從混亂資料到有序任務, 5 步驟輕鬆寫好防彈筆記,應對繁瑣變動



面對一個不斷變動的任務,常常會讓人覺得一個頭兩個大。但是,愈是重要、困難的任務,愈是會充滿各種新增的資料、調整的行動,而且我們也往往更需要有效的完成這些任務,才能凸顯出工作價值,才能讓專案往前推進。

或者就算任務沒有一直變動,但是執行的過程也依然是不斷的產生新的資料、訊息與進度推進,所有任務本質上都是一直在改變狀態。

這時候,我們可以用什麼樣的邏輯,來管理好這些不斷改變的任務呢?

正是這樣的情況,常常造成許多朋友的生產力瓶頸:

  • 可能是一個重要的任務,但是一直執行下去後,發現細節愈來愈多,做得愈多,愈搞不清楚所有細節,導致了失誤,也導致了壓力。
  • 可能是一個學習的任務,但是開始深入後,資料也愈來愈發散,看得愈多,愈難以掌控學過的資料,導致最後很多學習變成難以重複使用的浪費。

所以,下面就用防彈筆記的邏輯,跟大家分享具體的步驟,看看如何寫好一則防彈筆記,管理一個不斷變動資料、行動與經驗的任務。







1. 建立任務筆記,收集資料碎片

首先,無論是執行任務的過程中讓資料碎片在不同工作管理中愈來愈分散(延伸閱讀:如何高效率、不煩躁的處理每天大量又混亂的電子郵件任務?),或是用碎片資料的邏輯收集到自己的筆記系統、資料庫,都可能在未來執行任務時增加管理的難度。

尤其當我們開始接觸個人知識管理系統、數位筆記工具時,很容易發生好像是把碎片資料都收集進來了,但其實是用「碎片資料的邏輯」在收集,這是什麼意思呢?檢查看看自己的工具系統中,是否收集了一大堆會議紀錄、一大堆郵件資料、一大堆各自獨立的文件檔案,如果是,那麼很有可能就是用「碎片資料的邏輯」的收集。

可是,當我們的筆記系統裡還是一大堆分散的會議紀錄、郵件、文件、參考資料,就變成我們需要執行任務時還要花很多時間尋找,或是要花很多力氣去分類。

那要怎麼辦呢?一個關鍵的改變方法,就是「用任務、專案的邏輯」來收集資料。

以前我們可能是在執行專案、任務的過程中,遇到什麼要記下來的東西,才打開一則新筆記去記錄他們、收集他們,但這是碎片資料的邏輯。

現在,我們可以在要開始執行之前,就先把「空白的專案、任務筆記」建立起來,然後掌握第一條原則:遇到什麼碎片資料,先問是要完成哪個任務,然後放進、連結進該任務的筆記中

舉例來說,之前我要規劃與舉辦「個人數位生產力」線上課程的學員論壇活動(實際執行時間是2023/2 月底),在開始籌備之前(大約是 2022/12 月中),我就先建立一則「這個任務的筆記」,這時候筆記內就算是完全空白都沒關係(下圖是從 Evernote 筆記歷史中看到的版本回顧,真的是完全空白的筆記)。




但是接下來,可能第一天我想了一下活動規劃的大概方向,第二天我列了幾個可能可以邀請的語彙來賓名單。這些都是我所謂的「任務執行過程中產生的碎片」,但我們就是簡單的收集到這一則任務的筆記中即可。

盡量不要變成分散在不同管道,或是分散在不同筆記中還需要整理的資料。




再舉一個例子,這幾個月,我展開了「 ChatGPT 」的研究專案,在開始深入研究之前,我也是先建立了一則「如何讓 AI 成為生產力助手」的空白任務筆記。(下圖同樣是從 Evernote 筆記歷史中看到的版本回顧)




但是有了這樣的任務筆記,就有了一個定錨的效果,之後所有相關學習、研究的碎片,就先放入、連結進這一則主要任務筆記中。




這樣做就先確保了一個「簡單、有效」的整理邏輯,那就是無論之後需要什麼碎片資料,我只要能搜尋找回上述的「任務筆記」,就能看到其中連結或放入的碎片資料。而要「搜尋找回」任務筆記是相對簡單的一件事情,搜尋任務關鍵字即可(比起搜尋找回碎片資料),所以這樣的整理邏輯,可以讓我們幾乎不用做太複雜的分類,就能完成有效的整理。

並且,確保一個任務執行過程產生的變動、新增的資料,都在同一則任務筆記中就能找到,相對不會遺漏,相對可以開始排出更完整的工作流程。




2. 用執行邏輯,作為整理邏輯

不過,當然我們也不會只是停留在把碎片資料收集到同一則任務筆記的階段,當一則任務筆記中的碎片資料愈來愈多,也就代表這個任務、專案開始慢慢進入執行的主軸。也因為資料慢慢累積,我們也開始更知道這個任務、專案應該如何執行。

