[時間技客-22] 如何判斷重要的事?比重要緊急更有效的4步技巧



時間管理有一句名言:「要事第一」。告訴我們事情有分重要、緊急,優先關注「重要但是還不緊急」的事情,才能為長遠而更有價值的目標做好準備。

選擇重要的事,也不只在時間管理上有效,他也會影響工作與生活的各個方面,比如說完成一個有價值的產品,達成一次有效溝通,進行一場高效率會議。

這個原則非常合理,但說起來簡單,實際做起來卻會立刻面臨一個很大的難題,那就是「如何挑選重要的事?」事實上,很多朋友會困在不知道如何挑選要事,於是乾脆去做簡單的事,或是焦慮得什麼都無法做好。

其實「判斷事情的重要性」才是最難的。因為我們總是覺得好像每件事情都很重要,怎麼去為這些事情挑出優先次序呢?




最近在 GTD 的網站上看到這篇文章:「Priorities and GTD」,裡面分享了 GTD 方法中如何挑選優先次序,我覺得分析得很有條理,這裡先簡單分享 GTD 教練的說法給大家參考:

第一步:思考情境(Context)。意思是思考你當下可以做什麼,例如你需要在電腦上處理某個工作,當下你沒有電腦,那麼這個當下所有要用電腦做的事,對你來說都不會是優先項目,因為你做不到。

第二步:思考時間。意思是需要一小時做的事,不可能在十分鐘空檔完成,所以當遇到十分鐘空檔,那些超過時間預算的事情,在那當下都不會是重要的事。

第三步:思考資源。意思是思考你每個時段的精力、注意力,去做最適合這個時段生產力的事情,那些在你疲倦時無法專注做的事,就不會是那個當下的優先事項。

第四步:開始考慮重要性。GTD 的方法說,先從前面三步驟,排除那些根本還不能做的事情後,才真正需要考慮剩下事情的優先次序,而這時如何找出「第一要事」?他建議用「多想兩步」的方式,也就是想想做了這一行動後可以引發的後面兩步結果,或是後面兩步風險。如果會引發更大成果,或是會引發更大風險,那麼就相對是更重要的事。

以上四個步驟,我覺得是非常清楚明確的方法,循序漸進地思考,確實有助於我們釐清什麼是重要的事情,尤其釐清當下行動的優先次序,並且不會為了未完成的行動而焦慮。





我自己在判斷事情的輕重緩急時,也有類似的思考,但又和 GTD 的方法有點不一樣。主要是我認爲現在的行動、雲端工作方式,某個程度可以打破所謂的情境、時間的限制,我可以在不同情境與零碎時間,更容易分段完成重要工作。

我也將自己判斷重要事情的思考流程分享如下,提供大家對照參考。


第一步:思考可行性,重要不一定等於困難。


我們很容易把有難度的事情當成重要的事情,把自己現在還做不到的目標當作重要的事情。然後在自我理想化中,我們又特別容易把這類又難又重要的事情,排入我的待辦清單,希望自己做到。可是這反而為自己帶來更大挫折與逃避。

這時候我們可以反向思考,重要不一定等於困難。

或許我有重要的目標,目標是以後才要做到的事。但當下對我來說的重要事情,一定是「當下可行」的事情,是當下就能做到的,因為我能完成,才有意義,才會重要。

如果做不到,那重不重要根本沒差。


第二步:打破時間長度,重要不一定等於要花很多時間。


我們常常認為重要的事情就是一天中,我要空出某個完整的長時間來做,是那些要花很多時間、要很專注的事情。但真的是這樣嗎?

