2016年8月20日 星期六

[時間技客-2]不想做就別做!感性自動聚焦時間管理法


電腦只要排好時程,就可以按部就班地完成工作,但人卻不可能像電腦軟體一樣按時執行。所以有時候即使握有很複雜專業的待辦清單工具,或是知道什麼是更有效率的時間管理方法,但我們就是做不到。這也不一定是我們偷懶,而是「理性嚴謹的任務清單,違背了我們感性驅動的內在動力」,於是看到愈嚴謹有效率的清單就愈生厭、愈抗拒,再好的工具與方法也無法執行。

如果你有上述的困擾,那麼或許英國時間管理專家 Mark Forster 的「自動聚焦時間管理法」可以試試看。 Mark Forster 著有《明天再做》等時間管理著作,挑戰傳統嚴肅的時間管理法,尋找一種讓你獲得「想做事情的動力」的時間管理技巧,而其從 2009 年開始研發,並歷經幾次改版的「 AutoFocus 自動聚焦法」正是其實踐。

你可以到 Mark Forster 的部落格查看其完整的時間管理方法論。也推薦你參考在中文世界裡,來自 catus lee 的「自動聚焦時間管理法」中文翻譯(要注意這個方法有很多個版本的修正)。




為感性工作者準備的時間管理方法:


我自己應該是偏向「理性」的時間管理者,所以之前我介紹過的「1-3-5 時間管理法則」「表格思考術」對我來說很適用,我大多時候(但老實說也偶有意外)能理性分判每一天必須聚焦的重要任務是什麼,並且用理性去說服我的行動。

但如果你不能適應「1-3-5 時間管理法則」,想到要把任務排序與分別重要性就覺得頭痛,那麼或許你是一位感性的時間管理者,你沒錯,只是需要一個感性一點的方法,或許「自動聚焦時間管理法」就會適合你。

下面,我就用我的理解與實作,來跟大家分析「 AutoFocus 自動聚焦時間管理法」的執行步驟,有可能偏離 Mark Forster 原意,因為這個方法本身也經過多次改版,而我是綜合多版本並從我的經驗來重新做解釋,並加入我的個人部分想法,想知道原始方法的朋友,還是建議可以參考上述原文喔!




1. 不要為事情分輕重,別用理性壓抑感性


自動聚焦,就是讓你的心幫你推動任務的進行,反正都是你要做的事,無論完成什麼,「能夠完成」這個行動本身就是正向的。(如同我之前文章所說的:「不要擔心我還沒有的,先把我有的變好」)

並且我們的心會自動感受到緊急與重要的氛圍,自然會「想做」那些愈來愈緊急的事,也會對重要的事更有動力。

回過頭來想,如果一開始就要用理性的思考來判斷任務輕重與排序,我們反而可能猶豫不決、焦慮緊張,並且花上更多時間,也不一定就會做出最佳排序!

所以「自動聚焦時間管理法」的核心精神就是:不要先為任務分輕重、不需要排序,而是跟著你的心,尋找「我想做這件事」的衝動。




2. 列出所有要做的事,區分積存區與新行動區


「自動聚焦時間管理法」第一步也是先列出所有要做的任務,你可以列在紙本或數位筆記本中,但有幾個原則:

  1. - 列舉「要做」的事(「想做」的事用另外的清單管理)。
  2. - 不用分類或排序,就是把要做的任務一直往下列。
  3. - 不用擔心還沒想到的任務,反正先列出目前知道要做的任務即可。

列好後,在清單尾端畫一條橫線,上方是剛剛列出來的「積存任務區」,下方則留給還沒出現的「新行動任務區」。

我們將先聚焦在「積存任務區」執行自動聚焦法,而如果想到或發現新任務,就列在最下方的「新行動任務區」。





3. 瀏覽清單,去做那個你「更想做」的事情


「 AutoFocus 自動聚焦時間管理法」教你打敗清單的技巧是,跟隨自己的心,去做 「比起某任務,你更想做的任務是什麼?簡單來說你只要不斷瀏覽清單,問自己前面這個問題,然後去做那個你更想做的事情即可,實際執行的步驟如下。

開始瀏覽清單,遇到第一件想做的事情,做一個記號,繼續瀏覽,尋找「有沒有比前一件想做的事情『更想做』的任務」,只要遇到,就將其加上記號,直到瀏覽到清單的尾端找不到比前一件任務更想做的事情時,那麼就回頭執行前一件做了「想做記號」的任務,執行過就將其劃掉。依此循環進行,也就是不斷去執行清單裡「更想做」的任務即可。

而這裡的「想做」適用比較彈性的定義,當你在思考自己到底想不想做時,其實自然就會帶入「時間的緊迫性」、「事情的重要性」、「個人的主觀意願,一般情況我們會用理性的緊迫性與重要性去壓制感性的主觀意願,但常常也因為如此,我們不願意去做清單, Mark Forster 認為不需要這麼做,就從「想要做」出發,更能讓我們願意去執行清單。





4. 做到完成或不想做為止,把尚未完成與新想到的任務列到尾端


找到更想做的任務開始執行時,也不需要特別限制自己的執行時間,就是做到自己覺得差不多,或是做到不想做為止,這時候可能你的任務已經完成,也可能你的任務尚未完成,但你都將其從清單上「劃掉」!

