從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(三):上手筆記編輯 15 個超能力



經過前面兩篇系列文章的介紹,我們先將 Evernote 筆記初步匯入 Notion ,並且盡可能保持原本的整理使用習慣。(從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(一):使用習慣相對無痛匯入

當找到、使用筆記沒問題後,我利用 Notion 獨特的資料庫管理功能,獲得全新的專案管理方式,讓資料庫可以根據任務時間排序,或是顯示成進度看板、專案行事曆(從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二):設計脫胎換骨資料庫

但是筆記工具的用途,就是要「寫筆記」,所以當整理資料庫沒問題後,我們就來看看 Notion 上筆記編輯特殊功能,掌握他和 Evernote 編輯筆記的不同之處,方便在 Notion 完成更精彩的筆記。



01. 用 Notion 寫筆記一定要記住的兩個關鍵快捷鍵:


和 Evernote 有一個明確的筆記編輯工具列不同,Notion 編輯筆記時如果要加快速度,依賴許多快捷鍵。但是那麼多快捷鍵記不住怎麼辦?

其實最關鍵只要記住兩個快捷鍵就好。

第一個快捷鍵是 / 

輸入 / ,就會彈出可以插入的各種筆記模組選單,我們可以用方向鍵進行選擇,例如常用的有:

  • H1、 H2、 H3 :標題樣式,這個功能建議在 Notion 中可以常用,後面會提到使用標題樣式後延伸的優點。
  • 待辦清單。
  • 項目清單。
  • 可收合清單。
  • 水平分隔線。
  • 各種資料庫、表格。(請參考:從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二):設計脫胎換骨資料庫
  • 插入各種檔案、雲端內容(後面會更詳細介紹)。
  • 等等




如果不想在選單裡面慢慢選,可以輸入 /加上部分關鍵字

例如 /to ,可以快速找到待辦清單、收合清單等等包含關鍵字的筆記格式,就能快速插入與切換不同內容。




另外一個一定要記住的快捷鍵,是 @

這個 @ 的符號有五種功能:

  • @加上其他筆記頁面關鍵字,可以快速連結其他的筆記頁面
  • @加上想要建立的筆記頁面標題,可以直接建立下一層的筆記頁面,並插入在此處。
  • @加上其他合作者的帳號,可以快速標註、指派其他協作者。
  • @加上時間日期,可以插入容易切換設定的日期格式。
  • @remind 加上時間日期,可以插入會彈出通知的提醒。
    • 例如: @remind 2020/10/17 18:00 ,可以設定該日期晚上六點的提醒通知。

只要記住 @ 這個快捷鍵,無論是筆記連結、指派、提醒,都可以在這個快捷鍵下完成。





02. Notion 快速建立筆記連結技巧:


筆記之間互相連結,可以幫助我們快速找到資料,而在 Notion 中,建立記事連結不一定要去另外一則筆記複製連結。

而可以在目前正在編輯的筆記中,想要插入記事連結處,輸入 @關鍵字

這樣就可以搜尋包含關鍵字的相關筆記,可以搜尋筆記標題,也可以搜尋筆記內文,找到後直接將該則筆記連結插入目前位置。

而且現在建立筆記連結後,對象筆記還會自動建立反向連結:「Notion 推出自動反向連結功能,如何利用在專案管理、知識研究?」。

如果 @筆記標題 找不到相應的筆記,也可以直接建立新的筆記,並插入連結在目前位置。





03. Notion 針對筆記內的特殊條目設定提醒:


Notion 可以針對筆記內的條目設定提醒,同一則筆記內,不同的待辦清單如果需要不同的提醒時間,可以利用 @remind 日期時間 ,在待辦清單後面加上不同的提醒時間。

要注意的是,語法必須是 @remind 日期時間 ,才能設定會彈出通知的提醒。

如果只是 @日期時間 ,那麼只是會在筆記該處插入一個日期格式,但是不會彈出提醒。





04.如何編輯筆記內容格式?


