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如何分類整理 Google 雲端硬碟?不靠資料夾的五個整理技巧

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Google 雲端硬碟( Google Drive )上備份同步的檔案愈來愈多,只是照著原本資料夾分類的邏輯,還要加上會有許多「要和別人一起協同合作」的檔案,可能雲端硬碟上的資料愈來愈混亂,要找到需要的檔案,要花掉很多時間。

尤其是「共用」的時候,如何管理會是一個麻煩。當團隊一起共用一個雲端硬碟的資料夾,每個人有不同的檔案分類邏輯,我們不好去改動別人的資料夾分類,最後很容易變成檔案都丟上去,但資料夾卻很混亂。

這也是我到很多企業教學時,最容易遇到的 Google 雲端硬碟問題之一。

這時候,關鍵的解決方法,不再是嚴謹的資料夾分類,因為再怎麼分類,還是會遇到下面問題:

分類愈複雜,愈難管理。分類愈多,打開資料愈花時間。分類無法有彈性的適應檔案不同使用需求。協同合作的時候,分類很難達成共識。
所以一個更輕鬆,但有可能更有效的整理法,是運用「專案推動」的邏輯,建立自己的「工作流程整理法」。

並且這個整理法不只對個人有用,在團隊協同合作時,也可以幫團隊建立簡單清晰、快速有效的檔案整理邏輯。

不一定要計畫新年度目標,用這五步驟為「現在」找到目標

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新的一年,我們會覺得應該開始設計新的年度目標嗎?但更應該擔心的,是那些多出來消耗我們精力的新目標。

我自己通常很少去做年度目標的規劃。

我不是說年度目標不重要。但年度目標有可能陷入一個這樣的迷思:「這是一個全新的開始,所以我可以透過全新的目標,帶給自己全新的人生。」

但是,現實中沒有什麼「全新」的開始,12/31和1/1本質上並沒有什麼不同。新的一年不會是全新的一年,明天也不會是全新的一天。

如果目標是新年新希望,很容易變成像購物買新東西,滿足的往往只是當下的新鮮感,新買的東西卻可能造成更大的浪費。
這些「新買的」年度目標不僅實現的機會不大,甚至可能變成我們`「明年的挫折與壓力」。想想看,要做的事情都做不完了,還要透過新目標來逼自己做更多,而做不到時又更挫折嗎?

Glossika 線上強化台語、客家話日常聽說能力,60種語言自學

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「 Glossika 」是一個很特別的線上語言學習服務,不僅上面包含了超過 60 種的語言,還針對各地方言母語也提供了練習工具,並且特別強調語言的聽、說能力。

這個服務在 2017 年上線,研發團隊位於台灣,創辦人 Michael Campbell 則是一位熱衷於學習各國語言,並且保留各地方言母語的語言學習專家。他從自身的經驗出發,認為語言的學習應該著重聽、說,不是從單字,而是從能夠說出一句一句真實有用的句子開始建立語感。

所以「 Glossika 」這個服務和一般會讓你從練習單字、文法的語言學習工具,有個比較關鍵的不同點:他的 60 多種語言都包含了數千到上萬個日常會用到的句子,這些語句都邀請母語使用者實際錄製整句錄音,讓你可以「聽」道地的語句音調,並且「模仿」跟著「說」出來。

而在這 60 多種語言裡,除了常見的英文、韓文、日文、中文等語言外,也包含了像是台語(台灣)、客家話(區分四縣腔、海陸腔)的語言學習,後者還是完全免費開放的。

Mailmeteor 每天免費寄100封客製化郵件,Gmail合併列印郵件

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我之前在電腦玩物介紹過兩款 Gmail 搭配 Google 試算表的「客製化郵件」工具:

Gmail 超簡單寄送大量客製化郵件! Google 合併列印郵件教學免費每天100封! Gmail 合併列印郵件專用 Google 試算表下載
到目前為止,當要寄送大量客製化郵件時,我也依然會使用。應用情境像是:

要寄出替換名稱、需求關鍵字的課程行銷郵件。要寄送大量問候郵件、回報郵件給不同客戶。要寄出不同姓名與相關資料的報名確認郵件。等等
這個功能叫做「合併列印郵件」,在 Office 中是內建功能,而在 Google 系統中,則需要安裝外掛來使用。

訓練 Google 相簿人臉辨識教學:7個快速找到親朋好友技巧

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之前在電腦玩物分享:「如何整理分類 Google 相簿超過 10 萬張照片?13個整理技巧」一文後,有很多讀者來信跟我討論整理相簿時遇到的進階問題。其中一個常常出現的進階問題,就是如何掌控好 Google 相簿的人臉辨識。

透過 Google 相簿進行自動人臉辨識,這個功能預設開啟(基礎操作請見:Google 相簿人臉辨識搜尋支援台灣!),所以基本操作很簡單。但是有可能在進一步使用時,會遇到幾個問題:

小孩長大過程臉型變化, 如何讓 Google 學會這是同一個孩子?有個朋友換了造型,開始辨識成另一個新人物怎麼辦?有時候合照中,就是有一個人沒辨識正確,怎麼辦?
我自己常常利用 Google 相簿的人臉辨識找照片,例如:

查看孩子成長過程的照片。找某個親朋好友某次一起去旅行的照片。找出幫某個客戶辦活動後的花絮照片。
這時候人臉辨識都能派上用場,直接搜尋,快速找到。而上述遇到的人臉辨識問題,都是可以透過訓練 Google 相簿來解決的。

輕鬆一次打包多封郵件轉寄, Gmail 新功能把郵件當附加檔案

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「轉寄」郵件功能行之有年,一封重要的郵件任務,需要交給另外一個人處理,又希望他能參考原始郵件內容。我們就會「轉寄」原始郵件給對方。

那如果有「好幾封」資料、任務交代郵件,都需要交給另外一個人查看,這時候要如何轉寄呢?當然,可以一封一封轉寄,只是這樣就讓郵件顯得混亂,事情也無法一次交代清楚。

所以這個 Gmail 的新功能,簡單但是值得嘗試,可以把「郵件當作附加檔案」傳送,一次可以打包多封郵件,轉寄成一封郵件寄出。

2020 如何幫自己設計一套時間管理系統?無關工具的方法論

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新的一年,如何幫自己準備一套時間管理的工具、設計一個屬於自己的管理系統呢?

