Notion Timeline 時間軸功能,繪製專案進度甘特圖的 11 個技巧



當我們規劃一個專案的過程中,除了拆解出要執行的大大小小任務外,也想要在「一個時間軸」上,排出這些「任務需要的時間資源」,以及「什麼時候開始、什麼時候交付」的進度。這時候,可能除了單純的待辦清單,還會動用簡單或複雜的甘特圖工具來繪製進度圖表。

而現在 Notion 這個專案、筆記、資料庫管理工具,也推出了屬於他的甘特圖功能。當然, Notion 上的甘特圖功能目前還是很簡單的版本,主要用來規劃時間進度,至於其他資源分配、任務依存關係等管理尚無法解決。

所以 Notion 也將這個功能稱呼為「 Timeline 」,符合其目前功能的設定,主要是幫我們畫出專案中大大小小任務的時間進度圖。

今天這篇文章,就來拆解一下 Notion Timeline 有哪些功能、技巧可以運用,可以用在什麼樣的案例上。




01. 將任務資料庫轉化為甘特圖模式


「 Timeline 」是 Notion 資料庫( Database )新的檢視模式。原本 Notion 資料庫已經可以用表格、行事曆、看板等模式檢視與管理,現在又加上類似簡易甘特圖的「 Timeline 」,確實如虎添翼。(推薦要使用 Notion 的朋友,都可以從後面這篇文章,一起研究資料庫的活用:從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二):設計脫胎換骨資料庫

假設我現在有一個專門管理各種工作任務的「資料庫( Database )」,裡面包含了各種我在職場上要做的任務,也包含了我自己的大大小小講座課程。

現在我除了表格檢視外,我想要利用「 Timeline (時間軸)」,了解這些任務的進度安排,以及我的時間資源是否足夠。




於是我可以在資料庫左上方的檢視模式中,新增「 Timeline (時間軸)」的檢視( View )模式。




這時候,「 Timeline (時間軸)」模式會抓取資料庫中跟「時間( Date )」相關的屬性。

於是,我就可以在一個時間軸中,看到每一個任務什麼時候應該開始?需要多少時間?該段時間是否太過忙碌?等等問題。




例如,我其中一個「高效能職場筆記法」的線上課程,進入最後上架前的準備階段,我在任務頁面的「 Reminder 」屬性中,設定了一個 2020/11/3 到 2020/11/16 的開始與結束時間




這時候,回到「 Timeline (時間軸)」檢視,就可以看到在時間軸中,這個任務的進度條,出現在簡易的甘特圖畫面。

這是 Notion 「 Timeline (時間軸)」最簡單的功能應用,下面我繼續拆解還有哪些管理的技巧。





02. 專案頁面內,插入甘特圖,直接拆解任務進度


有時候一個專案中,要執行的任務很多,並且時間安排很重要,這時候與其用待辦清單模式來拆解,不如試試看直接用 Notion 的「 Timeline (時間軸)」來拆解。

例如,我正在製作一個高效能職場筆記法專案,有一個 Notion 上的專案頁面,接下來我要安排任務,但不要用待辦清單。

這時可以直接在這個頁面中,新增一個「 Timeline (時間軸)」的「 Database (資料庫)」,直接利用這個甘特圖模式來新增我需要的任務,並直接看到每個任務的進度時間軸。

這樣一來,專案頁面中有專案的資料、規劃,同時頁面中可以插入時間軸,了解任務的執行進度。





03. 快速新增任務,並安排好進度


在「 Timeline (時間軸)」模式中,滑鼠游標移動到時間軸的空白處,會出現一個「 New Page 」的按鈕,左右移動可以調整要擺放的時間,按下確認,就可在時間軸上,直接新增一個任務頁面。

也就是一開始,就可以從時間安排的角度來新增需要的任務。




如果原本資料庫中,有些任務頁面還沒有安排時間,也不用擔心。

進入「 Timeline (時間軸)」模式後,左方有一個「頁面清單」可以展開或縮合,展開頁面清單,還沒加上時間進度的頁面也會顯示在清單中,這時候就可以快速在右方的時間軸中,為這些任務安排時間。





