電腦玩物

每次開始專案流程、撰寫文章報告，每天早晨重新規劃行程、進行運動鍛鍊時， 你是否經常發現自己在重複規劃任務的筆記格式？我們日常許多任務都是有重複性的 ，例如專案規格、課程計畫、部落格文章架構、旅行準備清單，或每日習慣養成的記事，其實有固定的步驟、版面、基本邏輯，若是每次都要從頭開始，就讓工作失去應有的專注與效率。

過去一年（2024年）， Evernote 的新團隊帶來了很多實用的改進，也讓我在原本數位第二大腦工作流程中，有了一些新的應用方式，這篇文章做一次統一的分享。

感覺台灣只剩下我會介紹 Evernote 了：）所以如果真的推出什麼我覺得很好用的功能，還是值得寫一篇文章跟同好分享。今天這篇文章要介紹的就是最近推出的 「免帳號登入，他人就可一起同步編輯 Evernote 筆記」 的新功能。

Evernote 的「工作事項」功能 是我目前覺得可以把資料、任務筆記與待辦清單結合的最佳設計。 我可以在不同的任務筆記安插該任務的待辦事項提醒，然後有一個統一的「工作事項中控台」，可以直接過濾出這些不同筆記中的今日要事。這個方式， 徹底解決了很多下一步行動提醒散落在不同筆記中的問題，我們也不用煩惱太多任務筆記要如何管理今天的行動清單 。

Evernote 最近有幾個新功能的改進，我覺得滿不錯的，這篇文章跟大家一一介紹與分享。如果還在使用 Evernote 的朋友（跟我一樣）的話，可以參考看看。其實都是其他新熱門筆記會有的功能，例如 大綱收合、目錄連結、段落的錨點連結 ，不過加在我原本喜愛的 Evernote 筆記結構與搜尋功能上，還是很棒的輔助。

對於不喜歡或不擅長整理資料的人來說，「  Evernote 的 AI 搜尋」 可以幫助我們 用自然語言處理（NLP）快速找到所需筆記 ，而（本來就） 不需花時間整理或使用複雜的標籤系統 。或者，當用戶 需要找到非常特定的資訊（例如關鍵知識的摘要、特定日期的下一個會議等） ，但這些資訊可能分散在多個筆記之中，這時候 Evernote 的 AI 搜尋可以從多則筆記總結重點，或是直接秀出隱藏在某則筆記中的答案。 在做學習研究，或處理大量工作資料的情況下，能迅速獲得重點摘要可以明確提高效率。

今年初（2023） Evernote 被 Bending Spoons 收購後，陸續推出了 多人同步編輯 、 反向連結 、更快的速度、 AI 筆記整理等等更新（但也 提升了付費版價格 ）。這幾個月我使用下來，（尤其手機 App 上）穩定與流暢度比起之前的版本有很大進步。 不過，在 2023年7月， Bending Spoons 宣布原本在美洲的 Evernote 原團隊被裁員，改由在歐洲的 Bending Spoons 新團隊來接管 ，或許可能因此有更多快速與明顯的改進？但也或許就會開始減緩更新，甚至偏離原本 Evernote 做為不要遺忘的第二大腦的目標？目前我也只能處於觀望的狀態。

  這幾年依然在使用 Evernote 的朋友，最希望獲得的改進是什麼呢？ 對我來說，最迫切的需求，是筆記的跨裝置即時同步編輯能力。 當然， Evernote 可以把筆記同步到雲端，在跨裝置使用，但之前常常發生的筆記衝突問題，就是因為他無法「跨裝置」同一時間編輯同一則筆記，也無法「多人」同一時間編輯同一則筆記。

你有沒有想過如何更有彈性、更輕鬆有效的管理自己的個人知識與資料筆記？

Evernote 最近的功能更新 的頗為頻繁，而且透過無縫更新，讓電腦、手機、網頁端的不同軟體可以更快的擁有一致的新功能。 這幾天我看到的一個實用的更新，就是 Evernote 終於加入這兩年來筆記軟體最熱衷的「反向連結」功能。

