列印這張每日精力熱點圖,規劃事半功倍的個人生產力節律



我們在做個人時間管理時,很容易出現一個迷思:「24小時都是我可以安排的時間,都是可以排入任務的時間。」於是我想熬夜加班,但每次都要跟自己的體力與精神力掙扎。或是我想早上先來處理簡單任務,拖到下午再來做困難任務,結果下午精神萎靡,困難的事做得更痛苦。

如果在不對的時間做事,很有可能事倍功半,導致我們生產力低落、效率緩慢,說不定還會覺得做事情很痛苦,因為我們「搞錯時間」。

早上 9 點到中午,說不定是我一整天精神力最好的時段,我卻拿來處理最簡單的工作瑣事,這樣其他精神力相對更低的時段,怎麼有辦法把工作上最重要且困難的事情,處理得更好更有效率呢?

所以在做時間管理時,不只是把任務排好,也不是把待辦清單填滿就好,也要能掌握「自己的每日生產力節律」,這樣我就會知道適合在什麼時段做什麼事,以及我一天到底能夠完成多少事。




我最近看到有人設計出這樣一張圖表:Productivity Heat Map (生產力熱點圖)」,還提供了可列印成紙本的 PDF 檔案。這張圖表設計成像是一日 24 小時的時鐘,讓我們追蹤自己每天的生產力熱點。他把生產力分成五等分,如果某個時段你覺得自己生產力最高,就塗滿五格,相對的,這個時段生產力很低就塗一格。

我們可以一次列印出七天份的「 Productivity Heat Map 」,追蹤一個禮拜看看,當然,要誠實的填寫(反正這只有你自己會看到)。然後做一個統整評估,就能了解自己在一天 24 小時內,每個時段的精力、能量熱度,而這時候我們就能在適合的時段去安排適合的事了。

例如下圖,就是我自己大概追蹤了一個禮拜後,評估出來的每日精力(生產力)熱點圖。

你可以到這裡下載「 Productivity Heat Map 」。(來源:How Heat Mapping Your Productivity Can Make You More Productive





要說明的是,生理節律每個人可能都不一樣,所以我們不用去學別人,而是要「誠實」的記錄自己的狀態,因為這張圖表的目的,就是要讓我們先了解自己的精力熱點,才知道要在什麼時段規劃適合的生產力活動。

依照我自己畫出來的熱點,我的精力、生產力時段大概是這樣:

  • 五格精力:早上9點到中午12點,這時候頭腦通常最清晰,做什麼事情都不會覺得累。
  • 四格精力:下午2點到5點,這時候精力沒有早上那麼好,偶爾會有點疲累,但仍然可以有效處理工作。
  • 三格精力:中午12點到下午2點,下午5點到晚上9點,這時候疲勞感增加,中午需要一些活動與飲食來補充精力,晚上則還能處理一些簡單或創意的事務。
  • 兩格精力:早上6點到8點,晚上9點到11點,早上剛剛睡醒需要一些讓自己甦醒的活動,晚上則要開始準備進入睡眠。
  • 一格精力:晚上11點到早上6點,對我來說這是通常進入睡眠的時段。

了解自己的生理節律後,我會做兩個步驟:

  • 在適合的節律安排適合的事。
  • 為下一個階段的生理節律做好準備。





如果以上班日的一天,早上起床後為開始,我的生產力節奏規劃如下。

早上起床後的兩格精力時段:這段時間我會做一些讓自己提振精神的事情,例如沖個澡,再檢查一次今天的計畫(這件事對我來說有提振精神效果),開始構思某篇文章的草稿(這時候雖然身體精力不足,但腦袋的思緒卻動得很快,可能無法做複雜的事,但構思卻很適合)。

早上的五格精力時段:這對我來說是最適合處理一天最重要、最困難、最複雜也最需要專注的事情的時段(重要的事,通常也複雜),所以把難度高的任務安排在這個時段,先完成了,今天一天也會有如釋重負的感覺。

