遠距工作如何更有效率? 7 種遠距協作工具經驗與方法分享



最近「遠距工作( Remote Work )」再次成為話題,而且這一次不是因為新鮮潮流,是來自具體的需求。更多企業為了因應可能的疫情變化,開始測試在家上班、遠端合作的工具與方法。

其實,遠距工作真正的難處,可能不是工具的問題,而是方法與文化的問題。

想在家工作,搭配相應工具就可以。但如何把家(或是任何你當作辦公室的私人地方),當成一個真正的辦公室?如何清楚劃分工作與私人的界線?這其實包含了個人的工作習慣,也包含公司如何規劃與管理。

遠距工作有可能有助提高生產力,但也可能更要求每個人的時間管理方法,團隊的專案管理方法




這篇文章,我想聊聊自己的遠距工作經驗,從工具出發,但也聊聊自己從經驗中反思的一些方法。解決遠距協作時,幾個關鍵的問題:

  • 如何無縫銜接辦公室工作?
  • 如何進行溝通?
  • 如何不需面對面完成更精準的合作?
  • 如何建立與掌握工作流程?




1. 如何無縫銜接辦公室工具?遠端桌面


如果是要從辦公室型態轉換成遠距工作,首先面臨的問題,是如何離開辦公室後,還可以繼續使用公司電腦才能使用的工具與系統?或是讀取到公司電腦裡的檔案?

一個比較簡單的作法,是利用「遠端桌面」的軟體,從自己的筆電、手機,連到公司辦公桌的電腦,直接操作公司電腦中的軟體或系統。

遠端桌面軟體的選擇,常見的有三種:


不過使用遠端桌面軟體,也要注意安全性的問題,有些公司企業不一定有開放安裝。

另外使用遠端桌面軟體,從自己的電腦連到公司電腦操作,速度、效率上一定會慢半拍,而且往往還可能會慢上許多。

如果公司有開放 VPN ,那麼要連上公司內部的網路時,例如操作公司內的 ERP 系統,可以使用公司的 VPN 。從外部進行連線,這樣操作上會比遠端桌面更順暢一些。





2. 如何無縫銜接辦公室資料?同步工作檔案


但是如果公司允許雲端工具(無論是公司內的私有雲,或是像各種雲端硬碟服務),比起操作起來會比較慢的遠端桌面,直接使用雲端同步工具,是無縫銜接辦公室工作更好的選擇。

例如在「 Google 雲端硬碟」、「 Dropbox 」中同步檔案:

  • 辦公室電腦、自己的筆電,同步一致的檔案狀態。
  • 團隊共用雲端硬碟,大家同步分享需要的各種檔案。
  • 遠距工作、在家工作,都能隨時開啟自己辦公室做到一半的檔案工作,或是開啟團隊處理到一半的檔案繼續工作。

這樣一來,就不需要一定要到辦公桌上的電腦才能工作。只要在自己的筆電上安裝同步軟體,那麼也可以同步辦公室的檔案。

你可以試試看用「Google 備份與同步處理軟體使用兩個月心得」,安裝電腦上的同步軟體,將辦公室電腦的檔案,同步到自己的筆電。

或者,像我自己這幾年的習慣是,連電腦上的同步軟體也不安裝了,因為直接就在純雲端的線上 Google 雲端硬碟網頁端,完成各種編輯檔案的工作(可參考:新版 Google 雲端硬碟網頁上線,非用網頁版不可的 11 個功能)。

這樣一來,遠距工作就變得更簡單,可以在不同電腦無縫銜接各種檔案資料、工具軟體。





3. 如何無縫銜接團隊資料?共用的專案資料庫


如果要比前面的檔案雲端同步,再更進階一點點。我的經驗是,遠距工作時如果可以建立一個「團隊專案資料庫」:


  • 可以節省那些去找同事要資料的時間。
  • 也可以讓團隊執行專案過程的資料更清楚、不遺漏。

因為雲端硬碟上雖然可以共用團隊的檔案,但是檔案還是處在比較零散的狀態,沒辦法根據專案流程排序。

而且除了檔案,專案合作時還會有許多的筆記、註記、郵件、紙張資料需要整理,這些如果可以用一個有條理的方式共用。那麼團隊遠距工作,也能隨時讀取共用的專案資料庫,每個人都能快速找到需要的資料。

