[時間技客-1] 做得到的每日待辦清單：1-3-5 專注法則

更新：實踐一年半後的心得總結：「用「 135 行動清單」取代待辦清單，我的一年半實踐心得 」。

多年來電腦玩物都很關注時間管理的方法，也累積了大量想寫的相關草稿，在之前這篇總論：「如何挑選時間管理工具」獲得不錯迴響後，我想以短篇實用風格開始「時間管理系列文章」寫作。

我先把這個電腦玩物新專欄命名為「時間技客」，技客者，取其「用『特殊技能』解決『具體現實問題』之意。」希望這個系列是以創意實作為特色。

而今天這個短篇，就讓我來分享一個「做得到」的待辦清單列舉技巧，多年前「A Better To-Do List: The 1-3-5 Rule」這篇文章提出的「1-3-5 待辦辦清單法則」，當然經過我實作後，下文介紹加上了我個人的修正。

一，你的待辦清單軟體中打了太多星星，但根本做不到嗎？

「1-3-5 待辦清單法則」很簡單，就是讓每天的待辦清單控制在以下的數量，並依序排列你的清單：

• 每天 1 件重要任務
• 每天 3 件中等任務
• 每天 5 件小型瑣事

原始提出者甚至提供了像下面這樣的清單範本，提供你下載列印，當作自己的每日任務清單：「1-3-5-todo list 下載」。

為什麼要設限？不能自由列出我想做的事嗎？

我們只要回想：自己原本的待辦清單，為什麼常常列了很多「想做」的事，很多任務打上星號提醒自己很重要，最後卻每天留下一大堆未完成任務，甚至因為清單太長而打亂自己做事的節奏，讓自己「猶豫不決無法明快決策」？就知道「設限」很重要。

事實上，每天都時間有限，所以我們可以完成的任務也有限，若不設限，反而讓自己在太多「想做」的事情中，東摸西顧，迷失了「去做吧！」的動力。

二，找回「有重心」的工作方式：

轉換你的觀念，放下「每天想要把所有事情完成」的執念，因為你想做的事情永遠多於你可以做的時間。

拾起新的想法：「每天只要能往前邁出重要的一步就好」，雖然不一定能讓你更快到達終點，但一步一步邁進，終究會到，並且腳踏實地才不會中途迷失方向。

因此我對「1-3-5 待辦清單法則」有一個延伸的解釋：「有重心的工作方式」。不是完成很多事情你就會成長，如果完成的都是瑣事也沒用，就像我常說的「瑣事做到好，專案做到死」。

而「1-3-5 待辦清單法則」幫我們聚焦「每天一件的重心」，那麼，什麼事情應該放在第一件任務呢？這時候可以借用史蒂芬柯維的時間管理四個象限來選擇：

• 重要的事：可能是未來一到數個月之間大目標的大型任務，完成後可以產生高價值，但不是可以立即完成，例如我要寫一本書，會有必須完成六個章節的六個大型任務。
• 重要緊急的事：最好避免事情變成重要又緊急，例如明天新書要截稿，但我還有一章節沒寫完。
• 緊急但不重要的事：這幾天必須完成的小型任務，或是完成也不會高度提升工作價值的事，例如主編要我今天交出新書的序。
• 不緊急又不重要的事：通常是那些想做但做了不一定立即產生高價值的事(但也可能長期累積會產生高價值)，例如想要開始每天晚上做運動。

在「1-3-5 待辦清單法則」中，就能對應上面四個象限的任務來安排清單：

• 每天 1 件重要任務：放入一件最重要的任務，例如今天要花六個番茄鐘寫年底新書第一個章節。
• 每天 3 件中等任務：如果還有重要並且快要變緊急的事，優先放入中型任務。如果沒有，就放入緊急但不重要的中型任務，例如寫一篇序。
• 每天 5 件小型瑣事：放入可以30分鐘內很快處理的瑣碎任務，可能是緊急但不重要的小型任務，或是不緊急也不重要但是我想做的事，例如跑步運動30分鐘。

三，「1-3-5 待辦清單法則」要花掉每天多少時間？

我們來算算看，這九件事情的時間花費：

• 每天 1 件重要任務：花三個小時，共六個番茄鐘(可以分成兩個時段)。
• 每天 3 件中等任務：各花一個小時，總共也花三小時。
• 每天 5 件小型瑣事：各花20到30分鐘，預估總共會花掉兩個小時。

這樣的工作時間是多久？答案是 8 個小時，不就是我們通常上班可以認真工作的時間了嗎？已經佔掉整天的1/3。

而且這8個小時還是指全力工作狀態，如果加上其他意外瑣事、整理郵件雜訊、排程任務清單、閱讀資訊、研究思考、家人相處、生活樂趣等等時間，還有你可能被叫去開會，或是要參加什麼活動的時間，其實可以「認真」處理待辦清單的時間真的所剩不多了，你每天根本沒有 8 小時認真工作的時間。

所以不要覺得「1-3-5 待辦清單法則」好像很少，應該說我們時間本來就有限，做不完那麼多事情，所以才利用「1-3-5 待辦清單法則」找回工作重心。

「1-3-5 待辦清單法則」不僅夠用，而且最好我們還不要把他列滿，每天才有安插臨時要做的任務的餘裕。

四，我的「1-3-5 待辦清單法則」實作成果：

下面我就來舉自己的例子做改造實驗，我的 Evernote 子彈筆記法中，就是列出每天的待辦任務並打上星星，原本看起來可能像下圖這樣，確實「想做」的太多，最後根本沒辦法做好，而且缺少「推進重要工作」的進度。

那麼經過「1-3-5 待辦清單法則」改造呢？我自己做了一些方法上的修正，變成：

• 1：今天最重要的事：

我從標上[!重要]標籤的 Evernote 專案筆記中，找到一個必須開始準備的進度，就是我最近正在研究幾個月後要開設「時間管理實作課程」（請各位有興趣的讀者好好期待），而為了不要死到臨頭準備不及，現在就應該開始推動進度，而且我給他一天三個小時的時間，可以分段，來推進這個進度。

• 3：早午晚三件事：

時間允許的話，我會把三件中型任務分配在早午晚，三個時段，讓工作生活有個平衡，不要都只是完成工作任務。例如早上要撰寫一篇部落格文章（就是這篇），中午後要進行《（全新增訂版）Evernote 100 個做筆記的好方法》新書的任務，晚上下班後抽空好好構思下一篇文章的大綱。

• 5：其他五件瑣事：

剩下的部分，我就放入一些工作上的雜務，或是其他比較次要但想做的事情。

而多出來放不進去的任務，先放入未來一週內其他日期有空的清單，或是放入任務暫存區（我現在會把要做但暫時排不進每日清單的任務，先剪貼到每月子彈筆記的暫存區「其他任務」，每週要排下週任務時再擇要放進來）。

如果對我的每月子彈筆記法有興趣的朋友，可以參考下面圖片。

以上，就是推薦大家可以試試看的「1-3-5 待辦辦清單法則」，希望可以幫助大家設定出「真的做得到」，並且能「專注推進重要進度」的有效待辦清單。

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• 總論：幫你的時間管理方法健檢，如何挑選時間管理工具？
• [時間技客-1] 做得到的每日待辦清單：1-3-5 專注法則
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