電腦玩物

利用 Google 表單 設計一些「特殊需求的數據追蹤工具」，是我在電腦玩物上分享過很多次的方法 ，簡單的設計，就能自己完成一個有用的記錄 App：

之前在電腦玩物介紹過幾款好用的「 Gmail ＋ Google 試算表合併列印郵件」工具 ，透過這樣的功能，我們可以把 Google 試算表中的人名等不同關鍵字，替換到從 Gmail 寄出的大量郵件中，讓每一封郵件看起來更加客製化：

一直以來都會有讀者問我說：「 Esor 平常很推薦像是 Evernote 、 Notion 這樣的筆記資料庫工具，但是我覺得 Google 文件就很好用，如果我用 Google 雲端硬碟來當作筆記資料庫，是否也可以呢？」

在工作流程中，會議是不可避免的，有時候我們為了解決某些關鍵問題、建立專案的共識，或是更具體的討論出團隊的下一步行動，一場會議比來回反覆修改、確認更有效。但是，太多會議的現況下，如果又常常有會議超時，或是常常有會議超時還討論不出結果，那就是職場上讓人十分痛苦的事情了。

最近因為要做一些試算表上的資料整理、工作切分，所以有了「連續遞增編號」的需求，例如把大量的名單加上特定編號，或是把影片腳本的分鏡加上編號等等。 雖然試算表左方都有「列」的預設編號，但那通常不是我們需要的項目編號，因為還要去掉像是開頭的欄位名稱、說明格等等。而且最好能自動化，即使我改動列的順序也都能自動重新編號。

用「 Google 表單」結合「 Google 試算表」，除了可以設計出線上問卷、報名表格，還可以轉化成像是共同記帳、任務回報這樣的協作流程，而且非常簡單易用，輕鬆就能獲得自己需要的統整資料庫：

這是在 筆記課程、時間管理課程 中都常常有朋友問我的問題：「Esor，剛剛看到你秀出來的筆記記錄中，有大量的育兒筆記、孩子成長日記，讓我看得很感動，原來寫筆記可以寫到這樣。」但通常接下來會開始出現三種提問：

我在電腦玩物前幾年有推薦過一款支援 Chrome、 Firefox、 微軟 Edge 的翻譯工具：「 ImTranslator 」。 瀏覽器上的網頁內容、單字翻譯工具雖然很多，不過「ImTranslator」有一個我非常喜歡的特色，就是可以在瀏覽器內翻譯網頁時，翻譯出「中英對照翻譯的文章」 ，方便我們在原文、翻譯文字之間互相參考。

這幾個月來，許多 企業內訓課程 都改成線上課、遠距教學模式，於是上課過程中，有一個可以讓大家一起腦力激盪、分享意見的「線上白板」，是非常有用的教學工具。目前我自己在上這類課程時最常使用的白板工具是：「 Google Jamboard 白板 」。

Google 試算表中有許多篩選、排序資料的功能，包含了：「篩選器」、「篩選器檢視畫面」、「篩選器控制項」 ，這三種工具各有什麼特色，又適合用在哪些不同的需求情境中呢？今天這篇文章，跟大家分享這三種排序、篩選功能的比較與教學。

Google 最近分享了一份免費電子書檔案，任何人都可免費下載。 這份 PDF 電子書由 Google 的執行生產力顧問 Laura Mae Martin 撰寫，整理她多年來協助 Google 員工提升工作生產力所發展出的幾個有效技巧。

最近電腦端的 Google Drive 雲端硬碟桌面同步軟體正在進行更新，如果有安裝之前「備份與同步」軟體的使用者（例如我），會自動收到更新通知，照著通知步驟執行，就能完成新版「 Google 雲端硬碟電腦版」軟體的替換。 

截圖工具到處都是，甚至像是 Windows （Win + Shift + S ）、 Mac 都有內建截圖 功能，簡單、免費的螢幕錄影工具也十分常見。對於想要製作步驟圖解教學的人來說，要找到工具滿足需求並不困難。