在 2019 年,我分享了自己用 Evernote 分享打造的時間管理系統,無論是在書籍實體課、線上課,都獲得很多支持與迴響。

我知道大家不一定都用 Evernote ,但因為這套系統我用了十多年,不斷打磨,所以結合具體工具來解說,最能呈現我真實管理的各種細節。

但如果你不一定在用、不一定想用 Evernote ,有什麼這套系統的邏輯可以獨立出來討論,分享給大家,並套用在不同工具上,也能幫助讀者打造自己的系統呢?

在講了一整年的 Evernote 時間管理系統後,今天這篇文章,我來試試看討論其中不涉及工具特定功能的「時間管理邏輯」。

IDAGIO 古典音樂的 Spotify, 200萬首曲目高音質串流播放

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之前有一陣子(也已經有一年多的時間),因為興趣與需要,我在電腦玩物研究了不少古典音樂的相關資源網站、 App ,幾個目前依然很棒的選擇就有:

ClassicManager 免費古典音樂名曲無限播放,提供高音質選擇愛樂電台 App 收聽新體驗:送古典樂迷的免費隨身聽IMSLP 古典音樂圖書館:免費下載4.6萬錄音檔與40萬古典樂譜免費下載 mp3 與樂譜!Musopen 古典音樂到現代樂教育資源站古典音樂現代感受! MUZIK Air免費古典音樂台新上線
不過上述服務在提供免費欣賞古典樂的前提下,多數提供的是版權到期的古典音樂曲目。

如何利用零碎時間?讓空檔成為完成目標的四種關鍵時間

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最近接受雜誌採訪時間管理方法,最後談到了「利用零碎時間」,對方舉出我在多年前(真的很久,不知不覺已是六年前)寫的一篇文章:「這 10 件事情,不如留到「零碎時間」再做更有效率!」,詢問我:「要怎麼好好利用零碎時間?行動 App 是不是可以幫助我們在零碎時間做很多事?」

經由這樣一問,我才體悟到,自己對零碎時間的利用方式,在這幾年已經有很大的轉變。現在的我,不再覺得零碎時間應該用各種新聞、郵件、通訊、影音 App 來做很多事。六年後的我,也不再認為零碎時間是做瑣事的次要時間。

相反的,現在我的會覺得「零碎時間」才是決定目標完成度的「關鍵時間」,如何能善用碎片空檔,那麼空檔也能成為:

工作愈忙愈要記錄與回顧,寫「任務日誌」是提升效率關鍵

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工作愈忙,愈要勤作筆記。任務愈多,愈要寫任務日誌。這樣忙中才不會出錯,而且還能幫助工作愈做愈快。

但是工作已經夠忙了,還要記錄工作的過程,這樣會不會反而多花時間呢?接到一個任務,不如趕快排上待辦清單,趕快在一片忙碌中做完,然後從待辦清單上刪掉他?完成一件事情是一件!

但,這是最好的方法嗎?

我們不斷陷入工作忙碌的循環,就在於每一個任務都想趕快做完,但沒有留下足夠的「記錄」與「回顧」。

免費!中文影片語音轉文字字幕,支援超大影片與長時間錄音

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讀者推薦的最新軟體,更加厲害:「pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片」。

不久前在電腦玩物測試了:「YouTube 影片、錄音檔語音自動轉 Google 文件、翻譯文字檔」,在該文底下,一位台灣開發者「布丁布丁吃什麼」留言分享自己設計的一個工具:「 Web Speech to Text 」,顧名思義,也是一個語音轉文字的線上工具,不過它的特色是:

支援中文語音轉文字。可以將影片、錄音轉成有「時間軸」的「字幕檔案」。支援轉換電腦裡的影片檔、錄音檔,而且「不需上傳」。看起來對影片時間、檔案大小,都「沒限制」免費!
我實際測試了兩段影片:

10分鐘左右影片,250MB大小,順利轉換出中文字幕檔。40多分鐘影片,超過2GB,也順利轉換出中文字幕檔。
影片、錄音轉換成字幕檔需要多久呢?他是一邊播放影片,一邊轉成文字檔,所以實際運作時間就是影片、錄音的播放時間。轉換速度很即時,我的測試中也都沒有出現卡住或中斷的情況。
簡而言之,如果你希望影片、錄音轉成文字檔內容,尤其需要製作影片字幕,「 Web Speech to Text 」是一個值得試試看的免費工具。

Google Nest Mini 智慧音箱使用經驗總整理,九種應用與評價

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「 Google Nest Mini 智慧音箱 」 2019 年 11 月底正式在台灣上市,我想說可以中文語音控制了,加上本來在家裡也常常使用藍牙喇叭播放音樂,所以第一時間買了一台。使用了將近兩個禮拜,記錄了一些應用心得、經驗評價,就整理到這篇文章跟大家分享。

以結論來說,如果你問我,「 Google Nest Mini 智慧音箱 」是不是非常值得買一台?會不會是一個解決關鍵需求,提供無可取代功能的家庭裝置呢?