建立專案共用資料庫的推薦工具有兩個,他們的邏輯是一致的:「利用專案目錄,建立共用記事本中所有資料的索引,並排出專案資料的順序。」







4. 如何溝通?文件協同合作的溝通


遠距工作,非常需要溝通。最好的溝通,則是減少無謂的溝通,讓必要的溝通簡單而精準。

我這邊講的,是利用 Google 文件、 Office 線上版,多人一起「編輯」文件、試算表、簡報。比單純的檔案同步,還要再更進一步。

即使是在辦公室環境裡面,「協同合作」文件,都可以節省很多郵件往來時間,並且建立更簡單精準、權責明確的工作流程。

而在遠距工作時,因為很多問題不一定是當下可以碰面解決或提醒,利用協同合作,反而可以:


  • 每個人即時獲知最新文件狀態。
  • 比起每個人同時上線溝通,更重要的是每個人可以非同步工作。
    • 在自己有空時更新文件,但其他人都可以獲得更新。
  • 在文件上留下精準的合作註解。
  • 彼此追蹤文件的處理進度。

也歡迎參考下面這段結合真實故事案例的教學影片:https://youtu.be/obe4BX0-wpA


舉一個我實際經驗過的例子,我曾經跟10個不同作者,一起合作一本書。而且那本書還不是分散的獨立篇章,是每個篇章要結合成統一的系統。這樣的合作,其實就像我們 11 個人在半年的時間,組成一個團隊一樣,只是我們各自在不同的地方,不可能在同一個辦公室工作。

  • 在那一年中,我從來沒有把所有作者找到辦公室一起開會過,而是從頭到尾使用遠距工作的方式。
  • 其中最關鍵的,就是利用 Google 文件上的協同合作。
  • 每個人都能看到其他人今天最新的文件進度,並且可以提供註解建議。
  • 而我則可以針對每一個人的文件進行潤飾修改。
  • 設定好權限,本來感覺是要很多會議的合作,就在大家默默推進文件進度,默默彼此提供建議,加上我在協同合作時進行統籌,順利的完成了。

無論辦公室工作,還是遠距工作,「協同合作文件」都能顯著提升效率。

而當遠距工作時,「協同合作文件」更能讓溝通更即時、更聚焦、更精準。






5. 如何溝通?團隊工作流程管理的溝通


遠距工作需要溝通,除了想當然耳的視訊溝通、即時通溝通外,前面也提到了,其實文件協作的溝通流程更能提升效率。

另外還有一種溝通,也是遠距工作必要的,那就是專案、任務進度的溝通。

因為是遠距工作,沒辦法親眼看到每個人的工作狀態,那麼要如何管理好工作進度呢?

當然,不是利用視訊會議之類的通訊工具,因為會議中說的進度其實不明確,也沒辦法即時追蹤和更新。

最好的方法,就是要建立團隊工作流程的管理工具。很多可以雲端協作的專案管理工具,其核心的目的,就是讓每個人都能溝通自己的任務交派與進度。

我們可以從三種類型的專案管理工具來選擇:


其實,就算只是在辦公室工作,這些專案管理工具,也可以幫助我們提升效率。

但是尤其在遠距工作時,如何分配、管理每個合作者的任務與進度呢?這時候一個共用的、協作的專案管理工具,就能讓事半功倍。




6. 如何溝通?遠距視訊會議的溝通


但也有時候,確實需要直接進行語音交談,或是直接「面對面」,不只是要迅速的討論解決一些重要問題,也可以增進團隊的情感。

工具上,這個問題其實很好解決。

不過真正的問題是,兩個人的視訊會議很簡單,但三個人以上的視訊會議,如何讓每個人保持在討論狀態,就是一個難題了!因為不是在真正的同一個會議室,雖然在鏡頭前,但其實每個人所處的環境可能都有很多干擾,或是更容易在不是輪到他討論時分心。

