Microsoft Teams 圖解教學:免費視訊會議、遠距工作提升效率



在前幾天的「Zoom 免費100人視訊會議、遠端控制、白板錄影完整圖解教學」一文中,有朋友問到:「那麼微軟的 Microsoft Teams ,和 Zoom 相較,哪一個更好用呢?」我答應那位讀者,會徹底研究一下微軟的 Microsoft Teams,而這篇文章,就是我測試研究後的分享。

以結論來說, Zoom 是專業的視訊會議軟體,在視訊會議的功能豐富性、穩定性上,都更加優勝。微軟的 Microsoft Teams,本質上是一個團隊溝通討論的平台,只是也內建了視訊會議功能,加上各種擴充應用:

可以讓 Microsoft Teams 成為團隊遠端工作的一個管理中心。

2016 年推出的 Microsoft Teams ,是微軟想要和知名的同類工具 Slack ,一起競爭企業溝通協作的市場。一開始是打包在 Office 365 的企業套裝中。

不過在 2018 年後, Microsoft Teams 也開放免費版,一般擁有微軟帳號的使用者(例如你的 OneDrive 帳號、 outlook 帳號),也可以免費註冊使用。

今天這篇文章,我想分享如何更有效率運用 Microsoft Teams ?如何建立更有效率的工作流程?

各種視訊會議工具參考:




一,如何免費註冊?


如果你是想要從頭開始,申請一個 Microsoft Teams 帳號,那麼可以先打開這個「 Microsoft Teams 註冊登入的網站」。點擊免費註冊,或是登入,就可以開始使用。

這邊其實也不是要我們註冊新的帳號,而是要「連結原本的Microsoft 網站帳號」,有時候你使用的微軟帳號不一定能通過,但如果像是 outlook.com、 hotmail.com 的帳號,應該就可以。

註冊時,他會詢問你想要用來幹嘛,建議選擇「公司用」(因為如果你選擇個人用,會導引你去下載 Skype )。

免費註冊後,我們的 Microsoft Teams 將可以獲得幾個主要權限:

  • 免費帳號,組織最多可以加入 300 人。
  • 每一位組織的使用者,擁有 2GB 的上傳檔案空間。
  • 但是整個組織的總空間是 10 GB 。
  • 目前因為疫情的關係, Microsoft Teams 內建視訊會議的人數似乎也沒有限制。

意思就是:

你的公司、團隊,就算不使用 Office 365 。也可以用個人的微軟帳號,免費創建一個 Microsoft Teams ,供小型企業、團隊使用。





二,組織:邀請公司成員加入


註冊一個新的 Microsoft Teams 後,一開始就會要我們建立「組織」的名稱。

組織,可以想像成是你要管理的公司企業:

  • 把公司的人都加入你在 Microsoft Teams 建立的組織。
  • 之後每個人可以根據專案、部門,區分不同討論區。

要邀請其他人加入你在 Microsoft Teams 的組織,可以打開右上方帳號頭像處的選單,在[管理組織]頁面,點擊右上方的[邀請人員]。(要注意,只有組織管理員,才有這個選項。)




最快的方法,就是[複製連結],把這個邀請加入組織的連結,提供給其他人。其他人點擊連結,登入自己的微軟帳號,就可以[準備]加入你的組織。

為什麼說是準備呢?如果大家使用的微軟帳號不是在同一個網域,那麼組織的管理員,就要到下圖[邀請人員]的同樣畫面中,點擊[待處理要求],確認這些申請加入組織的人員。





三,團隊:建立小組討論區


Microsoft Teams 本質上是一個工作溝通管理平台。它的核心在[團隊]這個管理頁面。

我們可以根據公司內的不同部門、不同專案、不同工作需求,建立「分門別類地討論頻道」。這樣一來,公司內的不同群組可以快速交流,但是訊息不會混在一起。

  • 團隊:可以想像成公司內的不同部門、不同合作小組。
  • 頻道:在某個部門、某個小組下,不同工作需求的聊天室。

一個 Microsoft Teams 組織,可以建立多個團隊,讓每個部門小組有自己的討論區。

每個團隊下,可以建立多個頻道。讓部門小組內,可以根據工作需要,區分更精確地討論分流。




讓我們來看看如何操作?