如果單純就「功能」來看,我會說:「不是」其實「一台 Googe Nest Mini 」可以做到的功能,和「一台智慧手機,加上一台藍牙音響」,可以說是差不多的,並沒有多出什麼真正特殊的應用。

但換個角度,以「使用的舒適度」,為「家庭環境設計氛圍」來看。若想成用 Google Nest Mini 來取代一台(普通的)藍牙音響,在 Google Nest Mini 本身價位不算特別高的情況下,又多了內建 Google 智慧助理,可語音控制音樂、新聞等 App ,確實可以打造一個隨時讓住家充滿音樂,許多生活應用可以方便用語音控制的環境。

Google 即時轉錄:超準確中文語音轉文字可自動加上標點符號

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案例應用可參考:語音轉文字筆記利器,活用 Google 即時轉錄寫筆記的7個案例
2020/2/5 更新, Google 中文語音輸入法也有自動標點符號功能:Google 手機語音中文輸入法加入「全自動插入標點符號功能」

你用過「 Google 即時轉錄」這個工具嗎?這是一個內建或可安裝在 Android 中的 App ,在 2019 年年初推出,主要目的是提供聽障朋友一個快速的語音轉文字服務,一邊講話,一邊讓字幕顯示在手機螢幕上。

不過,一開始的「 Google 即時轉錄」有很多限制,例如轉錄後的文字只能顯示在螢幕,無法複製或匯出到其他地方。轉錄的時候雖然支援中文,但不會自動加上標點符號。

但「 Google 即時轉錄」在不斷更新的過程中,在 2019 年 6 月的更新後,可以「複製」轉錄出來的文字內容了!更進一步的,後來還加上了「自動添加標點符號」「自動分段」等等功能。

一鍵進入 Android 手機專注模式,用在假日放鬆比工作更有效

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最近 Android 的「 Google 數位健康」 App 開放了「專注模式」這個新功能(之前在 Beta 測試中)。

一直以來,我會在這個內建的「 Google 數位健康」中,設定一些娛樂、社群、遊戲 App 每天使用不能超過特定時間(通常我都設定在 20 或 15 分鐘內)。這除了可以幫助我避免超時使用這類 App ,更可以幫助我在使用這些 App 時更有效率,真正去吸收我要的資訊。( iOS 上也有同樣功能:如何利用 iOS 12「螢幕保護時間」改變生活習慣?四步驟建議

另外我也會排程開啟「 Google 數位健康」中的「放鬆模式」,設定在睡覺前一段時間就讓手機自動進入零干擾(不會收到通知)、螢幕灰階、夜燈的模式。(可參考:適當安靜與專注的手機整理術,回歸 Android 後的設定經驗談

那麼「 Google 數位健康」最新開放的「專注模式」有何不同呢?

[讀書心得-2] 原子習慣實戰,改掉晚上吃宵夜壞習慣

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詹姆斯•克利爾的《原子習慣》這本書,是台灣今年(2019)最熱銷的書籍之一。在其翻譯成中文版的一年前,我就常常在國外文章中看到不同人在分享讀完「 Atomic Habits 」這本書的延伸想法。

這本書出來後,我用電子書閱讀的方式,趁著空閒時間閱讀。雖然也做了一些筆記,但今天這篇文章,不是要分享書摘,而是想要分享我利用書中的系統,改掉自己一個壞習慣:「常常忍不住吃消夜」的實戰心得。

我在電腦玩物上其實已經寫過一系列「養成習慣」相關的文章,其中有很多方法自然和《原子習慣》有所呼應。不過閱讀習慣專家的分析後,我嘗試結合自己的方法,做出一些調整,讓閱讀不只是閱讀,而是有真正實踐的成果。

從而,讓這本書中的知識,變成真正屬於我們自己的方法。這是我覺得最好的讀書方式。

改變 Gmail 預設延後郵件時間,聰明排除瑣事郵件的工作干擾

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在 2018 年推出的新版 Gmail 中,有一個「延後郵件功能( Snooze Times )」,不知道你是否利用過?(參考:如何立即開啟 Gmail 新版介面,以及八個改版新功能實測簡介)。這個「延後郵件」可不是偷懶功能,而是一個很有用的任務排程功能:

把次要瑣事的郵件先隱藏,集中到下班前再一起出現並處理。當下已經有更重要的事情要忙碌,先把干擾的次要郵件,延後到明天或幾天後的上班時間處理。把某個時間點才需要處理的郵件,延後到那個時間點提醒。
「延後郵件」不只是設定一個延後時間,而是可以讓郵件先從收件匣「消失」,但等到處理時間一到,反而會「重新出現」在收件匣的「最上方」。

於是,同時滿足了「排除干擾」、「不忘記處理」兩個需求。

Basecamp Personal 溝通優先的專案管理經典工具,推免費版

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「 Basecamp 」是一個已經運行 15 年、足可稱為經典的雲端專案管理服務。專案管理工具中他有很多先行的設計,最核心的一點就是把「即時溝通」這個需求納入任務管理系統中,每一個任務、每一個行程、每一份文件都有設計討論區,甚至也能開出獨立的問題討論串,把「即時溝通」、「專案管理」兩者作出結合

「 Basecamp 」的開發團隊是 37 Signals ,該團隊除了有「 Basecamp 」這個被許多公司採用的專案管理工具外,最知名的是其創辦人之一大衛·漢森正是 Ruby on Rails 這個開源Web應用框架的發布者。而 37 Signals 兩位創辦人傑森·弗里德與大衛·漢森,也曾撰寫過一本分享專案工作方法的書籍:《ReWork 工作大解放》,這本書中有一句話至今都還常常在我腦袋中響起:「不要當工作狂,真正的英雄已經回到家裡,因為他們找到更快把事情完成的方法。」

正是這樣的工作理念,誕生了這款看起來精簡,但強調整合、彈性、快速的專案管理工具:「 Basecamp 」。

5分鐘快速畫一張漂亮簡單甘特圖,插入簡報吸睛報告專案進度

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甘特圖」是專案管理中進度排程、資源分配的專業工具。專業的甘特圖軟體,用來計算專案的人力、時間資源,並且可以進行動態排程。

但是轉換一下需求,當我們在簡報、企畫案,因為「報告時的視覺需要」,想插入一張「表達目前專案進度的甘特圖」時,要怎麼做最能滿足需求呢?