04. 可以在甘特圖中調整進度與所需時間


如果安插任務的時間需要調整,「 Timeline (時間軸)」也可以讓我們直接拖曳調整時間位置,或是直接拉住進度邊緣,調整開始、結束的時間。

讓調整任務時間變成很直覺簡單的動作。





05. 更改小時、日、週、月、季、年的檢視方式

如果資料庫中的任務、專案很多,「 Timeline (時間軸)」也會變得比較複雜,這時候可以放大縮小視野,從每個小時的進度,到整年的進度,進行不同角度的檢視。

在「 Timeline (時間軸)」的右上方,可以看到一個「小時、日、週、月、季、年」的切換選單。

例如選到年檢視,這時候在一個畫面範圍中會涵蓋 12 個月分的時間軸,快速看到一整年的進度規劃。





06. 快速跳轉到任務時間點


如果任務很多,時間軸拉得很長,這時候會有不少任務跑到目前畫面外。

Notion 在時間軸上設計了一個「快速跳轉箭頭」,會出現在時間軸的左方或右方,幫助我們點一下,快速跳到之前、之後某個任務的時間軸位置。





07. 簡潔或複雜的時間軸檢視


Notion 的 Timeline 可以設計要顯示多少資訊在時間軸上。

利用上方的「 Properties 」選單,可以讓時間軸上顯示完成度標籤、任務執行者等等進一步資訊。





08. 可以設定兩個不同時間屬性


如果說,你想轉換成「 Timeline (時間軸)」模式的資料庫,原本就設計了兩個不同的時間屬性,一個是開始時間,一個是結束時間,那麼,「 Timeline (時間軸)」可以開啟〔 Use separate start and end dates 〕,利用兩個屬性,拉出時間軸上的進度條。





09. 利用 sort 調整順序


使用時間軸功能時,如果想要讓進度相近的任務,自動排列得更有次序,可以使用資料庫的「 sort 」功能,根據你的日期屬性排序即可。





10. 免費付費的使用限制


要注意的是,「 Timeline (時間軸)」在 Notion 中並非免費無限制使用。

目前 Notion 方案中的限制如下:

  • 免費用戶,一個工作區最多可以使用 3 個「 Timeline (時間軸)」。
  • 個人付費版用戶(Personal Pro),一個工作區最多可以使用 3 個「 Timeline (時間軸)」。
  • 團隊版用戶,一個工作區最多可以使用 5 個「 Timeline (時間軸)」。
  • 企業版用戶,可以有無限的「 Timeline (時間軸)」。




11. 和行事曆檢視模式有何區別


在沒有「 Timeline (時間軸)」功能前,其實資料庫也可以用「行事曆( Calendar )」模式來規劃進度。

那麼兩者相較,「 Timeline (時間軸)」有什麼優點呢?

  • 「 Timeline (時間軸)」可以更改小時、日、週、月、季、年的檢視方式。
  • 「 Timeline (時間軸)」可以快速跳轉到不在當月的任務。
  • 「 Timeline (時間軸)」可以設定兩個時間屬性。
  • 「 Timeline (時間軸)」左方可以顯示所有任務清單(包含沒有安排時間的)。




以上,就是我對 Notion 最新功能:「 Timeline (時間軸)」的測試、研究與分析。

提供給大家參考,如果你有想到什麼活用方法,也歡迎跟我分享。

歡迎大家提出問題,讓我可以加入未來的測試研究中。你可以在部落格文章下留言,我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,也歡迎寫信跟我討論。

最後附上 Notion 系列教學文章清單:


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Notion Timeline 時間軸功能,繪製專案進度甘特圖的 11 個技巧

留言

  1. 站长现在是彻底转到notion了嘛?

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    1. 沒有耶,反而愈深入嘗試,愈覺得還是Evernote比較簡單直接

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