推薦給職場新鮮人的 20 種高效率方法、高效能習慣與必備工具


首先要說明的是,所謂推薦,也只是我的個人經驗。我不會說:「如果當年,我早知道......」這樣的話,避免犯錯是我們的目標,但犯了錯也並非就是壞事,年輕時很多不知道的東西,要經過許多磨鍊來學習。但就算現在步入中年,若是一直在挑戰新事物,其實還是跟年輕時一樣,充滿挫折,但又充滿成長的熱情。

所以,我並不覺得職場新鮮人(或是面對任何新專案的新鮮人),要學會的是一套「別人這樣成功了,所以我跟著這樣做也會成功」的系統,因為這樣太無趣。

但是,聽聽別人的意見,心中記得有這樣的一些選擇,卻也是好事,可以讓自己面臨類似問題時,因為擁有更多元的世界觀,也就有多一點選擇的可能性。這是我寫這篇文章的目的。

那麼我的個人經驗裡,對職場工作有幫助的方法、習慣、工具有哪些呢?就讓我就目前為止的想法,以及我在電腦玩物上寫過的文章,來做一個推薦閱讀總整理。




方法1:關於「時間管理」不是什麼?我的七條反思 


我們當然都知道時間管理很重要,也多多少少都會管理時間,但邁入職場後,我們不再只是為了考試和論文來安排時間,我們還要懂得安排時間去創造工作上的產值,並且更重要的,我們要懂得安排時間去創造自己人生的價值。

進入職場,我們面對的其實不是職場,而是接下來直到死去之前的整個職涯,我們的人生風景將更大程度由我們自己做選擇、自己做決定。

在上面這篇文章中,我重新反思時間管理,跟大家分享所謂時間管理不是安排任務而已,而是如何做決定?如何找到自我價值?等種種方法,都在上面這篇文章中有所總結。




方法2:子彈筆記術 Bullet Journal 快狠準清單日記法教學 


當我們進入職場後,面對的任務不再單純,可能同時有許多專案、瑣事紛沓而來,並且我也要同時管好自己的生活。要不然諸事繁雜,腦袋無法記住,最後整個作業系統混亂又遺漏,顯示出來的就是工作效率太低。

這時,可以試試看最近幾年很流行的「子彈筆記方法」,確實能夠快速有效的整理與管理自己的每一個任務行動。




方法3:用「 135 行動清單」取代待辦清單,我的一年半實踐心得 


雖然子彈筆記可以幫我們快速紀錄每一個行動,但我們並非做事的機器人,前面我有提到,真正的時間管理,是為了實踐人生價值而服務,所以我們需要一份可以實踐個人價值的行動清單。

我自己會利用「135清單」的原則,嘗試在每天必要解決的工作任務之外,找到自己實現長遠人生價值空間,你也可以試試看。




方法4:KPT 日記法,不問優缺點但有效改進的工作反省日誌


規劃任務、執行任務,對於職場新鮮人來說,還需要學會如何把類似的任務「愈做愈好」,不僅是學得愈快,如果還能自發地改進流程,做得比他人更好,在職場上也更容易受到肯定。

關鍵就在於,要能有效地反省,不是檢討缺點就可以,還要能針對流程來改進,這時候可以試試看 KPT 這樣簡潔但有效地檢討原則。




方法5:快速學習新東西的3步驟:體驗、搜尋、才開口問 


在職場上敢於開口問當然是很重要的,尤其不要怕去問,有時候問問看,可以幫助你更快找到明確的解答,也能獲得經驗的傳承。

但也不要只是問,不要只是想要解決眼前的問題就好。如果真的想要透過每一次的「不會」去學會解決問題的方法,甚至更深入的學會一套新的思維、流程,那麼我會建議試試看體驗、搜尋、開口問這樣的步驟。




方法6:寫出元經驗,不要讓筆記日記變成無用流水帳 


慢慢的,我們在職場上開始完成了一些任務,這時候要注意的是,自己是否在這樣的經驗中持續成長,甚至建立起一套經驗架構,讓自己愈來愈駕輕就熟。要避免進入另外一種循環:雖然一直在做事,但每次該犯的錯還是犯,速度還是一樣慢,甚至沒辦法建立可以傳授給別人的工作經驗。

那要怎麼辦呢?試試看,每完成一次經驗,就抽煉出這次的「元經驗」,會對你的職場成長非常有幫助。




問題1:如何用心智圖拆解專案計畫與規劃行動?實例示範


當沒有學校或父母幫我們安排任務時,當沒有人跟你明確規劃什麼時候要考試,什麼時候要交論文,該如何循序漸進學習時。我們必須自己懂得規劃時間,然後把一個專案或任務逐步的完成

說不定從職場新鮮人開始,就被賦予了規劃專案的任務,但是對於新專案還無頭緒,或者也沒有專案管理的訓練,那麼這時候,有沒有一般人也能簡單上手的方法呢?

這篇我利用心智圖來解析專案規劃流程的文章,或許可以提供一般人更簡單容易上手的方法。




問題2:爆量數位資料時代的五個整理術新思維 


接下來當一個一個專案接踵而來,會有許多資料、雜事必須整理,這些資料不一定像一個專題研究那樣本身就有規則,而是我們自己必須為他們建立規則。

這時候,我們也可以善用現在的數位工具,用數位的思維,打破原本一個資料一個資料夾的思考方式,真正為工作與行動的需求來整理資料。




問題3:學會如何寫一封精準商務郵件的七條法則 


職場上常常出現的一個需求是:撰寫郵件,為了說服客戶、需要溝通任務,這是商務郵件的關鍵。但有時候我們不小心把郵件寫得太零散,導致任務交代不清?甚至如果郵件太文情並茂,還不一定可以說服客戶?

