從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(一):使用習慣相對無痛匯入



最近 Evernote 進行大改版,想要在全平台升級到 Evernote 10 ,讓 Evernote 的資料庫與筆記功能可以進入下一個世代。這次大升級的過程,有很多的改變,但也引發很多的 Bug ,並且許多用戶遇到的 Bug 跟最核心的同步問題有關(雖然我自己沒有遇到)。

要讓老用戶們都滿意當然是很難的,不過 Evernote 目前團隊的處理方式也缺乏溝通,讓人覺得不放心。(歡迎參考我對這次 Evernote 10 大更新版本的持續使用體驗文章:[隨時更新] Evernote 推出 Windows、 Mac 重大新版,建議先追蹤我的測試

一直都把 Evernote 當作核心工具的我(已經使用了起碼超過 14 年,從單機時代就開始使用),這一次,決定更認真的來試試看:

如果真的要從 Evernote 轉移到 Notion ,那麼整個轉移的流程可以怎麼做。




就算轉移到 Notion ,也想保留的 Evernote 四大特色:


我指的不是簡單換個筆記工具,而是像我一樣有 13000 多則 Evernote 筆記,把 Evernote 當作專案管理中心、第二大腦系統的使用者,已經建立多年的筆記習慣,整個轉移的流程會怎麼做?

為什麼只(先)研究 Notion 呢?因為對我來說, Notion 是目前最好的轉移目的地:

  • 一方面可以兼顧原本的雲端筆記、同步知識庫的需求。
  • 一方面又具備更強大有彈性的專案管理功能。

而這是我原本使用 Evernote 的核心需求。

在我這次深入測試 Evernote 轉移到 Notion 的過程,還是有四大 Evernote 特色,是其他工具無法完美取代的,而這幾大特色有可能還是會成為我測試了一輪後,又繼續回頭使用 Evernote 的理由。

而如果要轉移到 Notion ,我也會希望這四大特色雖無法 100% 還原,也能一部分的解決,這是我研究「相對無痛轉移步驟」的起心動念。



第一大特色:強大的搜尋

一個很簡單的例子,下圖是我在 Evernote 搜尋「克服拖延」相關資料的結果。




下圖是 Notion 搜尋「克服拖延」相關資料的結果(我已經實際測試把我一萬多則 Evernote 筆記匯入 Notion)。

對比下來,呈現方式、搜尋結果, Evernote 都還是更能快速找到需要的筆記,尤其快速的找到需要的「多則筆記」。


Evernote 在呈現搜尋結果上有幾點是我非常常用的:

  • 搜尋結果可以快速在多則筆記之間快速瀏覽切換,搜尋本身就是一種彈性自動分類。
  • 新版 Evernote 10 的搜尋以正相關排序,自動排序的結果很適合找到第二大腦類型的參考資料。
    • 我往往能從 Evernote 找出那些我自己也遺忘的筆記。
  • 搜尋可以針對圖片上的文字、文件檔案裡的文字。

在 Notion 中,如何一定程度的重現這種需求呢?



第二大特色:跨分類的所有記事清單

每次我打開 Evernote ,習慣進入「所有記事」頁面,這裡有我 13000 多則筆記的清單,快速捲動,我就能看到來自不同專案、不同人生領域,當下我正在處理的幾則筆記,很方便的就能快速開啟多種需求的不同筆記。

當搜尋結果呈現這樣的記事清單時,我也可以快速在多則筆記之間重新整理、整合資料等等。




但是 Notion 介面一進入,沒有這樣的記事清單功能,除了看到最近一則打開的筆記外,要開啟其他筆記,要不然就用搜尋(但沒有 Evernote 的搜尋優點),要不然就要到左方的頁面一層一層去開啟。




如果轉移到 Notion ,有沒有辦法重現 Evernote 那樣,快速打開最近正在使用的筆記,減少一層一層翻找的時間呢?這也會是我研究的重點。



第三大特色:跨專案跨分類整理的標籤系統

Evernote 的標籤,和 Notion 或 Onenote 那種標記的標籤不同, Evernote 的標籤是可以滿足跨記事本、跨專案「重新整理」的需求。

我只要輕鬆為筆記加上一個「每日推進」的標籤,那麼無論這個筆記是來自我的辦公室?還是來自我的居家生活?還是來自我的課程?都可以直接用標籤過濾出來。

於是我不用一頁一頁去找重要筆記,而可以用一個標籤,過濾出橫跨人生多個領域的任務筆記。

這個需求,有沒有辦法在 Notion 中也有一定程度的實現呢?