雖然可以把專業甘特圖軟體的圖表直接呈現,但這樣也可能太複雜,在會議、簡報、企畫案的報告文件中不一定適用。要用 PowerPoint 或是 Excel 畫,也無法一時之間快速完成,或是畫得不好看,因為沒有專為甘特圖設計的工具流程。

這時候,或許今天介紹的「 Gantt.io 」就能派上用場,這是一個免費的線上繪製甘特圖工具,幫助我們 5 分鐘內畫出簡單清楚、漂亮美觀的甘特圖「圖檔」。

懶人快速自製 LINE 隨你填貼圖教學,一小時完成兩天上架

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「隨你填貼圖」是 LINE 在 2019 年 4 月時推出的新種貼圖,可以讓使用者在貼圖上面「自由填字」。傳送一個表情貼圖時,可以根據當下需要,填入更貼切的字句,例如對方的暱稱等等。

我在電腦玩物上寫過一篇:「一般人也能 10 分鐘自製 LINE 貼圖,1 天後完成貼圖上架教學」,該篇文章是提供父母想要製作孩子照片貼圖、朋友家人間想要自創貼圖時,透過「 LINE拍貼 App 」,搭配快速圖片去背工具,可以快速自製不是以販賣為目的的貼圖。

而「隨你填貼圖」,其實對創作孩子照片貼圖、家人照片貼圖來說,更好用。因為不用事先設計每張貼圖的文字內容,於是貼圖的使用彈性更大,製作時只要處理好孩子、家人照片就好。

但是「隨你填貼圖」目前只能夠在網頁端的「 LINE Creator Market 」上製作,比起「 LINE拍貼 App 」來說手續步驟稍微多一點。所以今天這篇文章,根據我自己的製作、上架經驗,也想整理一個懶人也能快速製作完成的流程教學。

鍛鍊解決問題、拆解任務思考力,我從練習寫作教學文章開始

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我現在有愈來愈多的公開課程、企業內訓邀約,常常上課時,秀出自己拆解任務、解決問題的筆記,學員看到我拆解出來的待辦清單、筆記的邏輯結構,往往驚嘆,但接著就會有人問我:「好像更難的是,如何寫出這樣的內容?這樣的思考力要如何培養出來?」

這是個好問題,應該如何練習這樣的思考力呢?

我覺得其中一個很大原因,和我多年來一直在撰寫教學類型的文章有關。因為一篇好的教學文章,有四個關鍵要素:

設計出一個絕妙的問題切入點。在反覆測試與失敗中,研究出更佳的解法。一開始的結論就要能吸引人。操作的流程必須要清楚有秩序。
這四個關鍵要素,往往也是一個問題解決、任務執行的關鍵要素。

我在自己多年來撰寫的五千多篇文章中,就算不是每篇文章都這樣想,但也起碼反覆練習了上千次。而這也印證到我在面對任務難題時所需要的思考力:「如何找到問題切入點?如何研究解法?如何創造有意義的結論?如何讓流程清楚有秩序?」

今天這篇文章,我會分析自己多年寫作教學文章時的思考流程,希望讓讀者也可以把這樣一個「教學文章式的思考流程」,用在你的問題解決、任務執行上。

YouTube 影片、錄音檔語音自動轉 Google 文件、翻譯文字檔

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讀者推薦的最新「影片自動上字幕」軟體,更加厲害:「pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片」。

「 Google 文件」中內建的「語音轉文字」功能,我自己常常在寫稿、採訪、開會時利用。雖然他沒辦法像是「訊飛輸入法」那樣自動加上標點符號,也不會像是「雅婷逐字稿」那樣自動分段。但是 Google 文件在網路順暢的情況下,語音辨識的速度與成功率是非常高的。

不過,我也常常收到讀者的提問:「 Google 文件的語音輸入工具,在人對著電腦麥克風講話時的辨識率很高。但是如果想要播放 YouTube 影片、錄音檔案,讓 Google 文件轉成文字檔,卻很奇怪,有些電腦可以,有些電腦卻沒辦法(在同一個影片、錄音檔的情況下)。」

這樣一來,確實有點麻煩。

Read Aloud 最便利的文字轉語音,一鍵朗讀網頁、郵件、PDF

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有時手邊有事情要做,但又想一邊讀一些比較輕鬆的文章。例如做家事的時候,讀幾篇自己感興趣的新聞、評論。

有時候想要一邊讀文章,一邊做筆記。例如一份郵件、PDF、Word 文件,一邊讀又需要一邊查找資料、整理筆記。

或者,單純覺得眼睛累了,想用聽的,來吸收上述各種內容。

這時候,或許可以透過「文字轉語音朗讀」的工具,把新聞、評論、郵件、PDF 或文件檔案內容朗讀出來,這樣自己就能離開盯著文章的視線,手邊同時進行其他可以一起處理的事情。

用 Google 地球做簡報!新 3D 我的地圖說故事、旅行回憶教學

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在 Google 地圖中有一個「我的地圖」功能,可以自訂自己需要的特殊地圖。幫助老師製作歷史事件、地理環境資訊地圖,家人好友一起編輯旅行規劃地圖,甚至企業設計自己需要的活動資訊地圖。(完整教學可看:Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

而作為 Google 地圖更進階、更動態版本的「 3D Google 地球」,也有自己的自訂工具, 2019 年初推出的:「Google Earth Studio 上手教學,免費製作空拍地球動畫影片」,可以幫使用者用 Google 地球拍攝一段動畫影片。

在 2019 年 11 月中,一個全新的 Google 地球( Google Earth )編輯、創作工具登場,我覺得或許可以稱其為「 Google 地球版的 3D 我的地圖」。這個工具的用途在:

家人好友:製作旅行回憶、路線、照片的地圖(地球)投影片。老師研究者:製作地理、歷史相關的說故事簡報。
新的創作工具更加簡單易用(相對製作影片來說),擁有和「我的地圖」類似的添加地標、繪製路線、插入自己的影音與解說等等功能,並且搭配 Google 地球的 3D 動畫進行呈現。