如果想要編輯筆記文字的格式,可以圈選要修改格式的內容,這時候會彈出筆記格式工具列,可以在這裡設定粗體、刪除線、底線等等不同格式。或是替換不同的筆記模組。

我建議可以利用 <> 程式碼格式來標註筆記重要內容,就算內容不是程式碼,這個格式也可以幫助你快速用灰底紅字標明筆記段落中的某些重點。





05. 善用 Ctrl + A 全選某一列、某一塊筆記模組內容


Notion 筆記中,每一段落都是一塊獨立插入的筆記模組,這讓 Notion 的任何一個筆記段落都可以快速拖曳移動。

這要的模組化設計,帶來一個優點,就是按下 Ctrl + A ,就可以快速全選這一段落的內容,方便針對這個段落進行編輯。

你可能會問,那如果我想要全選一整篇筆記的內容呢?其實也很簡單,第一次按下 Ctrl + A ,先全選這一段落的內容。繼續第二次按下 Ctrl + A ,就全選整篇筆記內容了。





06. 針對整篇純文字,善用 Callout 筆記模組


有時候筆記是要收集一整篇的純文字資料,但是在 Notion 中,每一分段、每一分行都會變成一塊 Block 模組,這有時是優點,有時候是缺點。

例如在 Notion 手機 App 中,一次只能複製一個段落、一塊模組、一列待辦清單,沒辦法一次圈選多列文字內容。

所以,如果我很確定這一整篇純文字內容就是完整的一塊(例如下面這一篇書籍目錄),這時候,我建議不要在 Notion 筆記打上這篇目錄,因為那會變成每一行都是一個 Block ,想要複製貼上時反而麻煩。

解決辦法,就是插入「 Callout 」這一種筆記模組,然後把整篇純文字內容貼入,這樣以後也能方便一次複製整篇文字內容。





07. 利用 file 上傳,插入不預覽,但可直接下載的檔案


Notion 上可以插入各種影片、錄音、圖片、PDF 和文件檔案,主要有兩種插入檔案方式。

第一種插入檔案的方式,是輸入 /file ,這種插入檔案的方式,會在筆記中插入一個「沒有預覽」的檔案(因為有時候預覽很佔空間),需要時可以下載後開啟。

不過 Notion 插入文件檔案後,只能「下載」,編輯處理後需要重新上傳。不能像是 Evernote 一樣直接開啟編輯並自動存回 Evernote 。





08. 利用 embed 上傳,插入可預覽的影音、圖片、PDF


如果有時候想要插入可以直接在筆記中預覽內容的檔案,則要使用 /embed 這個筆記模組。

可以插入並預覽的檔案包含:

  • 影片
  • 錄音
  • 照片
  • PDF

不過預覽檔案,也會比較佔用筆記版面,所以我們要在上傳時,決定要使用 /file 不預覽,還是 /embed 預覽。





09. 插入各種可預覽的雲端服務內容


Notion 支援插入許多雲端服務內容,並且有些還可以直接預覽,包含:

  • 插入 Google 雲端硬碟上的文件、簡報、試算表與各種檔案。
  • 插入 Google 地圖,並可直接捲動瀏覽。
  • 插入 YouTube 並可直接播放。
  • 插入網頁並變成有預覽圖的書籤。
  • 插入其他雲端服務資料。

