Miro 遠距工作開視覺會議的免費強大白板,專案圖解實例教學



團隊一起開會討論專案規劃、產品設計,為了把大家的想法表達得更清楚,需要將各種思考視覺化,把各種計畫圖解化。例如用心智圖展開專案流程,用系統思考法釐清專案關鍵環節,或是畫一張商業模式精實畫布

面對面開會時,我們可以在會議室的大白板上,畫出這些圖解。但如果想要遠距工作、遠端會議,這時候,就可以利用「線上協同合作的白板工具」。這類遠距視覺會議的工具其實也不少,我之前介紹過的簡單版工具就有:


但說到功能強大,可以滿足各種視覺會議的圖解需求,就不能不提到:「 Miro 」這個線上視覺圖解白板工具。




當然,我之前也有在電腦玩物介紹過這個工具,那時候他還叫做另外一個名字:「RealtimeBoard 比文件協作更有效率的視覺化溝通白板」。

改名「 Miro 」後,他的基本功能不變,免費版依然可以擁有三個協同合作的線上白板,擁有畫出各種流程圖的能力,並且:

可以整合更多樣化的內容到一張無限大的白板中。

在這個更需要遠距會議的時刻,「 Miro 」或許可以成為我們進行遠端視覺會議的利器。

今天這篇文章,我就模擬一個自己真實進行過的「專案會議」,用最完整的圖解教學,示範我們可以如何利用「 Miro 」進行遠距會議。

我也將自己模擬的專案會議白板共享,有興趣的朋友可以打開範例:「子彈時間管理課程會議」,跟著下面的教學步驟一起參考。





一,展開專案規劃流程圖


第一次使用「 Miro 」的朋友,打開網站後,可以註冊一個免費帳號,免費版就能擁有三個線上協同合作的白板,這個服務也同時擁有網頁板、電腦軟體、手機 App 。基本上:

「 Miro 」無限大的白板,一個就能管理專案的所有細節,把每一次專案會議的所有資料整合在上面!

假設我們現在要利用「 Miro 」進行專案會議,專案的主題是「 Evernote 子彈時間管理系統課程」。

第一步,建立一份空白白板,我會先把這次會議的主題,也就是專案名稱,寫上白板。

利用「 Miro 」白板左方的「工具列」,就能建立各種會議需要的圖表,先從最簡單的開始:

  • 新增文字
  • 便利貼
  • 畫出方格

這樣就能幫我在白板中,寫上專案名稱。




只要點擊一下白板上的物件,利用專案名稱的方格,就會彈出專屬[編輯列],這裡除了可以自訂文字大小、框框顏色外,也可以替換方格的樣式。

例如從文字改成圓框,或是從圓框改成便利貼等等。




如果想要逐步畫出專案的流程圖,只要點擊方格,就能看到會出現一個[藍色小圓點],這個藍點,點擊後可以拉出箭頭線條,這樣就能在會議白板上,快速畫出流程圖。

這是「 Miro 」最簡單的應用方法,但她的功能遠遠不只如此。





二,利用腦力激盪便利貼


假設我從專案主題,拉出了一個問題,要討論「課程目標」如何定義?

這時候,我可以在「 Miro 」拉出一個課程目標的討論流程,然後邀請與會者,在上面各自用「便利貼」,新增自己對課程目標的想法。

「 Miro 」提供了現成的便利貼工具,大家新增了許多便利貼想法後,可以用前面的流程圖工具進行串聯整理。





三,劃分專案主題的群組 Frame


這時候,你可能會好奇,我是如何在這塊「 Miro 」白板上,規劃出一個叫做「課程目標」的討論區,讓與會者知道可以在這一個紅色區域添加便利貼資料呢?

這個功能,在「 Miro 」中叫做「 frame 」。

利用「 Miro 」左方工具列的[ frame ]工具,可以在白板畫出一塊區域,這塊區域涵蓋的內容,可以「組合成一個群組」,並且可以設定這個區域的底色(例如紅色)、名稱(例如課程目標)。

這個功能的好處是:

  • 把眾多元素整理成一個群組,可以一起移動調整。
  • 透過命名、底色,建立主題討論區域。
  • 可以快速聚焦在某個 Frame 區域查看(後面會提到)。





四,在白板貼上各種參考素材


在「 Miro 」中,除了有流程圖、便利貼的討論工具外,如果想要在會議白板上添加圖片、影片、檔案素材,也是可以的!

透過左方工具列的[上傳]按鈕,可以從電腦端上傳檔案,也可以從各種雲端硬碟服務上傳檔案。




甚至像是從 Google 雲端硬碟中,可以插入 Google 簡報:

而且在「 Miro 」白板上的簡報,是可以「直接換頁」的!

