Microsoft Teams 圖解教學：免費視訊會議、遠距工作提升效率

在前幾天的「Zoom 免費100人視訊會議、遠端控制、白板錄影完整圖解教學」一文中，有朋友問到：「那麼微軟的 Microsoft Teams ，和 Zoom 相較，哪一個更好用呢？」我答應那位讀者，會徹底研究一下微軟的 Microsoft Teams，而這篇文章，就是我測試研究後的分享。

以結論來說， Zoom 是專業的視訊會議軟體，在視訊會議的功能豐富性、穩定性上，都更加優勝。微軟的 Microsoft Teams，本質上是一個團隊溝通討論的平台，只是也內建了視訊會議功能，加上各種擴充應用：

可以讓 Microsoft Teams 成為團隊遠端工作的一個管理中心。

2016 年推出的 Microsoft Teams ，是微軟想要和知名的同類工具 Slack ，一起競爭企業溝通協作的市場。一開始是打包在 Office 365 的企業套裝中。

不過在 2018 年後， Microsoft Teams 也開放免費版，一般擁有微軟帳號的使用者（例如你的 OneDrive 帳號、 outlook 帳號），也可以免費註冊使用。

今天這篇文章，我想分享如何更有效率運用 Microsoft Teams ？如何建立更有效率的工作流程？

各種視訊會議工具參考：

• （比較總表）Webex, Teams, Meet, Jitsi 8款視訊會議軟體需求測試比較表格
• Zoom 免費100人視訊會議、遠端控制、白板錄影完整圖解教學
• Microsoft Teams 圖解教學：免費視訊會議、遠距工作提升效率
• LINE 視訊會議圖解教學，直播、分享螢幕畫面、200人群組視訊
• Google Meet 視訊錄影、白板簡報、遠距教學的11個必學功能
• Jitsi Meet 視訊會議教學：免費無限時間、共享桌面、會議錄影
• Skype Meet Now 免費、免帳號、免軟體的視訊會議＋即時通
• Cisco Webex 免費視訊會議教學：圖解主持人權限、共用畫面
• BigBlueButton 為遠距教學設計的視訊軟體，分組討論圖解教學
• Facebook Rooms 新版視訊會議，多人螢幕共享、免帳號加入

一，如何免費註冊？

如果你是想要從頭開始，申請一個 Microsoft Teams 帳號，那麼可以先打開這個「 Microsoft Teams 註冊登入的網站」。點擊免費註冊，或是登入，就可以開始使用。

這邊其實也不是要我們註冊新的帳號，而是要「連結原本的Microsoft 網站帳號」，有時候你使用的微軟帳號不一定能通過，但如果像是 outlook.com、 hotmail.com 的帳號，應該就可以。

註冊時，他會詢問你想要用來幹嘛，建議選擇「公司用」（因為如果你選擇個人用，會導引你去下載 Skype ）。

免費註冊後，我們的 Microsoft Teams 將可以獲得幾個主要權限：

• 免費帳號，組織最多可以加入 300 人。
• 每一位組織的使用者，擁有 2GB 的上傳檔案空間。
• 但是整個組織的總空間是 10 GB 。
• 目前因為疫情的關係， Microsoft Teams 內建視訊會議的人數似乎也沒有限制。

意思就是：

你的公司、團隊，就算不使用 Office 365 。也可以用個人的微軟帳號，免費創建一個 Microsoft Teams ，供小型企業、團隊使用。

二，組織：邀請公司成員加入

註冊一個新的 Microsoft Teams 後，一開始就會要我們建立「組織」的名稱。

組織，可以想像成是你要管理的公司企業：

• 把公司的人都加入你在 Microsoft Teams 建立的組織。
• 之後每個人可以根據專案、部門，區分不同討論區。

要邀請其他人加入你在 Microsoft Teams 的組織，可以打開右上方帳號頭像處的選單，在［管理組織］頁面，點擊右上方的［邀請人員］。（要注意，只有組織管理員，才有這個選項。）

