[影片] 最節省時間的會議！Google 文件 + Keep 協同合作：審訂校稿、企劃討論、小組報告效率提升

大家好，我是電腦玩物的 Esor 。最近開始每週讓自己練習做一部教學影片，這週我想分享的是：「利用 Google 文件結合 Google Keep 的協同合作流程，提升會議的效率」。

在這次的影片練習中，我嘗試製作更多教學特效，讓電腦操作畫面的示範更加清楚。

而這個主題要解決的問題是，雖然協同合作不是什麼新功能，但我也發現還是很多朋友不知道何時如何利用，或是未能充分利用。

而這段影片中，我就用一個真實的會議討論案例，來說明最簡單的 Google 文件與 Keep 協同合作，如何節省大量時間。




最近有一次我和作者、同事，一起針對一份線上課程的簡報，進行課程會議。

我們在過程中，打開可以協同合作的線上 Google 簡報。一邊跟作者討論簡報內容需要修正的地方，一邊就把我們的修正意見，直接註解在上面。或是作者想到簡報可以怎麼修改，也在會議中即時的修改。

當下立刻透過協同合作，我們就同步的解決簡報上的問題。

不用事後透過傳送檔案來做確認，也不用再有一份會議紀錄。會議中討論的事項都註記在一份協同合作的簡報。

這樣的方式，速度加快、正確率也提高。

可以節省很多彼此往來溝通的工作時間，並且確保我們的認知、我們的溝通是完成一致的。

• 開場
• 要一起做企劃，一起修改一份文件、簡報，一起審定一份合約時。
• 還在等開會後用電子郵件、即時通傳送檔案做確認嗎？這樣會導致幾個問題：
• 郵件、即時通本身是零散破碎的，很容易遺漏確認訊息
• 當傳送太多檔案版本後，會變得難以管理，花時間又容易出錯
• 這樣的合作方式往往有問題時無法即時確認，進度緩
• 這時候，只要利用 Google 文件的協同合作工具，我們可以讓上述的合作，變成一個簡單、輕鬆、快速、不出錯的工作流程。

• 第一步：開啟 Google 文件協同合作
• 案例： 讓我用一個實際的例子來解釋給大家聽，最近我舉行了一個開會，討論一份課程簡報內容，參與者有身為課程主編的我，還有課程講師，企劃行銷，攝影師等等
• 這時候，我打開課程的Google簡報，授權給與會者，請大家在各自的電腦、手機，同時打開這份文件，同時進行討論與編輯
• 根據與會者的職責，授予不同權限
• 編輯：作者、課程主編，他們可以直接修改這份簡報內容
• 註解：企劃、行銷、攝影，他們不能亂改簡報原文，但可以加上註解建議
• 檢視：其他人
• 對方接收到合作簡報，開會時共同打開這份協同合作的簡報
• 我們就能更有效率的在會議中直接修改內容，完成討論確認
• 參考教學：遠距工作如何更有效率？ 7 種遠距協作工具經驗與方法分享

• 第二步：多人同步編輯
• 當開會時，我們要一起討論一份企劃案，校對一份文件，或是像這個例子，修改一份課程簡報。我們可以一起打開這份文件，一起編輯。
• 討論過程，有什麼很棒的修改建議，課程講師、主編確認要這樣修改，立即改正。
• 所有人的簡報就即時更新到最新狀態！

• 第三步：利用註解討論
• 如果這時候，企劃行銷想要在某頁簡報加上使用素材建議，攝影人員想要在某頁簡報加上拍攝建議，可以直接加上註解。
• 而課程講師、主編，也會即時看到。
• 並且還可以回覆意見。
• 參考教學：Google文件原生支援 Office 檔案多人即時編輯，不需安裝外掛

• 第四步：開啟 Keep 協同合作
• 這次會議有一個要確認的待辦清單，簡報有重要規格需要大家即時看到。
• 可以利用Google keep筆記來協同合作。
• 在Google簡報右方打開keep工具列，可以在這邊的筆記中建立待辦清單。
• 將筆記卡片在keep網站開啟，則可以設定和與會者一起協同合作。
• 這樣一來，開會時大家打開同一份Google簡報，加上打開右邊同一則Google keep確認清單，一起協同合作，就可以加快整個會議與討論的流程。
• 參考教學：Google Keep 變成我的 Google 文件剪貼簿，使用一個月經驗談

• 結論：
• 不只是遠距會議，面對面開會也一樣，利用Google文件加上Google keep協同合作，可以帶來幾個優點：
• 大家同步編輯同一份文件，沒有版本問題，沒有檔案管理麻煩。
• 所有修改、註解同步在同一份文件上，才不會遺漏與出錯。
• 會議中所有人一起即時編輯與修改同一份文件，會後就不需要再做會議記錄或清單做確認，更準確，更節省時間。
• 參考教學：改論文、專案、合約不怕出錯： Google 新增文件檔案版本命名

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