Transno 大綱、心智圖、子彈筆記,一個工具搞定3種思考需求

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「 Transno 」是我最近看到的一個新線上筆記服務,它的核心功能是「大綱目錄式」的思緒整理工具,但同時還結合了插入筆記、圖片、子彈筆記式的待辦清單,以及轉換成心智圖模式等功能。

這類以「大綱」結構作為筆記結構的工具,其實我之前在電腦玩物也常常推薦,經典的選擇有:

WorkFlowy 教你如何簡單打點大腦靈感、專案任務流水帳Checkvist 完全專注鍵盤快捷鍵就能筆記的待辦清單與大綱工具讓腦中混亂回歸條理: Dynalist 強烈邏輯組織者的筆記工具
而這幾年有一個功能改版、用戶竄升速度都很快的:「Taskade 一個專案可切換筆記、看板、表格、心智圖管理模式」,更是 Transno 這類結合多種思考模式工具中,最優異的選擇之一。

Google 相簿原來也能辨識「手寫中文」筆記,手寫照片轉文字

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透過 Google 的 AI 辨識技術,讓 OCR 文字辨識的功能不僅提高準確率,可以更方便的應用在許多日常情境上。例如「大絕招!用 Google 翻譯 App 複製書籍講義紙上文字」。

而在「智慧鏡頭」功能開始擴大到 Google 相機、 Google 相簿等不同工具上,於是原本的相簿管理工具,也可以轉變成:「如果把 Google 相簿變成名片、海報、紙本 OCR 整理工具?

之前在電腦玩物寫過上述的應用後,我不只是介紹新奇功能,而是在自己日常工作、生活中,還真的常常拿出來使用!例如拿到開會上課講義、名片傳單,拍照儲存到 Google 相簿後,快速複製上面的重點摘要、電話地址內容。

也因為常常運用,最近開始發現,不只是印刷出來的講義、傳單可以辨識上面的中文內容,甚至連我自己的手寫筆記,也能夠辨識、複製上面的部分中文手寫文字內容!

[讀書心得-1] 把 OKR 用在生活與家庭目標管理,學會設定要事

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看似高遠的人生願望,像是我要健康、我想更快樂、我要工作與生活平衡,雖然好像很有價值,但卻總是沒辦法實現。於是我們說,這是人生給我們太多限制,讓我沒辦法去實踐「自己想做」的事。

但或許真相不一定是我們的時間不夠、動力不夠,而是因為沒有為這些願望設定好「高價值目標」與「關鍵結果」,所以看似有模有樣的目標計畫,可能根本「不是真正重要的事」!

在沒有人幫我們設定目標,也沒有人要求我們產出具體成果的生活中,或許我們更應該透過 OKR(OKR,Objectives and Key Results,目標與關鍵結果) 這樣的方法論,練習「幫自己的人生設定要事」的技巧。

Trace 線上快速照片去背,免費高品質通用人物、動物、食物

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由 Sticker Mule 推出的「 Trace 」,是一個新的免費線上圖片照片去背工具。

當然,免費的圖片去背工具,選擇很多,我在電腦玩物也常常介紹:

自動化圖片去背教學!只需 Word 或 PowerPoint 搞定PhotoScissors 專業圖片去背軟體的免費線上版:簡單且有效用小畫家 3D 自動去背圖片,[新增] Windows 10 去背教學影片
不過會想介紹一下「 Trace 」,也因為他有一些很棒的特色:

Slido 活動、演講、上課免費互動工具教學,製作聽眾 QA系統

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「 Slido 」是一個幫「實體活動」製作講師與聽眾間「線上互動系統」的工具,可以用免費帳號註冊,基本功能就能滿足一般活動的需求,例如:

上課時,即時收集學員問題,票選熱門問題。演講時,進行即時的投票互動、意見統計活動。開會時,進行線上腦力激盪的互動,收集點子並票選。活動時,舉行線上的互動測驗,甚至可以做小比賽。
就我所知,台灣有許多大專院校辦活動時,學生很喜歡結合 Slido 這個服務,讓活動、演講、課程有更多線上即時互動。
其實像是 Google 簡報,就已經有內建簡單的線上即時問答系統:「和台下更多互動! Google 簡報新增觀眾即時問答實測」。如果要在活動中進行票選、測驗,其實也可以利用 Google 表單直接製作:「Google 表單測驗卷製作教學,幫老師自動改考卷評分」。
不過,「 Slido 」的互動功能更多元,介面也更加精緻、易用。今天這篇文章,就來分析一下「 Slido 」這個服務的關鍵功能與上手教學。

一條函數公式讓多份 Google 試算表帳目自動匯整到總表教學

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假設我有好幾個新舊年份、不同專案的試算表,想要把每一份試算表中的收益資料,「自動統整」到一份總表,除了不用手動剪貼,更希望可以在每一份試算表資料更新時,總表也能跟著「自動同步更新」。這樣一來,我就可以節省下好幾個步驟。

我之前介紹過一個第三方工具可以解決這樣的工作流程設計:「Sheetgo 多份記帳表「自動同步彙整」到一張 Google 試算表」。不過就在該篇文章的底下留言,有朋友提到 Excel、 Google 試算表也有內建的「函數公式」可以解決同樣問題。

所以今天就讓我們透過 Google 試算表,來介紹一下這條可以「自動彙整多份試算表,並同步更新資料」的函數公式教學。對於常常要做報告總表的朋友來說,說不定可以節省不少時間。

Cost of Living 全球9000+城市生活物價薪資的社群協作資料庫

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你正在準備一次長期出國旅遊、留學、外派出差,想要了解目的地城市的物價、薪資等生活費用資料,讓自己知道應該如何準備儲蓄、開銷計畫。或者你整準備做一份跟地理、社會、經濟有關的報告,需要參考某個國外城市的生活成本相關數據,例如薪資、租屋、每月基本生活費。

