[時間技客-12] Yesterbox 郵件拖延者需要的收件匣管理技巧


前一篇時間技客文章:「莫法特休息法,面對高壓力工作的積極休息技巧 」寫完後,獲得非常多的讀者迴響,還有很多讀者寄信跟我說,這真的改變了他們思考如何休息的方法。而在這許多封回饋郵件裡,有讀者寄來一封信,推薦我也可以在「時間技客系列文章」中研究並分析一下「 Yesterbox 」這個郵件管理技巧。

讀者說他常常在電腦玩物看到我分享「清空收件匣」的相關技巧,但他卻是一位郵件拖延者,每天有大量的郵件任務必須處理,郵件信箱本身就是他的工作核心之一,然而常常舊的郵件還沒處理完,新的郵件就進來了,導致有大量郵件動輒被拖延好幾天而遲遲無法完成有效答覆,中間免不了漏失一些重要工作,不知道怎麼辦才好,直到他看到「 Yesterbox 」這個方法。

Yesterbox 」,這個名稱來自於「 Yesterday Email Inbox」,他把收件匣分成「今日收件匣」與「昨日收件匣」,並且提倡不要處理今日的新郵件,而是「把昨天的收件匣當作今日的工作任務清單」,並且「清空昨日的收件匣」就好。




「 Yesterbox 」的發明者來頭可不小,這個郵件管理技巧由著名網路企業家與創業投資家, 線上鞋類商店 Zappos 的執行長謝家華所提出。

在謝家華先生的工作型態中,每天大量的郵件就是他的任務清單,他也確實就把郵件收件匣當作待辦清單來看待,而在面對無法清空一直有新郵件出現的收件匣時,他提出了「 Yesterbox 」的處理方法。

大家都知道,在電腦玩物無論介紹什麼方法或軟體,一定都是我先實際使用與測試過才介紹,並且會加入我的個人理解與分析。

所以下面,就讓我以我的理解與實踐測試,來分享我對「 Yesterbox 」技巧的實踐心得。




1.處理昨天的收件匣,靜態的待辦清單:


當然,我們優先會思考如果可以「每天清空收件匣」,代表把今日的新任務也都完成了,那當然是更美好的狀態(可參考:每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法 )。

問題就是,現實情境裡不一定大家都能做到。

「清空今日的收件匣」幾乎不可能實現的原因,在於今天隨時都有新的郵件跑進來,現在清空了,過了一兩個小時可能又堆積了幾封郵件,這樣一來反而「不知道」我何時應該「停止繼續清空收件匣」,回到工作與生活流程上。

所以「 Yesterbox 」的技巧告訴我們「不要」優先看「今日的收件匣」,不要被一直新出現的郵件追著跑,這樣會導致自己的焦慮大增,並且可能在不穩定的狀態處理隨時可能改變的任務。

而處理「昨日的收件匣」,則是在處理一份相對穩定,不會一直更新的靜態任務清單,昨日的收件匣已經不可能再有改變,只要處理完了,就代表我的任務處理告一個段落了。

如果你使用 Gmail ,可以用「搜尋」的技巧過濾出「昨日的收件匣」,只要搜尋「before:昨天的日期」(例如「before:2017/4/8」)即可,然後想辦法把昨日的收件匣都清空(將已經處理完成的郵件封存)。(你還可參考:Outlook 搞定 GTD 時間管理: 8 個 Outlook 任務排程技巧教學





2.有限量的完成,比什麼都想完成完成更多:


你可能會擔心,如果只是「完成昨日的收件匣」,那今日的郵件怎麼辦?首先,「 Yesterbox 」也不是都不處理今日郵件,後面會提到他處理今日收件匣的方法。

再者,對於原本有大量郵件被拖延而無法處理的人來說,反正本來可能很多郵件是拖延好幾天、好幾個禮拜沒處理,現在如果可以變成只是拖延一天,問題就會被解決,那效率也已經比以前好上許多。

而當郵件量超出我們的可處理時間,甚至可能影響到更重要工作的進行,或是正面臨有大量郵件被一直放著沒處理的情況,這些問題導致一些重要郵件被拖延。於是,這時候我們面臨著我在「做得到的每日待辦清單:1-3-5 專注法則」一文中提到的:要處理的任務多於可處理的時間。

這時候有限量的完成,比什麼都想完成更好,而且如果能有限量的先完成昨天累積下來的「穩定」而「重要」的任務,那麼會比什麼都完成還完成更多。




3.先完成 10 件昨天的郵件清單,才獎勵自己處理今日郵件:


Yesterbox 也不是不處理今日的郵件,說不定今日郵件裡真的有重要緊急的任務怎麼辦?