最快的方法，就是［複製連結］，把這個邀請加入組織的連結，提供給其他人。其他人點擊連結，登入自己的微軟帳號，就可以［準備］加入你的組織。

為什麼說是準備呢？如果大家使用的微軟帳號不是在同一個網域，那麼組織的管理員，就要到下圖［邀請人員］的同樣畫面中，點擊［待處理要求］，確認這些申請加入組織的人員。

三，團隊：建立小組討論區

Microsoft Teams 本質上是一個工作溝通管理平台。它的核心在［團隊］這個管理頁面。

我們可以根據公司內的不同部門、不同專案、不同工作需求，建立「分門別類地討論頻道」。這樣一來，公司內的不同群組可以快速交流，但是訊息不會混在一起。

• 團隊：可以想像成公司內的不同部門、不同合作小組。
• 頻道：在某個部門、某個小組下，不同工作需求的聊天室。

一個 Microsoft Teams 組織，可以建立多個團隊，讓每個部門小組有自己的討論區。

每個團隊下，可以建立多個頻道。讓部門小組內，可以根據工作需要，區分更精確地討論分流。

讓我們來看看如何操作？

打開左方的［團隊］頁面，在中間清單最下方點擊［加入或建立團隊］，透過右方的［建立團隊］，可以開始新增小組。

團隊小組，可以有三種不同的權限設定：

• 整個組織：所有在公司的人，都「自動被加入」這個團隊。
• 通常用在整個公司的公告、政策說明用途。
• 第一次建立組織時，Microsoft Teams 預設會自動建立一個整個組織的人都自動加入的團隊。
• 公開：組織內的人可以選擇加入，但一開始不會自動被加入。
• 通常用在組織內需要跨小組交流的合作上。例如公司福委會、公司活動等等。
• 私人：組織內的人也無法自由加入，必須要團隊擁有者邀請才能加入。
• 通常用在組織內特殊專案、小組內機密討論。
• 組織內的人不會看到私人團隊。