這時候,「 Cost of Living 」這樣的線上資料庫,或許可以幫得上忙。今天這篇文章,要介紹的其實是同名的兩個不同網站,一個是老牌的資料庫網站,一個是將老牌資料庫改成更現代、美觀、易懂介面的新服務。

但是他們都有共同的特色,就是透過世界各國在地使用者「社群協力」,一起補充、修正、回報各國城市的生活物價、薪資水平等等資料,組織成涵蓋大量城市的生活費用數據百科。

你可以在這裡知道台灣的各種物價和東京、紐約有多少差距?而台灣的牛奶似乎比其他城市更貴?還有各個城市的薪資是否能夠負擔該城市的物價水準?又如果需要在不同國家不同城市租屋,要負擔多少費用與準備多少生活費?

[生活時間管理-10] 比早起更重要的五個簡單睡眠習慣

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我們容易只關注醒著的時間,醒來後的任務。但其實睡眠的時間,睡眠這個任務,可能對我們來說同樣重要,卻很容易被忽略。

比起晨型人,或許重要的是成為一個好好睡覺的人。

開啟 Google 地圖無痕模式,隨時進入不被追蹤定位隱私模式

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Google 地圖的定位記錄、共享定位、個人化功能,我自己是非常喜歡使用的。「地圖時間軸」可以隨時回憶自己的旅行足跡,「位置分享」和家人可以保持聯繫與安全,「通訊錄、行事曆整合」讓地圖上隨時有我接下來要去的地點。

但是或許有時候,你想要「暫時關閉」這些有用的功能?那麼 Google 地圖 Android App 上最新推出的「無痕模式」或許可以幫上忙。
不管什麼理由,可能你暫時不想讓 Google 地圖記住自己接下來要去的地點,可能暫時你不想分享即時的位置。這時候,如果要手動去關閉定位記錄、共享定位,都有點麻煩。而直接開啟「無痕模式」,就能輕鬆解決問題,並且隨時恢復。
或者暫時你的手機需要借給別人,這時候你不希望對方一打開手機上的 Google 地圖,就看到一大堆你的個人隱私資料,這時候也沒有時間去一個一個關閉。於是,直接開啟「無痕模式」,也能解決這個問題。

YouTube Premium、 Music 值得一用嗎?台灣上線免費3個月

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今天(2019/11/6) Google 宣布在台灣推出 YouTube Music 服務,以及 YouTube Premium 新付費方案,總結來說可以視為三種不同的新使用方案:

免費的 YouTube Music 網頁版與 App ,類似 Spotify、 KKBOX、 Apple Music 等音樂串流服務,具備基本的情境音樂推薦、音樂喜好推薦、音樂專輯,不過免費版不能背景播放、不能離線播放,中間會穿插廣告。付費的 YouTube Music Premium(每月 $149.00),讓上述音樂服務,具備背景播放、離線下載、無廣告。付費的 YouTube Premium(每月 $179.00),包含上述音樂服務的付費功能,並可以進一步讓原本 YouTube 上的所有影片,也具備背景播放、離線下載、無廣告。
而且台灣使用者於2019年11月26日晚間11點59分前,只要訂閱 YouTube Music Premium、YouTube Premium 個人付費方案,可以享有 3 個月的免費試用優惠。例如 2019/11/6 開始訂閱,那麼從 2020/2/6 才會開始收費。
你可以在這三個月,先好好試用看看這個服務是否適合你的需求。

7 個歷史地圖資料庫網站,免費繪製、下載各年代歷史地圖

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要導航、找路線,甚至了解當前世界的各地資料,我們可以利用像是「 Google 地圖」這樣的工具來輔助。

而我在電腦玩物也介紹過許多特殊的「地圖工具」,可以幫助我們繪製特殊的地圖內容,例如:

輕鬆自製會說重點的簡報地圖!台灣與世界地圖圖表免費產生器地理老師教學好工具 TheTrueSize 圖解台灣真實大小免費台灣地圖下載 Free Vector Maps 有世界各國地圖向量圖檔立體摺紙地球儀 Mapscaping 免費12款地球摺紙模型下載列印
但如果我們需要的是「過去的地圖」呢?可能是歷史老師要講解某個年代的世界局勢,也可能是經濟學家、地理學者、文學研究者需要搭配一張歷史地圖來說故事。

今天這篇文章,整理幾個「過去的地圖」的線上工具、資料庫,讓我們可以搜尋、下載,甚至繪製自己需要的歷史地圖。

一鍵完成長網頁截圖,免安裝工具擷取完整網站高解析圖檔

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擷取長網頁、完整網頁截圖的工具與方法當然不少,今天這篇文章介紹的「full page screen capture」,則是一個線上服務,不需要另外安裝工具或套件,也沒有複雜的操作設定步驟,只要複製貼上網址,就能擷取該網站的完整截圖。

在用途上:

例如你想要擷取一個線上服務的「完整首頁版面設計圖」。或者你想要擷取某一個產品網頁圖文文案的「完整長網頁截圖」。還是你就是想要用有圖有真相的方式,儲存某一篇網頁新聞、文章的「長截圖」。
這時候,這個「full page screen capture」就有可能派上用場。

Trello 繁瑣操作全自動化教學, Butler 強化功能免費開放使用

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Trello 昨天宣布他們的註冊用戶達到了 5000 萬人,並同時推出一系列的功能或改變。其中有一項改變是,原本是付費版 Trello 才有的「 butler 自動化功能」,開放讓免費用戶也能使用(不過有設定數量的限制)。