我之前那個跟10個作者一起寫一本書的過程中,就有遇到視訊會議時,一開始沒有這樣的經驗,每個人慢慢討論,結果其他人很快地就不在狀態,甚至離開鏡頭。

這時候,視訊會議應該要:


  • 更精準的設定好議程
  • 盡量每個議題都是簡短具體
  • 目的只是尋求答案
  • 讓大家真的都可參與

這樣的視訊會議才有意義。其實,開任何會議,這都是必要的邏輯。但遠距視訊會議時,又更為重要。(可參考:高效能會議的七個習慣,不能只是開會前準備資料而已

那麼,視訊會議有什麼工具呢?因為選擇真的很多,就列舉如下:





7. 如何溝通?團隊即時通溝通工具


除了要面對面的音訊、視訊會議外,還是需要有一個隨時可以討論些小問題,同事之間需要的問答,甚至閒聊的「即時通」系統。這樣的系統其實也很多選擇。

特別適合辦公室即時通的專業選擇,可以讓團隊打造多條溝通頻道,滿足不同溝通需求,並且溝通資料長期保存,還能在溝通中串聯前述的各種協同合作工具。這樣的選擇有:



但是如果想從目前大家已經在使用的即時通,建立團隊遠距工作時的溝通管道,其實也是可以的,只要理解一些管理的技巧即可:





結論:


以上分享我自己和不同團隊、不同合作者,執行過遠距工作(合作)的過程中,自己嘗試過的工具,以及相關的經驗心得分享。

遠距工作如何更有效率?

先解決辦公室檔案同步、在家可工作的環境問題,這是基本需求。

然後視訊會議、團隊即時通,這是辦公室會議的折衷轉換。

但要進一步提升遠距工作的效率,我的經驗是,關鍵則是在於:


  • 有效的協同合作方式
    • 不在辦公室,也能知道對方的問題,並且能提供協助
  • 有效的進度追蹤
    • 專案進度的管理

提供大家參考。有興趣的朋友,或許還可參考我多年前寫過的這篇:「取代郵件即時通溝通,6 個雲端協同合作案例幫你提升職場效率」。


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:遠距工作如何更有效率? 7 種遠距協作工具經驗與方法分享

留言

  1. 今天Notion也發表了一份關於遠距工作的樣版
    https://www.notion.so/Remote-work-wiki-1b21ef5501714fffa9f5c5c25677371f

    回覆刪除
  2. 感谢您将它们组合在一起,因为它非常有用。 这显然是一篇很棒的文章。 url

    回覆刪除
  3. If you are looking for the Finance Accounting Assignments help then in this case you can opt for our Finance Accounting Assignments help.we provide the best Accounting and Finance Assignment Help.We also provide Time Value of Money Problems Assignment Help for students across the globe. for more information contact us +16692714848.

    回覆刪除
  4. 很有用的資源~ 現階段防疫情間,都得在家裡工作,真的很需要!

    回覆刪除
  5. 很棒的文章學到很多,尤其是現在很多資安問題,好的VPN很重要。

    回覆刪除
  6. 好的翻墙VPN不仅能提高工作效率,还能让人心情更好,哈哈哈。以前采用过免费的,但是有些免费的确实不敢恭维呀。

    回覆刪除
  7. 在Mac、Linux、Windows電腦上翻墻的方法類似,一種是使用瀏覽器代理插件翻墙软件,這種方式不需要安裝任何客戶端

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

微軟 Bing AI 繪圖工具 Image Creator 免費開放,30秒輕鬆生成圖片

Arc 瀏覽器 windows 版測試心得,用四大介面改造升級專注工作流

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

個人知識管理的時間平衡心法,忙碌中我如何維持高效率輸入輸出

5 條「這時候,不要做」清單打破無意識行動模式的低效率循環

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

如何用 ChatGPT 加速生成一份有圖有文的簡報,實戰案例教學

ChatGPT DALL-E 3 的7個特殊 AI 繪圖應用教學,勝過 Midjourney