於是「 Miro 」白板上,可以插入各種檔案,在開會討論時直接瀏覽查看。




如果你覺得插入 Google 雲端硬碟的檔案還不夠,那麼「 Miro 」也提供讓你串連自己的雲端服務,把各種雲端服務的內容直接插入白板上,跟遠距開會的夥伴一起查看討論。





五,像白板一樣手畫重點


既然是視覺會議,最直覺的方式,就是看到重點的時候,可以在白板上直接手繪重點。

「 Miro 」也同樣提供了[ Pen ]的手繪畫筆功能。

例如討論課程的架構時,用便利貼牆把各種課程單元排列在白板上,而討論者利用畫筆,只接圈出幾個重點單元。





六,無限大展開白板,擴張各種討論


在一個專案會議中,要討論專案目標,要討論專案的內容架構,要討論專案的時程,要討論產品的設計,要分配專案的任務。

這麼多要討論的東西,一個白板夠嗎?




「 Miro 」的白板,可以無限放大,也可以縮小聚焦在某一個區域,所以絕對可以容納我們需要的所有討論主題。

例如在這個範例中,我在一個專案會議白板中,同時涵蓋了目標、課程單元、課程時程、任務分配、報名網頁的討論。





七,也能畫出專案時程表


例如我想要展開專案時程,只要在白板上找到空白之處,最簡單的方法,利用前面的流程圖工具,就能畫出幾個重要階段的進度表。





八,自動擷取專案網頁,白板討論設計細節:


如果我想要討論課程報名網頁的設計,看看目前的網頁有沒有要修改的地方,這時候「 Miro 」提供了兩種方法。

第一種,「 Miro 」內建可以插入網頁模板的工具。

第二種,「 Miro 」提供「自動擷取長網頁」的功能,我只要輸入網址,讓他幫我擷取整個報名網頁的圖檔,我們就可以在白板上討論。




在「 Miro 」左方工具列最下面,[...]選單中,選擇[ Web page capture ],然後輸入網址,該網頁就會被完整擷取下來,放入「 Miro 」白板中!

這個自動擷取長網頁的功能,效果非常好,而且很方便。





九,善用範本,建立專案任務分配看板


那麼,如果我想要在會議白板上,直接討論接下來的任務分配呢?

「 Miro 」還有一個[ Template 範本]功能,內建了:

  • 專案看板
  • 心智圖
  • 敏捷開發故事板

等等各種不同的專案管理、設計構思範本。

我只要在範本中,選擇插入[ Kanban ]看板範本即可。




這樣一來,不用自己從頭開始畫,我能直接獲得像是下方這樣的看板,只要填寫工作者、分配好任務即可!





十,邀請夥伴協同合作


「 Miro 」的核心是協同合作,在一塊超大白板中,讓與會者可以圖解討論所有細節。

透過白板右上方的[ Share ],我們可以邀請他人,加入這塊白板一起編輯,多人同時編輯也沒有問題。

另外,也能透過公開網址的方式,讓其他人[查看]白板。例如:「子彈時間管理課程會議」。





十一,留言討論


甚至「 Miro 」在協同合作時,不需要另外使用其他即時通工具,因為「 Miro 」也內建了文字討論功能(付費版還有視訊討論功能)。

我們可以針對白板上的任何一個地方,進行留言討論。




或是在白板左方打開[ Chat ],這是一個與會者都能一起留言的聊天室。





十二,筆記文件區


另外,除了視覺化的白板,「 Miro 」的右上方還有一個[ Note ]按鈕,打開後,這是一個可以進行專案文件編輯的地方,讓你把專案的細節與重要內容,直接補充在這個文件區域。





十三,展示專案會議白板的簡報模式


最後,會議白板不只可以讓大家協同合作,也可以做為簡報展示的用途。

在「 Miro 」白板左下方,有一個[簡報]按鈕,點擊後,可以用簡報模式來瀏覽白板的每一個區域。




如果我們前面,利用 Frame 功能,為白板的每一個主題討論區域進行分類,那麼現在就能透過 Frames 的切換,快速聚焦在每一個討論區域。

這樣一來,白板再大,也不怕找不到討論內容了。




透過這樣一個真實專案會議的拆解,一方面希望能幫助大家更快上手「 Miro 」,另一方面也可以了解「 Miro 」可以解決的問題。

在更多人開始嘗試遠距工作、遠距會議的現在,或許「 Miro 」是一個值得嘗試看看的工具。

有興趣的朋友,還可延伸參考:[九種「特殊思考模型」的工具與範本,想通難題的有效輔助]、[免費畫流程圖、心智圖、甘特圖軟體推薦:用圖表理清工作難題]、[用這七款 App 在手機輕鬆製作流程圖、心智圖與統計圖表]。

「 Miro 」網站


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Miro 遠距工作開視覺會議的免費強大白板,專案圖解實例教學

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