我常常在 數位筆記或時間管理課程 中分享這樣的想法：自己慢慢的不去選擇那些完成事情後，待辦事項就會消失或移除的工具 ，雖然那看起來很有成就感，也很方便（看到還沒完成的事情有哪些）。但是，如果能夠留下清楚的完成一件事情的過程足跡，其實帶來的效益更大！

「 PomoDoneApp 」是一款番茄鐘結合待辦清單軟體，他的一大特色是可以與許多雲端服務進行任務同步 ，例如把 Trello、 Evernote、 Todoist 的任務同步成番茄鐘清單，這樣就可以針對自己真正的任務計時，而不用重新添加。我在 7 年前也已經有介紹過這個服務：「 幫 Evernote Trello 奇妙清單加上番茄鐘的 PomoDone 」，前一陣子因為寫書需要又開始重新使用，也跟大家分享我目前的使用方法。

最近 Evernote 在電腦軟體、手機 App 與網頁端推出了一個新功能：「 工作事項 的週期提醒」 （可 下載最新版軟體進行更新 ），也就是可以設計自動重複循環的任務行動，用在每日的生活習慣養成，或是每週、每月要固定執行的例行工作，還是想要持續推進的閱讀學習進度、寫作產出進度，都會很有幫助。

通常一個專案或任務只要執行的時間一長，一定不斷的有新變動，一直都會有新的資料出現，這時候我們可能開始在自己的資料夾、筆記本中堆積這些新內容，但時間一久，這些資料、檔案、文件、筆記開始變得錯亂、重複， 雖然資料都儲存下來了，但我們卻無法高效率的找到相關的資料？也沒辦法快速準確的使用需要的資料？明明我都很努力地記下來，為什麼還會變成這樣呢？

要解決工作忙亂、雜事干擾、無法判斷輕重緩急、工作效率遲遲無法提升等問題，關鍵在於從「寫好一則任務筆記」開始。（延伸閱讀： [高效能職場筆記法-1] 為什麼要改變一天一頁、隨手記錄的習慣？ ）很多人的筆記、待辦清單其實是流水帳，很多人的任務管理其實只是有什麼做什麼的行動管理，這時候，都難以建立一個有效的工作管理系統。

最近在研究很多工作效率低落的個案時，發現有一個普遍的情況，就是往往他們都沒有做好有效的檔案管理，導致在執行工作的過程中，卡關的不是自己的專業技能，而是花太多時間在找資料、整理文件、確認檔案上。

要讓工作任務更輕鬆但更有效的管理，要克服工作中的各種臨時事項的干擾，要讓自己簡單架構一個可以安心不失誤的工作系統，這時候，準備一個暫存工具，是工作流程必不可少的設計。

新的一年啟動，或許你準備開始許多個新的年度計畫，現在就已經開始感覺到壓力與煩惱。或許，目前你還在剛剛結束舊的一年專案的暫時休息狀態，可是可以預知的是，慢慢的會有許許多多的新任務、新專案、新意外出現，於是自己開始會愈來愈忙碌，甚至陷入一種忙碌漩渦的狀態，然後就在一團手忙腳亂中，可能一下子一年又過去了。

在上 時間管理課程 、 數位子彈筆記課程 時，我通常都會示範很多自己的真實任務筆記案例，這時候往往都會看到我在 Evernote 中利用標籤快速切換各種專案、任務筆記，非常便利。於是常常會有學員問我： 「如何利用"標籤"（Tag）來管理大量的筆記資料呢？」 今天這篇 2021 回顧，我想統整自己實驗、實踐、調整了 10 年以上的標籤運用系統，分享一個「標籤」整理的方法論，並且無論  Evernote  ，還是 Obsidian 、  Notion  這些擁有標籤（或類似標籤）功能的工具中，其實都可應用。

當 Evernote 中的筆記整理邏輯，以一則一則專案任務筆記的方式建立起來了，那麼接下來如何做時間管理、時間提醒呢？ 在每一則任務筆記中規劃該任務的行動清單，但是如何統整在不同筆記中的待辦清單呢？如何看出當下應該優先推進的任務呢？如何提醒自己這個時間點最關鍵的下一步行動在哪裡？