第四大特色:更完整多樣的資料收集功能

另外, Evernote 很強調的一個核心功能,就是「收集」,我是把這樣的工具,當做我的工作、生活碎片統整中心,也就是要找任何資料,只要上一個地方就能找到。

像是 Evernote 的:

  • 掃描紙張(Notion 暫時無法實現)
  • 擷取網頁(Notion 可以實現)
  • 擷取郵件(Notion 暫時無法實現)
  • 註解圖片(Notion 暫時無法實現)
  • 手繪筆記(Notion 暫時無法實現)
  • 插入各種附件檔案(Notion 可以實現)

其中一些 Notion 無法實現的收集功能,就只能先用其他 App 或工具擷取,然後用插入檔案的方式,彙整到 Notion 中。

好了,說明完我想延續的 Evernote 筆記習慣,那麼當轉移到 Notion 的過程,可以如何更加無痛呢?就讓我一一為大家解說。




如何把 Evernote 筆記,雲端自動匯入 Notion ?可能遇到什麼問題?


有很多工具都支援從 Evernote 匯入筆記,而 Notion 是我覺得匯入後筆記的格式、資料都「相對完整」的(相對完整不代表100%完整)!並且 Notion 也提供了一個非常無痛的匯入步驟。

只要在 Notion 網頁多左方,選擇「 Import 」,認證自己的 Evernote 帳號,挑選想要匯入的記事本(可以一次選擇多本記事本),就可以雲端自動匯入到 Notion 。(更具體操作教學可以參考:Notion 筆記軟體推出網頁全文擷取外掛與自動匯入 Evernote




Notion 從 Evernote 匯入筆記的功能設計得非常好,優點是:

  • 可以一次選擇多本記事本,雲端匯入。
  • 匯入過程,可以處理其他工作,或是打開其他頁面,還是會在雲端慢慢匯入。
  • 匯入速度,我的測試如下:
    • 一個 400 多則筆記記事本,大約 6 分鐘匯入完畢(包含所有圖片檔案資料)。
    • 一個 2000~3000 則筆記的記事本,大約 20 分鐘匯入完畢。
    • 一個 5000 多則筆記的記事本,大約 60 分鐘內匯入完畢。
      • 不過最後一個 5000 多則筆記的記事本,匯入後有些筆記遺失了,原因不明。
  • 基本上 Evernote 主要的筆記內容都可以成功匯入:
    • 圖文筆記
    • 插入的影片、檔案
    • 筆記建立時間、更新時間
    • 筆記的提醒時間
    • 筆記的標籤

有沒有在匯入後發現什麼問題呢?當然還是有的,下面是我目前發現的問題,或者包含匯入時要注意的事情(可能還有其他問題但我尚未發現):

  • 我先升級到 Notion 的「付費版( Personal Pro )」,才開始匯入。
    • 因為 Notion 免費版不允許插入超過 5 MB 的檔案,但是我的 Evernote 是資料統整中心,裡面插入非常多超過 5MB 的檔案。
    • 但是升級 Notion 付費版後,像是我插入在 Evernote 的影片、錄音檔案等,都可以成功匯入。
  • 大多數記事本都能所有筆記匯入,就是前面提到的那個 5000 多則筆記的記事本有筆記遺失(我之後會重新匯入一次看看是否還有問題)。
  • Evernote 中插入的「中文檔名」 Office 文件檔案,匯入到 Notion 後,中文檔案名稱會遺失,但是檔案還是插入在筆記正確位置,也都還可以下載與開啟。
  • Evernote 中的表格如果是結合圖片整理,匯入到 Notion 後表格很有可能遺失。
    • 如果 Evernote 中的表格都是文字,就沒問題,可以成功轉移。
  • Evernote 中的加密記事會失效,必須重新從 Evernote 手動找回內容。
    • 如果你把 Evernote 當作重要帳密整理,並且使用記事加密,要手動重整這些筆記。
  • Evernote 建立的記事連結,轉移到 Notion 後全部都會失效。
    • 不過,因為 Notion 有快速插入連結功能,下面我會分享我如何解決此問題。
  • Evernote 的標籤會保留,但沒辦法像是在 Evernote 時一樣跨專案索引。



匯入 Evernote 記事本到 Notion 的順序?


我建議想要從 Evernote 轉移到 Notion 的朋友,可以這樣做:

  • 先整理自己的 Evernote 記事本,讓記事本愈統一愈好。
    • 例如原本同一類家庭專案分散在多個記事本,可以統一在一起。
  • 不要一次匯入所有的記事本,排出順序,每次一本或幾本匯入。
  • 先試試看匯入目前比較不會變動的 Evernote 記事本。
    • 例如某個已經完成的專案記事本。
  • Evernote 與 Notion 先並行使用一段時間,熟悉 Notion 邏輯,比較你的需求。
    • 逐步把愈來愈重要的 Evernote 記事本匯入。

這裡還有一點要請大家特別注意,我非常建議大家, Evernote 上愈重要的記事本,排在愈後面的順位匯入!