首先,如果我是有一個難題想不通,我是需要一個企劃的點子,這時候我需要的不一定是專注的長時間,而是每個零碎空檔都能思考一下,說不定在某個刺激下,只要10分鐘我就想通了。但這一樣是很有價值的重要事情,這10分鐘就讓我今天完全不一樣了,因為他會連帶讓我接下來的企劃都更順利。

再者,我可不可以把重要的事情,再切成更小的行動步驟,每個步驟只要一二十分鐘就能完成呢?不一定需要長時間,我也可以在不同零碎時間,逐步累積完成某件重要的事情,甚至我今天只完成某件重要事情的關鍵一小步,那也可以是我的優先選項


第三步:追求真正完成,重要其實不是思考哪個更重要。


重要是一個挑選的標準,但一件事情不會在你挑選後就變得重要,而是要完成後,重要才有意義。事實上,我們就算排出了事情的優先次序,當這些事情還沒有完成時,老實說每件都不重要

所以更關鍵的其實是「真正完成一件事情」,完成後,這件事情自然有重要的價值。

我們一開始過濾掉一些顯而易見的不重要事情後,可能還是有很多重要的事情在那邊,這時候,我不會進一步再去花腦筋判斷什麼更重要,而是換個角度,我會思考那麼今天、這禮拜、這個月,我能夠真正全力去完成的事情是什麼?

我們可以有很多重要的事情,不一定需要在重要事情裡再挑出更重要,我們真正需要的只是「持續有在完成可以完成的重要事情」即可,因為只有完成才能有產值,這才是最重要的。


第四步:考慮自己,重要不一定是外在標準。


當然,事情有一些外在的判斷標準,有一些可以精算的價值,但是如果要判斷自己真正值得投入的重要事情時,別忘了考慮自己。

什麼是考慮自己呢?就是考慮這件事情和我的關係是什麼,如果去完成這件事情,我會變得怎麼樣?往後幾部去想像可能被實現的情境,但要把「自己」放進事情重要的判斷標準中,「自己」應該要在那個情境裡,甚至應該是最主要的標準。

然後在這樣的想像後,去找到那些真正擁有讓自己心動的想像的事情。

同樣的,我也會結合上面四個思考,來決定每一天的 135 行動清單,每一週的子彈筆記清單,每個月的專案目標。

如果你對這個主題還想更深入閱讀,推薦你讀讀看:「如何沒有罪惡感且現實的完成「想玩的事情」? 」、「簡單的力量,在雜亂現實中創造價值的三個簡單生活思考 」、「如何讓自己保持專注力?相對有效和常常無效的3個方法 」。

提供給大家參考,如果你有什麼判斷重要事情的好方法,也歡迎跟我分享與討論。


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全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結: [時間技客-22] 如何判斷重要的事?比重要緊急更有效的4步技巧

留言

  1. 以前也是沒有去安排時間和重要性,結果變成小事做完了,結果大事都沒做

    是說最近有找到一個習慣養成app還不錯,跟一般要跟你一直持續不一樣,他的目的是讓你去完成他,而且在完成的過程會有種成就感,我覺得挺不錯的,推薦給站長

    https://goo.gl/Dj2j4B

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    1. 這個概念很棒,我會找機會試試看

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    2. ok,如果有要用的話看要不要互加個好友吧

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  2. https://vide.tw/1351


    上一個 Page 有對 "Context" 做了一些解釋. 可以參考看看

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    1. 很棒的一篇文章,感謝你的分享

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  3. 一直很喜欢esor的博客. 有个问题是我用chrome访问,默认使用的是宋体, 感觉过于纤细的字体降低了文章的阅读性.

    查看css, 发现post-body只使用了Roboto一个字体, 但Roboto没有中文字体,所以文章就被渲染成中文系统默认的宋体了. 我使用Chrome扩展Stylish 把字体手动设置成为微软雅黑后,感觉看起来清楚很多.

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  4. 感覺前三步重覆性很高啊,其實本質都是檢視當下資源吧?!
    差別是,第一步是物質資源,第二步是時間資源,第三步是精力資源。
    不知這樣理解是否有誤。

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  5. También puede visitar una tienda de ladrillo y mortero de Michael Kors o su sitio web y comprar directamente un bolso Michael Kors desde allí. Usar un bolso de Michael Kors les permite a los demás reconocer que el habitante urbano educado toma la moda realmente con seriedad. Los bolsos de hombro son particularmente refinados y elegantes.

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