而最重要的是尚未完成的任務,「劃掉後」就重新以更好的描述列到清單最後的「新行動任務區」。

事實上在真正執行這個方法的過程中,應該會有很多執行一半尚未完成的任務,以及因為執行過程而新想到的任務,這時候剛剛畫出的橫線下方的「新行動任務區」就發揮作用了,把這些新任務放入最下方的「新行動任務區」。





5. 反覆上述動作,持續聚焦更想做的任務,直到今天工作結束


我們就是重複的根據上述步驟,回到整份清單去聚焦在「更想做的任務」,而因為我們持續把新出現的任務、未完成的任務放入清單的尾端(「新行動任務區」),所以這個方法自然的幫助我們兼顧到「新的緊迫任務」,以及「舊的重要任務」。

而且你有沒有發現這個方法很重要也很厲害的一點,那就是我們不斷會從舊的「積存任務區」裡,因為一些執行的行動,把任務切分、優化到「新行動任務區」。例如我在「積存任務區」裡執行了「撰寫新書大綱」這個任務,執行之後發現還有兩個新行動必須完成:「研究相關書籍」、「尋找理論支持」,這時候我就可以加入「新行動任務區」,而這個任務就在這樣不斷推陳出新的過程裡持續優化了。





6. 定期封存清單,淘汰最早積存任務欄中還未處理的項目


基本上 Mark Forster 的「自動聚焦時間管理法」並不以日期作為清單的分隔,這其實某個程度也符合我們的工作實景,很多時候我們的任務是連續好幾天的行動,要區分成每一天要做什麼也太理性,有時違背真實的情況。

但「自動聚焦時間管理法」裡有一個關鍵是要「淘汰累積太久而真的不想做的任務,有些任務會一直留在「積存任務區」,但在上述的「心流篩選過程」中從來沒有被執行,也就是一直都沒有被「劃掉」。我們必須定期去檢視「積存任務區」,把那些沒有被劃掉的任務「封存」,也就是這些任務其實不重要、你也不想做,就將其封存到其他地方,並且不再進入剛剛的「尋找更想做的事情」的清單檢視流程。

到了這一步,原本列在「新行動任務區」的任務就變成新的「積存任務區」,再於目前清單尾端畫一條橫線畫出新的「新行動任務區」,然後這一次從新的「積存任務區」開始做上述的心流篩選,不要再管舊的、封存的任務區。

這一步驟保證我們的清單不會無限制的累積,適度淘汰心裡不想做的任務,專注在更新更重要的任務上。





小結:「自動聚焦時間管理法」適合什麼情境?


你當然可以也應該根據自己的實際情況,調整這個方法的使用方式,只要把握「自動聚焦時間管理法」的精神即可,也就是:

  1. - 去做你更想做的下一件事情。
  2. - 讓「不想做」自然成為淘汰不重要任務的機制。
  3. - 用簡潔且自然生長的清單,不斷讓自己往下一步行動推進

這是我對 Mark Forster 的「自動聚焦時間管理法」的理解與實踐經驗談,或許有些地方不一定符合其原本的設計,還是一樣推薦有興趣的朋友可以深入去看其原文。

而「自動聚焦時間管理法」的優點就是如果當你不是一個「可以被自己的理性感動的人」的時候,太過理性的時間管理方法或許反而讓你很痛苦,太過焦慮時說不定一件事情也做不了,這時候理性時間管理法反而適得其反。

不如,這時候就來試試看感性一點的「自動聚焦時間管理法」,他可以幫你:
  • - 放下心理壓力:跟著「更想做」的想法去做。
  • - 快速處理下一步行動:非常適合面對大量小任務時的專注處理。
  • - 持續幫你推動進展:或許「自動聚焦時間管理法」不一定很適合掌握重要專案,但他可以讓專案有進度、有行動,這一點才是最重要的。
如果你發現那些嚴肅的時間管理法讓你很煩躁,那麼「自動聚焦時間管理法」值得試試看。如果你發現在你原本的待辦任務清單系統中常常有大量任務卻不知道如何完成?那麼不用改變你原本的系統,加入「自動聚焦時間管理法」的「精神」,或許就能幫你把任務持續推進囉

最後,跟大家報告一個好消息,我的新書《(全新增訂版)Evernote 100 個做筆記的好方法》已經正式上市,裡面也有談到許多時間管理方法,請大家多多支持。

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7 則留言 :

  1. 很符合心理學情緒管理原則

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  2. 平常都是這麼做,長期下來覺得太隨性不踏實,影響變數也多;已經改用 1,3,5 搭配子彈筆記的做法

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    1. 確實應該選擇最適合自己,讓自己感覺最踏實的方法

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  3. 這本書確實有心理學的層面, 幾年前有看了, 確實很喜歡:

    誰說重要事不能明天做!:先做、慢做,或者不做的做事訣竅
    http://www.books.com.tw/products/0010410399

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    1. 原來有中文版,感謝你的補充

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  4. 用了這個方法管理生活上的任務,搭配子彈筆記的紀錄方式之後,我想做的事情不只是放著積灰塵了,多多少少會完成一部分,謝謝你!

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