打開左方的[團隊]頁面,在中間清單最下方點擊[加入或建立團隊],透過右方的[建立團隊],可以開始新增小組。




團隊小組,可以有三種不同的權限設定:

  • 整個組織:所有在公司的人,都「自動被加入」這個團隊。
    • 通常用在整個公司的公告、政策說明用途。
    • 第一次建立組織時,Microsoft Teams 預設會自動建立一個整個組織的人都自動加入的團隊。
  • 公開:組織內的人可以選擇加入,但一開始不會自動被加入。
    • 通常用在組織內需要跨小組交流的合作上。例如公司福委會、公司活動等等。
  • 私人:組織內的人也無法自由加入,必須要團隊擁有者邀請才能加入。
    • 通常用在組織內特殊專案、小組內機密討論。
    • 組織內的人不會看到私人團隊。




「團隊」還不是聊天室,只是先建立「人員的分類」,透過人員分類,接下來就可以更清楚、更安全的進行討論的分流。





四,頻道:小組內的工作分類聊天室


Microsoft Teams 真正的核心聊天室,是在每一個團隊之下的「頻道」,打開某一個頻道,就可以看到頻道內成員的討論訊息。




  • 預設的「一般」頻道:

頻道也有幾種權限分類。

當我們建立一個「團隊」後,預設會開啟一個叫做「一般」的頻道,所有該團隊的成員,都會被自動加入這個「一般頻道」中。

我們可以想像這個「一般頻道」,就像是團隊的公告、交流聊天室。

因應不同的用途,這個「一般頻道」,還可以做權限設定,只要在「一般」頻道右方點擊[...],選擇[管理頻道],就可以:

  • 任何人都能張貼訊息:讓整個團隊的人在此自由交流。
  • 只有擁有者能夠張貼訊息:用來當作公告欄、發布重要資訊,不讓大家隨意聊天。




  • 新增其他頻道

 一個部門、團隊,可能同時要處理多個專案,這時候可以新增多個頻道,讓不同的專案有各自的聊天室。

在「團隊」名稱右方的[...],開啟[新增頻道],就能為不同的工作分類需求,建立不同的頻道聊天室。

  • 預設情況下,團隊的擁有者、成員,都可以自己新增頻道,分流討論。
  • 預設情況下,團隊成員都可以看到新增的頻道。也可以加入頻道討論。




團隊成員只要打開某一個頻道,就可以看到裡面張貼的訊息,並加入討論。




  • 私人頻道:

但是,頻道也可以建立更嚴謹的設定,讓團隊內的成員看不到這個新增的頻道,只有頻道擁有者才能邀請其他人加入。

方法就是在建立新頻道時,在隱私權選擇[私人]即可。




  • 頻道仲裁功能

Microsoft Teams 的頻道還內建了一種叫做[頻道仲裁]的功能,簡單來說,就是讓某個頻道只有擁有者可以發訊息。其他成員不能發訊息,但可以回覆。

頻道管理者可以打開[管理頻道]頁面,打開[頻道仲裁]功能即可。




如果某個頻道開啟了仲裁功能,這時候非管理者的成員打開,會發現聊天室下方的[輸入訊息]欄位被鎖住了!

但是可以看到管理者發送的訊息,並且也可以在單一訊息下方進行回覆。





五,如何邀請他人加入團隊或頻道?


前面建立了團隊、頻道,並且設定好權限。那麼要如何邀請其他人加入某個團隊、頻道呢?

其實也很簡單,就是在團隊、頻道右方的[...],選擇[新增成員]即可。




管理者也可以到[管理團隊]或[管理頻道]頁面,查看目前加入的成員,修改人員的權限,甚至踢出某個人員。





六,傳送訊息的關鍵功能須知


接著,在實際工作溝通過程,傳送訊息有沒有什麼特殊功能呢?