這時候,我們可以用「任務、專案的執行邏輯」,把這則任務筆記中的碎片,進行工作流程的重新排列。

例如在個人數位生產力的線上論壇活動中,論壇的時間、規劃、報名任務等,慢慢的在幾次會議中理出一個流程,那麼這則任務筆記也就會開始依照這個執行邏輯,調整裡面收集資料的整理邏輯。

也就是說,我的這一則「任務筆記」不會變成一個只是收集各種資料的流水帳筆記(雖然一開始從零開始的時候,可能會先從流水帳開始),而是會慢慢的修改成一則實際執行專案任務流程的筆記,而裡面的碎片資料就是依照執行邏輯隨時調整順序。




例如在 ChatGPT 的學習專案筆記中,我開始理出一個自己想要逐步研究的流程,可能先從自己最擅長的目標規劃與時間管理開始測試看看,然後整理提示語的規則等等,而之前收集的各種碎片在這個階段,就開始跟著我的執行流程進行排序。





3. 用修正來整理,而非憑空建立整理

上述兩點,可能會讓部分朋友產生一個迷思,如果要「先確立任務筆記」,然後又要「依照任務執行邏輯來整理資料」,那麼是不是代表說,我們要一開始就先花很多時間去完成任務的執行架構呢?

不!正好相反!我推薦最好的整理邏輯是:「不要為了整理而整理,不要憑空建立整理架構。」

我說的一開始任務筆記就是一個空白筆記,意思就是真的「空白」。我不會在一開始就想要在這則空白筆記中添磚加瓦,在裡面憑空建立看起來很厲害的表格或整理資料庫,我覺得那些都可能是沒必要的。

因為只要任務、專案真的開始執行下去,我們才會知道真正需要的執行架構是什麼,反而一開始憑空建立的整理架構會讓我們執行時綁手綁腳。

所以,這時候我們要做的很簡單,不是要花很多時間建立厲害架構,而是一邊做一邊修改、調整即可

例如在個人數位生產力的線上論壇任務中,我要邀約 6 位不同的講者,邀約過程產生的郵件、即時通碎片資料、他們可以的時間與講題等,我也都收集到這則任務筆記中。而且一開始,我就真的只是簡單、暴力的把資料全部丟到這則任務筆記中的講者邀請流程部分而已

我並沒有去思考什麼很厲害的整理邏輯,也沒有一開始就建立什麼不同講者的資料庫,反而我覺得那不一定有必要,只要第一時間,這些需要的碎片,在我的任務筆記中需要的執行流程後面即可。




但是一段時間之後,我發現這樣的資料量太大,這時候,我才把每一位講者溝通的碎片資料獨立整理成另外一則筆記,然後連結回這一則「個人數位生產力線上論壇活動」的主要任務筆記中。

這個意思是,整理隨時都可以進行,而且只要「整理必要的部分」即可。當發現碎片資料量太大,我再根據這時候最好的任務邏輯來切割出、整理出需要的架構即可。




同樣的 ChatGPT 學習研究專案也是,一開始我就是把各種想法與案例都放在同一則筆記,等到資料量慢慢變大,開始發現裡面解決不同任務的需求,我才切割出額外的筆記,連結到主要筆記進行管理。




並且,在同樣這一則 ChatGPT 專案研究筆記中,針對這個任務的特殊性,我也隨時在這一則筆記中修改、補充我對如何設計提示語的想法、技巧與實際案例,所以最後也才有近期這篇文章的產出:「ChatGPT 提示語說明書:通用三層結構與 9 個技巧提高 AI 生產力」。





4. 讓複雜任務安心執行的防彈筆記

最近在一次課程中有學員提問:「如果有個任務現在真的不太想推進,這時候如何實踐防彈筆記系統?」我的回答是:「起碼我會先收集碎片,把這個任務當下出現的相關碎片,根據任務的執行邏輯收集起來,這樣當有一天真的要做這個任務,或是非得要做不可的時候,起碼我們是“準備好”的狀態。

要完成上述的整理,不會花掉太多時間,也不會太困難,但是卻可以幫我們建立讓執行更安心,並且準備好各種狀態的任務筆記。

例如在 ChatGPT 專案中,每天有各種 AI 工具推出,也有各種應用技巧被發現,我自己也不斷在工作、生活中去實驗,也就是說,往往會有一大堆待處理的資訊、準備研究與分享的方法,如果讓我自己在這樣的過程中,保持有條不紊,一方面持續推進進度,不會被太多資訊干擾,另一方面也保持穩定有效的產出呢?