什麼是 Trello 的「 butler 自動化功能」呢?他是要幫助我們自動化的完成 Trello 上的繁瑣操作步驟。
舉一個例子,如果我完成了一張任務卡片,拖曳到「驗收」列表後,我需要把所有待辦清單打勾完成,需要把卡片交付給驗收人員,並加上驗收階段的三個步驟,還要加上一周後驗收完成的時間。這裡面包含了 5~ 10 個操作步驟。
但是透過 Trello 的「 butler 自動化功能」,我可以設計一個規則,凡是被拖曳到「驗收」列表的卡片,就自動完成上述的所有步驟。於是我就變成只要做一個動作:「把任務卡片拖曳到驗收列表」即可。
而且「 butler 自動化功能」的設定非常簡單,不需要寫任何程式碼,也不複雜,都是一般使用者就可以完成的條件設定。

自己做 2020 年筆記本, 11 種行事曆、筆記範本下載列印網站

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到了年底,又是準備新一年筆記本的時刻。雖然可以買一本現成的筆記手帳,不過裡面可能少了一些自己需要的特別頁面。

例如需要一份台灣版的例假日行事曆、一頁式的年度時間表、長期目標規劃九宮格、每日待辦計畫表、習慣養成表格,或是手帳紙張用完時額外的格狀筆記補充頁面。

喜愛做手寫筆記的朋友,這時候或許會自己列印範本,黏貼、裝訂到自己的筆記本中。

而今天這篇文章,就以自己做一本 2020 年記事本為題,分享幾個列印筆記範本的相關網站。

看 YouTube 影片做筆記必備,先把影片字幕下載複製到筆記!

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習慣寫文章的我,今年也開設了「 Evernote 子彈筆記的線上影音課程」,並且突破了 1000 位學員。看影片學習,是這幾年熱門的線上瀏覽方式。

我自己在研究料理、找遊戲攻略時,也會優先上 YouTube 找教學影片。並且利用手機、電腦上的子母畫面功能:「Android 手機開啟 YouTube 子母畫面教學,邊看影片邊做筆記」、「Chrome 電腦版內建影片子母畫面,可跳出瀏覽器看 YouTube」,一邊看影片,一邊同時寫筆記。

而在看一些知識型的影片時,例如 TED 等,則嘗試過「用 Evernote 整理 YouTube 影片學習筆記,記住關鍵段落連結」這樣的筆記方法。

最近我則看到網友上分享了一個工具:「 Youtube 字幕下載器 」,這個工具或許對不同朋友有不同用途,而對我來說,這是邊看影片,邊做筆記的好工具!

尤其在看一些演講、課程、科普、知識類型影片時,先把字幕複製到筆記,一邊聽一邊重新整理,可以節省許多寫重點的時間。

Mochi 有背誦複習功能的筆記軟體,考試筆記自動轉記憶卡片

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「 Mochi 」是一款介面簡潔但功能特殊的筆記軟體,單機軟體免費,它最大特色,就是可以將寫好的筆記,自動轉成記憶卡片,並提供循環複習的記憶功能。你可以用來:

製作英文單字卡背公式(支援 markdown ,可寫數學公式)記憶法條、專業詞彙複習讀書心得筆記、上課考試筆記
當然,我在電腦玩物也推薦過不少單字卡、記憶卡的工具,例如:

考生救星 Anki 教學:背單字與練習考古題的最佳軟體Quizlet 遊戲化背單字卡軟體教學,一億五千多萬學習集免費用用 Google 試算表製作背英文單字的記憶閃卡,超簡單範本下載
而「 Mochi 」特別之處,在於它結合了筆記、單字卡功能,讓我們一邊做上課筆記、考試筆記、讀書筆記,一邊就能把筆記變成記憶卡片工具。

Chrome 78 強制開啟深色閱讀模式,所有網站變成暗黑介面

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今天更新的 Google Chrome 78 瀏覽器中,內建了一個「強制所有網站開啟深色閱讀模式」的功能,可以把各種工具網站變成暗黑介面,或是各網頁文章變成黑底白字閱讀。

之前的 Chrome 74 版本中,已經開啟內建一個功能是,如果 Windows、 Mac 作業系統設定成深色,那麼 Chrome 的瀏覽器介面也會自動設定為深色。不過這只限於瀏覽器的介面,網站、網頁本身不會改變。

當然, Chrome 中不乏外掛,可以強制把網頁變成暗黑閱讀模式,例如:「Dark Reader 所有網頁轉成深黑夜讀模式,效果極佳」。

而這一次,是 Chrome  78 內建的設定,就可以幫我們統一轉換。

買書必備瀏覽器外掛,書蟲小幫手自動搜尋多種書店同一本書

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這是在 Twitter 上看到網友分享的外掛,對於愛買書、愛看書的朋友來說,可以節省一些找書的時間。「書蟲小幫手」可以在我們瀏覽像是博客來、 Kobo、 Readmoo、 Amazon、 讀冊等書店時,自動擷取目前查看的書籍資料,提供其他書店查詢同一本書的快速連結。

或許我在博客來排行榜找到一本書,但想看看自己常用的 Readmoo 電子書Google Play 圖書上面有沒有電子書?(或者反過來)

還是在 Amazon 找到一本感興趣的英文書,快速查一下博客來、 Kobo 上有沒有已經翻譯好的中文版?

「書蟲小幫手」功能雖簡單,但對於在多個書店中快速找書,也確實能提供便利的幫助。

Vector Creator 簡報插圖免費創作工具, 3000+ 圖庫任意組合

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「 Vector Creator 」是一個最新推出的插圖設計工具,由知名的免費圖庫網站 icon8 製作。在這個免費的線上工具中,讓使用者自由組合各種圖像素材,設計出自己的插圖,可以用在像是簡報、社群貼文上面。

一般的免費圖庫網站,是提供現成的圖像。而「 Vector Creator 」則是讓你用簡單的方式去重新組合那些圖示、符號、插圖、背景圖,變成自己專屬的一張全新創作插圖。

你甚至可以在不註冊帳號的情況下,就能免費使用「 Vector Creator 」,並且創作(組合)完成的插圖,也可免費下載 PNG 高解析圖檔,在註明來源的情況下,使用到自己的簡報、貼文、網站中。

公司學校、個人帳號如何自動轉移匯入 Google 相簿所有照片

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Google 雲端工具課程中,若是談到 Google 相簿,總會有朋友問到:「如果之前不小心用公司或學校帳號開啟 Google 相簿備份,但希望這些照片全部轉入自己私人的 Google 帳號,這時候應該怎麼做最簡單方便呢?」

或者單純需要換帳號時,有沒有辦法更自動化的把前一個 Google 帳號的所有 Google 相簿照片,自動匯入新的帳號中呢?