一定要知道的功能,就是可以利用[ @ ],標註某個特定的人員,這樣就能提醒他注意這則訊息。




接著可以利用[迴紋針]按鈕,插入電腦中的檔案,或是雲端硬碟上的檔案,分享到頻道聊天室。




Microsoft Teams 還可以讓我們建立更複雜的訊息。

點擊訊息欄的[ A 格式]按鈕,會打開訊息編輯工具列,這時候不只能發送簡單訊息,還能編輯出一篇圖文並茂的短文,發布到頻道中。

  • 可以設定標題。
  • 可以修改各種文字格式。
  • 可以加上螢光筆標註。
  • 可以插入表格。

如果管理者想要「同時發布一則公告到很多個頻道」,也沒問題。在同樣畫面點擊[選取頻道],就能同時選擇多個頻道發送。




如果想要強調這則訊息,提醒大家注意。

可以利用訊息編輯畫面[...]中的[標記為重要訊息],這時候,發布訊息時會出現一個[紅色驚嘆號],提醒大家注意。





七,在訊息中結合各種應用 App 資料


Microsoft Teams 的訊息中,還能插入各種第三方應用服務的資料,例如插入 Trello 的任務卡片, Evernote 的筆記。

方法是在頻道下方的訊息發布工具列,選擇[...],點擊[更多應用程式],安裝自己需要的延伸應用服務即可。




例如下圖中,可以插入 Trello 卡片,或是 Evernote 筆記,點擊訊息可以快速打開相關頁面查看。





八,即時通:一對一,或群組聊天


前面講的是 Microsoft Teams 的「討論管理」,也是他做為企業合作平台的核心。

除此之外, Microsoft Teams 還有一個單純叫做[聊天]的分頁,這個分頁可以想像成我們一般的 LINE 即時通,裡面可以讓你跟組織內的任何一個人進行一對一聊天,也可以加入兩三個人建立聊天群組。

基本方法都跟前面一樣,只是這邊沒有團隊、頻道的管理分流功能。





九,發起視訊會議的各種方法


補充教學[教學] Microsoft Teams 如何邀請無帳號外部來賓加入視訊會議

文章講到一半,我們終於要來聊聊最近常常被討論的視訊會議功能。

Microsoft Teams 的視訊會議有幾種開啟方法,各有一些微妙的差別:

  • 在行事曆上安排視訊會議。(這個功能要付費版才有,所以以免費版為主的本文不做介紹。)
  • 從[聊天]發起多人即時通視訊通話。
  • 從[頻道]發起多人小組視訊會議討論。

最簡單的視訊通話,可以從[聊天]分頁中,打開某個聊天群組,就可以在右上方看到[視訊通話]的按鈕。




打開視訊通話畫面,可以開關視訊、音訊,可以共享桌面,可以結合文字訊息討論等等,基本功能都具備。




而對方會在自己的 Microsoft Teams 畫面,收到彈出視窗,通知有人打視訊通話過來。




另外一種更進階的方法,則是在[頻道]中,點擊訊息工具列上的[視訊會議]按鈕,發起一個頻道內的視訊會議。

於是加入這個頻道的成員,都會收到通知,都可以加入這次的視訊會議。




從頻道建立視訊會議時,可以設定[會議名稱],這是一個很重要的功能。




在視訊會議過程,按下[共享畫面]按鈕:

  • 可以共享螢幕畫面。
  • 或是共享開啟的檔案畫面。
  • 也可以利用內建的白板功能做簡報。




例如共享一份簡報畫面,這時候可以讓報告者一邊切換簡報,一邊透過視訊會議報告,而其他人都能看到簡報畫面。




Microsoft Teams 的視訊會議還有一個隱藏功能,打開[...]選單,選擇[會議記錄]。

這時候可以在右方開啟一個會議紀錄筆記,一邊開會,一邊做重點紀錄。




這樣一來當會議結束,會在這個頻道的貼文串中,留下[會議記錄]的檔案,未來可以隨時打開,查看之前的會議記錄。





十,協同合作:多人即時編輯一份 Office 文件


Microsoft Teams 還有一個很棒的功能,就是可以「無縫進行多人的 Office 文件協同合作」。

我在之前的「遠距工作如何更有效率? 7 種遠距協作工具經驗與方法分享」一文中提到,遠端工作要提升效率,協同合作的機制必不可少。

在 Microsoft Teams 中,當我在頻道討論串,上傳一份 PPT 簡報檔案。




這時候,其他人可以直接在 Microsoft Teams 內建畫面中,直接開啟這份 PPT 檔案,利用線上工具直接進行編輯。(不需要安裝 Office 軟體)

