[影片] 最節省時間的會議!Google 文件 + Keep 協同合作:審訂校稿、企劃討論、小組報告效率提升


大家好,我是電腦玩物的 Esor 。最近開始每週讓自己練習做一部教學影片,這週我想分享的是:「利用 Google 文件結合 Google Keep 的協同合作流程,提升會議的效率」。

在這次的影片練習中,我嘗試製作更多教學特效,讓電腦操作畫面的示範更加清楚。

而這個主題要解決的問題是,雖然協同合作不是什麼新功能,但我也發現還是很多朋友不知道何時如何利用,或是未能充分利用。

而這段影片中,我就用一個真實的會議討論案例,來說明最簡單的 Google 文件與 Keep 協同合作,如何節省大量時間。




最近有一次我和作者、同事,一起針對一份線上課程的簡報,進行課程會議。

我們在過程中,打開可以協同合作的線上 Google 簡報。一邊跟作者討論簡報內容需要修正的地方,一邊就把我們的修正意見,直接註解在上面。或是作者想到簡報可以怎麼修改,也在會議中即時的修改。

當下立刻透過協同合作,我們就同步的解決簡報上的問題。

不用事後透過傳送檔案來做確認,也不用再有一份會議紀錄。會議中討論的事項都註記在一份協同合作的簡報。

這樣的方式,速度加快、正確率也提高。

可以節省很多彼此往來溝通的工作時間,並且確保我們的認知、我們的溝通是完成一致的。





  • 開場
    • 要一起做企劃,一起修改一份文件、簡報,一起審定一份合約時。
    • 還在等開會後用電子郵件、即時通傳送檔案做確認嗎?這樣會導致幾個問題:
      • 郵件、即時通本身是零散破碎的,很容易遺漏確認訊息
      • 當傳送太多檔案版本後,會變得難以管理,花時間又容易出錯
      • 這樣的合作方式往往有問題時無法即時確認,進度緩
    • 這時候,只要利用 Google 文件的協同合作工具,我們可以讓上述的合作,變成一個簡單、輕鬆、快速、不出錯的工作流程。

  • 第一步:開啟 Google 文件協同合作
    • 案例: 讓我用一個實際的例子來解釋給大家聽,最近我舉行了一個開會,討論一份課程簡報內容,參與者有身為課程主編的我,還有課程講師,企劃行銷,攝影師等等
    • 這時候,我打開課程的Google簡報,授權給與會者,請大家在各自的電腦、手機,同時打開這份文件,同時進行討論與編輯
    • 根據與會者的職責,授予不同權限
      • 編輯:作者、課程主編,他們可以直接修改這份簡報內容
      • 註解:企劃、行銷、攝影,他們不能亂改簡報原文,但可以加上註解建議
      • 檢視:其他人
    • 對方接收到合作簡報,開會時共同打開這份協同合作的簡報
    • 我們就能更有效率的在會議中直接修改內容,完成討論確認
    • 參考教學:遠距工作如何更有效率? 7 種遠距協作工具經驗與方法分享

  • 第二步:多人同步編輯
    • 當開會時,我們要一起討論一份企劃案,校對一份文件,或是像這個例子,修改一份課程簡報。我們可以一起打開這份文件,一起編輯。
    • 討論過程,有什麼很棒的修改建議,課程講師、主編確認要這樣修改,立即改正。
    • 所有人的簡報就即時更新到最新狀態!


  • 第四步:開啟 Keep 協同合作
    • 這次會議有一個要確認的待辦清單,簡報有重要規格需要大家即時看到。
    • 可以利用Google keep筆記來協同合作。
    • 在Google簡報右方打開keep工具列,可以在這邊的筆記中建立待辦清單。
    • 將筆記卡片在keep網站開啟,則可以設定和與會者一起協同合作。
    • 這樣一來,開會時大家打開同一份Google簡報,加上打開右邊同一則Google keep確認清單,一起協同合作,就可以加快整個會議與討論的流程。
    • 參考教學:Google Keep 變成我的 Google 文件剪貼簿,使用一個月經驗談


  • 結論:
    • 不只是遠距會議,面對面開會也一樣,利用Google文件加上Google keep協同合作,可以帶來幾個優點:
      • 大家同步編輯同一份文件,沒有版本問題,沒有檔案管理麻煩。
      • 所有修改、註解同步在同一份文件上,才不會遺漏與出錯。
      • 會議中所有人一起即時編輯與修改同一份文件,會後就不需要再做會議記錄或清單做確認,更準確,更節省時間。
    • 參考教學:改論文、專案、合約不怕出錯: Google 新增文件檔案版本命名

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:[影片] 最節省時間的會議!Google 文件 + Keep 協同合作:審訂校稿、企劃討論、小組報告效率提升

留言

  1. 謝謝站長的分享,建議下次影片背景音樂可以調小聲一點

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