在這篇文章裡,我列出了幾個自己撰寫郵件時的方法,尤其應用在工作郵件上,如何寫得精準、有效,並且獲得你想要的滿意答覆。




問題4:為什麼例行工作還是常犯錯?不是依靠認真、反省、細心就好


職場可能需要熱血,但不是只有熱血就能完成專案。工作上要提升效率,也不是憑著單純認真、反省、細心的心態就可以。更重要的其實是回歸工作流程,在具體的工作方法上做改進。這可能是很多職場人忽略的一點。

所以在這篇文章裡,我提供了一套具體可行的方法,照著做,就能擺脫常犯錯、漏東漏西的工作毛病。




問題5:開會浪費時間?用特製會議記錄格式開一次有效會議


大家都不喜歡開會,很多人覺得開會沒效率。但有時候要真正解決關鍵問題,也需要一次重要會議。所以重點不是開會,而是怎麼開會,如何有效率的開會。

在這篇文章裡,我分享了一套開會紀錄的範本,但其實這不只是筆記格式,而是如何有效地規劃一次會議,並且高效率的完成它。




問題6:如何高效率的製作簡報與企劃?我的工作流程分享 


工作上免不了有上台報告、簡報,或是成交企劃給主管的機會。我不是簡報設計高手,但可以跟大家分享的是如何準備與整理好簡報企劃內容的過程。

讓你可以更快速的完成報告的準備,因為有時候我們執行工作已經沒時間,但免不了要去跟客戶主管報告,如何快速完成它,才不會干擾真正工作的進度。




習慣1:我如何養成早起習慣的 7 個方法,真實經驗版 


真為上班族,可能為了工作不得不早起。也可能為了讓自己擁有更多可利用時間,而選擇要早起。或者為了更健康的生活,想要早起運動。當然,身為上班族,也有可能上班到深夜而無法早起。

但如果可以早起時,這確實是一個非常值得養成的職場好習慣。我每天早上上班前,有時利用來寫篇文章,有時利用來跑步,有時利用來泡杯咖啡做個早餐,這都是因為早起,才能有的生活品質。

而如果你可以,並且選擇要養成早起習慣時,推薦可以試試看我這篇文章的方法。




習慣2:從練習每天走路一萬步習慣開始帶來的小改變 


如果是辦公室裡的工作者,可能在認真工作下,反而會因為長期久坐,帶來身體上的病痛。另一方面,只是悶在辦公室裡,不一定能夠刺激自己的想法,從而工作效率也難以提升。

這時候,或許可以從最簡單的運動開始:練習散步,例如午休時間,或是利用上班前、下班後,利用走路,來試試看身體與心理的不同改變。




習慣3: 我如何利用電子書養成更積極的閱讀習慣? 


不一定要去參加讀書會,也不一定要跟別人一樣用大把時間讀書。但是,閱讀確實可以幫助我們更新思考,帶來新的視野。所以無論如何,在職場重複工作之外,也利用閱讀來更新自己的世界觀,確實是很有幫助的。

這時候,或許可以試試看輕度而易於達到的閱讀習慣,例如我這篇利用電子書養成閱讀習慣的方法。




習慣4:如何讓自己保持專注力?相對有效和常常無效的3個方法


進入職場後,別人會交代你任務,但不會在旁邊一直盯著你做,只是要你時間到了交出成果。這時候,自己能夠專注在任務上,利用時間產生最大價值,就是很重要的技能。

那麼如何讓自己可以更專注呢?同樣的,這不是心態改變的問題,而是工作方法的問題,這篇文章我就嘗試從工作步驟的角度,分享如何規劃出可以專注的工作任務。




習慣5:來自 TIME 的快樂科學秘密:投入時間當下 


雖然我們進入職場,但並不是要成為只會工作的機器人,更因為是進入職場,要懂得為自己找到人生的成就感,讓自己成為一個快樂的工作者。這篇文章,我嘗試分享這樣的心得。




工具1:台灣免費履歷範本工具 CakeResume 自由設計精美履歷表下載 


接下來介紹一些職場新鮮人可能需要的工具,第一個是由台灣團隊開發的履歷工具。




工具2:成為高效率通勤族必備的十種 App 


職場上下班如果採用通勤方式,則可以試試看可以善用零碎時間的各種 App。




工具3:Google GTD 方法教學:用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理


在辦公室裡每天要管理的就是郵件、行事曆,其實也就是工作流程上的任務管理,善用工具,就會發現瑣碎的郵件也能進入有效的任務管理流程。

如果職場中使用 Outlook ,則可以參考我這篇:Outlook 搞定 GTD 時間管理: 8 個 Outlook 任務排程技巧教學




小結:


除了上述的介紹,妳還可以參考我多年前寫過的:「迎戰11種職場問題,推薦給畢業生的單兵必備數位工具 」,如何善用雲端工具,讓自己的辦公室效能提升。

希望這篇文章的介紹,對於職場新鮮人,或是身在職場的朋友有所幫助。


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