「團隊」還不是聊天室，只是先建立「人員的分類」，透過人員分類，接下來就可以更清楚、更安全的進行討論的分流。

四，頻道：小組內的工作分類聊天室

Microsoft Teams 真正的核心聊天室，是在每一個團隊之下的「頻道」，打開某一個頻道，就可以看到頻道內成員的討論訊息。

• 預設的「一般」頻道：

頻道也有幾種權限分類。

當我們建立一個「團隊」後，預設會開啟一個叫做「一般」的頻道，所有該團隊的成員，都會被自動加入這個「一般頻道」中。

我們可以想像這個「一般頻道」，就像是團隊的公告、交流聊天室。

因應不同的用途，這個「一般頻道」，還可以做權限設定，只要在「一般」頻道右方點擊［...］，選擇［管理頻道］，就可以：

• 任何人都能張貼訊息：讓整個團隊的人在此自由交流。
• 只有擁有者能夠張貼訊息：用來當作公告欄、發布重要資訊，不讓大家隨意聊天。

• 新增其他頻道

 一個部門、團隊，可能同時要處理多個專案，這時候可以新增多個頻道，讓不同的專案有各自的聊天室。

在「團隊」名稱右方的［...］，開啟［新增頻道］，就能為不同的工作分類需求，建立不同的頻道聊天室。

• 預設情況下，團隊的擁有者、成員，都可以自己新增頻道，分流討論。
• 預設情況下，團隊成員都可以看到新增的頻道。也可以加入頻道討論。

團隊成員只要打開某一個頻道，就可以看到裡面張貼的訊息，並加入討論。

• 私人頻道：

但是，頻道也可以建立更嚴謹的設定，讓團隊內的成員看不到這個新增的頻道，只有頻道擁有者才能邀請其他人加入。

方法就是在建立新頻道時，在隱私權選擇［私人］即可。

• 頻道仲裁功能

Microsoft Teams 的頻道還內建了一種叫做［頻道仲裁］的功能，簡單來說，就是讓某個頻道只有擁有者可以發訊息。其他成員不能發訊息，但可以回覆。

頻道管理者可以打開［管理頻道］頁面，打開［頻道仲裁］功能即可。

如果某個頻道開啟了仲裁功能，這時候非管理者的成員打開，會發現聊天室下方的［輸入訊息］欄位被鎖住了！

但是可以看到管理者發送的訊息，並且也可以在單一訊息下方進行回覆。

五，如何邀請他人加入團隊或頻道？

前面建立了團隊、頻道，並且設定好權限。那麼要如何邀請其他人加入某個團隊、頻道呢？

其實也很簡單，就是在團隊、頻道右方的［...］，選擇［新增成員］即可。

管理者也可以到［管理團隊］或［管理頻道］頁面，查看目前加入的成員，修改人員的權限，甚至踢出某個人員。

六，傳送訊息的關鍵功能須知

接著，在實際工作溝通過程，傳送訊息有沒有什麼特殊功能呢？

一定要知道的功能，就是可以利用［ @ ］，標註某個特定的人員，這樣就能提醒他注意這則訊息。

接著可以利用［迴紋針］按鈕，插入電腦中的檔案，或是雲端硬碟上的檔案，分享到頻道聊天室。

Microsoft Teams 還可以讓我們建立更複雜的訊息。

點擊訊息欄的［ A 格式］按鈕，會打開訊息編輯工具列，這時候不只能發送簡單訊息，還能編輯出一篇圖文並茂的短文，發布到頻道中。

• 可以設定標題。
• 可以修改各種文字格式。
• 可以加上螢光筆標註。
• 可以插入表格。

如果管理者想要「同時發布一則公告到很多個頻道」，也沒問題。在同樣畫面點擊［選取頻道］，就能同時選擇多個頻道發送。

如果想要強調這則訊息，提醒大家注意。

可以利用訊息編輯畫面［...］中的［標記為重要訊息］，這時候，發布訊息時會出現一個［紅色驚嘆號］，提醒大家注意。

七，在訊息中結合各種應用 App 資料

Microsoft Teams 的訊息中，還能插入各種第三方應用服務的資料，例如插入 Trello 的任務卡片， Evernote 的筆記。

方法是在頻道下方的訊息發布工具列，選擇［...］，點擊［更多應用程式］，安裝自己需要的延伸應用服務即可。

例如下圖中，可以插入 Trello 卡片，或是 Evernote 筆記，點擊訊息可以快速打開相關頁面查看。

八，即時通：一對一，或群組聊天

前面講的是 Microsoft Teams 的「討論管理」，也是他做為企業合作平台的核心。

除此之外， Microsoft Teams 還有一個單純叫做［聊天］的分頁，這個分頁可以想像成我們一般的 LINE 即時通，裡面可以讓你跟組織內的任何一個人進行一對一聊天，也可以加入兩三個人建立聊天群組。

基本方法都跟前面一樣，只是這邊沒有團隊、頻道的管理分流功能。

九，發起視訊會議的各種方法

補充教學：[教學] Microsoft Teams 如何邀請無帳號外部來賓加入視訊會議

文章講到一半，我們終於要來聊聊最近常常被討論的視訊會議功能。

Microsoft Teams 的視訊會議有幾種開啟方法，各有一些微妙的差別：

• 在行事曆上安排視訊會議。（這個功能要付費版才有，所以以免費版為主的本文不做介紹。）
• 從［聊天］發起多人即時通視訊通話。
• 從［頻道］發起多人小組視訊會議討論。

