用 Notion 把筆記整理成像 Google 日曆、 Trello 看板與 Airtable 表格



前陣子撰寫的:「從零開始用 Notion 快速打造一個美觀又專業的旅行計畫筆記」,獲得不少迴響, Notion 是一個結合筆記、知識庫、專案管理的整理工具,最大特色是可以打造出多變化的版面。而正是前一篇文章中的讀者留言討論,提供給我撰寫這篇延伸教學的想法。

我常常收到類似的問題:

  • 一則一則的任務筆記,可不可以用類似 Google 行事曆的方式,瀏覽每個任務的執行時間?
  • 一則一則的任務筆記,能夠同時利用類似 Trello 的專案看板,瀏覽任務的狀況嗎?

Notion 的使用方法之一,除了可以為任務建立一個一個獨立頁面(Page),並且這些頁面可以連結到[行事曆的版面]排出時間,連結到[專案看板]排出流程,或是連結到[表格工具]去註記每個任務的資料細節。

這就是這篇文章想試試看的方法:用 Notion 把筆記整理成像 Google 日曆、 Trello 看板與 Airtable 表格。

如果想要了解 Notion 的進階用法、操作,可以根據下面的邏輯來挑選你需要教學:





提供我製作的案例範本給大家參考:「電腦玩物的任務管理」。

首先,我可以用一則一則的筆記,建立起每個任務的資料、企劃、待辦清單。




當任務需要根據行事曆查看時,我可以利用 Notion 行事曆的版面,把任務連結插入到需要的日期上。




當任務需要用看板、表格等流程查看時,也可以如法炮製。

這樣一來,在筆記中可以整理任務資料,而在行事曆中排程,在看板中管理進度,在表格中註記資料,就能一次都在 Notion 中完成整理。

下面,就來分享如何操作的方法。





把 Notion 筆記整理成日曆、看板、表格的操作流程教學:


對於「 Notion 」更完整的入門教學,請大家可以參考「Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具」一文。

第一步,在「 Notion 」中利用新增[ Page ],建立專案主頁面,接著在主頁面下,繼續利用[ Page ]新增下一層的子任務。還可以在子任務頁面下繼續新增需要的資料 Page 。

可以逐層大綱建立起專案、任務、資料的分層結構。

這就像一個筆記資料庫一樣。




第二步,如果想要用行事曆來排程這些任務頁面,這時候可以這樣做。

在專案的主頁面上,新增[ Calendar - inline ]的插入內容,這可以在版面上插入一個行事曆。




插入行事曆樣板後,就可以在上面新增事件,就像真的行事曆一樣。




於是在行事曆上選擇新增一個事件,在輸入事件名稱時,先輸入[@],然後輸入之前任務頁面(Page)的部分關鍵字。

這時候會自動找到相關的頁面,就可以把該頁面(Page)連結到這個行事曆事件上。




最後可以製作出如下圖的行事曆事件,標題直接連結到之前某個任務頁面(Page)。

而行事曆事件中,可以插入時間、提醒、負責人員,或是專屬這個行程的待辦清單等等內容。




第三步,如果還想用表格的方式來整理大量的任務筆記頁面(Page)。

這時候可以新增[ Table - inline ]的版面,在表格欄位中,同樣可以利用[@頁面名稱]的方式,插入任何一個任務頁面的超連結。




而 Notion 上的表格有點類似 Airtable ,每個欄位可以設定特殊的屬性,例如指派人員、插入連結、插入檔案、製作選單等等。

這樣就可以利用表格,為專案裡的任務整理出一份快速瀏覽的資料清單。




第四步,若是想用類似 Trello 看板的方式整理任務頁面,也可以做得到。

新增[ Board - inline ]的版面,在看板插入卡片時,一樣可以利用[@頁面名稱]當做標題,就能連結到相關的任務筆記。




而打開看板上的卡片,除了標題可以設定連結到任務筆記外,也可以在卡片中像 Trello 一樣添加各種資料。





小結:


事實上, Notion 的 Board 功能和 Trello 頗為接近,所以甚至提供了直接匯入 Trello 整個看板內容的功能。

想試試看的朋友可以到 Notion 左方的[ Import ]。




選擇匯入 Trello 中的某個看板,這個看板的內容就會在 Notion 中以 Board 看板的方式呈現囉!




以上,是我針對之前讀者留言提問的簡單嘗試,讓 Notion 中的任務筆記,可以用類似 Google 日曆、 Trello 看板、 AirTable 表格的方式呈現與管理。

如果你有發現更好的利用方式,也歡迎你不吝提供分享

或者,你可以參考看看我製作的 Notion 範本:「電腦玩物的任務管理」。




歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:用 Notion 把筆記整理成像 Google 日曆、 Trello 看板與 Airtable 表格

留言

  1. 可以考慮使用該格式左上角「+Add a View」直接進行轉換。可以直接在多個功能中轉換,只是這樣子會有「Properties」凌亂的問題。

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  2. 我原本有買付費版
    但我的使用經驗是Notion單頁的訊息量越多
    讀取的速度就越慢~

    後來就取消付費了

    現在改用GOOGLE協作平台

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  3. notion真的好用,效能最近也有改善喔!

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  4. 老師好,想請問關於行事曆的部份。由於同事間已有多個共用的Google行事曆,如何在Google行事曆裡同時看到在Notion的行事曆或者是在Notion行事曆裡可以顯示Google的行事曆呢?

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  5. 想請教Esor 老師,Evernote和Notion兩者的差異點,老師覺得哪一個比較適合尚未使用這類產品的新手?

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    1. 如果喜歡嚴謹一點管理方式,適合 Notion

      如果喜歡彈性一點的整理方法,我還是喜歡 Evernote

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  6. 老師好,請問老師如果Notion想要用property 作為搜尋的過濾依據,有辦法實現嗎?

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    1. 目前沒辦法,所以無法像是 Evernote 那樣做為所有筆記的過濾依據

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  7. 請問版主,NOTION裡面在不同專案建立的行事曆,有可能在獨立頁面彙整建立一個總覽的行事曆嗎?

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  8. 有看過您的文章
    覺得您寫得很詳細
    想問一下說未來會想出關於Notion的書嗎
    發現有些用法是自己需要卻找不到
    但在您這邊都能被您用出來

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