如何在繁忙中打造高執行力、長持久性的個人知識管理系統?



在上「防彈筆記法」課程時,常常接收到類似問題:「Esor 你是不是每天要花很多時間寫筆記?或者晚上要空出時間整理筆記?」、「透過筆記建立工作系統看起來效果美好。但工作已非常忙碌,還有時間做這麼完整的筆記規劃嗎?」、「雖然建構出第二大腦能提升效率,但會不會在建立過程就花掉許多時間?」在繁忙工作生活中,我們還有力氣和時間去建構第二大腦嗎?雖然系統和工具起來都很好,但真正的問題可能在於我們沒有強大的執行力去完成

這樣的困境,往往來自我們對「整理」、「系統」的預設心態,其中有幾個可以反思的問題:

  • 建立第二大腦系統,真的需要花很多時間嗎?
  • 要建立完整的工作規劃流程,真的需要額外空出時間整理嗎?
  • 要能建構並保持自己的個人知識管理系統、專案管理系統,真的需要強大執行力嗎?

這正是「防彈筆記法」這套方法想要解決的問題。(還可以搭配這篇文章,一起思考:我對「生產力成癮」的更完整看法擺脫生產力成癮,別再為效率而筋疲力盡,我的5個真實案例分享




2024/2/5 更新,拍攝了一段影片,介紹 PAA 結合防彈筆記方法,歡迎參考:




2024/3/8 新增「如何開始撰寫 10 年累積型筆記」的影片解說版本






我們覺得建立系統似乎需要花很多時間和力氣,想讓系統完美往往反而更無法長久堅持。甚至常常在建構系統的過程中,花了很多時間,卻沒有真正推進任務的效益,還拖慢了任務進度。(延伸閱讀:面對拖延糾結、恐懼沒時間,我幫助自己進入心流靠一個關鍵步驟

但是「防彈筆記法」的邏輯卻認為:

  • 要把最多時間花在任務執行,整理只要簡單且可行就好。
  • 不要額外花時間整理,執行的當下就可以是整理。
  • 讓步驟簡單可行,就能有執行力,而且可以長久維持。

例如,就算相對複雜的 Notion 系統,我們也可以簡單化管理,而不一定要建構繁複的系統架構:「打造 Notion 防彈筆記系統教學:建立大腦防護罩,抵抗混亂工作」。





「Esor 你是不是每天要花很多時間寫筆記?是不是每天晚上要空出時間整理筆記?」答:「隨手筆記,就是最佳整理。」

我實際上沒有安排時間單獨整理筆記的習慣。我不會每天晚上刻意騰出一小時來整理當日筆記,也不會每個週末計劃兩小時回顧一周筆記。因為對於多數人來說,這樣的整理習慣實際上難以做到。

晚上已經筋疲力盡,週末可能需要花時間與家人相處或外出休閒。即使有意回顧並整理筆記系統,可能已經忘記了數週前進行任務時的細節。這樣偶爾進行的筆記回顧,非常困難,需要花費更多時間,而這些都使得整理筆記習慣難以持續,甚至難以執行。

然而,如果不進行筆記整理,我們又該如何維持第二大腦系統的健康與有效運作呢?

因此,我的習慣是在執行任務的同時進行筆記整理。

舉例來說,當我在進行一個產品專案設計的過程中,我會同時開啟該產品的專案筆記。在專案筆記中,我會確認接下來要執行的任務,任務進行過程中可能會產生一些文件,或者引發一些新的想法,這時,我會直接將這些資料和想法,寫入已經在旁邊打開的專案筆記中。這樣做只需花費大約10到30秒的時間,並且這個行動之後不需要額外整理。




當下次我需要執行任何任務時,只要打開相應的任務筆記或專案筆記,我自然能看到該專案目前的進展狀態,以及上次留下的資料片段和行動計劃,這樣就可以繼續推進專案任務了。




什麼是隨手整理的實際流程?例如:

  • 我最近在進行一項產品校對的任務。在校對過程中,我會開啟我的任務筆記,確認之前累積的校對重點和細節,並將它們融入這次的校對流程。
  • 但在校對時,我可能會想到一些後續需要再次確認的細節。這時,我會花大約十秒鐘的時間,將這些想法記錄在已經打開的校對任務筆記中。
  • 有時,我可能會在這過程中接到一通電話,這通電話可能是關於另一項任務的某些細節。通話結束後,我會立即開啟對應那項任務的筆記,並在大約三十秒內記下交代的細節。這就是所謂的隨手整理。

這種隨手整理方式讓我不需要額外花時間在每天、每周或每月的固定時段做整理。所有任務所需的資料碎片、想法與行動計畫已經隨手記錄在各自的專案任務筆記中。如此一來,當執行這些專案任務時,自然可以順利進行。

這就形成了一個穩固的系統,不需要投入大量時間去整理,就能保持其效率與穩定性。




「工作已經非常忙碌,還有時間做好這麼完整的筆記規劃嗎?」答:「持續累積,日久自然就有完整規劃。」

在課堂上,我常展示自己在不同工作專案和生活目標中使用的專案筆記,如婚禮規劃、育兒成長計畫、產品專案、課程研究計畫或技能學習專案。我的朋友們經常對這些專案筆記中精細且完整的規劃結構,以及大量的筆記連結感到驚訝,並好奇一般人如何有時間和精力去進行這麼詳盡的筆記規劃?(延伸閱讀:2023 試試看這樣記錄理財、飲食、運動筆記,把流水帳變成目標




然而,這其實是一個誤解。筆記是從無到有的過程:

即便每天只新增一百個字的紀錄,一個月後它們也會累積成為一份三千字以上的專案、任務思考筆記。同樣,如果每天增加一項可行的行動,一個月後我就擁有三十項有效的行動計畫。

當別人看到我展示的專案筆記範例時,他們看到的可能是我已經完成,甚至累積五、六年以上的專案成果,他們會對這其中的詳細性感到震驚,但往往忘記了這一切都是從零開始建立起來的。




有些朋友會問我:「Esor,如果你需要花時間去先寫好筆記的規劃,那這樣會不會讓你說的工作進度反而無法有效地推進呢?」這實際上是另外一個很大的誤解。我很少做所謂的規劃筆記。當我要執行一個專案任務的時候,很少刻意花時間對著一張空白的筆記,然後想要從0到100去制定一套這個專案任務的規劃。

長期追蹤電腦玩物文章的朋友,甚至應該也知道,我常說自己實際上沒有做年度目標規劃的習慣,但這不代表我做事情沒有目標,沒有專案。

反而,我有很強烈的專案和目標的思考,我只是不刻意花時間規劃。

這是什麼意思呢?其實我是用累積來取代規劃。當我要開始一個目標,我確實會開啟一則專案筆記,但這個當下,我只會把目前腦中可以想到的目標想法記錄下來就好,也就是我不刻意去做規劃這件事情,不刻意去把我現在沒有想到,沒有感覺的事情刻意要把它擠出來。(延伸閱讀:停止花太多時間做計畫與整理,執行就是你的計劃

但是,一旦我建立了一則專案筆記,或許它一開始真的只有一百多個字,但是有可能今天、明天、下個禮拜,在做其他事情的時候,腦中湧出了對這個專案的某些想法,這時候結合前面隨手筆記的原則,把它快速記錄到這個專案筆記中。

就在這樣日積月累、積沙成塔的過程裡,我的專案筆記就慢慢從一百個字累積到數千個字,甚至常常累積到上萬個字,因為常常在修改,而愈來愈完整。就像我之前曾經分享過的一篇文章,我每天比起新增筆記,實際在做的是至少更新三十則以上的筆記,也就是我每一天至少會在三十個專案和任務中累積新的內容。(參考:每天新增30則筆記?還是更新30則筆記?兩步驟建立穩定筆記系統

