文章

目前顯示的是 一月, 2020的文章

工作愈忙愈要減輕雜事負擔:把雜事專案化、自動化、模式化

圖片
我們或許會這樣想:「雜事,最好就是把他們交辦出去?」但其實並非如此:

一來,往往那是我被交辦要做的事情,通常沒有下一個人可以交辦。二來,當我們是主管時,如果只能不斷交辦雜事出去,正代表我帶領的團隊工作流程是混亂的。
每一次我在講授時間管理或 Evernote 筆記課時,總會有許多朋友問我,工作上一直被交辦雜事,導致重要的工作都被延誤,應該怎麼辦才好?這個問題,並不一定只能是無奈的現實。

2020 我的手機電腦必備數位工具,與個人應用方法推薦清單

圖片
我在電腦玩物上,總會介紹許多不同的工具軟體。這也讓許多讀者會誤以為我平常會使用一大堆的數位應用,隨時隨地在切換。但其實正好相反,我個人在使用數位工具時,反而是以最精簡為原則。

會介紹許多不同的工具,一方面是研究的興趣,研究後就算不用該工具,也往往學會一些方法。另一方面則是滿足不同讀者的不同需要。

那麼如果回到我個人必備的數位工具以及應用方法呢?剛好今年年假比較長,做了一次自己電腦與手機的數位工具整理,所以也趁此之遍,跟大家分享我的個人推薦清單。裡面有些想法或選擇會與你不同,但這正是我的選擇。

如何讓筆記本不是散亂流水帳?先專案、改任務、後行動清單

圖片
如何讓筆記本不是散亂流水帳?」這是一個常常有人在電腦玩物相關文章或課程中詢問我的問題:「為什麼我的筆記本常常一頁一頁一直寫下去,久了就開始變得雜亂無章?寫下的內容找不到、易漏掉?」

這個問題其實不是筆記整理的問題,而是時間管理的問題。

尤其和另外一個問題很類似:「筆記本最前面的月曆與待辦清單,不缺各種隨時在新增的任務,但為什麼每天認真填滿月曆與待辦清單,還是覺得人生的狀態依然混亂又充滿壓力?」

因為筆記本變得散亂流水帳,待辦清單變成雜事清單,關鍵的問題其實都不在整理,而是搞錯「真正要整理的東西」。

認識台灣歷史、挖掘身邊鄉土故事的 7 種網站服務

圖片
之前撰寫過:「漢語多功能字庫:文字學字典查中文的故事,國文老師必備網站」,那是一個很有研究價值,也對一般人來說很有「故事性」的網站服務。從一個一個漢字的造字過程,可以看到背後許多歷史故事的痕跡。當學一個字的時候,不是只學怎麼寫,也學背後的故事,是有趣也有厚度的。

而不只每一個字背後有故事,一個身邊的建築、一句諺語、一條街道的名稱、一張照片,也都有故事,只在於是否被挖掘出來,以及我們是否知道。

當能夠認識自己平常使用的文字,或是每天經過的建築街景,背後有什麼故事,那麼我們對世界的認識,或許會多了一層感性,也多了一條時間線上的同理。

pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片

圖片
之前在電腦玩物撰寫的「免費!中文影片語音轉文字字幕,支援超大影片與長時間錄音」,是一個可以幫影片「自動產生中文字幕」的工具,透過語音辨識,產生的字幕檔案雖然還需要校對,但已經可以節省我們很多時間。

而在該篇文章的留言中,讀者推薦了一個叫做:「 pyTranscriber 」的開源、免費軟體,這個軟體使用起來更方便、更厲害:

不需播放影片,就可以自動轉字幕檔,所以速度會快上好幾倍。我在自己的電腦測試,一小時的影片檔案,辨識轉出字幕只要 10 分鐘。另外測試一個 10 分鐘影片,不到 1 分鐘就完成字幕。操作設定更簡單,不需安裝任何驅動程式,不需設定。任何人一定都能上手,兩三步驟就搞定。支援多國語言的影片上字幕,包含中文語音辨識。支援大體積影片,支援 MP4 和 MP3 檔案格式。我實際測試有用到 2.5 GB 的影片檔案,也能順利、快速轉出字幕。
有興趣研究其原理的朋友,可以參考「 pyTranscriber 」的開源程式頁面。

2020 自助旅行必備 App 推薦,旅遊行程規劃 23 種問題解決

圖片
有很久一段時間,沒有整理自己常用的國外、國內旅行常用工具了。看看之前的文章都已經是兩三年前(最近一篇可能是:9款安排自助旅行 App 推薦比較表:從行程規劃到景點導覽比較)。所以今天決定在連續假期前,整理一份 2020 年新版的自助旅行工具推薦清單

這份推薦清單,推薦的工具很多,但有幾個挑選標準:

從要解決什麼問題出發如果你沒有那個問題,就代表還不需要使用那個工具只分享我個人最推薦的選擇並說明我實際使用經驗的推薦原因
善用數位工具,解決旅遊途中的繁瑣事情,分享給想要規劃旅行、記錄旅遊的朋友,甚至旅行導遊也應該能派上用場。

用 YouTube 收聽 Podcast 廣播電台,開車學習、陪孩子聽故事

圖片
兩個多月前 YouTube Music 與 YouTube 付費版在台灣上線:「YouTube Premium、 Music 值得一用嗎?台灣上線免費3個月」。我除了在電腦玩物撰寫了初步使用心得外,也開始持續使用了兩個月。我選擇的是同時搭配 YouTube 付費版與 Music 的方案。

對我來說,最核心的需求其實不是 Music 音樂,而是:

「可以不用看,用收聽的方式把 YouTube 當作 Podcast 廣播電台。」
付費版讓 YouTube 的影片可以在手機背景播放(只聽聲音就好),播放時沒有廣告中斷,也可先下載後離線播放。無論螢幕關機,或是畫面上使用其他 App (例如正在用 Google 地圖開車導航),都可不需顯示 YouTube 畫面直接聽聲音。

我知道有其他第三方 App 可以達到上述的部分需求,但是在操作直接、使用舒適、穩定快速、無廣告插入等細節上,還是 YouTube 付費版效果最好。

如何用 Telegram 建立 20 萬人討論群組、公開頻道教學

圖片
最近因為「 LINE 官方帳號 2.0 」的推出,開始有更多企業、團體,嘗試改用「 Telegram 」作為社團群組、宣傳頻道。是否真的會成為一個轉換潮,還有待觀察,因為 LINE 官方帳號其實提供了更多真正跟「行銷」有關的功能,而這部分是 Telegram 所沒有的。

不過,「 Telegram 」作為團體討論的工具,也有其優勢,簡單舉出幾點:

Telegram 的「討論群組」( Groups )人數上限是 20 萬人,而 LINE 目前的群組上限是 500 人。Telegram 的討論群組( Groups )有更多訊息、管理員的權限設定,可以真正做管理。Telegram 的討論群組( Groups )歷史訊息、傳送過的檔案,都可以永遠保存,換裝置、新加入的人都可以回頭查看。除了討論群組( Groups ), Telegram 也有類似宣傳管道的「頻道」( channel )功能,沒有人數上限,可以讓管理者作為公告板使用。
看到近期又有不少身邊的朋友,加入 Telegram ,所以今天這篇文章,我想針對 Telegram 的「群組」與「頻道」這兩大功能進行簡單教學。

Google 試算表自動換算匯率:旅行記帳、即時日幣美金走勢圖

圖片
多年前,我在電腦玩物撰寫過一篇旅行記帳的教學:「出國旅行記帳分帳不混亂教學:免裝 App 的記帳表格範本下載」,分享利用 Google 表單加上 Google 試算表,設計多人旅行記帳 App 。該篇文章,目前都還是電腦玩物點閱率最高的文章之一。

今天,則來把該篇教學的技巧再推進一步,除了可以用 Google 試算表多人記帳,還可以解決:

外國貨幣換算成新台幣。根據每天的即時匯率更新,自動換算,讓旅行記帳的結算更輕鬆。查看外國貨幣的最近幾個月、一年、多年走勢圖。幫助我們掌握旅行前、投資時兌換外幣的時間點。
而且只要利用簡單的「函式」,上面的計算都能即時自動更新,省去很多手動整理的工夫。

搜尋舊版報紙讀台灣歷史,免帳號檢索200萬筆半世紀前新聞

圖片
我在電腦玩物上介紹過不少博物館「數位典藏」的線上資源,也做過一些整理,獲得很多迴響,例如:

21 種「知識性」教學素材資源網站,提供老師學生免費下載5個台灣老照片圖庫,歷史教學研究必備的免費歷史照片資料庫7 個歷史地圖資料庫網站,免費繪製、下載各年代歷史地圖
今天則要分享另外一個台灣的數位典藏資源:來自「國立公共資訊圖書館」的台灣舊版報紙掃描圖檔。可以檢索 1940 到 1970 年之間發行的二十多種台灣報紙的影像檔案,不只是掃描成圖檔,也將新聞標題數位化,可以用「關鍵字」搜尋到近 200 萬新聞資料。
「國立公共資訊圖書館」位於台中,有著獨特的建築外觀設計,是台灣第一座國家級數位公共圖書館,典藏了許多數位化的古籍文獻,除了前面提到的舊版報紙外,還有台灣老照片、日據時期日文書籍、舊時代契約書內容等等。
並且很棒的一點是,前述的台灣 50、 60 年代報紙圖檔、日據時代古籍文獻等資料,都開放線上直接檢索,甚至不需要註冊任何帳號!這也和其他限制館內使用的圖書館數位化資源不同。