插入這些雲端服務內容的方法有兩種,第一種是直接複製網址,貼上 Notion ,就會詢問你是否轉成直接預覽內容的模式。

第二種是在 Notion 中利用 / ,找到該雲端服務的筆記模組,進行插入。





10. 建立本頁筆記的快速跳轉目錄


如果這則專案筆記愈寫愈長,捲動起來找資料很花時間,我們就會想要建立一個快速跳轉到某個段落的大綱目錄。

這時候,我們要先利用前面提到的 /H1、 H2、 H3 ,建立每個段落的標題。

接著利用 / ,找到 Table of contents 這個筆記模組,直接插入即可。




Table of contents 這個筆記模組,會檢索這則筆記的所有標題樣式,建立一個可以快速跳轉的大綱目錄。





11. 快速讓筆記增加更多重點顏色


Notion 的風格是簡潔素雅,不像 Evernote (尤其最新版)有很多顏色,但是如果想要透過顏色標註重點, Notion 也是可以做得到的。

Notion 中圈選一段內容後,編輯列會出現一個「 Color 」功能,可以在這裡設定文字顏色、底色(類似螢光筆),可以選擇的顏色還不少。

如果你覺得要這樣套用顏色多出很多步驟,也可以利用 Ctrl + Shift + H 快捷鍵,快速套用常用顏色。





12. 讓筆記更好看:多欄並排、筆記 ICON、筆記封面


Notion 在插入預覽圖內容時,往往預覽圖太大,會佔用太多版面。或者筆記很長時,有沒有辦法讓他們在電腦端可以更快瀏覽所有內容。

這時候,可以動用雙欄、多欄並排的方式,很簡單,按住內容,拖曳到版面右方,就可以直接建立雙欄以上並排的結構。




筆記的最上方,可以插入 ICON ,這可以幫助我們在左方的頁面清單、資料庫清單中,增加筆記的辨識度。

或者在筆記上方也可以插入 Cover 封面,增加筆記版面的趣味性。(尤其如果這頁筆記想要變成公開網頁時)





13. 建立特定筆記段落的直接連結


前面提到, Notion 可以利用 @ ,快速建立筆記跟筆記、頁面跟頁面之間的連結。

但如果我想要連結的是這頁筆記中的某一段落呢?也是可以做得到的,只是呈現方式比較醜一點。

方法是先點選該段落的左方選單,選擇 Copy link 。




接著來到想要插入段落連結的其他筆記、其他位置,直接貼上該連結即可。

但是要注意的是,「千萬不能」選擇 Link to page ,這樣會失去段落連結,變成只是連結到筆記頁面。





14. 鎖住頁面,避免不小心編輯


因為 Notion 任何筆記修改都會即時儲存,為了避免只是打開查看筆記內容,不小心按到修改筆記,可以把已經完成的筆記頁面「鎖住」。

在頁面右上方的「 ... 」,選擇「 Page lock 」,就可以把目前頁面鎖住,不能編輯內容。





15. 還原筆記版本


Notion 可以還原過去 30 天內的筆記修改版本,利用右上方「 ... 」選單中的「 Page history 」,就能選擇想要還原的版本。

還原時,可以在左方預覽內容,按下還原,目前筆記就會直接被替換成舊版本。

但也不用擔心,如果我還原到 10 天前的版本後悔了,還是可以還原回今天的版本。




以上,就是從 Evernote 轉移到 Notion 後,新的筆記編輯功能,或是不同的筆記編輯方式。

提供給大家參考,其實不一定是要從 Evernote 轉換,就算剛剛準備開始活用 Notion 的朋友,也應該有所幫助。

歡迎大家提出問題,讓我可以加入未來的測試研究中。你可以在部落格文章下留言,我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,也歡迎寫信跟我討論。

最後,我想做一份簡單的問卷調查,了解大家目前使用的核心筆記資料庫工具的取向,歡迎大家協助我填寫,提供我參考:「[調查]您接下來會選擇的筆記、第二大腦工具」。




有興趣的朋友,就請繼續追蹤電腦玩物,我會繼續推出這個系列的新文章!

最後附上 Notion 系列教學文章清單:


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(三):上手筆記編輯 15 個超能力

留言

  1. 站长是打算完全弃用evernote 了吗

    回覆刪除
  2. 請問 Esor, Notion 的 table 好像沒有分頁功能,當筆記有幾百上千條時,是不是只能一直往下滑呢?

    回覆刪除
  3. Evernote現在把網上版本都計算為一台設備,請問Esor,你認為它是否十分缺錢?

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