就是這樣子的累積精神和更新技巧,我的那些專案任務會逐步成長為一個完整的結構,但它絕對不是一開始刻意花時間去做規劃整理。





「如果要隨手做筆記,是不是需要強大的執行力,才能養成習慣?」答:「做最簡單但有效的步驟,簡化才能長久。」

前面提到了隨手筆記和逐步累積,自然就會完成一則又一則完整有效的專案筆記,也建構出一個有效的個人知識管理「第二大腦」系統。但要隨手記筆記並持之以恆,日積月累地整理,這難道不需要龐大的執行力和高度的專注力嗎?從另一個角度來看,雖然這看似不花時間,但這好像也是一般人難以做到的。

所以,這時候,我們就要想辦法把這種隨手累積的步驟設計得足夠簡單,簡單到我真的能夠隨手執行。

什麼是「簡單到能夠隨手執行」呢?我自己會進行以下幾種設計:

第一,我只要把碎片化的想法行動放到它需要的任務專案筆記中就可以了。

仔細想想,這個步驟其實簡化到只需要打開任務頁面,放入一條資訊,就這麼簡單。這意味著,比如額外設定參數、分類、設計標籤、各式各樣的整理或美化等,我都不去做。我只做最簡單但最關鍵的事情:把碎片放入任務筆記,這一個動作簡單到我可以馬上執行,但已經足夠確保我之後確認任務時不會漏掉任何細節。

既然這麼簡單,它就能幫助我有效地維持這個習慣,因為它不是那麼困難,不會佔用我額外的時間,甚至不會干擾我的工作狀態和進度,但效果卻是足夠的。(延伸閱讀:為什麼我的生產力工具或系統執行起來總是缺乏動力?也容易放棄?



在我的防彈筆記法中,另一個重點是刻意將維護系統的方法設計得也簡單但足夠有效。

我非常提倡利用搜尋功能來找到所需的專案和任務筆記。

這表示,即使我沒有複雜的分類系統,即使我不花時間去維護和整理這個系統,甚至不刻意去創造許多手動的連結和分類,只要通過搜尋就能夠找到目前在工作生活中所需要的任務筆記,並且這些筆記中包含了我隨手累積的資訊碎片,那麼這個系統就是有效的。(延伸閱讀:你如何記得寫過什麼文章?我建立大腦輔助搜尋系統


為什麼要如此刻意地簡化?目的是為了讓我能夠長期維護這套系統。

  • 如果系統需要我每天花時間去調整和維護,一旦我忘了做這些工作,系統就會變得混亂,難以查找所需資料。
  • 或者,如果我的系統有非常繁瑣的分類,每次加入一條資料都需要很多設定和調整才能融入系統,那麼維護這個系統的個人時間成本就過高了。

在這種情況下,大多數人實際上沒有那麼強的執行力、專注力,或者簡單地說,沒有那麼多時間去維護一個複雜的系統。即便換了更厲害的工具,也無法保證能夠持續使用,反而可能因為工具太過強大,導致我花更多時間去維護它,這樣就更難以建構起有效的「第二大腦」系統。





小結:

維持有效的第二大腦系統,核心在於簡化流程,減少個人執行力和專注力的消耗。

在防彈筆記法的系統中,強調隨手紀錄重要碎片,並透過簡易的方法,直接搜尋而非繁複的分類,來有效地存取這些資訊。這樣的設計理念降低了維護系統的時間成本,又避免了系統因過度複雜而造成的維護障礙。

建立一個高效的個人知識管理系統,應便於隨手記錄,並易於日後回顧,這樣才能夠長期維持,而不會因為系統維護的負擔而放棄。

關於防彈筆記法,歡迎延伸閱讀:


大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:如何在繁忙中打造高執行力、長持久性的個人知識管理系統?

留言

  1. 圖中的目標筆記該不會是 Esor 的新書?!?!太期待啦!!!
    作為防彈筆記法一書的讀者,我想稍微給點有關新書的建議 😅😅

    如果書中能舉出實例的話效果肯定相當好,我在閱讀防彈筆記法時抓不太到要領,直到觀看老師的「個人數位生產力」課程才豁然開朗(這不是說書寫得不好,我的意思是書有些地方寫的不是很直觀),雖然我能理解在書上恐怕很難呈現,但我認為這是一個值得考慮的地方!

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  2. 隨時隨地寫筆記,簡化流程,不刻意去整理筆記。

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