從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(四):必用 7 大搜尋技巧



寫了一系列的「從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學」,從無痛的雲端匯入,保持 Evernote 整理習慣(從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(一):使用習慣相對無痛匯入),到利用 Notion 特殊的資料庫整理技巧(從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二):設計脫胎換骨資料庫),以及特殊的筆記功能(從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(三):上手筆記編輯 15 個超能力)。

接下來這一篇,我想要測試的是利用 Notion 解決一個核心的需求:搜尋筆記與資料。

以結論來說,如果下定決心要從 Evernote 轉移到 Notion ,並且之前在 Evernote 會大量利用搜尋功能的話,那麼在 Notion 上是確定無法回到 Evernote 那樣舒適、強大、有彈性的搜尋方式。

不過轉移工具,這是難免會有的犧牲。

回到 Notion 上,如何利用既有的功能,有更接近 Evernote 的搜尋體驗,並搜尋到自己想要的內容呢?




可搜尋筆記內容關鍵字,但必須知道一個「嚴重的」限制:


直接輸入關鍵字,就可以開始進行搜尋。 在一般搜尋裡,Notion 可以搜尋頁面的標題、頁面的內文,搜尋後可以直接跳到某則筆記的某個特定段落。

目前的 Notion 也可以搜尋中文關鍵字內容。

但是,
Notion 的搜尋有一個非常大的限制,那就是當輸入「兩個以上的關鍵字」時(中間空一格),將會變成只能搜尋「同時包含這兩個關鍵字的一個 block 段落」。

這是什麼意思呢?

例如下圖這個頁面,是我的「大人學時間管理課程」的任務頁面,內容中有提到一個「目標現實化收集箱」的時間管理技巧。


 

但是當我搜尋「大人學」、「目標現實化」這兩個複合關鍵字時,會發現無法搜尋到上面那則筆記,為什麼呢?明明整個頁面中確實有這兩個關鍵字?

因為,「大人學」、「目標現實化」這兩個關鍵字,出現在不同的 block 區塊!(也就是兩個關鍵字在不同行、不同段)

目前的 Notion ,當我們同時使用兩個關鍵字想要聚焦搜尋結果時,會變成只能搜尋「同一行、同一段中,同時出現這兩個關鍵字」的筆記!這將會大大減少可能的彈性搜尋結果。





搜尋技巧1: Ctrl + P ,啟動快速搜尋視窗


當專案、任務、筆記、資料愈來愈多時,「搜尋」絕對是更快啟動行動的方法。

例如我有一萬多則筆記(頁面),無論在 Evernote 或 Notion ,都不可能只是依靠在左方的分類中慢慢翻找,那是很慢的工作邏輯。更快的工作邏輯應該是可以直接搜尋。

在 Notion 中,無論網頁端、電腦端,按下〔 Ctrl 〕+〔 P 〕(一定要記住的快捷鍵) ,就可以呼叫出搜尋面板。

在搜尋面板中,會看到:

  • 最近常常開啟的筆記(頁面),這也是一個快速打開最近常用筆記的方式。
  • 最近常常使用的搜尋關鍵字。

不過 Notion 這裡有一個要注意的機制:

  • 最近頁面、最近搜尋,根據網頁端、電腦端、手機 App 端,會有不同結果。
    • 例如 App 端常常搜尋的是生活上的任務,網頁端常常搜尋的是工作上的任務,這裡就會根據裝置顯示結果,不會彼此同步。




在這個彈出搜尋面板中,可以進行關鍵字搜尋。

另外要注意的是,這裡只能搜尋筆記標題、筆記內容,其他像是插入文件的內容、照片內的文字、你自訂的屬性標籤等等,都是不能搜尋的。




搜尋技巧2:將搜尋結果彈出獨立筆記頁面,方便參考多則資料


當我有一萬多則筆記頁面時,很多筆記是要互相參照的,彼此之間都有參考價值。所以在 Evernote 中,我喜歡透過搜尋,找出這些相關筆記,然後在彼此之間快速切換,整理出新的內容。(可參考:Evernote 實踐 Zettelkasten 卡片盒筆記法,整理知識網路系統

Notion 的搜尋結果無法展開成筆記清單,所以我會善用下面這個技巧。

在搜尋結果中,按住〔 Ctrl 〕,點開我想要查詢的多則筆記頁面,這樣可以把頁面開啟在不同分頁或視窗,就能相對快速的彙整多則資料。





搜尋技巧3:針對最佳結果自動排序,或翻出隱藏老筆記


在 Notion 的一般搜尋中,預設是以「 Best matches (最佳相關性)」的方式自動進行排序,這個排序方式,可以幫我們找出跟關鍵字更相關的筆記,他的原則是:

  • 最近有修改的筆記,排在更前面。
  • 筆記標題包含關鍵字,排在更前面。

但是有時候,我們想要翻出的是老資料,這時候最佳相關性的排序,反而會讓我們看不到(或不容易看到)老資料。

那麼,我們就在搜尋結果左上方的「 sort 」選單進行調整,可以改成「 Created: Oldest first 」,把最老(最早)建立的筆記排在更前面。

因為我的筆記量很大,有時候我需要調整幾種不同的排序方式,才能在 Notion 翻找出更多樣化的筆記資料。 





搜尋技巧4:只針對筆記標題搜尋,找出重要任務筆記


如果我們需要的不是找到很多相關筆記頁面,而是非常確定要找的就是某一則任務筆記,或是某種特定任務的所有相關筆記。

那麼可以在關鍵字搜尋結果中,打開右上方的「 Add filter 」,開啟「 Only match titles 」,這時候只要頁面標題包含關鍵字的結果會列出來。

