電腦玩物

誤解兩分鐘法則，常把人帶進愈做愈花時間的循環 在上 防彈筆記法 的課程時，我常常會收到這樣的問題：「esor，我的生活和工作中都是一些臨時的、雜亂的瑣事，並沒有什麼很明確的專案和目標。這樣一來，各種交辦不如想辦法當下、快速處理更快，我還需要利用筆記做紀錄，建立自己的工作系統嗎？」 GTD 不是說：「2 分鐘就能回的，立刻處理，不要推遲。」一個簡單交辦，快速在郵件回應就當結束了，還要多做紀錄，不是要多花一些力氣與時間嗎？ 我的經驗是： 「快回覆 ≠ 不記錄。」兩者不相違背，前者是幫助自己不拖延，後者是幫助自己節省未來工作時間，可以同時進行 。 反而我常在工作現場看到許多忙碌工作者，努力追著各種交辦，在郵件、即時通中快速做著各種回應： 把「溝通系統」當成自己的「工作系統」，最終資訊分散、版本不一致、重工率高，陷入愈做愈花時間的循環。 之前「 不快速回訊、不整理郵件，專注任務筆記，才是最聰明的整理術 」這篇文章也分享過同樣的問題點， 而今天這篇文章，我想分享自己的「快速紀錄」技巧。 許多朋友認為只有在處理大專案時，才需要系統化管理。如果我沒有要做什麼「重要的事」，就不需要建立個人整理系統。然而，即使是處理瑣事和臨時任務，也可能遇到下面情況： 我處理一個包裹寄送，快速回應完，接下來發生什麼臨時意外，都兵來將擋，水來土淹，總之「回應完，就當處理好」，沒有額外花時間整理。 但簡單的事情往往會出現比我們想像更混亂的狀況。假設對方需求做了幾次改變、臨時發現需要申請額外單據，這時需要確認一下之前的處理狀況。 如果我們前面只是隨手把事情回應完，就會導致自己要花掉非常多時間回頭去雜亂工作流程中去找資料，說不定還會漏掉一些關鍵訊息。 於是事情變得「愈做愈花時間」，「愈執行愈混亂」。尤其當沒有大專案，手邊都是雜亂臨時事件的時候，只要有兩三個任務發生上述情況，工作流程就可能陷入漏東漏西，花掉更多時間在重整資料的情況。 這時候最有效的方法，其實是隨手就把目前處理的資料、回應的步驟，都「快速記下來」，累積在一個任務、一則筆記當中（防彈筆記法的核心原則）。以後這個任務出現任何變動、狀況，我只要搜尋關鍵字回頭確認即可。 這些任務平常看似微不足道，但累積起來的意外狀況，卻足以讓我們焦頭爛額，直接影響著我們的效率和工作品質。 這時候當然需要建立工作系統。 所謂的目標化、系統化管理，不是要去尋找什麼厲害...

最近在一堂 防彈筆記法 課後，有位學員來問我：「打造個人的第二大腦系統很棒，但我常常要在手機上工作，沒有電腦那麼方便，這時候就會覺得建立系統變得很麻煩，怎麼辦？」

最近在「 防彈筆記法 」課程中，有學員問我：「看到簡單的郵件或訊息，快速回應掉就好啦！為什麼還要整理成筆記？」 我也常常觀察到身邊許多工作者，很習慣隨時拿出手機，打開郵件、即時通訊軟體，開始不斷的快速回訊，這個討論串回完，就切換到下個討論串。因為很多人這樣做， GTD 也說兩分鐘可以處理的問題就快速處理掉，看似合理又正常？

資料、筆記之間最好的「連結」關係是「任務」，而不是屬性、相關性 ，這也是在 AI 時代擁有大量自動分析資料工具後， AI 依然無法為我們代勞的整理技巧。也是幫助你不再努力分類、標籤、連結後，還是出現「用不到」、「找不到」、「只是蒐集沒在用」的狀況。

在 AI 可以幫我們生成內容、整理資料的新時代，我的個人筆記還有價值嗎？如果有，我到底該記什麼、怎麼記？我建議把重點放在「任務 / 經驗」而非「資料 / 知識」：

你是否也曾經想建立一套有效的第二大腦筆記系統，一開始確實充滿熱情、花了時間把系統架構做好，接下來卻總是在忙碌之中半途而廢？你是否也常常兩天打魚三天曬網，覺得要維持做筆記的習慣實在太困難？其實真正的問題，是我們把筆記流程設計得「太過複雜」，導致每次要做筆記時都覺得麻煩，最後自然就會放棄。

一直以來，我研究筆記工具、第二大腦的目標，都是建立一個可以維持 10 年以上的系統。（參考： 筆記，累積的效應，2024 開始撰寫我們的第一則 10 年筆記 ），而透過真正長時間持續累積，我慢慢體悟到：

