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2021 覆盤:有效實踐清空大腦,輕鬆管理第二大腦的 9 個關鍵技巧

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你覺得自己時間管理、工作效率的瓶頸往往卡在哪裡呢? 我常常在自己的 提升生產力相關課程 中詢問這個問題,而往往收到最多的答案都集中在: 「要處理的事情太多、太雜、太亂,又有很多臨時變動與意外。」 這個答案是很正確的,也是現在職場、生活中最常遭遇到的挑戰。但關鍵在於處理這個挑戰的方法,是希望現實中事情不再雜亂與變動?還是幫助自己建立一套管理這個現實的系統呢?後者,才是所謂的生產力方法、時間管理技巧。

Big Timer 針對上課演練、會議簡報設計的全螢幕線上倒數計時器

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如果你是一位老師 ,工作坊或上課時想要進行一些分組演練,希望演練時簡報畫面秀出一個大大的全螢幕倒數計時器,提醒演練學員注意時間。 如果你正在掌控會議的進行時間(包含視訊會議的時間) ,希望大家注意各自簡報的時間長度,並想用一個大家都能看到、聽到或注意到的倒數計時工具,在報告時間到達時請大家快速結束。 那麼,這時候有沒有適合的倒數計時器工具呢?

時間管理Q&A:不一定是沒時間?用時間顆粒度打敗拖延與干擾

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每一次在上 時間管理課程 的時候,常常會遇到有人提出這類問題:「工作上太忙碌了,所以真正重要的目標常常都無法推進。」、「太常被打斷、干擾,所以排好的計畫也往往拖延。」 這時候,通常我們第一時間的反應大多是:「如何減少干擾與臨時任務?」、「如何讓自己可以擁有更多更長的專注時間?」、「如何逼自己去做當下因為很累、很忙而不想做的重要事情?」

2021覆盤:如何用標籤管理上萬則筆記?Evernote, Notion, obsidian 都適用

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在上 時間管理課程 、 數位子彈筆記課程 時,我通常都會示範很多自己的真實任務筆記案例,這時候往往都會看到我在 Evernote 中利用標籤快速切換各種專案、任務筆記,非常便利。於是常常會有學員問我: 「如何利用"標籤"(Tag)來管理大量的筆記資料呢?」 今天這篇 2021 回顧,我想統整自己實驗、實踐、調整了 10 年以上的標籤運用系統,分享一個「標籤」整理的方法論,並且無論  Evernote  ,還是 Obsidian 、  Notion  這些擁有標籤(或類似標籤)功能的工具中,其實都可應用。

ZeroBlur 電腦畫面教學、簡報、視訊利器,一鍵把敏感資料馬賽克

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當你在 視訊會議 中要展示電腦網頁上的資料文件,但文件畫面中有部分資料不想被看光。當你透過展示電腦畫面進行某些網頁工具教學,卻需要馬賽克一些個人的私密資料。或者你正在錄製一段電腦上的網站教學介紹,希望影片中把部分資料模糊化。這時候,或許可以試試看今天要分享的這款「 ZeroBlur 」瀏覽器擴充套件。

2021覆盤:單純的筆記,累積的效力,分析四則案例的筆記法

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這兩年同時要兼顧小小孩的成長、工作上的多個專案、部落格寫作,以及課程的邀約,在時間上確實很難做到面面俱到,也難免犯了各種錯誤。在這樣的過程中,幸而多個面向的專案都還是逐步往前推動,也各有不同的新挑戰、新成績。 只是在每一個諸事繁雜的情境,每一個挫折犯錯的時刻,每一個尚未能做出成績的緩步當下,推動我繼續保持前行的,或許最重要的就是「筆記的力量」:

Google Docs 文件表格功能大強化,自動排序、固定標題圖解教學

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如果想要在 Google 文件(不是 Google 試算表)中插入與編輯表格,之前只有簡單的合併儲存格等功能。這時候如果有一些稍微複雜一點,但是又不需要動用 Google 試算表的需求時,就比較兩難, 到底要繼續在 Google Docs 文件上比較麻煩的處理表格,還是要換用 Google 試算表呢(但還有其他資料是在 Google 文件中,不想分開)?例如:

BookStash 零碎時間免費書摘閱讀,3分鐘讀完一本經典書籍論點

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可能是通勤時、等車時、喝杯咖啡時的零碎空檔時間,或許只有幾分鐘,不想(或沒辦法)做正經的工作,但也不想耗費在無目的的瀏覽上,這時候可以做些什麼呢?或許可以試試看「 BookStash 」這個有意思的網站服務, 翻開「 BookStash 」,隨意挑選一本書籍,就提供你可以在 3~5 分鐘內閱讀完畢的「書摘卡片」 ,讓你快速學習這本經典著作內的幾個重要論點、關鍵想法,打發這零碎空檔。

Pixlr 2022 經典線上修圖編輯器新功能,做動畫到 AI 魔術橡皮擦

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「 Pixlr 」是一個非常老牌而經典的線上圖像編輯工具,在當年許多線上修圖服務中,「 Pixlr 」以接近 Photoshop 的介面與功能(圖層、濾鏡、各種修圖工具),免費亦可使用,以及擁有中文版介面 ,成為不少使用者的線上修圖選擇。6年多年我也曾在電腦玩物寫過一篇專題介紹文章:「 免費中文線上影像處理軟體!神似 Photoshop 的 Pixlr 」。

時間管理Q&A:安排一個任務時間表的 4 個思考層次

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當我們臨時接獲一個幾天後要完成的任務,打開自己的行事曆,發現上面已經排滿了行程與會議,這時候, 我應該如何安排這個新任務中的時間表,才能相對容易的在時限前完成,並且不要干擾到原本安排好的重要活動或其他重要任務呢?

Zen Wireframe 極簡 Wireframe 線框圖工具,快速完成產品草稿圖

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要開始討論宣傳網頁的版面,要確認新產品網站的 Landing Page 規劃,或是要思考產品 App 初期的功能架構,還是任何跟設計初期的版面架構規劃有關的草圖需求,這時候都可以先畫出一個「 Wireframe 線框圖」, 在這樣的「 Wireframe 線框圖」中還不需要太精細的設計或真的做出功能,反而是先用簡單的線條畫出草稿,讓大家腦中的想法有一個基礎但具體的討論圖像即可。 這樣的「 Wireframe 線框圖」除了手繪,或是用任何可繪圖軟體(例如簡報軟體)製作外,也有專門的「 Wireframe 線框圖」工具。

5 種線上白板工具推薦,解決流程圖到腦力激盪的教學、會議需求

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今年許多的 線上課程 、線上會議中,「白板」是我很常使用的輔助工具,透過線上白板和與會者一起「協作流程圖」,或是快速在白板上收集「腦力激盪便利貼」,甚至可以透過簡單設計讓白板可以進行「問答題、選擇題」。還是把白板當成一種更直覺、更自由的文件,方便參與者(學生、同事)在上面一起貢獻內容。 而且不只有當下協作內容的好處,線上白板能夠把這些內容保存下來,課後、會議後,方便隨時回頭複習、檢視、整理資料。

Polymer 自動把 Excel 試算表轉成漂亮資料庫網頁,互動檢索更專業

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我們利用 Excel 或 Google 試算表整理了一份資料表格,例如一份網頁文章清單、一個影片資料表,想要把這份資料表格分享給他人參考前,擔心單純的表格資料看起來太陽春,或是希望有更多直接的互動檢索、圖像預覽功能。有沒有什麼工具可以解決這樣的問題呢? 「 Polymer 」就是一個可以解決上述問題的選擇,甚至可以把單純的試算表,直接變成一個可以互動檢索的圖像化資料庫網站。

[高效能職場筆記法-2] 整理任務雜亂資料前,想想我們如何執行任務

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前一篇 「 高效能職場筆記法 」 系列文章 「 為什麼要改變一天一頁、隨手記錄的習慣? 」 中,我提到了兩種筆記邏輯的對比:「(相對無效)筆記是照著發生時間寫 VS (相對有效)筆記是照著任務邏輯寫 」、「(相對無效)筆記寫的時候只想要記住資訊 VS (相對有效)筆記寫的時候同時去想未來怎麼行動 」。今天這篇文章,讓我們繼續深入探討職場筆記的撰寫邏輯,當我們開始改變分散的會議筆記習慣後, 那麼在「一則統整各種碎片資料的任務筆記」中,「這則筆記內」的資料邏輯應該怎麼整理與排序呢?

PicWish 免費自動修圖工具,照片去背、移除雜物、修復人像

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「 PicWish 」是最近頗受討論的一個線上的修圖工具 ,他最主要的功能是利用 AI 演算,幫我們自動完成多種修圖目的,例如 照片去背、移除照片中的雜物與人物、修復拍模糊的人像 等等。遇到這些需求,不需要繁複的操作,只要上傳原始照片,按下一鍵自動修圖,就能獲得成果照片。

designstripe 免費創作精美插圖,不需設計輕鬆合成各種情境圖庫

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當簡報、網頁中需要情境、故事性的插圖時,雖然已經有不少免費圖庫資源,但是固定的圖庫圖片不一定能滿足自己特殊的需求,例如配色、風格是不是跟自己的簡報、網頁一致,圖片中有些元素是否跟自己設定的情境相符,如果能夠更簡單的替換其中的一些素材、設計,這樣或許我們就能在既有的圖庫資源中,重新創作出符合自己需要的精美插圖。

zcal 免費設計漂亮的多人票選活動時間、個人預約會議時間網頁

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之前在電腦玩物中也介紹過幾款「喬時間」工具,這類快速安排會議時間服務,大致上又可分為兩種類型, 第一種類型是「提供他人可預約我的空檔時間」 ,用在讓他人預約會議、預約服務、預約個人面談等等需求上。 第二種類型,是「提供多人投票表決某個共同會議、共同活動時間」 ,用在決定部門會議日期、部門聚餐日期等等需求上。

2021覆盤:圖解我的 Evernote 任務提醒系統,不遺漏下一步行動

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當 Evernote 中的筆記整理邏輯,以一則一則專案任務筆記的方式建立起來了,那麼接下來如何做時間管理、時間提醒呢? 在每一則任務筆記中規劃該任務的行動清單,但是如何統整在不同筆記中的待辦清單呢?如何看出當下應該優先推進的任務呢?如何提醒自己這個時間點最關鍵的下一步行動在哪裡?

Notion 推出簡單表格功能教學,複製貼上表格不用再變成資料庫

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「在 Notion 中可不可以插入、貼上單純的表格呢?」 這是我之前在上 Notion 相關課程,或是撰寫 Notion 相關文章 時,常常有人提到的問題。雖然 Notion 的「 Database (資料庫) 」功能強大又有變化,但有時候,我們真的只是需要單純的文字數據表格而已。現在, Notion 正式推出新的「 Simple Table 」功能,讓使用者可以插入單純的表格,而不需要建立一個資料庫。

Google 文件內建請求核准功能,建立多人審查批准的簽核流程教學

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在 Google 雲端硬碟 上進行 Google 文件、簡報、試算表的協作,除了一起編輯、校對、統整內容外,真實的辦公室流程裡還常常會出現另外一種工作需求:「公文書簽核、合約審查、統計報表批准」, 而現在 Google 的文件、簡報、試算表工具,終於開始正式內建了可以「請求核准」的簽核功能。

Pichon 17萬 ICON 圖示統一打包成免費軟體,離線隨時複製貼上

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如果你在工作上常常需要使用各種 ICON 圖示,那麼可能也已經有一些慣用的 免費 ICON 圖示圖庫網站 名單,在需要做簡報、寫報告、設計宣傳圖像、製作視覺圖表的過程中,用來搜尋需要的 ICON 圖示,下載後插入到自己的內容中使用。但如果這樣的需求很頻繁,有沒有更簡單的工具可用呢?

活用 7 個 Google 日曆企業版的進階時間管理功能,讓工作更專注

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這一年多來,國外因為疫情而展開的 遠距工作 ,讓辦公室裡的時間安排增加了更多需求,例如需要更簡單的告知同事自己目前是居家、辦公室或在什麼特殊地點工作,當在家上班後也更需要能有一些隔絕干擾的專注時間,避免隨時都在線上討論而妨礙了工作效率。

架構愈簡單,整理愈簡單:談專案不斷變動時的工作系統整理方法

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那一天在 線上視訊課程 中,跟許多熱情的學員分享「如何架構專案任務的子彈筆記系統」 ,討論如何建立工作系統的邏輯與方法,課程獲得很棒的回饋與交流。而課程結束後,我又留下時間,繼續跟大家討論延伸的各種問題,這時候,有一位朋友問了下面這個問題,問題的大意如下:

Automa 讓 Chrome 瀏覽器自動化重複工作,不懂程式碼也能設計

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你日常的雲端工作流程、上網學習步驟,有沒有一些常常重複的繁瑣動作,想要更節省時間的自動化處理呢?那麼或許可以研究看看今天要跟大家分享的這款 Google Chrome 瀏覽器擴充套件:「 Automa 」。

Clarity notes 最簡潔快速的 YouTube 邊看影片邊寫筆記工具

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之前在電腦玩物中,我介紹過許多不同的「 看 YouTube 影片寫筆記工具 」,而今天要分享的另一款選擇,是目前我覺得做起 YouTube 筆記來最簡潔快速的工具。

如何統計工作時間,統計後又如何節省任務執行時間?

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在最近一次時間管理課程中,有學員提出了這樣的問題: 「 Esor 會如何統計工作時間?又如何在統計後最佳化(節省)執行時間呢?」

[高效能職場筆記法-1] 為什麼要改變一天一頁、隨手記錄的習慣?

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執行任務難免有很多臨時意外與零散資訊,工作時候本來就有很多會議與討論,我們為了不要忘記,準備一本筆記本,開始把這些事情記下來。不過,筆記是寫了,但為什麼這些筆記往往還是無法有效的拿出來利用,總陷入下面這樣的情況:

Google 文件「@插入選單」,快速新增表格、圖片、標題、待辦清單

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之前在電腦玩物介紹過:「 Google 文件朝 Notion 進化,推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能 」 ,在 2021 年, Google 文件陸續推出一些新的「內容格式(模塊、 block )」,其中一部份的概念看起來類似 Notion  ,可以快速在文件中插入像是待辦清單、會議筆記等模組,或是快速連結相關文件、行事曆內容。

Kaizen Flow 打開即用的專注音樂+番茄鐘線上工具

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在想要提升工作生產力的時候,我們可能會想使用一些輔助工具,例如播放一些可以 更容易進入專注狀態的背景音 ,或是利用 番茄鐘計時器 來加速效率。之前我在電腦玩物,也介紹過不少類似的工具選擇。

Canva 免費影片剪輯線上工具,讓設計動畫影片跟做簡報一樣簡單

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  「 Canva 」作為一款最知名的線上設計工具,從初期設計海報、卡片,到設計各種社群行銷圖片,乃至近年來發展出設計商務簡報圖表的工具,不斷推陳出新,也成為愈來愈完整的圖像設計服務。

Erase.bg 照片自動去背工具,目前免費、免註冊、可下載原解析度

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照片、圖片自動去背的線上工具、軟體已經很多了,之前在電腦玩物中也介紹過不少選擇。而今天之所以再跟大家推薦一款, 是因為這個最新推出的「 Erase.bg 」線上照片去背工具,目前是開放免費、免註冊就可直接使用,並且去背後還可下載原始解析度的圖檔 ,獲得高畫質去背照片。

Slash 第一款幫你專注心流執行,而非堆積煩惱的待辦清單軟體

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通常的待辦清單軟體,設計目的是可以幫我們盡可能地收集、排程、分類大量的任務。但是累積了大量任務是一回事,能不能有效的執行完成是另外一回事。 一旦待辦清單上反而因為堆積了許多未完成事項,變成我們的煩惱清單,這樣反而適得其反。

利用 Google 表單新功能,設計可以累積修正的健康習慣、工作日誌

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利用 Google 表單 設計一些「特殊需求的數據追蹤工具」,是我在電腦玩物上分享過很多次的方法 ,簡單的設計,就能自己完成一個有用的記錄 App:

Mergo 合併 Google 試算表與 Gmail 寄送客製化郵件,還可附加檔案

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之前在電腦玩物介紹過幾款好用的「 Gmail + Google 試算表合併列印郵件」工具 ,透過這樣的功能,我們可以把 Google 試算表中的人名等不同關鍵字,替換到從 Gmail 寄出的大量郵件中,讓每一封郵件看起來更加客製化:

Sidedrive 升級 Google 雲端硬碟側邊欄,如 Notion 般快速切換文件

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一直以來都會有讀者問我說:「 Esor 平常很推薦像是 Evernote 、 Notion 這樣的筆記資料庫工具,但是我覺得 Google 文件就很好用,如果我用 Google 雲端硬碟來當作筆記資料庫,是否也可以呢?」

如何提升會議效率、避免時間失控的 7 種開會技巧與案例分析

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在工作流程中,會議是不可避免的,有時候我們為了解決某些關鍵問題、建立專案的共識,或是更具體的討論出團隊的下一步行動,一場會議比來回反覆修改、確認更有效。但是,太多會議的現況下,如果又常常有會議超時,或是常常有會議超時還討論不出結果,那就是職場上讓人十分痛苦的事情了。

Google 試算表、 Excel 自動編號的 4 種函數教學,與案例範本下載

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最近因為要做一些試算表上的資料整理、工作切分,所以有了「連續遞增編號」的需求,例如把大量的名單加上特定編號,或是把影片腳本的分鏡加上編號等等。 雖然試算表左方都有「列」的預設編號,但那通常不是我們需要的項目編號,因為還要去掉像是開頭的欄位名稱、說明格等等。而且最好能自動化,即使我改動列的順序也都能自動重新編號。

把 Notion 資料庫變成線上問卷表單,像 Google 表單與試算表般容易

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用「 Google 表單」結合「 Google 試算表」,除了可以設計出線上問卷、報名表格,還可以轉化成像是共同記帳、任務回報這樣的協作流程,而且非常簡單易用,輕鬆就能獲得自己需要的統整資料庫:

我如何在 Evernote 持續 4 年寫下與管理 500 篇孩子成長日記?

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這是在 筆記課程、時間管理課程 中都常常有朋友問我的問題:「Esor,剛剛看到你秀出來的筆記記錄中,有大量的育兒筆記、孩子成長日記,讓我看得很感動,原來寫筆記可以寫到這樣。」但通常接下來會開始出現三種提問:

ImTranslator 最好用中英對照翻譯利器,也能翻譯 Evernote 外文工作筆記

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我在電腦玩物前幾年有推薦過一款支援 Chrome、 Firefox、 微軟 Edge 的翻譯工具:「 ImTranslator 」。 瀏覽器上的網頁內容、單字翻譯工具雖然很多,不過「ImTranslator」有一個我非常喜歡的特色,就是可以在瀏覽器內翻譯網頁時,翻譯出「中英對照翻譯的文章」 ,方便我們在原文、翻譯文字之間互相參考。

Weje 媲美 Google 白板免費簡單協作,更有無限大畫布、心智圖連結與便利貼回收筒

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這幾個月來,許多 企業內訓課程 都改成線上課、遠距教學模式,於是上課過程中,有一個可以讓大家一起腦力激盪、分享意見的「線上白板」,是非常有用的教學工具。目前我自己在上這類課程時最常使用的白板工具是:「 Google Jamboard 白板 」。

Google 試算表 3 種篩選器教學,共用者可依各自需求過濾排序資料

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Google 試算表中有許多篩選、排序資料的功能,包含了:「篩選器」、「篩選器檢視畫面」、「篩選器控制項」 ,這三種工具各有什麼特色,又適合用在哪些不同的需求情境中呢?今天這篇文章,跟大家分享這三種排序、篩選功能的比較與教學。

來自 Google 生產力專家免費電子書的 5 個時間管理技巧建議

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Google 最近分享了一份免費電子書檔案,任何人都可免費下載。 這份 PDF 電子書由 Google 的執行生產力顧問 Laura Mae Martin 撰寫,整理她多年來協助 Google 員工提升工作生產力所發展出的幾個有效技巧。

新版 Google 雲端硬碟電腦版心得教學,如何管理與設定檔案串流

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最近電腦端的 Google Drive 雲端硬碟桌面同步軟體正在進行更新,如果有安裝之前「備份與同步」軟體的使用者(例如我),會自動收到更新通知,照著通知步驟執行,就能完成新版「 Google 雲端硬碟電腦版」軟體的替換。 

Tango 革命性自動截圖、步驟圖解工具,取代傳統截圖、螢幕錄影

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截圖工具到處都是,甚至像是 Windows (Win + Shift + S )、 Mac 都有內建截圖 功能,簡單、免費的螢幕錄影工具也十分常見。對於想要製作步驟圖解教學的人來說,要找到工具滿足需求並不困難。

Timecap 設計養成習慣達標追蹤工具,你的好、壞習慣計時計次器

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之前在電腦玩物上已經介紹過不少生活習慣養成 App ,甚至最近我自己的反思是:「 如何設計有效的生活習慣,從數字思維到目標思維 」。不過,在最近的一些課程討論中,也有朋友跟我說到數字還是有效的,或許數字不是最終目標,但可以是養成習慣過程中的激勵與調整。

Moodly 按下提升工作專注力的自然環境聲音開關,值得常駐書籤列

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今天跟大家分享一款「自動產生自然環境音效」的線上工具,這類工具通常用於我們需要專注、放鬆或提升生產力的工作環境中 ,比起音樂歌曲,這類環境聲音更能讓我們融入到某種聚焦情境中,在心情上隔絕外界的干擾。(可延伸閱讀: [習慣力-14] 你不一定需要安靜的工作 )

PNG Repo 免費下載 30 萬高解析 ICON 圖庫,強大搜尋、支援商用

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今天跟大家分享一個最近發現的超大 ICON 圖庫搜尋網站:「 PNG Repo 」 ,除了號稱有超過 30 萬個以上的 ICON 圖示、插圖可以 「免費下載」 ,而且下載後的圖檔都是 512 * 512 的 「高解析圖示檔案」 ,甚至也可以下載向量圖檔自行調整。

Trello 免費開放無限新增強化功能,讓你自訂卡片功能、看板檢視

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兩個禮拜前, Trello 推出了新的免費版、付費版訂閱計畫,其中對大多數用戶最有用的改變就是: 原本 Trello 免費帳號只能在一個看板開啟一種強化功能,但新規則中免費版用戶可以無限制的在看板中使用「 Power-Ups (強化功能) 」 。

Google 文件一鍵插入「會議記錄」快速筆記新功能如何開啟教學

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之前在電腦玩物分享過:「 Google 文件朝 Notion 進化,推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能 」,當時有許多新功能都還在陸續更新,我也是在之後幾個月才慢慢體驗了其中某些很有用的功能, 其中就包含了今天要跟大家分享的「會議記錄( Meeting Notes )」這個快速筆記範本。