例如搜尋「時間管理課程」,限制只搜尋標題,那麼所有包含這個關鍵字的課程任務筆記就會被找出來。





搜尋技巧5:針對特定頁面、特定資料庫搜尋,聚焦某專案資料


在 Evernote 時,因為他的搜尋功能夠強大,我常常都是在一萬多則筆記直接搜尋,就能快速找到所有我需要的筆記。

但目前的 Notion 搜尋比較弱,所以我會需要限制多一點搜尋範圍,才能更精確找到需要的筆記。

例如我想要找出跟「時間管理」這個關鍵字有關的課程、書籍任務,我就可以在搜尋結果右上方的〔 Add filter 〕處,選擇「 in page 」這個限制條件,添加一到多個頁面,然後限制只搜尋特定的頁面或資料庫。

例如我的書籍、課程任務,都在「工作任務」、「工作封存」這兩個頁面資料庫,我就可以加上這兩個限制條件。

要注意的是,這時候的意思是: OR ,也就是出現在工作任務,或是出現在工作封存的頁面,都可以被找到。





搜尋技巧06:過濾筆記編輯時間,找到某一時段的任務資料


換個角度,如果我知道我要找的資料,是屬於 2020 年上半年新增、修改的資料,這時候也可以限制一個搜尋範圍,找到這某個日期範圍內新增、修改的筆記。

同樣也是在搜尋結果中,選擇「 Add filter 」,利用「 Created 」或「 Last edited 」等等時間條件,設定一個建立、修改筆記的日期區間,就可以找到特定時段內的筆記。

這個搜尋方式其實很好用,例如搜尋「課程」,限制「 Created 」或「 Last edited 」在最近一年,大概也就能找出最近一年的所有課程任務筆記。





搜尋技巧07:在資料庫中過濾,快速過濾相關任務


Notion 最有特色,也最強大的用法,其實不是他單純的筆記功能,而是他的資料庫( Database )。(可以參考:用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫,超完整的圖解教學

所以如果你的資料庫建立得好,在資料庫中直接過濾搜尋,也是一個很好用的搜尋方法。

如果你也是從 Evernote 匯入筆記到 Notion ,那麼每個 Evernote 記事本都會變成一個 Notion 資料庫,並且 Evernote 的標籤也會變成 Notion 上的 Tag 屬性。

這時候在,在 Notion 的資料庫右上方,可以看到「 Search 」小方塊,可以在這個欄位中,針對下面的資料庫進行搜尋過濾。




這個資料庫專用的搜尋列,可以搜尋「筆記頁面標題」、「屬性標籤」兩種關鍵字。

例如我搜尋「專訪與演講」,那麼這個資料庫中,有加上「專訪與演講」標籤的筆記就會過濾出來,而其他不相關的筆記頁面就會隱藏。

這個搜尋的好處是,可以重現我在 Evernote 上很喜歡的搜尋後顯示過濾結果的記事清單,方便我進行聚焦管理。

不過 Notion 在資料庫專用搜尋時,是無法搜尋頁面內文的。





結論:


其實 Evernote 的搜尋,可以帶來很多便利、強大的利用,新版 Evernote 10 的搜尋甚至又更上一層樓:

而如果要轉換到 Notion ,這對我來說是最難以忍受的犧牲,其他功能(例如 Evernote 可以收集掃描紙張等)都還可以多一點麻煩就算了。但搜尋得好,才能真正大量節省時間,並且有效地找到需要的,甚至忘記的資料。

所以,我當然也想把 Notion 當成第二大腦,於是盡我所能的研究上面目前可用的各種搜尋技巧,希望盡可能提升搜尋的效果,並且了解其搜尋的限制。

如果你知道 Notion 還有更厲害的搜尋技巧,也歡迎留言討論。

歡迎大家提出問題,讓我可以加入未來的測試研究中。你可以在部落格文章下留言,我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,也歡迎寫信跟我討論。

最後,我想做一份簡單的問卷調查,了解大家目前使用的核心筆記資料庫工具的取向,歡迎大家協助我填寫,提供我參考:「[調查]您接下來會選擇的筆記、第二大腦工具」。




有興趣的朋友,就請繼續追蹤電腦玩物,我會繼續推出這個系列的新文章!

最後附上 Notion 系列教學文章清單:


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(四):必用 7 大搜尋技巧

留言

  1. 謝謝你的文章啊
    Evernote最近的改動,已經令我火起上萬次了!! 我辛辛苦苦打好的筆記,居然可以全不見了,如果Evernote可以回復上一個版本,其實我已經很滿意了。但現在,忠實地用了它4年的我,也要考慮是否應該轉用另一個軟件....

    很糾結,還是我應該等他可以有改善完成的一天呢....

    回覆刪除
    回覆
    1. 目前是可以新舊版本,兩個電腦端軟體同時使用。但手機上就沒辦法了。

      刪除

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

Google 相簿、文件無限免費空間將在 2021 年 6 月後取消!七大重點需知

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

自動化圖片去背教學!只需 Word 或 PowerPoint 搞定

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

AnyDesk 最快的遠端桌面軟體,免費免安裝中文教學

[下班後時間管理] 發現看不見的隱性拖延,與 3 個破解方法

pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

Google 試算表 13 個效率翻倍的表格整理工作技巧