Stayfocusd 控制不自覺時間浪費,經典專注練習工具使用技巧

圖片
「 Stayfocusd 」是一款行之有年,經典而知名的專注力練習工具。作為一款免費的 Google Chrome 瀏覽器套件,他設計了一套簡單有效、環環相扣的「限制網站使用時間設定」。最近有朋友問我,常常上網會不知不覺在一些社群網站、影片網站花掉太多時間,應該如何控制?我就首先推薦他這款「 Stayfocusd 」套件。

上網時間,不一定就是浪費時間。像是要處理重要郵件,線上專案協作,或是運用線上工具,這些時間其實也是生產力時間。但因為都打開了瀏覽器,於是也很容易「一個按鍵」,就分心跑到其他跟工作無關的網站上(什麼網站跟工作無關,或是什麼網站對你來說是時間浪費,這因人而異)。

而且我們也不需要完全克制自己不能上網,或是不能逛逛社群、新聞、影音網站。與其克制,其實「控制」更有效:

Drive Explorer 一鍵匯出 Google 雲端硬碟檔案下載清單試算表

圖片
前陣子因為在電腦玩物分享:「如何分類整理 Google 雲端硬碟?不靠資料夾的五個整理技巧」一文,有朋友跟我推薦了:「 Drive Explorer 」這個 Google 雲端硬碟外掛,她說這是在管理專案檔案清單、提供客戶檔案下載清單時,一個很方便的工具。

「 Drive Explorer 」的功能簡言之,就是把 Google 雲端硬碟的檔案位置、資訊、下載連結,匯出成一份 Google 試算表,而且可以自動更新。操作上,只要[按一個按鍵]即可完成。

OKRs App 規劃個人目標專用 OKR 表格,教你追蹤關鍵成果

圖片
「 OKRs App 」是一個免費的目標規劃線上工具,從其命名就可以知道,這個工具根據 OKR 理論( Objectives and Key Results 目標和關鍵成果),引導我們去設計自己的目標、追蹤目標成效。

OKR 理論來自於 Google 等知名企業的目標管理方法,但「 OKRs App 」這個工具,主要是提供用戶規劃「個人目標」,所以功能很簡單,只是設計出一套「表格」,讓即使不了解 OKR 的人,也不需要先搞懂理論,只要照著功能設計一步一步做,就能做出 OKR 訴求的:

明確、有難度的目標,並定義好要追求的可衡量成果。
OKR 可不可以運用在我們個人的目標管理上呢?我認為當然是可以的,甚至生活中的一些往往虛無飄渺的目標,更需要 OKR 思維來翻轉。我也在電腦玩物撰寫過相關文章,分享自己如何把這樣的理論,納入自己的生活目標管理中:「把 OKR 用在生活與家庭目標管理,學會設定要事」。

Bullet Journal App 模擬子彈筆記法格式的月週日待辦清單工具

圖片
子彈筆記法(Bullet Journal)」是這幾年風行的筆記方法,由紐約設計師 Ryder Carroll 所創,在其基本法則外,也有許多愛好者衍伸出各種筆記變化。

而今天這篇文章想介紹的這個 Bullet Journal App 」,實際上是一個線上工具,能夠在電腦端、手機端使用,顧名思義,這是一款根據子彈筆記法則設計的待辦清單工具。

在「子彈筆記法」中,從一個月、週、日的行動清單規劃開始:

月計畫:鎖定月目標,以及列出這個月每一天的重要行程或進度。週計畫:鎖定週目標,並列出這一週每一天的待辦清單。日清單:記錄每一天的任務、筆記、事件。
而這款「 Bullet Journal App 」,正是根據上述月、週、日子彈筆記格式而設計。

2020 重新整理 7 種數位工作工具與資料,我的整理心法教學

圖片
重新整理,去除無用的東西,讓有用的東西放在有用的位置。可以幫助我們增加使用東西的速度、準確度。

整理,不只是居家收納的整理,我們的日常工作流程、使用的數位工具與產生的雜亂資料,也很需要整理。

今天這篇文章,我想分享自己在不同工作流程、數位工具與資料上的整理方法,提供大家一份 2020 工作整理的參考。

Evernote 數位書櫃整理法,如何打造讀書筆記的活用系統

圖片
之前分享了自己的選書、讀書方法後(上班族如何養成閱讀習慣?我會這樣挑書、讀書與做學習筆記),有許多讀者進一步追問我:「如何整理讀過的書?」

我自己的數位書櫃,是建立在 Evernote 這個軟體上,今天這篇文章,就跟大家分享我的整理方法。

語音轉文字筆記利器,活用 Google 即時轉錄寫筆記的7個案例

圖片
一個月前分享了「Google 即時轉錄:超準確中文語音轉文字可自動加上標點符號」。「 Google 即時轉錄」這個免費的特殊應用,就成為我「寫筆記」的一個重要輔助工具。現在我會在許多不同情境下,利用語音轉文字快速產出內容,有空時再複製到我真正的 Evernote 筆記中。

相關文章: