從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二):設計脫胎換骨資料庫



完成前一篇文章的筆記資料轉移步驟後(從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(一):使用習慣相對無痛匯入),基本的筆記已經匯入了 Notion ,也可以搜尋、開啟、編輯了。一個一個 Evernote 「記事本」,變成一個一個 Notion 「 Database(資料庫)」。

除了前一篇文章提到資料庫的基本設定,讓你重現 Evernote 記事清單的面貌外,接下來第二階段的教學,我要分享如何利用 Notion Database(資料庫)的特殊功能,設計出脫胎換骨的資料庫面貌:

  • 根據專案時間、重要性、階段進度等需求,排程筆記。
  • 快速找到當下需要、當下不能遺漏的筆記。
  • 讓記事本除了清單,還能變成看板、行事曆等不同展示方式。

下圖是初步匯入、設定好的 Notion 「 Database(資料庫)」。




 同樣的 Notion 「 Database(資料庫)」,對應到下圖是原始匯入的 Evernote 記事本。




但是 Notion 的「 Database(資料庫)」,不僅僅是可以讓筆記變成清單、卡片檢視,如果學會「 Database(資料庫)」的特殊設定:

那麼我們原本記事本中的筆記,將可以展現出「滿足各種不同需求」的專案管理結構!

讓我們一步一步,展開 Notion 「 Database(資料庫)」的各種特殊設計技巧。




讓筆記根據需要排序:


首先,我們可以先練習讓 Notion 的「 Database(資料庫)」可以根據我們的需求排序。

在資料庫的右上方,選擇〔 Sort 〕,可以設定各種排序方式,而且可以組合多個排序條件,利用〔 Add a sort 〕新增規則即可。

例如,在「工作任務」這個資料庫(記事本)中,我想要看到根據提醒時間排序的重要任務。那麼我就可以加上兩條排序設定:

  • 第一條:Reminder:Ascending
    • 根據提醒時間排序,由最早的提醒到未來的提醒。
  • 第二條:Updated:Descending
    • 提醒時間一樣,或是沒有提醒的筆記,根據更新時間排序,最近更新的排在最前面。

加上這兩條排序規則後,這個「工作任務」資料庫,就可以優先看到那些過期的、快到期的重要筆記。

排序規則可以自由設定,每個資料庫(原記事本)都可以不同,有的根據提醒時間優先,有的根據更新時間或建立時間,有的說不定你想根據筆記標題。





讓筆記根據需要過濾:


有時候,一個資料庫(記事本),當下不需要看到所有的筆記。

例如我的「工作任務」資料庫(記事本)中,包含了我的執行中專案筆記、課程筆記、企劃中專案筆記,但也有很多零零散散的任務、資料筆記。

其實最重要的還是那些有價值的目標,那麼我可否過濾出專案筆記、課程筆記、企劃中專案筆記呢?可以的,利用「 Tag (標籤)」的功能即可。

如果你之前有根據我的「 Evernote 子彈筆記法」,為你的 Evernote 筆記設計很多進度標籤、專案標籤,那麼這時候就可以在 Notion 派上用場。

在資料庫右上方的「 Filter 」選單,建立過濾規則,選擇根據「 Tags 」過濾,還可以同時包含多條過濾規則,並決定是要全部符合,還是符合任何一條。

下圖中的過濾,就是將我在工作任務資料庫中的筆記,過濾出包含每日推進、企劃醞釀、專案目錄,或是專訪與演講中,任何一項標籤的筆記。意思就是把我的重要專案、課程、企劃的筆記過濾出來。




原本工作任務資料庫中的筆記, 用更新時間排序,會有很多錯雜的筆記。




如果我把前面兩個技巧結合起來:

  • 排序:先根據提醒時間,再根據更新時間排序。
  • 過濾:只顯示專案、課程、企劃筆記。

那麼我的工作任務資料庫,可以呈現出更精準的面貌。





一個資料庫,可以展現不同檢視模式:


這時候,你一定有疑惑,在一個資料庫中,有時候我想看到最近更新的所有筆記,有時候我想看到提醒到期的筆記,有時候我想看到只過濾出專案的筆記。

難道每一次都要重新去調整排序、過濾方式嗎?當然不用。因為我們可以為一個資料庫,新增多個固定的檢視方式(View),快速切換即可。

例如下圖中,我為前面提到的這個「工作任務資料庫」,建立了四種檢視方式:

  • List View:根據更新時間,排序所有筆記
  • 專注工作目標:根據提醒時間,只顯示包含專案、課程、企劃 Tag 的筆記。
  • 工作行事曆:用行事曆方式檢視所有任務筆記。
  • 到期任務檢視:根據提醒時間,排序所有筆記。

有時候,我想看最新的筆記,有時候我想看所有提醒的筆記,有時候我想專注在專案,有時候我想在行事曆上排程,都只要在資料庫的左上方切換檢視模式即可。

操作步驟很簡單,在資料庫左上方,選擇〔 View 〕選單,按下〔 Add a View 〕,為這個檢視模式「命名」,然後按下〔 Create 〕,一個新的資料庫檢視就建立了,我們再根據前述的技巧進行這個檢視模式專屬的排序與過濾即可。





用 Board 看板,把資料庫變成專案進度流程:


你可以看到檢視模式除了 List(清單)與 Gallery(卡片)外,還有一個 Board(看板)。

以我從 Evernote 匯入的這個「部落格任務」記事本為例,裡面有 400 多則筆記,都是我的寫作素材與草稿,我原本在 Evernote 中,會利用標籤來排序寫作進度:

  • 思考動腦:還需要構思大綱與論點的草稿。
  • 測試研究:還需要實際操作工具測試的草稿。
  • 撰寫完成:即將寫完的草稿。
  • 每日推進:重要的主題寫作計畫。
  • 等等

這些都可以匯入 Notion ,然後我就可以利用 Notion 的資料庫特殊功能,作出更厲害的筆記排序結構。




我選擇在部落格任務的資料庫,新增一個 View ,採用 Board 模式,用「 Tags 」來區分看板的列表,也就是每一個標籤一條列表:

  • 手動排序列表,把我最重要的寫作進度,像是思考、測試、完成、每日推進等,排序在最前面。
  • 每一條列表根據筆記更新時間排序。

這樣一來,這個部落格任務的資料庫,就可以用看板進度的方式,根據標籤,排序我的寫作任務筆記了。這樣一目了然的方式,可以更有效率的挑選出需要處理的筆記。




如果標籤設得很多,看板模式的列表也會變得很多,但是不用擔心,我們可以用「 Filter 」在這個檢視模式中單獨過濾出需要的標籤。

或者,把不需要的標籤列表隱藏( Hide )起來都可以,就看哪種方式比較方便。





用 Calendar 行事曆,讓資料庫在日曆上管理:


回到前面介紹到的同一個工作任務資料庫,前面我已經展示了這個資料庫的多個檢視模式,接下來,我需要管理這些工作專案、任務的時間排程,於是我又新增了一個 View ,採用 Calendar 模式。

在這個模式中,預設會把有提醒時間的筆記,安排到行事曆上,於是可以很清楚的在行事曆上看到到期任務。

如果想要更改提醒時間,可以在這個行事曆上直接拖曳,移動到新的日期,任務筆記的提醒時間就會修改。




在行事曆的檢視模式,也不一定只能顯示提醒( Reminder ),我還可以在上方的「 By 」選單切換:

  • 根據建立時間,把筆記顯示在行事曆上。
  • 根據更新時間,把筆記顯示在行事曆上。

如果你想看到最近新增的筆記,以免漏掉哪些新任務,現在你知道怎麼作了嗎?





萬用的表格模式,還可作統計計算:


在 Notion 的資料庫檢視中,還有一種基本但萬用的表格模式( Table View )。

在表格模式中,可以快速展開所有筆記的屬性,方便快速作過濾或排序,也可以圈選某一範圍的大量筆記,進行批次修改。

而在表格模式中,還有基本的「統計功能」。

注意看下圖的「最下方」,表格的尾端有一個「 Calculate 」計算選項,可以設定不同的計算方式,例如你可以看到的是:

  • 總共有 449 則筆記。
  • 最近更新是兩天前。
  • 最早的筆記到現在,已經寫了快四年的時間。




設定每個資料庫專屬的範本筆記:


每個「 Database(資料庫)」(記事本),相信對你來說就是不同的人生領域、不同的專案,這時候,不同的需求是不是會有不同的範本筆記呢?