為什麼呢?跟 Notion 的搜尋結果有關,當在 Notion 進行整個系統的搜尋時,最近匯入的筆記(雖然明明更新時間比較早),但就是會在搜尋結果排在前面(應該是要更新時間愈晚,排在愈前面才對),這會導致很難找到最近真正重要專案的重要筆記,加上 Notion 的搜尋呈現方式沒有 Evernote 優異,所以這一點要特別注意。




匯入後,用資料庫格式,重現 Evernote 卡片檢視:


Notion 絕對是一個有自己獨特使用邏輯的筆記、知識庫工具。不過剛剛從 Evernote 轉移,我們還是先設定成最能延續自己的使用習慣最好。接下來慢慢熟悉 Notion 後,再來發展獨特用法。

當我匯入一個 Evernote 記事本到 Notion ,會在 Notion 中建立一個頁面( Page ),頁面中用「資料庫( Database )」的方式,呈現出這個原 Evernote 記事本中的所有筆記。

例如下圖中,我匯入一個叫做「寶寶成長日記」的 Evernote 記事本,在 Notion 中就是建立一個「寶寶成長日記」的頁面,頁面中有一個資料庫會保存我匯入的所有 400 多則筆記。

並且 Notion 為這個資料庫內建了一個叫做「 Gallery view 」的檢視方式,很像是 Evernote 原本習慣的記事卡片檢視。




我建議在這個「 Gallery view 」中,修改幾項設定,更好的延續 Evernote 的使用習慣。

第一個是在「 Sort 」排序的地方,改成「 Updated 」:「 Descending 」,也就是最近更新過的筆記,排序在愈上面。(預設情況下並非如此,一定要手動修改)




如果你平常會使用 Evernote 的標籤,以及 Evernote 的提醒功能,那麼在匯入 Notion 後,這些資料也會保留。

我建議同樣在匯入的「 Gallery view 」檢視中,在檢視器上方的「 Properties 」(屬性)選單中,把下面項目開啟:

  • Card Preview:Page Content :這樣可以在卡片預覽筆記內容。
  • Name:會顯示筆記標題
  • Reminder:會顯示提醒時間
  • Tags:會顯示標籤





如何在 Notion 繼續利用 Evernote 的提醒?


如果一開始有使用 Evernote 的記事提醒,這些提醒時間也會正確的匯入到 Notion 的每頁筆記中。




那麼如何查看這些提醒筆記呢?

當提醒時間到的時候,在 Notion 的「 All Updates 」(網頁端是左上方,手機上是正下方)中,透過「 Inbox 」,可以看到已經到期的筆記內容,只要不從這裡刪掉,這裡就像是你的到期提醒待辦清單。





如何在 Notion 看到最近更新過的筆記?


前面我有提到, Evernote 的「所有記事」是一個簡單明瞭,但可以快速打開最近所有任務筆記的清單。

可是當 Evernote 記事本匯入 Notion 後,資料庫變成是在一頁一頁筆記內的層級中,無法一次展開所有筆記。

這時候,可以試試看同樣在 Notion 的「 All Updates 」中的「 All 」分頁。

在這個分頁中,會顯示最近更新過的內容,雖然會有點雜亂,但可以一定程度取代我之前在 Evernote 中透過所有記事快速找到最近編輯過的筆記的需求。





如何在 Notion 中快速取用最近的重要筆記(類似 Evernote 捷徑)?


在 Evernote 中的「捷徑」,可以把最近會常用的筆記、標籤、記事本,加入捷徑,快速使用。

在 Notion 中,沒辦法這樣用標籤過濾,但是可以把常用的筆記頁面,加入捷徑列。

方法就是在筆記頁面的右上方,按下「 Favorited 」,可以把這一頁加入我的最愛,會顯示在 Notion 左方清單的最開頭。





在 Notion 中如何盡可能重現 Evernote 的便利搜尋?


首先,這一點我覺得目前真的做不到,這是 Evernote 的強項之一。

但是在 Notion 中,我們可以嘗試這樣做。

首先,在左上方的「 Quick Find 」中,可以對整個 Notion 進行搜尋,當列出搜尋結果時,按住鍵盤的〔 Ctrl 〕,然後點擊找到的結果,可以把筆記開啟在新的頁面,方便一次打開多則找到的筆記。

在「 Quick Find 」的搜尋時,可以搜尋每一個頁面、筆記的內文,但是似乎沒辦法針對標籤等用關鍵字搜尋。(或者是我還沒研究出來?)