這時候可以試試看這樣的做法:「利用 Google 相簿的「共享相片庫」功能,把 A 帳號所有照片,自動匯入到 B 帳號,並且照片從此真正儲存一份在 B 帳號,就算 A 帳號刪除也沒有影響。

五種免費工具列印旅行地圖紙本、下載交通路線地圖圖檔

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出外旅行時,為了避免手機等數位裝置沒電、損壞、遺失、一下子搞不懂操作等等問題,有些朋友多一份保險,還是會想要列印出紙本地圖來隨時查看。

辦個課程、宣傳個活動,要說明地點與交通方式,除了可以直接在網頁中內嵌一個 Google 地圖給對方查看外。有時候還是想要在郵件、網站中,提供對方一個交通路線地圖圖檔下載。

這時候,有沒有什麼工具,可以幫助我們獲得:

可列印的紙本地圖、紙本交通路線圖。可下載的地圖、交通路線圖圖檔。
今天這篇文章,就整理 5 個可以解決上述問題的工具。

TripCost 規劃出國自助旅行預算表工具,自動估算旅行總花費

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出國自助旅行時,我們都會規畫預算表。嚴格來說,是我的老婆會很認真地規劃預算表,把機票、旅館、餐飲費、交通費、娛樂費、購物費等等,列出一個詳細的表格。

這樣一來,可以計算自己應該如何做好存錢計畫,也可以更清楚知道要兌換多少外幣,並且在旅途中,會有一個大概的準則,知道可以如何控制開銷。

最近看到一個新的線上服務:「 TripCost 」,可以幫我們自動估算到某個地方旅行時的所有開支花費,讓製作旅行預算表更加輕鬆。尤其對自己不熟悉其生活開銷的國家,也是一個不錯的參考。

工作愈忙愈要避免零碎溝通,用即時通工作的3個節省時間技巧

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最近幾次在大學演講,不約而同被問到一個類似的問題:「在用即時通討論事情時,常常覺得對方很沒有效率,討論很零散,進度很緩慢,對方的回應有一搭沒一搭,感覺彼此都會拖延到時間。」

而面對一些重要的事情,或是自己很忙時,這樣的即時通討論,反而讓工作的效率降低。
這些時候,我們總覺得是:

對方沒誠意討論?對方不專心?對方是不是對我有什麼意見?
這些類似「為什麼已讀不回?」的心理猜測,其實在工作討論中沒有必要,也可以由我們來主動避免。
因為當我們主動發起了「零碎的溝通」,如何讓最後的討論,不陷入低效率、進度慢的困境呢?

我的第一堂線上影音課程:Evernote 子彈筆記系統

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這幾年來,一方面在電腦玩物上分享工作方法相關文章,同時根據幾個深入研究主題撰寫成書籍,然後慢慢累積了幾堂固定開設的時間管理、數位工具課程

但對我來說,這幾年最流行的「線上影音課程」,則是我一直等待機會想要嘗試的挑戰。

終於,在 2019 年的 10 月,我的第一堂課程在創意市集出版社、 PressPlay 的合作下,讓我不需單打獨鬥,可以團隊合力的催生出這門:子彈時間管理!Evernote重拾人生掌控權

[生活時間管理09] 如何改變孩子睡前作息,如何改變大人習慣

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改變生活習慣,是一個不容易,但很有趣的難題,為什麼:

改變習慣,看起來就是要跟我們的人性對抗。這是看似不容易的地方。但我們誤以為的人性,卻常常是環境制約、感覺制約的產物,只要改變制約,那麼不一定要跟人性對抗,習慣也會改變。這是有趣之處。
改變習慣,是在觀察自己、跟自己對話、「設計」自己的過程中誕生,這不容易。

但如果不要誤把改變習慣當成是跟自己對抗,那麼這個過程其實更像是跟自己交個好朋友,這不是很有趣嗎?

工作愈忙愈要學會計算時間,我的 4 個更容易準時完成技巧

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時間管理課堂上,常常有學員會問我這樣一個問題:「如何知道一項工作要花掉多少時間?」這個問題背後,可能包含了幾個不同層面的困擾:

每天的待辦清單上,應該列出多少事項,才不會太滿或太少?為什麼自己預估的時間常常不準確,於是工作總是無法準時完成?當一個工作比預期的要花更多時間,於是其他排好的工作就會被擠壓,最後就感覺自己每天都要趕趕趕?在排時間表時,如何為自己留下充裕的時間,去完成一件真正重要的事情?
上述這些困擾,確實都可以從「如何知道一項工作要花掉多少時間?」這個時間管理基本功開始解決。
這篇文章,就來分享我自己如何預判一個任務應該會花掉多少時間,從而讓自己可以更準時完成工作的技巧。

立體摺紙地球儀 Mapscaping 免費12款地球摺紙模型下載列印

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之前在電腦玩物介紹過「2萬多個兒童紙上習作免費下載列印,從著色、迷宮到摺紙練習」後,有讀者跟我推薦一個小而美的摺紙網站,說我一定會喜歡。其實這應該也不能稱之為網站,只是一個地圖服務中的一項免費資源。

「 Mapscaping 」這個網站專門販售各種精美的地圖畫框,而在其網站中,還隱藏了一個免費資源,就是 12 款不同造型的「立體地球儀摺紙模型」。

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