之前在電腦玩物上已經介紹過不少生活習慣養成 App ，甚至最近我自己的反思是：「 如何設計有效的生活習慣，從數字思維到目標思維 」。不過，在最近的一些課程討論中，也有朋友跟我說到數字還是有效的，或許數字不是最終目標，但可以是養成習慣過程中的激勵與調整。

今天跟大家分享一款「自動產生自然環境音效」的線上工具，這類工具通常用於我們需要專注、放鬆或提升生產力的工作環境中 ，比起音樂歌曲，這類環境聲音更能讓我們融入到某種聚焦情境中，在心情上隔絕外界的干擾。（可延伸閱讀： [習慣力-14] 你不一定需要安靜的工作 ）

今天跟大家分享一個最近發現的超大 ICON 圖庫搜尋網站：「 PNG Repo 」 ，除了號稱有超過 30 萬個以上的 ICON 圖示、插圖可以 「免費下載」 ，而且下載後的圖檔都是 512 * 512 的 「高解析圖示檔案」 ，甚至也可以下載向量圖檔自行調整。

兩個禮拜前， Trello 推出了新的免費版、付費版訂閱計畫，其中對大多數用戶最有用的改變就是： 原本 Trello 免費帳號只能在一個看板開啟一種強化功能，但新規則中免費版用戶可以無限制的在看板中使用「 Power-Ups （強化功能） 」 。

之前在電腦玩物分享過：「 Google 文件朝 Notion 進化，推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能 」，當時有許多新功能都還在陸續更新，我也是在之後幾個月才慢慢體驗了其中某些很有用的功能， 其中就包含了今天要跟大家分享的「會議記錄（ Meeting Notes ）」這個快速筆記範本。

之前在電腦玩物上介紹過幾款「線上影片雙字幕工具」，透過在 YouTube、 Netflix 開啟雙字幕、查單字等功能，一邊看外語影片，一邊學習新的單字、句法。例如：

雖然我在電腦玩物介紹 Gmail 各種功能已經很多年了，讀過相關文章的朋友也不少。不過這兩年講有關 Google 工具、郵件整理的課程時，卻發現很多讀者可能知道這些功能，卻還是沒有把它們串連起來，變成一套真正可以提升效率的工作流程。

最近讀到一篇文章：「 Why Focusing on Healthy Habits, Not Weight Gain, Can Better Help Kids 」，文章主題是從疫情以來許多孩子可能因為居家學習、缺乏運動而體重增加出發，這時候如果要幫助孩子改變，或許比起設計一個體重降低的要求，專注在健康習慣的養成，是更有效的方法：

對我來說筆記工具需要的不只是寫筆記、列待辦清單，還是做為一個工作系統的建立，也是工作碎片的統整資料庫，這時候，我需要的就會是像 Evernote 、 Notion 、 Onenote 這樣的筆記工具。 但是每一位朋友的需求不同，我也認識很多朋友，其實只是想要一款可以快速記錄的便利貼型筆記工具而已。

之前在電腦玩物介紹過不少「讓其他人簡單預約我的 Google 日曆時段」 的服務，例如： Koalendar 免費易用讓學生客戶預約你的 Google 日曆與 Meet 視訊 利用 Google 日曆製作預約行事曆網站，完整步驟圖解教學 YouCanBook me 讓顧客學生在你的 Google 日曆預約諮詢時間

當我們規劃好專案的工作流程、要做的待辦清單後，根據不同的需求，其實會需要不同的「檢視方式」 ，所以像是 Notion 這樣的工具，透過資料庫的設計就可以展現不同情境下的不同需要（可參考： 用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學 ）。例如：

當你用簡報、試算表軟體，或是 流程圖繪製軟體 製作出一張圖表後，因為要用在風格比較輕鬆，或是需要吸睛的報告現場，還是要插入網頁文章中，或許可以試試看 「 INSTAD.IO 」這款免費線上工具，自動、快速把你的資訊圖表轉換成「手繪風格圖檔」，甚至還能轉出「 Gif 動畫圖」。