所以「 Yesterbox 」的實際流程是這樣的:

先處理「昨日收件匣」,並且以完成 10 件昨天的郵件為單位,當完成起碼 10 件昨日郵件後,就獎勵自己看一下「今日收件匣」。(當然這個數字你可以根據自己實際情況調整。)

如此一來,我們就避免一直被新任務煩心而一直拖延舊任務的情況,並且有效且大量的先把舊任務完成,更容易帶給自己成就感。而且也不會錯失今天真的重要的新任務。




4.如何處理今日新郵件?快速處理原則:


那麼當我可以看一下「今日收件匣」時,「 Yesterbox 」認為也應該保持下列原則:

  • 刪除:如果是不需處理的郵件直接刪除或封存,不要變成明日的負擔。
  • 歸檔:如果是參考資料的郵件直接歸檔,不要變成明日的負擔。
  • 留到明日處理:如果是需要處理的一般郵件,就留到明天處理。

是的,在原始的「 Yesterbox 」方法中提倡「不要真的處理今日的收件匣」,除非他們是昨日郵件工作的延續而需要答覆,或是除非他們真的很重要緊急(相信一定有些郵件是這樣)。

這個方法其實也很好理解,就是比起新任務,我們已經排定並且正在處理中的「既有任務」更重要。




5.困難的郵件你應該排程並留下時間獨立處理:


最後,「 Yesterbox 」還提到一個很重要的郵件技巧,對於郵件拖延者來說也非常適用。

在處理「昨日收件匣」郵件的過程中,你可能會遇到一些「難以當下處理」的郵件任務,有可能他們需要花時間去研究,有可能他們需要超過 10 分鐘的處理時間,這時候「 Yesterbox 」方法認為就「不應該當下處理他」!

但我們也不需要為了拖延而挫折,有效的做法是:

幫這類困難郵件設定好一個延後處理的時間,並在行事曆的那個時段「留下時間來處理」這封郵件,就好像在行事曆上約定一個會議一樣。(這也符合我提出的「承諾日曆」方法。)

這很像我常常推薦的 Google Inbox 系統搭配 Google 日曆可以執行的做法,在 Google Inbox 中就可以把困難郵件延後到一個特定時間去處理與提醒,而且會在 Google 日曆上添加這個任務,確保我們有留下處理他的時間。(參考:Google GTD 方法教學:用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理




小結:


總結「 Yesterbox 」的方法核心,我認為有下列幾點,能夠掌握下列幾點,其實方法的細節都可以自行調整:

  • 優先處理穩固的昨日清單
  • 不要被今日新任務追著跑
  • 排除次要與不重要任務
  • 為困難且重要郵件獨立留下時間處理

「 Yesterbox 」的價值在於確保自己把時間花費在有價值的任務上,先做好判斷與選擇,而不是被收件匣裡不斷更新的新瑣事干擾了工作流程。這樣一來,反而是「有效的拖延流程」,不僅可以解決拖延問題,還能帶來更大的效率(參考:人生就是不斷的拖延,我如何用拖延對付拖延?

延伸閱讀相關文章:
@轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結與下方整個系列的文章連結。

@時間技客系列文章:

留言

  1. 如果把郵件替換成任務,這個技巧也可借鑑在任務收集匣的管理中

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    1. 哇!我剛剛看到也這麼想!
      常常遇到這種情況:拖延久了,總有突然想要奮發向上的那一天,這時通常會列一份長長的清單,然後為了盡可能完成它,就都挑些簡單的任務來作,卻沒有對真正的工作有所幫助。
      看完這篇文章終覺能夠突圍!不再困於今日事今日畢之囹圄!

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    2. 其實 Yesterbox 的創造者本身,就是把郵件當成任務清單來看待的喔!

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  2. 這方法有個問題,
    如果今日有收到一封mail,對於昨日的mail是有覆蓋、取代性的,
    當處理完昨日mail後,不就變成白作工...

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    1. 如果是 Gmail 的話,因為有會話群組的連帶關係,應該是比較不容易出現這個問題。而在 outlook 中,今天已經有新的回覆的郵件群組應該就會因為更新而出現在今天的清單,而不會出現在昨日的清單。

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