在資料庫的右上方,〔 New 〕的按鈕可以在資料庫中新增筆記。

而〔 New 〕右方的選單,可以讓我們為這個資料庫添加範本筆記( New template )。

這樣一來,在我的廚房計畫資料庫,我就可以設計一則食譜筆記範本。




當我要新增一則食譜筆記時,就不需要從空白筆記開始,而可以直接新增一則食譜模板的筆記了。



 

小結:


在系列文章前一篇,先分享如何有效的匯入 Evernote 記事本後,在這一篇文章,則是分享如何把匯入的筆記資料庫,利用 Notion 的專屬功能,設計得更加好用。

Notion 的資料庫,對比 Evernote 的記事本。不過 Notion 的資料庫多了很多過濾排序的規則,以及「由你設計的不同檢視模式」,好好利用,才能發揮 Notion 的精髓。

我打算撰寫一系列的文章,跟大家一步一步分享我的實驗心得。

也歡迎你提出問題,讓我可以加入未來的測試研究中。你可以在部落格文章下留言,我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,也歡迎寫信跟我討論。

最後,我想做一份簡單的問卷調查,了解大家目前使用的核心筆記資料庫工具的取向,歡迎大家協助我填寫,提供我參考:「[調查]您接下來會選擇的筆記、第二大腦工具」。




有興趣的朋友,就請繼續追蹤電腦玩物,我會繼續推出這個系列的新文章!

最後附上 Notion 系列教學文章清單:


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二):設計脫胎換骨資料庫

留言

  1. Esor大您好:

    我前陣子剛讀了您的書 "大腦減壓的子彈筆記術",最近正在嘗試在Notion上從無到有建立自己的時間管理系統,之後建構完成後,有機會可以與你分享自己的成果與心得。

    先分享一些跟這篇部落格相關的想法:
    1. 原本我想利用 Notion 內建的 All Updates 來當作自己的時間提醒系統,
    不過他只能顯示已過期的筆記,無法看到即將到期的。上面提到利用Reminder排序的方法,就能把已過期、快到期的筆記都顯示出來,解決了我原本的困擾,後續應該會朝著這種方式繼續發展時間提醒系統。
    在這裡有個疑問,依Reminder排序的方法只能找出任務 (一則一則的筆記),沒辦法找出快到期的行動 (筆記中加上 @reminder date 的單一行context),在時間管理系統上,時間提醒會有需要針對行動做提醒嗎?還是說針對任務作提醒就足夠了?

    2. Database的不同View功能加上Filter之後,我認為應該可以滿足您書中所說的 "自動透視" 功能,應該可以一定程度地取代 Evernote 的進階搜尋功能(差別在於搜尋的範圍)。

    3. 關於database filter ,我這邊覺得有個值得注意的地方,那就是重新命名標籤的話,會把相關的filter弄壞!
    例如文章範例中設計好的 filter:
    "(Tags Contains !01每日進度) Or (Tags Contains !02企劃醞釀) Or (Tags Contains !04專案目錄) Or (Tags Contains &專訪與演講)"
    假設把 "!04專案目錄" 重新命名為 "!05專案目錄",筆記中的標籤都可以同步更新,但是很可惜的,filter不會同步更新(database中有個formula類型的property也會遇到類似問題),而是把不存在的 "!04專案目錄" 從條件中拿掉變成:
    "(Tags Contains !01每日進度) Or (Tags Contains !02企劃醞釀) Or (Tags Contains &專訪與演講)"

    以上是一些想法分享,再次感謝Esor大的書籍與部落格給了我很多關於時間管理的觀念與想法。

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    回覆
    1. 感謝您的回饋,其實我也是以大腦減壓的子彈筆記系統,來重建我的 Notion 使用方式

      關於第一點,其實我正是想要解決可以看到即將到期任務的問題,如果「一個任務用一則筆記管理」,那麼提醒任務筆記即可,行動的提醒不是很必要,還會變得太瑣碎。

      Database的不同View功能加上Filter之後,確實能夠解決自動透視的需求。

      感謝您最後的提醒,這樣看來,標籤需要先確定,再建立 Filter ,才不會白作工。(不過還好這個標籤系統我在 Evernote 已經運作多年,對我來說已經很穩定,不太會用大變動,也能讓延伸到 Notion 後繼續套用)

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  2. 回覆
    1. http://www.classresult.in/news/icse-datesheet-10th-12th-compartmental-exams-2020-7872.htm

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  3. 想問個資料庫的公式問題,基本的excel公式都能通,但還是有些不太行,如果我想做個閱讀進度,"已讀"是8,"總共"是9,要怎麼讓另一欄顯示"8/9"?如果用"prop("已讀") / prop("總共")",會真的給他除下去...

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