我和孩子之間會進行一項遊戲化的小挑戰，情境可能是晚上或假日，爸爸需要處理一下文章的最後收尾，或是準備課程的其中一小段，但是孩子很想要跟爸爸一起玩。這時候我會跟孩子說，爸爸需要 30 分鐘完成一個任務，並且我會按下一個計時器（通常就是手機上的倒數計時器），讓孩子明確知道爸爸需要多少時間、還剩多少時間，而爸爸也努力的在這段時間中把任務處理到一個段落。

許多生產力工具會提供自動化的功能，例如：

Google 在 2010 年發布的  WebP  ，是可以壓縮更多圖片體積後，又能達到跟 PNG、 JPG 相近畫質的圖檔格式。推出這麼久的時間以來，絕大多數瀏覽器都已經支援，目前在許多網頁上的使用也算普遍，不少編輯圖片軟體都可以開啟。但是畢竟比起 PNG、 JPG 等圖檔格式還是相對不普及，會遇到某些情境中無法開啟、不方便開啟的情況。

最近家中的小朋友開始對大自然中的各種生物產生了興趣，除了幼兒園講到類似的鳥類、昆蟲主題課程外，我們也買了一套兒童生物百科相關書籍親子共讀，所以孩子常常聽到社區裡的鳥鳴聲，或是看到樹上築巢的小鳥，都會問爸爸這是什麼鳥呢？（可進一步參考： 兒童在家自學期間給父母的線上免費學習資源清單 、 21 種「知識性」教學素材資源網站，提供老師學生免費下載 ）

一邊大量閱讀網頁上的知識一邊希望能深化記憶，或是一邊閱讀外文一邊想要記住單字，這時候或許可以試試看今天要介紹的這款 Chrome 套件：「 Zorbi - Create Flashcards on PDFs & Websites 」。

「 Matter 」是一款很簡單的線上待辦清單工具 ，說是工具，其實比較像是一個小外掛，如果你的需求只是「 每天早上，列出今天要做的事，看到重要性次序，晚上結束前一一完成 」，那麼或許「 Matter 」是個快速有效的選擇。

很多年前，我在電腦玩物寫過一篇文章：「 Google Drive 共用檔案潛規則，與救回他人誤刪檔案 」。提到一個 Google Drive 雲端硬碟中會發生的現象， 導致某些我擁有的檔案在自己的雲端資料夾中被隱藏起來看不到，不過卻又存在，並且也會占用空間容量。

準備發佈一篇網頁文章，需要一個結合標題的封面圖當作網頁開頭，也可以方便分享到 Facebook 等社群中。製作簡報時，在一些標題頁面想要有一些不一樣的背景圖，不需要太複雜，只要有不會干擾標題文字的幾何圖像設計即可。

在這幾年的新興筆記管理軟體中，有著彈性資料庫管理功能的 Notion ，或是開創反向連結整理的 Roam Research 、 Obsidian ，都是流行的領導者，許多工具會模仿他們的功能，創造出類似的工具。 但今天要分享的這款「 Doit.io 」，雖然在 2020 年推出，但卻有點不一樣，反而走著簡單老派的道路。

這是一個用來視訊開會、視訊上課都有幫助的 Google Meet 外掛， 透過安裝這款 Chrome 套件：「 Meet Transcript 」，可以在 Google Meet 視訊會議 期間自動將下面三種內容儲存到一份專屬 Google 文件中：

兩年前我在《 大腦減壓的子彈筆記術 》書中說：「 很多時候不是我們不會時間管理，而是我們沒有先把系統建立起來。 」經過了這兩年更多的工作經驗、更多的課程討論，我更確定這個重要的前提是有效的。

其實電腦玩物在 2018 年就介紹過這款工具：「 Whimsical 複雜想法用圖解簡單傳達：多合一可協作圖表工具 」，經過了 3 年， 「 Whimsical 」除了有不少改進外，最近重新使用，發現他的順暢度與「免費版就能實現的強大功能」，可以說是目前對一般用戶來說上手門檻低、又非常好用的流程圖、心智圖、設計圖等線上白板繪圖工具選擇。