每次開始專案流程、撰寫文章報告，每天早晨重新規劃行程、進行運動鍛鍊時， 你是否經常發現自己在重複規劃任務的筆記格式？我們日常許多任務都是有重複性的 ，例如專案規格、課程計畫、部落格文章架構、旅行準備清單，或每日習慣養成的記事，其實有固定的步驟、版面、基本邏輯，若是每次都要從頭開始，就讓工作失去應有的專注與效率。

如果你的第二大腦常常越整理越混亂，或在大量資訊中難以行動，覺得筆記越做越多，但效率反而下降？這代表你可能陷入了「認知超載」的筆記陷阱。 這篇文章將帶你用三步驟減少認知負載，並在需要時精準運用資料，完成輸出。

  你是不是也有這種經驗？下載了很多習慣追蹤 App，設置了提醒，每天打卡，但一兩個星期後就放棄了？或者你試用「21 天養成習慣」的方式，卻感覺自己只是在機械性完成任務，依然沒有真正的改變？如果習慣養成不是靠提醒與數據，那麼更有效的方法是什麼呢？

筆記越記越多，卻越來越難找到實用的內容？你是否浪費了大把時間整理從未使用過的資料？其實很多時候： 「放下資料，不整理」，就是最有效的整理方法。 就像「精實管理」中強調的：「需要的東西，在需要的時候，只提供需要的量。」減少庫存、人工的額外浪費。當我們在打造個人第二大腦時，也可以把握這個整理原則。

在 第二大腦 中，知識和資料管理固然重要，但更關鍵的是有效捕捉、整理自己的經驗，因為「經驗」才能被反覆利用。 這篇文章將教你如何捕捉經驗，建立一個真正能夠解決問題、提升效率的經驗筆記系統。

最近我收到一位《 高效人生工作法圖解 》讀者的提問，分享了一個困擾：他正在挑戰連續 30 天發表短文的目標，但上週六卻因為去看演唱會而完全忘記了這件事，導致挑戰中斷。雖然他在行事曆中排好演唱會的行程，也在待辦工具上設定了每天晚上 8 點 30 分撰寫文章的提醒，但當演唱會當天提醒出現時，他已經在現場，無法處理發文任務，結果計畫被打斷了。

在多年來持續保持著很重度的寫筆記習慣，也用了許多的筆記工具和方法後， 我自己最終都會回到相對簡單但有效、反璞歸真的選擇上。所以，大多數時候我使用的筆記方法就是最單純的「清單筆記」。

我們需要建立的不是事後整理的工具系統，而是執行的工作流程。 如果工作流程掌握了有效的步驟，那麼事後整理的時間可以降低到最少，自然的建立起自己需要的執行系統。如果要在工具、整理上花費太多時間，這個系統反而更容易陷入自我滿足的困境，卻不一定可以有效幫助自己完成目標。

在「 防彈筆記法 」中，我特別強調「一個任務一則筆記」的邏輯，把資料、想法、行動等等碎片集中在任務筆記，依照任務的執行邏輯來排序，因為在大原則上， 無論時間管理、知識管理，最後的目的都是要完成「任務、專案的成果」 ，成果最重要，執行過程要以成果為中心來管理，而不是根據零散的資料或待辦來管理，才能更簡單的建立聚焦目標、掌控過程、保留經驗的系統。

感謝許許多多讀者朋友這兩個月來持續對《 高效人生工作法圖解 》 新書的支持，除了有好成績外，更讓人開心的是在讀者社群有很多很棒的討論，而連續三場的新書 QA 活動也順利落幕了，我和趙胤丞老師一起在線上解答了許多讀者提出的問題。

前幾天颱風夜，《 高效人生工作法圖解 》進行了一場新書讀者 QA 線上活動，沒想到還有將近 50 位朋友上線，我們也一一回答了讀者提出的問題，其中有一個問題是：「先記錄工作時的步驟跟想法在當天的journal（利用 heptabase ），但下班後就很累，就不想處理，等到週末累積更多資料後更不想動，結果就是好多暫存資料分散在 Journal 中，這要怎麼辦呢？」

這一年來在許多堂 ChatGPT 與 AI 工具課程中，總會有學員問我： 「 Esor 那麼熱愛寫筆記，那會利用哪些 AI 功能或工具在寫筆記這件事情上呢？」今天這篇文章將介紹我會如何利用 AI 工具提升筆記效率，幫助自己更好地管理任務和資料。 其實，最一開始的時候，我會覺得 「自己動手寫筆記」 才是筆記，所以反而刻意沒有深入研究 AI 筆記的特殊應用。（延伸閱讀： 連續寫了 101 則每月待辦清單，為何我仍堅持手動撰寫子彈筆記？ ）

上禮拜透過新書《 高效人生工作法圖解 》，和瓦基一起舉辦了 線上直播活動 （接下來七月到八月還有多場專家對談可以報名喔！），活動中瓦基提出了一個主題： 「每個人都是知識工作者。」 他提到了任何工作，都有知識的層面需要學習、梳理、實踐，知識會幫助工作做得更好，那麼大多數人在工作上其實都需要知識管理技巧。