還有另外一種搜尋方法,在「資料庫(Database)」檢視器的上方,可以單獨針對這個資料庫內的筆記進行搜尋,有一個搜尋欄位可用。

但是,這個資料庫專用搜尋欄位只能搜尋兩種內容,而且每次只能用一個關鍵字,不能用複合關鍵字:

  • 只能對應筆記的標題。(無法搜尋筆記內文)
  • 只能對應筆記的某一個標籤。





如何解決筆記連結的問題?


Evernote 記事本匯入 Notion 後,記事連結都會只剩下無法開啟的連結,這時候怎麼辦呢?

其實相關的筆記都在,都有匯入 Notion 中,所以我建議就先放著,然後在真實使用筆記的過程中,遇到無效連結,就利用 Notion 的快速連結操作,重新建立筆記連結即可。

例如工作過程,發現原本一個應該連結到「 Joplin 免費開源筆記軟體」的 Evernote 記事連結失效了。

就在 Notion 同樣筆記位置,利用「@」語法,呼叫出快速插入記事連結的功能,輸入部分筆記標題,找到該則筆記,直接插入記事連結即可。

例如輸入 @joplin ,應該就可以找到同樣也匯入 Notion 的前述那則筆記,直接選擇插入。





結論:


研究到這邊,其實還有很多問題需要解決,包含:

  • Notion 的筆記編輯功能和 Evernote 異同,如何改變筆記習慣?
  • 進一步活用 Notion 功能,設計屬於 Notion 的獨特用法!
  • 在 Notion 上重建真正的專案管理、子彈筆記系統!!

我打算撰寫一系列的文章,跟大家一步一步分享我的實驗心得。

也歡迎你提出問題,讓我可以加入未來的測試研究中。你可以在部落格文章下留言,我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,也歡迎寫信跟我討論。

最後,我想做一份簡單的問卷調查,了解大家目前使用的核心筆記資料庫工具的取向,歡迎大家協助我填寫,提供我參考:「[調查]您接下來會選擇的筆記、第二大腦工具」。




老婆也是多年的 Evernote 使用者,有兩千多則筆記,看到我這麼認真研究 Evernote 使用習慣如何轉移到 Notion ,還真的嚇到了!

不過大家也不用擔心,我其實也尚未下最後決定(事實上,我整個轉移過程的測試筆記,還是優先寫在 Evernote 筆記上),只是決定「先研究好轉移策略」,如果真的有一天需要,那麼我就知道應該如何做。

有興趣的朋友,就請繼續追蹤電腦玩物,我會繼續推出這個系列的新文章!

最後附上 Notion 系列教學文章清單:


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(一):使用習慣相對無痛匯入

留言

  1. 我是透過App Store訂閱Evernote,因為iOS加上看到Evernote的溝通比過去差很多,預視到那些成千上萬的bugs根本不會很快解決,甚至未來數年它的體驗比舊版更不穩定,所以我已經成功退款(續約不過三個月可申請)。後來我很快匯入到Notion。

    Notion的確是絕大部分可以取代Evernote,只要改變一下思維/流程其實能找出合適方式,但它的保安和隱私都有不足(還有公司背景,我個人主觀選擇不信任),加上我發覺自己在製作個人網頁多於筆記,筆電版有點耗資源,所以很快就刪除戶口。不過他們的態度,包括未付款下客戶服務也比Evernote好,例如我不喜歡放大圖片要打開瀏覽器,並設立一個24小時有效的公開連結,他們至少坦白承認。

    所以我又回到Evernote再看看,無疑它的新介面真的讓人覺得是筆記,顏色對比不會只是花巧(Notion的螢光筆淺色到看不到),但新版Evernote細節上每次要按多個按鈕,再加上bugs令我只不過要改一字一詞或移動圖片都不成功重來,讓我非常氣餒。在試過不少apps後,不是不符我需求(即使轉換思維)就是某一裝置不能安裝或中文不支援,最後就看了Bear。

    Bear穩定和快速很多,也有手勢,也許介面上不及Evernote,螢光筆顏色不及EN多,也夾雜Markdown符號,且只支援Apple,但我反而需要簡簡單單可以記事的地方,不用再花時間面對那些bugs,如果日後手機有需要換Android,屆時再算,筆記最重要是幫我當下執行任務。Evernote可真花我很多時間,我就真的受夠,沒法再試他們日後的版本。

    我也發覺這次居然沒科技網站報導Evernote新軟體問題,反而不少篇幅談及新版的好處,據聞有些國家(依據討論區用戶指)如德國,突然多了Evernote報導,我相信這次他們真的投放很多時間和金錢在行銷方面⋯⋯

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    1. 既然試了Bear,也可再試看看 Obsidian https://obsidian.md

      純文字的Markdown格式,檔案置於本地端,雙向連結,...