其實就是上面這樣建立起來的 ChatGPT 研究專案筆記,在筆記中我會看到下一步行動有哪些選擇?自己完成了哪些行動?每個行動背後有哪些資料可以參考?如果我要維持產出,就是專注在這則筆記的下一步行動中。如果我發現新的資料,就加入這則筆記的未來某一順位行動中

但無論如何,當我要管理自己對 ChatGPT 與 AI 工具、方法的研究,這一則專案筆記就是我可以信賴,讓我安心跟著執行的防彈筆記。





5. 讓繁瑣任務可以下次利用的防彈筆記

再以「個人數位生產力」課程的線上論壇任務筆記來看,那次活動結束後,我們做了一些檢討,看看下次在辦這樣的大型活動時,有沒有什麼可以改進的小細節。

檢討會議結束後,我就把這些小細節「再次加入」這個線上論壇的任務筆記中,並且同樣用任務的執行流程來排序這些改進細節,而不是單純列出一個改進細節清單。

你可能會問,任務都完成了,為什麼還把要改進的細節,放進做完的任務流程中呢?

因為,下一次這則大型線上論壇活動的任務流程+資料的防彈筆記,不就是一個我可以直接複製貼上的最佳模板,下一次我就照著這個留下來的行動流程去執行,並參考其中的資料,那就可以節省我大量時間,又可以避免重複犯錯。




面對一個不斷變動、不斷新增資料的任務,常常會讓人覺得一個頭兩個大。但只要把握住防彈筆記的五個步驟:

  • 1. 建立任務筆記,收集資料碎片
  • 2. 用執行邏輯,作為整理邏輯
  • 3. 用修正來整理,而非憑空建立整理
  • 4. 讓複雜任務安心執行的防彈筆記
  • 5. 讓繁瑣任務可以下次利用的防彈筆記

那麼,我們也可以用最簡單、有效的方式,管理雜亂的任務,不再因為任務的繁複而讓自己焦慮倍增、錯誤百出了。

有興趣的朋友,歡迎延伸閱讀:
大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,我在 2023 年推出的「個人數位生產力」線上課程中,從如何寫出有效的防彈筆記出發,觸及工作、生活與自我管理問題,解析如何打造一套執行起來更有效率,也更有成就感的生產力系統,歡迎參考(可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得 500 元折價喔!)。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報

我也開設了 podcast 節目,歡迎訂閱追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱)。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作:《防彈筆記法》。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:從混亂資料到有序任務, 5 步驟輕鬆寫好防彈筆記,應對繁瑣變動

留言

  1. Hi Esor,我已經看了你的部落格很長時間了,這是我第一次留言。

    我經常在你的文章裡看到,要把困難任務拆解成多個可在十幾二十分鐘完成的任務,但具體要怎麼拆呢?

    我在寫大學作業時,就發現自己很難把寫作任務簡單拆解成構想文章內容、寫大綱、資料蒐集、撰寫內容段、寫開頭結尾等步驟。

    很多時候一開始,我都不知道該寫什麼內容(所以大綱很難列,在頭腦風暴中也激盪不出什麼有趣獨特的想法),在撰寫內文的過程中才突然想到某些點子,有時候寫著寫著甚至會有把整個寫作任務推倒重來的想法,最後出來的成品可以說跟原來的大綱毫無關係。

    另一個問題是,我在看完別人的論文後不知道該怎麼把內容自然地融入自己的文章,而不是單純地總結別人的想法,然後生硬地話鋒一轉,又繼續講自己的想法

    總之,我一想到寫作,整個人就開始焦慮,以至於我很害怕寫各種報告和期末論文QAQ

    你能給我一些建議嗎?

    抱歉,講得有點亂。

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    1. 拆解成小任務的最終目的,是給自己一個更容易推進的指引,所以,並非我們要拆解出來的是「完美而一定只能照著做,不會變動」的任務喔^^

      例如您的例子中,可能有一個小步驟是「拆解出現在我可以想到的大綱」,接著下一個任務是「根據大綱寫個開場白」,然後下一個任務發現大綱需要修改,於是「回頭修改大綱」

      這樣完全沒有問題,關鍵就是每一個小步驟,都是我們在推進這篇文章的過程,並且讓這篇文章有進度。

      同樣的,如果面對不知道怎麼把內容融入自己文章,這時候「把內容融入自己文章」其實就是一個最終結果,如果直接做最終結果,難度就會很高,可能因此停滯不前。

      如果可以拆解成小任務,或許就先告訴自己「我先總結出幾個重點」,下一步「對照看看目前已經有的粗略大綱看看怎麼放進去」,下一步「嘗試修改大綱或補充草稿」,下一步「先寫出我目前有的想法,如果不能解釋,就先留下一個待辦是像即可」

      讓自己一步一步來,其實就是想要幫助自己放下焦慮,但任務可以有進度往前推進,提供您參考

      刪除

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