Notion 資料庫授權他人協作內容,但禁止改動 Database 設定教學



Notion 有很棒的多人協作效能,除了可以多人即時編輯,註解討論也很方便。這時候再結合 Notion Database(資料庫)的各種屬性、檢視、過濾模式設計,就能在 Notion 中製作一個多人協作的行事曆、多人協作的專案看板,乃至多人協作的表格知識庫。

不過之前 Notion 的多人協作授權,只有授權編輯、授權檢視、授權註解等模式。如果希望對方能一起增修內容,就要授權編輯。但是若授權對方可以編輯「 Database(資料庫)」,那麼自己精心設計的屬性標籤欄位、特殊過濾檢視模式等等,也有可能被改動,增加了資料庫協作時的風險。(延伸參考:設計 Notion 脫胎換骨資料庫

於是 Notion 最近推出了一個新功能,在設定資料庫權限的時候,多了一個「Can Edit Content」授權,讓對方可以在「 Database(資料庫)」中新增內容,但不能改動檢視模式、過濾模式、屬性設定等等。



實際操作方法如下,我們也可以針對 Page 頁面內某一個內嵌的「 Database(資料庫)」進行協作授權。

捲動到頁面中內嵌的「 Database(資料庫)」,按下「 Open as page 」的按鈕。




在資料庫頁面右上方,選擇「 Share 」,輸入對方的帳號,並授權為「Can Edit Content」。




在「Can Edit Content」的授權下,對方可以新增資料庫中的內容,但不能改動我設計好的各種屬性( Property type )。

這樣就不怕標籤或特殊欄位被改動。




另外我可能在資料庫中設計了多種 View (檢視模式),或是 Filter (過濾模式),對方也無法改動。

於是我能保持「 Database(資料庫)」結構的安全與一致性。




Notion 的「 Database(資料庫)」使用上很有彈性,但要設計好一個資料庫也需要不少時間,透過「Can Edit Content」的授權,可以讓他人協作我們設計好的資料庫內容,但是避免對方改動到我設計好的屬性、檢視、過濾等設定,可以說是更完美的協作方案。

對 Notion 資料庫設定有興趣的朋友,還可進一步研究:
最後附上 Notion 系列教學文章清單:
(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Notion 資料庫授權他人協作內容,但禁止改動 Database 設定教學

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