中午的三格精力時段:因為我算是早起,所以到了中午就會開始覺得疲累,這時候不要繼續工作,因為生產力會變得很低。這時候需要有個緩衝與轉換,要不然下午精力就無法回復。我最近就利用「每天中午走路一小時」的習慣,搭配走路後去吃點東西,來回復我下午的精力。並搭配「散步時思考一個難題」,就像前面說的,身體疲累時腦袋可能動得很快,來更有效利用這段要轉換精力的時間。

下午的四格精力時段:我會帶杯黑咖啡回辦公室,在下午兩點左右是我發現自己喝咖啡的最佳時間,這會讓我下午的精神力維持得更好,而且這是最需要咖啡的時刻,比本來精力就會很好的早上時間更需要。下午的時段,我可能繼續把早上的困難事情處理完成,或是這時候可以處理一些不那麼複雜但也需要動腦或專注的重要工作。

下班前的三格精力時段:這個時段通常是準備下班開始,或許處理一些工作上的雜事、瑣事。這是對我來說最適合處理瑣事的時間,因為不需要花費太多精力。而在這個精力較低的時間處理瑣事,才不會浪費好精力的時段。

回家後的三格精力時段:接著可能是回家後照顧孩子以及與家人相處的時間,這時候精力不高,但正適合用來做溫暖的家人相處互動。我不會想要在這時候去處理什麼複雜任務,因為以精力分配來說,也處理不好。

睡覺前的兩格精力時段:這時候精力很低了,不過腦袋其實還是有些想法,所以我會做些輕鬆的可以發揮腦力剩餘價值的工作,例如閱讀,或是整理一下今天的筆記,或是把腦袋想法先寫入草稿中。





我自己利用這張「 Productivity Heat Map 」,先記錄自己起碼一個禮拜的精力節律,然後從這張「誠實圖表」,去規劃每一天的生產力節律。

我發現這確實會是一個很好的練習,我自己也偶爾會有一些「想要逼自己去做」的時候,但這卻是時間管理最大的敵人,因為我會在生產力最低的時候用最慢的速度、最不好的品質去完成事情,而惡性循環下,我更有可能在生產力最高的時候去做最不需要精力的雜事。

所以,我也推薦大家可以試試看,不需要練習很久,甚至你願意回想自己過去幾週的真實精力熱點也可以(不過還是親自追蹤一個禮拜最準確),然後重新去調整自己的生產力節奏吧!

有效地了解自己的精力熱點,做適合當下時間的事,也勇於捨棄不適合的事,這樣或許就能帶來更高的生產力品質。我在之前討論加班的文章:「加班不一定壞,但不要因為這 9 種壞習慣加班 」,或是討論新手父母心得的文章:「新手爸媽3個月時間管理心得:你有足夠時間完成更多想做的事 」,或是我自己的生產力習慣:「我所養成的 10 個最有生產力習慣,以及我如何養成這些習慣 」。也都有類似概念,歡迎延伸閱讀。

這樣的方法,還可以搭配:「新年拯救沒時間的第一個推薦練習:時間數據化」,讓你了解自己的節奏與時間,也才能規劃出最有效的時間管理方法。


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留言

  1. 作者大大您好,那請問如果有有固定排程的學生,該怎麼利用這張productivity map呢?

    例如,每天在學校,都會有固定的課程或活動。所以就算我清楚了我的精力分佈,但是受限於固定活動,我還是很難依照精力分佈來改變每日行程

    謝謝

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    1. 精力分佈與固定每日行程應該是不衝突的。了解自己的精力後,也可以幫助自己更知道怎麼應對每天的固定行程,例如課程,例如可能下午精力低,為了提振精神,那中午可能要做些什麼事情?像是運動或休息。另外固定行程之外也會有空檔,那麼不同時段的空檔適合做什麼?這都是精力分佈可以幫助我們重新規畫思考的事情。

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