雖然我從十幾年前開始就有列待辦清單的習慣，也有使用 To Do List 工具（參考： 待辦清單最佳化，用 To-Do List 建立有效時間管理方案 ），不過從 2016 年一月後，我開始實踐一個「每週列子彈行動清單」的新方法，而且這個方法一轉眼就持續了超過 5 年。

有時候想要了解歷史典故、鄉土故事，你是否會上 Google 搜尋一下？雖然這樣也能找到一些不錯的文章，但是如果有「專門的資料庫」可以進行搜索，才能更快速找到進階的第一手資料。

時間管理方法是科學方法，很多時候真正的問題可能和我們的感覺不一樣，需要一些實際的計算，才能找出解決真正問題的計畫。 例如有時候我們覺得自己好像工作時間不夠，但仔細一計算，或許就發現可能上網看新聞就花掉太多的時間。（可延伸閱讀： 工作愈忙愈要量化拆解知識性工作，讓企劃思考看得見才能提升效率 ）

今天 Google 雲端硬碟推出了一個新的小功能，我們可能不會常常用到，但需要的時候可以帶來很大的幫助，那就是「封鎖其他使用者」。 當特定用戶被封鎖後，將會造成下面的影響：

Evernote 上個月推出了「工作事項」的 to do list 集中管理功能後（參考： Evernote 10.15 推出最適合任務筆記邏輯的「待辦清單管理」全新功能！ ），現在又推出了一項重大的新功能：「行事曆（日曆活動）」。 在這個新功能中可以滿足幾種需求：

在「 Notion 」之後有許多生產力工具導入了 Block 的模組化版面，在「 Roam Research 」與「 Obsidian 」後反向連結蔚為流行。現在許多新推出的筆記、資料庫、專案管理工具都有類似功能，例如今天要介紹的「 Clover 」。

在這段期間，相信大家都更習慣不同的 視訊會議軟體 、 遠距協作工具 ，不知道大家是否同意，在遠距會議的過程中，視訊其實是其次，真正提升效率的關鍵在於有沒有方便的「遠端多人共同合作工具」，讓收集意見、產出結果、討論內容的步驟更直覺、更簡便。

「 BoldVoice 」是一款最新推出的英語練習 App ，有 Android 與 iOS 版本。和一般的英文學習 App 不同， 「 BoldVoice 」並非要讓你學會更多單字與句子，而是專注在「練習道地的英文發音」。

因為 Notion 的「 Database （資料庫） 」功能十分強大，不只是可以建立表格式管理，還有互相連結、過濾的功能，而其中的「 property （屬性）」設計也充滿彈性，甚至還有結合統計公式、程式碼運算的功能， 對於專業進階的使用者來說，花時間好好設計出獨一無二的「 Database （資料庫）」，可以建立許多自動化的工作流程。

為什麼用工具建立時間管理系統後，發現沒有真正提升效率？發現工具功能強大但自己的系統混亂？發現沒有動力去推動這個系統？或是感覺整理好了，卻不知道下一步行動是什麼？

更新： 新版 Google 雲端硬碟電腦版心得教學，如何管理與設定檔案串流 2017 年的時候， Google 將其雲端硬碟的桌面同步工具，區分成兩種版本的軟體：「 備份與同步 」（針對個人帳號用戶），和「 雲端硬碟檔案串流 」（針對企業版帳號用戶）。 經過了四年， Google 現在決定將分開的兩種桌面同步軟體，重新整合為一，命名為：「 Google 雲端硬碟電腦版（ Drive for desktop ）」 。

具有獨創性功能，也獲得許多人喜愛的知識庫、筆記軟體：「 Obsidian 」，最近終於推出了 Android 與 iOS App ，並且和其桌面端軟體一樣，提供免費下載與使用。

今天跟大家分享一個有趣、簡單的新軟體：「 SitApp 」，顧名思義，這是一款和「坐姿」有關的軟體。 開發者提到，他自己有坐姿不良的問題，於是在長期電腦前工作的狀態下往往容易背痛，於是他便想說，可以開發一款怎麼樣的軟體，幫助提醒自己「駝背了」、「坐姿不正確了」？