最簡單的視訊通話，可以從［聊天］分頁中，打開某個聊天群組，就可以在右上方看到［視訊通話］的按鈕。

打開視訊通話畫面，可以開關視訊、音訊，可以共享桌面，可以結合文字訊息討論等等，基本功能都具備。

而對方會在自己的 Microsoft Teams 畫面，收到彈出視窗，通知有人打視訊通話過來。

另外一種更進階的方法，則是在［頻道］中，點擊訊息工具列上的［視訊會議］按鈕，發起一個頻道內的視訊會議。

於是加入這個頻道的成員，都會收到通知，都可以加入這次的視訊會議。

從頻道建立視訊會議時，可以設定［會議名稱］，這是一個很重要的功能。

在視訊會議過程，按下［共享畫面］按鈕：

• 可以共享螢幕畫面。
• 或是共享開啟的檔案畫面。
• 也可以利用內建的白板功能做簡報。

例如共享一份簡報畫面，這時候可以讓報告者一邊切換簡報，一邊透過視訊會議報告，而其他人都能看到簡報畫面。

Microsoft Teams 的視訊會議還有一個隱藏功能，打開［...］選單，選擇［會議記錄］。

這時候可以在右方開啟一個會議紀錄筆記，一邊開會，一邊做重點紀錄。

這樣一來當會議結束，會在這個頻道的貼文串中，留下［會議記錄］的檔案，未來可以隨時打開，查看之前的會議記錄。

十，協同合作：多人即時編輯一份 Office 文件

Microsoft Teams 還有一個很棒的功能，就是可以「無縫進行多人的 Office 文件協同合作」。

我在之前的「遠距工作如何更有效率？ 7 種遠距協作工具經驗與方法分享」一文中提到，遠端工作要提升效率，協同合作的機制必不可少。

在 Microsoft Teams 中，當我在頻道討論串，上傳一份 PPT 簡報檔案。

這時候，其他人可以直接在 Microsoft Teams 內建畫面中，直接開啟這份 PPT 檔案，利用線上工具直接進行編輯。（不需要安裝 Office 軟體）

而且，還可以多人即時編輯同一份文件。

大家一起修改後的結果，就會儲存回 Microsoft Teams 的檔案資料庫。

十一，頻道內檔案集中管理

工作討論溝通過程，一定會有很多檔案的傳送，而這些檔案的管理是最麻煩的。

在 Microsoft Teams 中，每一個頻道會有自己的［檔案］資料庫，裡面可以看到這個頻道上傳過的所有檔案（要上傳到 Microsoft Teams 中才算數）。並且還能在這裡透過資料夾分類，做進一步的管理。

十二，和第三方雲端硬碟連結

如果我們的檔案已經習慣上傳到其他雲端硬碟，這時候可以在 Microsoft Teams 左方，進入［檔案］分頁，選擇［新增雲端儲存］，連結像是 Google Drive 雲端硬碟等服務。

到時候，就可以在 Microsoft Teams 中，快速插入 Google 雲端硬碟的檔案。

十三，為每一個討論頻道建立 Wiki

再來補充一些進階好用的功能。

在 Microsoft Teams 的頻道上方分頁中，預設會有一個［ Wiki ］分頁。這個頁面的用途，是幫我們建立這個頻道的統一說明、固定公告、專案資料等等。

不要隨著聊天室的訊息流動，把這個工作分類頻道的重要資訊，全部整理到 Wiki 頁面。

十四，在討論頻道連結第三方應用分頁

另外，如果某一個頻道是某一個專案的聊天室，而這個專案我已經使用 Trello 做專案管理。

這時候，可以把該 Trello 專案頁面，直接整合到 Microsoft Teams 的頻道分頁中。

方法就是在 Microsoft Teams 頻道上方，點擊［＋］，選擇建立新的分頁即可。

這時候，Microsoft Teams 的分頁可以導入許多第三方應用服務的畫面，整合在 Microsoft Teams 方便開啟管理。

十五，如何查看儲存的重要訊息？

這樣的溝通討論工具，最後重要訊息還是很容易散落各處，所以在 Microsoft Teams 中，我們可以在某則訊息的［...］選單選擇［儲存此訊息］。

然後在 Microsoft Teams 帳號圖像選單的［已儲存］分類，可以確認自己儲存的重要訊息。

十六，如何查看整個 Teams 的活動通知？

而在 Microsoft Teams 的［活動］分頁，則可以查看所有標註我、回覆我的訊息通知。

十七，在團隊、頻道內，接收其他工具的資訊通知

最後， Microsoft Teams 還有一個功能，是這篇文章無法進一步解說的應用。

就是把各種第三方服務的訊息，導入到 Microsoft Teams 的頻道中，這樣 Microsoft Teams 也可以做為接收各種工具通知的統一管理中心，例如接收 Trello 任務卡片的提醒通知。

或是加入第三方服務的機器人（ bot ），這時候甚至可以從 Microsoft Teams ，發送任務到 Trello 。

結論：

以上就是 Microsoft Teams 的完整圖文教學，我嘗試用一個自己測試後，覺得如何管理、應用更有效率的流程，來解構教學步驟，希望可以幫助剛剛開始使用的朋友快速上手。

如果你對這類企業溝通平台有需求，還可以參考：［Slack 完整教學與上手心得：找到正確的團隊溝通之道］、［如何用 Telegram 建立 20 萬人討論群組、公開頻道教學］、［JANDI 高效率團隊通訊平台完整教學，比 Slack 更適合中文用戶］等服務。

 Microsoft Teams 網站


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