而且,還可以多人即時編輯同一份文件。

大家一起修改後的結果,就會儲存回 Microsoft Teams 的檔案資料庫。





十一,頻道內檔案集中管理


工作討論溝通過程,一定會有很多檔案的傳送,而這些檔案的管理是最麻煩的。

在 Microsoft Teams 中,每一個頻道會有自己的[檔案]資料庫,裡面可以看到這個頻道上傳過的所有檔案(要上傳到 Microsoft Teams 中才算數)。並且還能在這裡透過資料夾分類,做進一步的管理。





十二,和第三方雲端硬碟連結


如果我們的檔案已經習慣上傳到其他雲端硬碟,這時候可以在 Microsoft Teams 左方,進入[檔案]分頁,選擇[新增雲端儲存],連結像是 Google Drive 雲端硬碟等服務。

到時候,就可以在 Microsoft Teams 中,快速插入 Google 雲端硬碟的檔案。





十三,為每一個討論頻道建立 Wiki


再來補充一些進階好用的功能。

在 Microsoft Teams 的頻道上方分頁中,預設會有一個[ Wiki ]分頁。這個頁面的用途,是幫我們建立這個頻道的統一說明、固定公告、專案資料等等。

不要隨著聊天室的訊息流動,把這個工作分類頻道的重要資訊,全部整理到 Wiki 頁面。





十四,在討論頻道連結第三方應用分頁


另外,如果某一個頻道是某一個專案的聊天室,而這個專案我已經使用 Trello 做專案管理

這時候,可以把該 Trello 專案頁面,直接整合到 Microsoft Teams 的頻道分頁中。

方法就是在 Microsoft Teams 頻道上方,點擊[+],選擇建立新的分頁即可。




這時候,Microsoft Teams 的分頁可以導入許多第三方應用服務的畫面,整合在 Microsoft Teams 方便開啟管理。





十五,如何查看儲存的重要訊息?


這樣的溝通討論工具,最後重要訊息還是很容易散落各處,所以在 Microsoft Teams 中,我們可以在某則訊息的[...]選單選擇[儲存此訊息]。




然後在 Microsoft Teams 帳號圖像選單的[已儲存]分類,可以確認自己儲存的重要訊息。





十六,如何查看整個 Teams 的活動通知?


而在 Microsoft Teams 的[活動]分頁,則可以查看所有標註我、回覆我的訊息通知。





十七,在團隊、頻道內,接收其他工具的資訊通知


最後, Microsoft Teams 還有一個功能,是這篇文章無法進一步解說的應用。

就是把各種第三方服務的訊息,導入到 Microsoft Teams 的頻道中,這樣 Microsoft Teams 也可以做為接收各種工具通知的統一管理中心,例如接收 Trello 任務卡片的提醒通知。

或是加入第三方服務的機器人( bot ),這時候甚至可以從 Microsoft Teams ,發送任務到 Trello 。





結論:


以上就是 Microsoft Teams 的完整圖文教學,我嘗試用一個自己測試後,覺得如何管理、應用更有效率的流程,來解構教學步驟,希望可以幫助剛剛開始使用的朋友快速上手。

如果你對這類企業溝通平台有需求,還可以參考:[Slack 完整教學與上手心得:找到正確的團隊溝通之道]、[如何用 Telegram 建立 20 萬人討論群組、公開頻道教學]、[JANDI 高效率團隊通訊平台完整教學,比 Slack 更適合中文用戶]等服務。

 Microsoft Teams 網站


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    1. 我看過會議人數是沒有上限(視像會議)

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  2. 免費帳號-視訊會議怎麼可以 300 人一齊使用?
    我試過3人開視訊會議,但只有我的電腦顯示3人的視窗,而其餘2人只顯示2人的視窗,求解說,謝謝

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