就要從8月11號開始接續。如果其中B任務延遲到8月15號完成,那麼C任務就要修改成從8月16號開始推進。這是專案排程上常常遇到的時間調整需求。




現在,Notion 內建的 Dependencies 功能,就具備可以自動排程時間的特性。

我們只要在 Notion 資料庫開啟 Dependencies ,接著我們在 Notion 專案資料庫裡把一個一個任務的依附關係設定好,當我們開始安排任務時間進度時,就能自動排程,透過 Notion 的甘特圖或行事曆功能輕鬆完成管理而且,免費版帳戶也可以使用!

簡單可以做到這樣的效果:

當我在五個任務當中修改了第二個任務的時間,把第二個任務提前了一個禮拜,這時候第一個、第三個、第四個、第五個任務也都會跟著第二個任務一起往前提前一個禮拜。而且每個任務之間的時間不會重疊,一個接著一個任務,自動完成重新的排程。

很多朋友會用 Notion 進行團隊的專案管理,簡單的專案自動排程會提供很大的便利性。今天這篇文章就是要跟大家分析 Notion dependencies  功能有哪些細節,怎麼設計。並且文章最後會提供給大家一個簡單的 Notion 專案自動排程模板,讓有興趣的朋友直接複製,動手試試看。


2024/1/18 Notion 行事曆功能有了關鍵更新Notion 新行事曆整合 Notion 所有資料庫任務與 Google 日曆行程




在 Notion 中先建立一個專案資料庫

在 Notion 中要做專案管理,可以先建立一個 Database 資料庫,然後在資料庫右上方選單開啟兩種功能:
  • Sub-task (非必要),讓任務的上下層關係更清楚,或是用在設定關鍵的里程碑。
  • Dependencies (必要),可以設定任務的依賴關係。




先用簡單的 Table 模式,拆解上下層任務。





設計任務的相依性,如何開啟與設定 Notion Dependencies

打開 Notion Dependencies 的時候,可以設定三種自動排程方式,而且可以隨時回到這裡根據不同需要調整。

  • 1. Shift Only When Dates Overlap:
    • 此功能僅在任務的日期開始重疊時才會觸發日期的移動。如果某個任務的日期被推遲並與下一個任務的日期重疊,那麼重疊的任務的日期將被向後移動。但如果前一個任務推遲後,沒有跟下一個任務的時間重疊,那麼下一個任務的時間不會移動。
    • 通常會先開啟這個選項,透過自動排程,確保相依性任務不會重疊,有足夠日期完成。
  • 2. Shift & Maintain Time Between Tasks:
    • 如果兩個任務之間存在相依關係(例如任務A是任務B的先決條件,但兩者之間有兩天緩衝期),那麼當任務A的截止日期向後推移時,任務B的開始日期也將同步向後推移,無論任務A與B的日期是否重疊。這樣可以確保任務之間的相對時間距離保持不變。
    • 有時候要「一次調整整個專案的所有時間」,可以回到設定切換到這個選項,一次移動整個時間軸。
  • 3. Do Not Automatically Shift:
    • 這個選項會完全禁止任務日期的自動移動。即使存在依賴關係,任務的截止日期也不會因其他任務的變化而變化。





先開啟 Shift Only When Dates Overlap ,開始設定相依性

接著,透過 Blocked by、 Blocking 欄位,設定任務的相依性。

例如「規劃防彈筆記法大綱」任務要完成,才能開始進行「準備案例資料」、「教學截圖」、「訪談問題」等任務。





開始設定任務進度時間

在 Date 欄位,透過開啟 End date ,可以設定一個任務的開始、結束時間,於是有了進度條。




當任務有了相依性關係,設定下一個任務的時間區段時,如果往前日期設定,那麼前一個任務的時間也會自動往前移動。

如果延後了前一個任務的時間,下一個任務的時間也會自動延後。





將 Notion 切換到 Calendar View,輕鬆調整時程進度!

這樣可以看到安排好的時間進度,並且在上面直接拖曳調整,所有相關任務就會跟著一起重新排程了!

關於 Notion 其他專案管理功能,可參考這篇教學:Notion 資料庫管理圖解教學,活用連結分頁節省時間掌控大量專案





Notion 專案自動排程的案例測試

如果在 Shift & Maintain Time Between Tasks 中調整專案中任何一個任務的時間,所有任務的前後時間都會跟著移動。




如果在 Shift Only When Dates Overlap 中,把某一個任務往前移動一個禮拜,只要跟其他相依任務沒有重疊日期,其他任務不會移動時間。

但如果有跟前面相依任務重疊到,前一個相依任務也會往前,但後一個相依任務一定不會移動(因為不會重疊)。




在專案管理實務中,任務排程和相依性管理是兩個關鍵要素。這篇文章分享如何利用 Notion 的 Dependencies 功能設計一個自動化排程的專案管理行事曆。通過這個機制,不僅可以視覺化整個專案流程,而且在其中一個任務發生變動時,相依任務的時程也會自動調整,大大減少了手動出錯的可能性。

對於想快速上手的朋友,文章還提供了一個簡單的 Notion 專案自動排程模板,供有興趣的讀者試用。

不過,儘管自動排程功能非常便利,但無法取代專案經理在資源分配、風險評估和其他多變因素中,依然需要人去做專業判斷。因此,在搭配自動工具的同時,還是無法忽視我們對專案全貌的持續監控和評估。(延伸閱讀:比起自動化功能,麻煩一點的手動整理與判斷,更適合時間管理

對 Notion 有興趣的朋友還可進一步參考:



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:
我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

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