[時間技客-13] SMART 原則,克服拖延要這樣設計下一步行動


為什麼我們寫下很長的待辦清單,但每次看著清單時,不僅不會鼓勵我去行動,反而讓我覺得好有壓力、想要逃避,於是清單愈來愈長,條列的事很多,完成的卻很少!於是我們開始自責自己的拖延、低效率,但這又導致我們更有壓力,更不想去觸碰清單上面的事情。

這裡面或許有一個關鍵的問題是:「我們是不是寫錯目標、列錯計畫、設定錯任務了?」

或許不是因為我們真的很懶惰,而是因為我們「搞錯了真正要執行的行動」,於是那些在清單上的「假行動」帶來了各種挫折、懊悔和反省的夜晚。

我之前在電腦玩物的「時間技客」系列文章中寫下「克服拖延不靠意志力,你需要這三個簡單可行技巧」一文,文章中第二個簡單技巧正是提到要:「把下一步行動變得簡單又立即有成果」,今天,我想針對「怎麼設計有效的下一步行動」,來好好再做一個深入分析。

如果你覺得自己的待辦清單無效,那麼讓我們一起思考看看,會不會是因為你列上去無效的行動,而不是列上去有效的行動呢?




無效的行動:美好而做不到


那麼,什麼是「相對」無效的行動?我們在列待辦清單時,之所以做不到,常常是因為我們寫下了「會讓自己不想去行動」的任務,像是下面幾種寫法。


  • 1. 目標很全面,但沒有下手處
例如我前陣子正在撰寫自己的新書《比別人快一步的 Google 工作術:從職場到人生的100個聰明改造提案》。如果我在列待辦清單時這樣列:「寫一本用Google改進工作流程效率的書」,這樣的目標看起來好像沒問題,卻不是一個好的行動。

因為「改進工作效率」太全面,什麼事情都是改進工作效率,到底我要如何寫才能幫大家改進工作效率呢?所以這樣的行動不是好行動,反而讓我「不知道怎麼行動」。


  • 2. 任務很籠統,具體成果不可見
當我要開始寫書了,我會在待辦清單上列出寫書計畫,但如果我的計畫這樣列:「開始寫《比別人快一步的Google工作術》的「時間Hack」章節」,好像也沒問題,但仍然不是個好行動。

因為「開始寫」很籠統,要寫多久?要寫多少?要寫到什麼程度算是達成任務?因為沒有規範可測量的成果,會導致我覺得「好像什麼時候都可以開始寫,不用現在寫,寫了也不知道什麼時候算達成任務」。


  • 3. 行動很美好,但事實上做不到,或是不能很快做到
又假設,我看到其他講師可以開兩天、三天的訓練營課程,覺得很嚮往,於是給自己一個行動是:「也來開設一個「時間管理」的兩天一夜訓練營」,這樣的自我督促好像沒問題,但其實不是好行動。

因為我之前還沒有開設長期跨日課程的經驗,我也沒有團隊來幫助我開課,直接跳到願望的結果,卻忽略前面需要準備的步驟,這樣的行動除了讓我看了開心之外,其實也無法讓我真的採取行動,於是我們那些「很大的目標通常也都是被拖延最久的目標」、「很難的習慣通常都是做不到的習慣」。


  • 4.計劃很完美,但和我沒有關聯
又或者假設我看到大家都很流行讀書,我也給自己一個計畫是「每天晚上讀書」,看起來沒問題,但這種看到別人做什麼,於是我想要跟著做的行動,也常常是無效的行動,最後就是發現清單上永遠有這件事,但幾乎沒有做到過。

因為,這件事和我無關。別人之所以每天晚上都能完成「閱讀計畫」,可能是別人很愛讀書、別人要準備考試、別人有工作上的刺激、別人有家人的督促,可能有各式各樣別人的原因,但是「都和我無關」,所以我為什麼要讀書呢?我的理由?我的刺激?讀書這個行動對我的關聯性是什麼?