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    2. 隱私、安全、背景確實讓人主觀不信任,寧願等待Evernote 修復問題,或是乾脆選擇其它的工具

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    3. Evernote修復這次應該可謂以「不可能」形容,因為太過千瘡百孔。而且他們處事方式有問題:不測試好就推出、不回應用戶(只循一般客服)、修復慢(約一星期才有小更新)、花錢和時間在媒體增曝光率,iOS不汲取教訓就堅持推Mac/Windows版,結果可能因Win客群大而造成更大反彈(甚至公開信、有人建議法院控訴),只要在Twitter輸入Evernote你會看到愈來愈多不滿,到現在官方仍冷淡看待。

      一家企業若一直忽略很多個訊號,那就是倒閉的強烈先兆。你爭取很多新用戶也沒用,因為你的app體驗永遠比其他的爛!

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    4. 方便請教 "保安和隱私都有不足(還有公司背景,我個人主觀選擇不信任)" 有沒有相關資訊可以參考呢? 最近也在想筆記轉移的問題

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  2. Evernote可以在android上選擇開啟pdf的軟體並且修改它(像是電腦版Dropbox直接修改並同步的功能,在ios則不行)
    習慣把PDF檔案放到Evernote,在Samsung平板打開,用S pen畫記。
    這點目前還沒有軟體可以取代它的功能,所以會繼續使用Evernote。

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    1. 電腦端的 Evernote 也還是可以直接編輯插入的檔案,然後回存 Evernote 。

      不過 Notion 目前即使安裝電腦端軟體,似乎無法做到這一點(直接編輯插入檔案,並在筆記中同步),如果要編輯插入的檔案,都需要下載、編輯,然後重新插入新版本

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  3. 不曉得esor大有沒有遇到匯入時遇到表格就停止匯入的情況?我是大概半年前遇到的,所以後來果斷放棄Notion。看Evernote這樣,真的是慢慢有了轉移的想法,希望能找到一個無痛轉移的。

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    1. 我這次匯入,沒有遇到表格停止,但就像我文章中所說的:

      1. 文字類表格,都可以正常匯入
      2. 表格中有插入圖片,該表格會從筆記中遺失

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  4. 我其實一直想從 Evernote 轉移到 Notion,目前只差在 Notion 沒有圖片或檔案內文字搜尋的功能。曾在官方 Twitter 留言說希望有這個功能,官方也很有誠意地回覆這個功能已在未來開發的清單中。好奇esor大覺得這個功能有沒有必要性呢?

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    1. 我覺得這個功能對我來說算是有也不錯,但沒有也不妨礙最合新的工作流程。

      我在 Evernote 使用習慣中,有一點就是大量的掃描紙張,並且確實會依靠搜尋文字來找這些掃描檔案。

      但是, Notion 如果要有這個功能,我覺得還有兩個前面的更關鍵問題:
      1. 手機端的掃描功能
      2. 搜尋的結果可否展示成類似 Evernote 的所有記事方式

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  5. 非常感谢Esor的分享。你分享的子弹笔记方法真正帮助我意识到什么是时间管理和自我管理。目前我也在选择笔记软件当中,在比较Nimbus和Evernote。好奇的问一下为什么选择Notion而不是Nimbus作为第二选择呢?

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  6. 試用過Notion一陣子
    Notion 的功能的確是很強
    但是用Notion
    會讓人需要花太多時間/心力,在『整理筆記』上.....

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    1. 你說中了我心聲,這是我除了憂慮Notion背景和保安外,離開它甚至從Bear和Apple Notes中選擇的原因。

      如果是透過筆記空間整理思緒就很好,但在Notion我好像在排一個漂亮版面讓自己有一個好用的介面,但這過程不會累積到自己身上。

      Bear有nest tag和連結,有時我無意中想「為了讓介面變好用」所以加很多連結。

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    2. 真的是這樣
      用Notion,很容易花很多時間在『整理版面』
      而不是把時間花在『做筆記』這事情上
       
      所以有朋友問我,我都不推Notion,除非他有大量的時間,可以去Create出一個『介面很好看』的筆記....
      但這不是『做筆記』這個動作的本質啊
      能夠快速的把自己的知識/經驗/見聞 記下來才是,而花在『整理版面』的時間,越少越好.....

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