  • 5. 夢想很偉大,但沒有截止期限
再假設,我給自己一個看起來很偉大很美好的行動:「成為一個有早起習慣的人」,但「成為某一種人」這是一個多麽長遠的目標,因為太長遠,會讓我們永遠都不想開始做,這是因為我們沒有設定有效的截止期限。

好了,以上講了五種「無效行動」,那麼要怎麼寫出「有效行動」呢?我借用管理學上的「 SMART 」原則來做說明。




有效的行動:符合 SMART 原則


  • SMART原則1:Specific,明確的
要寫出有效的下一步行動,寫出一個讓自己比較不會拖延的行動,第一個原則是這個行動能夠「愈聚焦愈好」,最好是特別針對某一點,具體可做的行動,而不是全部面面俱到。

例如對應前面的例子,當我要寫一本新書,就要找到一個切入點當作行動,在《比別人快一步的 Google 工作術:從職場到人生的100個聰明改造提案》新書中,我給自己的真正行動就是:

「寫我自己100個實際上工作流程改造的案例,如何用Google幫助我節省時間,加速工作流程。」

這個行動很明確,就是寫 100 個工作改造的例子與方法,非常的聚焦,我也因此「知道自己要做什麼」,這樣的行動我會更想去做。


  • SMART原則2:Measurable,可計量的
第二個原則是,這個行動要是「可以測試測量結果的行動」,對於這個行動的量化愈具體,我會更有執行力,因為很明確的知道要做到什麼程度就可以停止,而不是感覺永遠不會停止。

例如對應前面的例子,當我要寫完新書的某一個章節,我給自己的行動就會是:

「在早上寫完「「時間Hack」的五個案例」

無論時間、成果都被量化,我就很明確地知道自己要做什麼、什麼時候該開始做、要做到什麼程度。


  • SMART原則3:Attainable,可達到的 
第三個原則,就給自己一個現在做得到的行動。當然我可以夢想以後更好的未來,但「行動」就是要現在做得到,這兩者並不衝突。

對應前面的例子,我給自己的行動就是:

「接洽一個兩小時的時間管理講座」

等到這個行動達到了,我開始熟練時間管理的課程,就可以展開再下一步行動:「跟識博團隊合作開設一個七小時的時間管理課程」,等到他也達成了、熟練了,就可以開始下下一步行動。

循序漸進,每一次行動都是可以達成的,這樣才能推進到最終的目標。


  • SMART原則4:Relevant,相關性的
這個目標應該要跟其他目標有關連,才更有價值。或者更具體的說,我要做某件事,這件事應該要「跟我有關係」,我才會想要去做他,這件事不會只是單獨一件事,而是會對我的其他事情有所幫助的。

對應前面想要每天晚上讀書的行動來說,我給自己的行動就會是:

「每天晚上讀一章節和筆記術有關的書籍」

因為寫「筆記術相關文章」是我的興趣,我也有開設 Evernote 筆記術等相關課程,這樣的閱讀對我有「解決相關問題的效益」,那麼這個行動就會更容易達成。


  • SMART原則5:Timely,及時的
最後一個原則,就是行動要有時間限制。當然我們可以用無限時間完成無限的事情,問題是時間根本沒有那麼多,所以任何行動都應該有時間限制,都應該思考「我要用多少時間來完成這件事情到什麼程度」?

對應前面的案例,我給自己「養成早起習慣」的行動就會是:

「下個禮拜要達成三天,在六點早起」

在這個新的行動中,符合前面「可測量」的原則,而且也有很具體的時間限制,讓我知道在某個時間之前應該做到什麼事。




小結:

GTD 時間管理方法上也非常強調:「設計有效的下一步行動」。寫出無效的行動只會累積清單,寫出有效的行動則可以幫我達成。

而要克服清單的拖延,設計出有效的下一步行動時,不妨參考看看「 SMART 原則」:

  • Specific,明確的
  • Measurable,可計量的
  • Attainable,可達到的
  • Relevant,相關性的
  • Timely,及時的

讓有效的下一步行動,幫我們成為在清單上更主動的行動者。

延伸閱讀相關文章:
@轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結與下方整個系列的文章連結。

@時間技客系列文章:

留言

  1. 多謝站長的分享,我很認同不能把「目標」當作「行動」,將「目標」分成不同的「行動」,這才有助達到自己的目標。

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    1. 就跟工作上的專案排程一樣,如何設計出有效的一系列行動,真的是關鍵

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  2. 每次都拿Esor的建議來好好練習,現在自己早起已經不是問題,希望可以朝做出更多效的行動邁進

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